+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Составляем должностные инструкции

Содержание

Как правильно составить должностную инструкцию

Составляем должностные инструкции
Несмотря на отсутствие в Трудовом кодексе обязанности по составлению и ведению должностных инструкций, во многих учреждениях без них никак не обойтись.

А для отдельных категорий работников (гражданские, муниципальные служащие) она является одним из значимых документов, на основании которых осуществляется профессиональная служебная деятельность. Образцы некоторых инструкций установлены нормативными правовыми актами.

Как составить должностную инструкцию в учреждении, если для нее не предусмотрена типовая форма, как ее разработать и утвердить, как внести изменения? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в статье.

Роль должностной инструкции

В Трудовом кодексе не уделяется внимания должностной инструкции, однако о ней часто упоминается в письмах Роструда. Определим, что представляет собою эта инструкция и так ли уж она нужна.

Согласно Современному экономическому словарю[1] должностной считается инструкция, указывающая круг поручений, обязанностей, работ, которые должно выполнить лицо, занимающее данную должность на предприятии, фирме. А в Письме Роструда от 09.08.

2007 № 3042‑6‑0 говорится, что должностная инструкция – это документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника и являющийся неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений.

Должностная инструкция необходима и работодателю, и работнику. Ее следует разрабатывать по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании. Обратите внимание, что инструкция разрабатывается именно для конкретной должности, а не для конкретного работника.

Согласно указанному письму отсутствие должностной инструкции в отдельных случаях мешает работодателю обоснованно отказать в приеме на работу (поскольку именно в ней могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника), объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока, распределить трудовые функции между сотрудниками, временно перевести работника на другую работу, оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

Внесем ясность в данную формулировку. В соответствии со ст. 64 ТК РФ запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора, то есть отказ, обусловленный обстоятельствами, не связанными с деловыми качествами работника.

Под деловыми качествами согласно Постановлению Пленума ВС РФ от 17.03.

2004 № 2[2] понимаются способности физического лица выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации), личностных качеств (например, состояние здоровья, определенный уровень образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли). Таким образом, наличие должностной инструкции позволит обоснованно отказать в приеме на работу лицу, не имеющему достаточного стажа или квалификации.

Согласно ст.

71 ТК РФ при неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право до истечения срока испытания расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его об этом не позднее чем за три дня, с указанием причин, послуживших основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание. Таким образом, должностная инструкция, где перечислены обязанности, которые должен был выполнять работник, может стать основанием для его увольнения как не выдержавшего испытание.

В силу ст. 192 ТК РФ дисциплинарный проступок – это неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей. Таким образом, прежде, чем привлечь работника к дисциплинарной ответственности, работодатель должен обратиться к должностной инструкции.

Кроме этого, в должностной инструкции предусматривается возможность замещения работником другого, отсутствующего работника, например, когда заместитель начальника отдела временно исполняет обязанности начальника отдела во время его отсутствия или врач одной специализации замещает должность врача другой специализации.

В организации также могут быть работники, занимающие одинаковые должности, но имеющие разные оклады. Это неправильно, поскольку в соответствии со ст. 22 ТК РФ работодатель должен обеспечить равную плату за труд равной ценности. И в этом случае именно должностные инструкции будут доказательством того, что права работников не нарушены.

Для этого в инструкциях следует отразить показатели качества труда, влияющие на заработную плату: разные должностные обязанности, разный объем выполняемой работы, квалификационные требования и др. (Но все же во избежание сложностей с контролирующими органами в названия одинаковых должностей рекомендуем вводить слова «старший», «ведущий» и т.

 п.)

Должностные инструкции также помогают обосновать некоторые расходы – транспортные (для лиц, чья работа имеет разъездной характер), на сотовую связь и т. п. Большое значение имеют инструкции в случаях привлечения работников по гражданско-правовым договорам для выполнения задач, которые не входят в должностные обязанности штатных сотрудников.

Таким образом, основными целями создания должностных инструкций являются:

  • четкая и подробная формулировка трудовой функции работников;
  • определение необходимой квалификации работников;
  • установление обязанности работников повышать квалификацию;
  • определение порядка взаимодействия работников;
  • обоснование привлечения к дисциплинарной ответственности;
  • обоснование возмещения транспортных или других расходов.

Некоторые работодатели ограничиваются тем, что указывают трудовую функцию (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации) в трудовом договоре, даже не прописывая должностные обязанности.

При этом работодатель ссылается на существование тарифно-квалификационных справочников, в которых установлены требования к различным категориям работников. И это не будет нарушением трудового законодательства.

Но, используя должностные инструкции, работодатель облегчает жизнь в первую очередь самому себе, ведь преимущества, как говорится, налицо.

Порядок разработки должностной инструкции

При разработке должностных инструкций можно воспользоваться Рекомендациями, утвержденными Приказом Госкомэкологии РФ от 10.12.1997 № 552[3]. Руководством по оформлению и структурированию инструкций послужит ГОСТ Р6.30‑2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»[4].

В состав реквизитов должностных инструкций должны включаться наименование организации и наименование документа, дата и номер, заголовок к тексту, гриф утверждения, текст, подпись разработчика и визы согласования.

За основу квалификационных характеристик каждой должности применяются следующие нормативные акты:

  • Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37;

Источник: https://delovoymir.biz/kak-pravilno-sostavit-dolzhnostnuyu-instrukciyu.html

Как правильно составить должностную инструкцию?

Составляем должностные инструкции

Наверняка каждый работающий в общих чертах знает, что такое должностная инструкция. Давайте подробнее разберем, зачем нужен этот важный документ, какие разделы он должен включать, и рассмотрим основные требования к его составлению.

Что такое должностная инструкция?

Чтобы предприятие работало слаженно и эффективно, каждый сотрудник должен четко представлять себе, что конкретно требуется от него, как от специалиста, занимающего определенную должность.

Для этого и существует такой внутренний организационно-правовой документ, как должностная инструкция. Ее нужно составлять по каждой штатной должности, излагая полномочия работника, его обязанности, ответственность, требуемые навыки.

То есть, изначально, принимая человека на работу и заключая с ним трудовой договор, его знакомят с должностной инструкцией, чтобы максимально конкретно обозначить круг его прав и предъявляемых требований.

Более того, еще на этапе подбора персонала кандидатов на определенную позицию оценивают на соответствие требованиям, изложенным в должностной инструкции.

Этот документ важен и для аттестации сотрудников: сравнивая требования к должности с реальными результатами труда, можно оценить, насколько человек справляется со своей работой. А уже исходя из этого, принимаются кадровые решения – повысить, уволить, зачислить в резерв руководящего звена или направить на дополнительное обучение.

Документ этот составляют в трех экземплярах: для отдела кадров, руководителя и самого работника.

Должностные инструкции специалистов

Составляя должностные инструкции специалистов, учитывают сферу деятельности предприятия, его структуру, руководствуются квалификационным справочником должностей.

При этом, придерживаясь требований к квалификации специалистов, вносятся и собственные коррективы с учетом специфики предприятия или организации.

Кто составляет должностные инструкции? Опять же, все зависит от направления деятельности, количества сотрудников, сложности технологических процессов.

Часто эта обязанность ложится на службу персонала или отдел кадров. Во многих компаниях документы разрабатывают руководители структурных подразделений.

Вряд ли, допустим, менеджер по персоналу может досконально знать специфику каждой должности крупного завода. Тогда логично, что должностная инструкция инженера должна составляться специалистом конкретного отдела. Ведь в ней четко следует расписать функции сотрудника, а для этого нужно знать технологию, скажем, сталелитейного производства.

Должностная инструкция менеджера менее специфична, ее разработкой обычно занимаются специалисты по персоналу, но обязательно согласовывая ее пункты с руководителем отдела, а также юридической службой. Затем документ утверждается руководителем организации или предприятия.

При составлении можно руководствоваться типовыми положениями, используя готовый стандартный образец должностной инструкции. Существуют разные варианты таких документов (примеров в Интернете и в справочной литературе достаточно), хотя основные разделы обычно сходные.

Должностная инструкция бухгалтера товарной группы, к примеру, будет отличаться от документа, описывающего обязанности и полномочия бухгалтера-кассира.

Структура должностной инструкции

Должностная инструкция специалиста разрабатывается на основании положения о структурном подразделении. Документы эти взаимосвязаны, ведь обязанности работников зависят от того, какие задачи решает отдел в целом.

Распространенной является структура, при которой должностная инструкция работников состоит из нескольких основных разделов.

Общие положения

Первый раздел документа включает в себя информацию о:

  1. наименовании должности (согласно штатному расписанию);
  2. названии структурного подразделения;
  3. категории (руководителя, специалиста, технического исполнителя);
  4. подчиненности работника;
  5. порядке назначения и увольнения с работы;
  6. условиях замещения данной должности в случае временного отсутствия сотрудника;
  7. требованиях – к профессиональной подготовке (какое образование необходимо иметь, требуемый стаж работы) и к квалификации (что работник обязан знать и уметь).

Часто в первом разделе также указывают документы, руководствуясь которыми, сотрудник должен строить свою работу: законодательные акты, приказы, постановления, положения и правила.

Должностные обязанности

Этот раздел еще может называться «Основные задачи и функции» или «Функциональные обязанности», он, как правило, самый объемный – более половины всего документа.

Здесь нужно сформулировать основную задачу работника, занимающего конкретную должность, обозначить участок его трудовой деятельности.

И далее – подробно перечислить виды работ, входящих в круг обязанностей сотрудника. К составлению этого перечня следует подойти обстоятельно, ведь оценивают результативность и компетентность человека по тому, как он выполняет все свои функции. А требовать от сотрудника чего-то, не указанного в должностной инструкции, уже незаконно.

В данном разделе указывают и то, с какой периодичностью работник должен выполнять некоторые из своих функций – постоянно, еженедельно, по распоряжению руководства.

Например, должностная инструкция бухгалтера может содержать такой пункт: по мере необходимости осуществляет доставку документов в различные организации.

Должностная инструкция директора предприятия, как правило, включает такую обязанность: руководство всеми видами деятельности, основываясь на положениях действующего законодательства.

Права

Здесь следует перечислить права, которыми наделяется сотрудник, чтобы успешно выполнять весь объем работы, в рамках требований своей должности.

Работнику дается право принимать решения (указать круг вопросов, которые он может решать самостоятельно), получать необходимую для работы информацию, контролировать какие-то участки работы или действия коллег, согласовывать и визировать определенные документы.

В этом разделе указывают также, что работник имеет право на внесение предложений по улучшению деятельности в рамках своих функциональных обязанностей.

Ответственность

В этом разделе прописаны пункты, обозначающие, за что конкретно работник несет ответственность и чего обязан достичь, выполняя свои должностные обязанности.

Например, выполнять плановые показатели работы, в срок составлять отчеты и предоставлять требуемую информацию, или работать без жалоб и нареканий клиентов, претензий руководителей.

А отвечать работник обязан за то, что ненадлежащим образом исполнял свои обязанности, допустил правонарушения, причинил материальный ущерб и т. д.

Руководитель может установить дисциплинарную и материальную ответственность в рамках действующего законодательства.

Взаимосвязи

Раздел описывает, как происходит взаимодействие сотрудника, обмен информацией и документами с должностными лицами отдела, других подразделений и внешних организаций.

Образец должностной инструкции

Если предстоит составление такого важного документа, как, например, должностная инструкция руководителя или заместителя, лучше сначала познакомиться с уже готовыми примерами. На их основе, с учетом сферы вашей деятельности и особенностей производства, вы уже будете готовить ваш документ.

Предлагаем вам вот такой образец должностной инструкции:

И руководитель крупной компании, и директор небольшой фирмы, если они хотят добиться успеха, должны понимать, что их главный ресурс — это люди, рядовые работники и ведущие специалисты.

И чтобы использовать этот потенциал как можно эффективнее, необходимо четко обозначать цели и задачи каждого сотрудника, устанавливать своеобразные правила игры. А сделать это можно с помощью составленной по всем правилам должностной инструкции.

В этом видео смотрите, как заставить должностные инструкции работать:

Источник: http://megapoisk.com/dolzhnostnaja-instruktsija-trebovanija-k-sostavleniju

Образец оформления должностной инструкции по ГОСТу

Составляем должностные инструкции

В сфере трудового законодательства РФ должностная инструкция не является обязательным документом в связи с тем, что круг обязанностей в рамках ст.57 ТК РФ можно оговорить и в договоре о сотрудничестве.

Но многие компании, тем не менее, работают по старинке, и по сей день предпочитают создавать инструкцию, забывая о том, что с момента подписания она приобретает статус локального документа, который оформляется уже в соответствии с законом.

Что это за документ?

Трудовой кодекс РФ не содержит ни единого упоминания о должностной инструкции в прямом смысле, но вот в иносказательном некоторые нормы ТК РФ ссылаются на инструкцию.

В частности, в ст.15 ТК РФ сказано, что работнику должны быть поручены именно те обязанности, которые входят в его трудовую функцию и определены локальными актами компании. Также своеобразное упоминание об инструкции содержится и в ст.56 ТК РФ.

При этом в силу ст.22 ТК РФ работодатель имеет право на создание локальных актов, которые будут регулировать работу предприятия уже в соответствии со спецификой, конечно при отсутствии аналогичных норм федерального уровня и с соблюдением правил, оговоренных ст.8 ТК РФ, подразумевающей полное соблюдение прав работника даже на локальном уровне.

Таким образом, оформление должностной инструкции, пускай и косвенно, но рассматривается законодательством в качестве одного из документов.

Назначение

Несмотря на то, что в ТК РФ определение должностной инструкции отсутствует, указанный документ можно охарактеризовать как своеобразный перечень круга обязанностей по должности, введенной в действие штатным расписанием.

При этом в инструкции кроме основных направлений деятельности оговариваются и полномочия работника в тех или иных случаях, и определяются границы прав и меры ответственности.

Также помимо вышеуказанных сведений ДИ содержит и некоторые требования и условия к самому сотруднику, а именно:

  • его квалификации;
  • перечню знаний в определенной области;
  • владению информацией по отдельно взятой нормативной базе;
  • соподчиненности.

Следует отметить, что инструкция при ее оформлении помогает решить ряд задач:

  • избежать конфликтных ситуаций в споре об исполнении тех или иных заданий;
  • ограничить работодателя в требованиях вменения обязанностей, которые должности не присущи и в принципе не входят в трудовую функцию;
  • разграничить обязанности по тождественным должностям в соответствии с участками работы.

Классификация

Основной особенностью должностной инструкции является ее создание к определенной должности, а не по отношению к личности труженика.

То есть указанный документ изначально разрабатывается на основании конкретных должностей, присутствующих в штатном расписании, таким образом, полностью охватывая весь объем работы на предприятии с его дальнейшим распределением между специалистами и работниками.

Однако в ряде случае допускается оформление инструкции под определенного сотрудника, что возможно при совмещении нескольких должностей либо поручении заданий, которые ранее не были вменены работнику.

То есть можно выделить два типа ДИ:

Кто разрабатывает?

Как правило, в создании практически любого локального акта участвует юрист учреждения.

Но так как речь идет именно о кадровой документации, к разработке инструкций могут быть привлечены и следующие специалисты:

  • менеджер по персоналу;
  • специалист из отдела, по которому инструкции и разрабатываются, — к примеру, тот же бухгалтер либо же экономист для уточнения обязанностей по узкопрофильной области.

Оформление должностной инструкции по ГОСТу в 2018 году

Несмотря на то, что прямой регламентации по созданию должностной инструкции закон не содержит, определенные правила именно при создании организационно-распорядительной документации имеются.

Так, Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст утвержден ГОСТ, применяемый при создании унифицированных форм кадровой документации, к которой инструкция, кстати, и относится.

Также при разработке ДИ к каждой должности за основу берутся нормы ЕТКС, в которых приведены и требования к той или иной должности, и типовой перечень обязанностей.

Основные требования

Следует отметить, что с даты подписания сторонами инструкция будет являться локальным документом, нормы которого обязаны соблюдать как работодатель, так и сотрудник.

Именно поэтому при разработке указанного документа ошибок допускать нельзя, в противном случае в рамках ст.8 ТК РФ инструкция может быть признана недействительной, что в свою очередь повлечет за собой уже другие сложности.

То есть ДИ изначально должна быть создана как с учетом ГОСТа, так и рекомендаций по ЕТКС, а также содержать определенные атрибуты, присущие локальной документации, включающей в себя не только подписи сторон и обязательное утверждение, но и типовые разделы с соблюдением определенной структуры.

Порядок и правила

Безусловно, должностная инструкция является локальным актом, в котором вплотную используются нормы трудового права, что предопределяет распространение требований ст.8 ТК РФ на указанный документ.

То есть одним из основных правил при создании ДИ является полное соблюдение прав предоставленных работникам в рамках трудовых правоотношений, учитывая, что противоречие в виде нарушения той же трудовой функции может привести к отмене инструкции.

При этом, не менее важным является и порядок создания указанного документа, имеющего юридическую силу и дающего возможность использовать инструкция не только в качестве инструмента регулирования трудового процесса, но и веского аргумента в спорных ситуациях.

То есть ДИ как минимум должна быть разработана с учетом вышеперечисленных документов и быть утверждена в рамках правил, оговоренных Постановлением №65-ст.

Форма и структура

Есть нормы ГОСТа Р 6.30-2003 на основании которых и разработана типовая форма должностной инструкции с учетом норм ЕТКС по каждой отдельно взятой отрасли.

Естественно разработана и типовая структура документа, которая оформляется в соответствии с унифицированными требованиями Постановления №65-ст.

В частности, во исполнение п.3.20 текст инструкции должен излагаться на государственном языке с обязательным нумерованием страниц.

Также в рамках указанного пункта повествование ведется от третьего лица, несмотря на то, что реквизиты организации указываются.

И конечно, при оформлении должностной инструкции по ГОСТу используются нормы раздела 4, который регламентирует базовые отступы от левого и правого края.

Разделы и реквизиты

Как правило, порядок создания должностной инструкции на многих предприятиях аналогичен, учитывая, что указанный документ разрабатывается на основании тех же ЕТКС.

Именно поэтому инструкции и содержат следующие разделы:

  • общие требования, в которых указывается квалификация, определенные навыки и знания по должности;
  • непосредственный функционал, включающий в себя перечень основных задач, поставленных перед отделом и круг обязанностей по отдельно взятой вакансии;
  • права сторон, объясняющие границы полномочий и допуск к определенным отраслям хозяйственной деятельности компании;
  • взаимодействие с другими отделами либо учреждениями в рамках исполнения порученных заданий;
  • полномочия, если речь идет о заместителе директора, который в период отпуска руководителя может исполнять определенный круг обязанностей, допустим, подписывать финансовые документы и вести прием и увольнение сотрудников;
  • ответственность, которая может выражаться как в общих фразах по неисполнению вмененных обязанностей, так и конкретное указание дисциплинарного наказания за те или иные проступки.

Также наряду с вышеперечисленными разделами должностная инструкция должна содержать в себе реквизиты компании, а именно, ее наименование, почтовый адрес и код.

Как оформить титульный лист?

Любой документ подобного типа начинается с титульного листа, который оформить правильно не менее важно, чем последующее содержание инструкции.

Так, титул должен содержать:

  • название организации;
  • наименование документа;
  • должность;
  • год издания документа;
  • регистрационный номер;
  • место издания;
  • гриф об утверждении.

Образец (примеры)

Структура документа выглядит так:

Образцы должностных инструкций представлены ниже и их можно скачать в качестве типовых форм.

Должностная инструкция бухгалтера

Должностная инструкция главного бухгалтера

Должностная инструкция менеджера по продажам

Должностная инструкция секретаря-референта

Должностная инструкция специалиста

Должностная инструкция юриста

Утверждение

В рамках закона порядка издания и утверждения должностной инструкции не создано. Именно поэтому при решении указанного вопроса следует руководствоваться нормами Постановления №65-ст.

В п.3.16 сказано, что инструкция может быть утверждена двумя способами, а именно:

  • с использованием грифа: «УТВЕРЖДАЮ»;
  • путем издания приказа.

При этом, если речь идет только об одной или нескольких инструкциях возможно использовать только гриф, однако в больших компаниях с достаточно солидным штатом, подписать и проштамповать все документы будет накладно по времени, именно поэтому желательно использовать общий приказ.

Подписание

Как правило, должностная инструкция создается к должности, а не к конкретному работнику.

При этом, при трудоустройстве каждый последующий специалист не только должен быть ознакомлен с оговоренным актом, но и должен поставить свою подпись.

А так как множество неразборчивых росписей очередного труженика могут внести путаницу, желательно к инструкции прикрепить ознакомительный листок в виде таблички всего на несколько граф.

Ниже представлен образец:

Порядок внесения изменений

В случае, если направления деятельности учреждения меняются, и круг обязанностей штатного сотрудника изменяется либо расширяется, издается приказ о внесении изменений в некоторые пункты.

При этом, если инструкция видоизменяется кардинально, издается уже новая в другой редакции.

Кстати, в рамках корректировки можно оформить дополнение к должностной инструкции по типовому образцу.

Пример представлен ниже:

Инструкция заместителя директора по УВР (допсоглашение)

Нюансы подготовки

Конечно, в общем порядок создания инструкции не выглядит особо сложным, учитывая, что за основу достаточно взять:

Однако в ряде случаев даже простой процесс может вызвать определенные трудности в некоторых ситуациях.

У ИП

В частности, в рамках ТК РФ индивидуальный предприниматель обязан соблюдать нормы ТК РФ, поэтому при необходимости и большом объеме труда оформить инструкции на каждого работника будет целесообразно с использованием вышеописанных правил.

Однако если занятость у ИП предполагает разовый либо периодический характер, достаточно будет срочного договора с указанием всех основных условий сотрудничества.

При совмещении должностей

Как правило, инструкция создается не под сотрудника, а для определенной должности с учетом норм, закрепленных в ЕТКС.

При этом, если по решению руководства и с согласия труженика предстоит совмещение двух должностей возможно два варианта, в частности:

  • оформление именной инструкции, действие которой будет распространяться только на одного сотрудника, а не на последующих, после его увольнения;
  • ознакомление с обеими инструкциями по двум должностям с одновременным изданием приказа о совмещении и доплате.

Хранение

Согласно п.657 Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 трудовые договоры, а также иные соглашения и инструкции относятся к документации по личному составу, срок хранения которых составляет 75 лет.

При этом, до передачи в архив инструкции находятся в отделе кадров в двух либо единственном экземпляре.

То есть, если компания состоит из многих структурных подразделений, разрабатывается три экземпляра, один из них подкладывается под положение о них же, второй хранится в отделе кадров, а третий — уже у сотрудника.

Если же учреждение сравнительно невелико, работник кадров хранит только один экземпляр, а вот второй выдается труженику под роспись на руки.

Распространенные ошибки

Как правило, мало кто из кадровых работников подходит к созданию должностных инструкций с большим рвением и энтузиазмом.

Наоборот, многие относятся к их оформлению как к формальности, что собственно впоследствии и приводит к сложностям.

В частности, кадровики берут за основу типовые инструкции, забывая о специфике компании, что в будущем приводит к спору уже с самими работниками, которые не желают исполнять обязанности, не присущие их должности либо же не включенные изначально.

Также еще одной ошибкой при оформлении ДИ является невключение в состав создателей узкопрофильных специалистов, учитывая, что только они способны конкретизировать определенные задания и порядок разрешения тех или иных ситуаций, — к примеру, те же вопросы взаимодействия с иными структурами.

Советы и рекомендации

В рамках Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6 должностная инструкция может быть создана двумя путями, а именно:

  • в качестве приложения к основному договору о взаимном сотрудничестве;
  • в виде отдельного документа.

В первом случае любое внесение изменений требует не только сложной процедуры, но и исполнения норм ст.72 ТК РФ, подразумевающей как минимум согласие работника.

А вот во втором, внести изменения либо же издать инструкцию в новой версии будет гораздо проще, учитывая, что понадобится только приказ об утверждении ДИ с грамотным обоснованием нововведений и, опять же, согласие сотрудника.

Также при оформлении должностной инструкции следует учитывать нормы вышеперечисленных нормативных актов во избежание проблем с сотрудниками и ошибки, приведенные в предыдущем разделе, особенно в части формального подхода к формированию перечня непосредственных обязанностей и привлечению специалиста в определенной отрасли.

Источник: http://buhdzen.ru/kadry/dolzhnostnye-instrukcii/oformlenie-po-gostu/

Кто должен разрабатывать должностные инструкции

Составляем должностные инструкции

Должностная инструкция – это документ, который устанавливает организационно-правовое положение отдельного работника в структуре организации или в ее структурном подразделении.

Должностные инструкции работодатель использует для оценки поведения работника в случае привлечения к дисциплинарной ответственности, в т. ч. при увольнении по основаниям, предусмотренным п.п. 5 и 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Для руководителей структурных подразделений и непосредственных руководителей работников должностные инструкции являются инструментом управления, позволяющим решать организационные и координирующие задачи.

Работник, со своей стороны, заинтересован в четком определении характера работы, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой им должности, круга должностных обязанностей, собственных полномочий, прав и ответственности, установлении взаимосвязей.

Таким образом, должностная инструкция, является организационным документом и создается в целях:

  • закрепления видов работы, специализации работника;
  • установления квалификационных требований по отдельной должности;
  • устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций;
  • установления взаимосвязей отдельных должностей;
  • разграничения обязанностей и прав работников;
  • установления их меры ответственности;
  • оценки деятельности каждого отдельного работника.

Нормативная база для создания

При разработке должностных инструкций необходимо руководствоваться ТК РФ и другими нормативными правовыми актами.

Так, в статье 21 ТК РФ перечислены права и обязанности работника, в ст. 22 ТК РФ – права и обязанности работодателя, возникающие и реализуемые в процессе трудовых отношений.

Раздел «Должен знать» содержит перечень специальных знаний, необходимых работнику для выполнения своих функций (законодательные акты, положения, инструкции, нормативные и методические документы), которые он должен учитывать и уметь использовать при исполнении должностных обязанностей. В разделе «Требования к квалификации» перечисляются требования к уровню и профилю общей и специальной подготовки, а также к стажу.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас: +7 (499) 455 09 86 (Москва) Это быстро и бесплатно!

Единый нормативный подход

При установлении трудовых функций руководителей, специалистов и служащих работодатели руководствуются общеотраслевым Единым квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих (ЕКС) и его отраслевыми выпусками В зависимости от содержания они бывают трех видов:

  • Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (общеотраслевой выпуск);
  • Квалификационный справочник должностей служащих общепромышленного характера (единый для всех отраслей промышленности);
  • Отраслевые выпуски Квалификационного справочника должностей служащих (включающие в себя характеристики должностей, специфических для той или иной отрасли экономики).

Правила разработки

Должностная инструкция разрабатывается на каждую должность, внесенную в штатное расписание организации, и носит обезличенный характер. Как правило, данный документ разрабатывается, утверждается и вводится в действие в отношении вакантной должности, до поиска подходящего работника и заключения с ним трудового договора.

Кто должен разрабатывать должностные инструкции?

Наиболее рационально разработку должностных инструкций поручить руководителям структурных подразделений, которые определяют субординацию, подчиненность, соотношение функциональных обязанностей работников своих подразделений и другие вопросы. Инструкция согласовывается с работниками кадровой и юридической службы.

Проект должностной инструкции может быть согласован с заинтересованными лицами, если это предусмотрено работодателем в правилах разработки локальных нормативных актов.

При этом следует учесть, что согласование проекта должностной инструкции не является обязательным.

Для придания документу юридической силы оно не требуется, но для совершенствования содержания и приведения в соответствие с нормами действующего законодательства эта процедура желательна.

Должностную инструкцию после согласования со всеми заинтересованными должностными лицами и подписания ее составителем утверждает руководитель организации или иное лицо, наделенное соответствующими полномочиями.

Требования к оформлению

Должностная инструкция как локальный нормативный акт относится к организационно-распорядительным документам, т. е. входит в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Все требования к Должностной инструкции закреплены в ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

документа

Текст должностной инструкции излагается отдельными пунктами, которые нумеруются арабскими цифрами в пределах каждого раздела.

Структура текста должностной инструкции, как правило, соответствует тарифно-квалификационным требованиям, предусмотренным ЕКС, и состоит из следующих разделов:

Первый раздел «Общая часть » содержит положения общего характера:

  • основная трудовая функция (задача) данной должности;
  • квалификационные требования к занимающему ее лицу;
  • основополагающие организационные и правовые документы, которые работник обязан знать и которыми обязан руководствоваться при исполнении должностных обязанностей.

В этом разделе указываются: наименование должности в соответствии со штатным расписанием, ее категория (специалист, технический исполнитель), подчиненность работника, основное назначение данной должности, предмет ведения работника или тот участок работы, который закрепляется за данной должностью.

Пункт, формулирующий требования к профессиональной подготовке, обычно устанавливает требования работодателя к уровню образования и стажу практической работы, необходимым для занятия данной должности.

При подготовке пункта о минимуме необходимых знаний чаще всего используют разделы «Должен знать» и «Должен уметь» из ЕКС. В Справочнике приведен перечень нормативных документов, требующихся работнику для профессиональной деятельности.

В этом же пункте перечисляют локальные акты работодателя, организационные и распорядительные документы (приказы и распоряжения руководителя, начальника структурного подразделения и др.), которыми руководствуется работник.

Этот пункт можно расширить, включив в него, например, правила техники безопасности, инструкции по эксплуатации технических средств и оргтехники, нормы служебного этикета.

Первый раздел может быть дополнен также основными требованиями к профессиональным навыкам работника, необходимым при выполнении должностных обязанностей.

Второй раздел – «Функции » – является центральным в должностной инструкции и включает виды работ, закрепляемых за данной должностью.

Перечень функций в конкретной должностной инструкции зависит как от общей задачи, закрепленной за должностью, так и от разделения труда между работниками структурного подразделения.

При подготовке этого раздела чрезвычайно важно соблюдать принцип полноты и не пропустить ни одной операции, выполняемой работником.

В противном случае впоследствии это может привести к серьезным конфликтным ситуациям.

Третий раздел – «Должностные обязанности » – устанавливает те постоянно действующие нормы, которые работник обязан соблюдать в своей трудовой деятельности.

Этот раздел предусматривает не только обязанность работника исполнять трудовую функцию, но и право работодателя требовать от работника ее исполнения, содержит перечень обязанностей.

В этот раздел включают обязанности, предусмотренные ТК РФ, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, локальными нормативными актами, действующими у работодателя.

Обратите внимание! С учетом специфики работы могут быть установлены и дополнительные обязанности, например, обязанность работника, проходить обучение (подготовку, переподготовку) по инициативе работодателя

В перечень должностных обязанностей практически каждого работника входят следующие:

  • соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;
  • сохранять конфиденциальность служебной информации;
  • выполнять указания и распоряжения руководителя структурного подразделения, руководителя организации;
  • соблюдать правила техники безопасности;
  • соблюдать правила эксплуатации организационной техники, не допускать к работе на технических средствах посторонних лиц и др.

В разделе «Права» закрепляются полномочия, которыми наделяется работник в связи с исполнением трудовых обязанностей. Во многом содержание этого раздела связано с разделом «Функции».

В перечень прав работника могут входить следующие:

  • запрашивать информацию, необходимую для выполнения должностных обязанностей;
  • представлять интересы организации в отношениях с третьими лицами, в суде;
  • контролировать действия определенных должностных лиц;
  • подписывать или согласовывать определенные документы и др.

Раздел «Права» тесно связан и со следующим разделом – «Ответственность », где обычно установлены содержание и формы ответственности работника за результаты и последствия своей деятельности, за несоблюдение требований должностной инструкции.

Раздел «Взаимоотношения (связи по должности) » устанавливает субординацию, подчинение, взаимозаменяемость и другие связи, возникающие при выполнении закрепленных должностных обязанностей. В нем могут быть указаны связи должности за пределами организации, постоянные контакты, осуществляемые работником со сторонними организациями, органами власти.

Ознакомление работника с документом

В соответствии с требованиями ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, в т. ч. и с должностной инструкцией.

Визы ознакомления работников могут быть расположены на последнем листе документа, ниже подписи составителя и виз согласования. В некоторых случаях может использоваться и специальный журнал, в котором работники расписываются в том, что ознакомлены со всеми локальными актами работодателя.

Хранение должностных инструкций

Должностные инструкции являются локальными нормативными актами продолжительного срока действия.

Наиболее удобным вариантом является централизованное хранение должностных инструкций в кадровой службе, которая знакомит с ними вновь принимаемых работников. Между тем в некоторых организациях данные документы хранятся в структурных подразделениях или в канцелярии.

Источник: http://etalonprawa.ru/kto-dolzhen-razrabatyvat-dolzhnostnye-instruktsii/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.