Правила деловой переписки: как достигать целей

Содержание

Деловая профессиональная переписка: основы и правила

Правила деловой переписки: как достигать целей

В условиях современного мира деловой контакт нередко берет свое начало с деловой переписки – письменной формы делового взаимодействия, которая включает любой вид корреспонденции (письмо, сообщение и т. д.), которая направляется любым официальным лицом от его имени и в силу занимаемой им должности.

Важным аспектом является соблюдение определенных норм этикета. В противном случае, установившиеся связи могут оборваться, а клиент или деловой партнер будут потеряны. Грамотно оформленная деловая переписка способствует максимально благоприятному впечатлению о вас или компании.

Владение магией букв актуально для каждого человека. Допустим, при поиске новой работы: составлению и отправлению резюме, тестовых заданий, сопроводительных писем, дополнительных данных о себе, согласования времени встречи.

Интересно, что правила деловой переписки, существующие сегодня, сложились около 150 лет назад в Англии.

Виды деловых писем

Чтобы определиться с тем, как составить письмо, нужно знать различия между его видами. Это поможет определиться с темой послания и правильным его оформлением. Это поможет не выглядеть глупо в глазах важного оппонента.

По структуре оформления различают:

Сюда относятся письма-отказы, претензии, оправдания, признания. Все, что сотрудник использует в ходе своей профессиональной деятельности.

Важная разновидность письма. Благодаря ей подводят итоги встречи, формируют договоренности, обозначают время исполнения задач, убеждаются в правильности понимания договора обеими сторонами.

Правила делового письма

То, каким образом позволяют себе изъясняться блоггеры – не ваш вариант. Нет оправдания ошибкам и опечаткам. Нельзя утешать себя сложностями с изучением языка еще с детских лет. Необходимо быть максимально требовательным к себе. В противном случае, это составляет неблагоприятную картину о вашей личности и образованности.

Особенность деловой переписки состоит в том, что ошибки в написании слов профессиональной сферы считаются показателем некомпетентности человека в выбранной сфере.

Основные правила:

  1. Откажитесь от использования слов, точное определение которых вы не знаете. В крайнем случае – проверяйте их значения по словарям.
  2. Избегайте использования специфической терминологии. Некоторые слова могут быть незнакомы собеседнику и ошибочно им истолкованы. Этикет деловой переписки подразумевает в таких случаях давать объяснение терминам и аббревиатурам.
  3. Пишите короткими предложениями. Длина и витиеватость конструкций уместна при написании романа, а не при деловых переговорах.
  4. Предварительно набирайте сообщение не в теле письма, а в документе на компьютере или интернет-редакторе. Положительным аспектом является автоматическая проверка орфографии и пунктуации текста. Также это исключает случайное преждевременное отправление письма адресату или его потерю из-за закрытия браузера или потери интернета. Работая в Microsoft word, используйте автосохранения материала через определенные промежутки времени.
  5. Следует избегать набора сообщения на телефоне или планшете. Существует риск неуместного автоисправления.
  6. Проверяйте перед отправкой на ошибки и логичность построения текста. Набранный текст рекомендуется вновь перепроверить через час, временно переключившись на другие дела и забыв о его написании. Это поможет взглянуть на текст с другой стороны, видя все неточности.

Оформление делового письма

Необходимо особое внимание к деталям при оформлении и ведении переписки. Также это говорит об уважении к оппоненту, позволяет сэкономить время, которое может быть потрачено на переделывание материала.

Не стоит пренебрегать такими аспектами:

  • Корректное заполнение темы письма

Если это первое сообщение, заголовок может быть ярким. Однако если общение с оппонентом уже существует, тему письма следует обозначить коротко и лаконично. Это основы общения. Они помогают отыскать сообщение через время, чтобы перечитать, будет легко и отправителю и получателю.

В отправленном сообщении могут содержаться вопросы, на которые вы должны дать ответ. Имеет смысл отвечать на них, цитируя каждый в отдельности. При отправлении письма с несколькими пересылками стоит использовать нумерацию и разбивку текста на абзацы. Так собеседнику будет понятно, на какой вопрос вы даете ответ.

Чрезмерное количество цепочек цитирования создает ощущение хаоса в сообщениях. Однако если есть необходимость вернуться к ранее отправленным сообщениям или напомнить собеседнику о чем-то, это стоит сделать. В частности, если дело касается бюджета, пакета услуг, времени.

  • Учитывать всю полученную информацию

При составлении письма необходимо кратко комментировать все прикрепленные вами или собеседником документы. Так получателю будет сразу ясно, какое содержимое файлов его ожидает.

  • Собственная подпись – аналогия визитке

Деловая переписка допускает наличие подписи. Ее можно сделать автоматической, тогда она будет присутствовать в каждом отправленном письме. Как составить информативную подпись? Используйте имя и фамилию, актуальную на данный момент должность, рабочие контакты и логотип компании.

Например: «С уважением, Иван Иванов, менеджер ваших проектов, номер телефона или любые другие мессенджеры».  Или «Best regards, Ivan Ivanov … ».

Также подпись может быть броской и креативной, свидетельствуя об особой связи с компанией или делом. Например, сотрудники сети книжной индустрии могут использовать фразу «Сейчас я читаю…», вставляя название актуальных новинок. Но такие вещи лучше согласовать с начальством.

Правила деловой переписки подразумевают отображение почтового адреса. Лучше если он будет сугубо рабочим. Там может отображаться название компании, должность, имя или фамилия, но никак не год рождения или игривые прозвища/слова. Лучше продумать правильное название адреса на много лет, если планируете оставить его даже при смене деятельности или должности.

В ведении документации чаще всего используют шрифт Times New Roman размера 12 для таблиц или 14 для текста. 1,5-2 интервала. Это негласные основы.

Стиль делового общения

Деловая переписка подразумевает тонкое балансирование на грани. Приятельское общение тут неуместно, но и подчеркнуто суровое не подходит.

Особенности общения:

Уменьшительно-ласкательные слова, сленговые выражения будут неуместны.

Осторожное использование смайликов или отказ от них. Первый контакт не допускает их наличие в принципе. В дальнейшем скобочки могут присутствовать, но исключительно положительные, в умеренном количестве. Милости и юмор недопустимы в данном стиле общения. Недопустима такая форма, если вы находитесь в подчинении у собеседника.

  • Приветствие по имени и отчеству

Правила ведения деловой переписки подразумевают уважительное отношение к собеседнику, внимание и интерес к его персоне. Это повышает интерес оппонента к вам, увеличивает шанс на его снисходительность. Желательно знать заранее, как зовут человека, к которому вы обращаетесь, а также его предпочтения по обращению.

  • Ответ в течение двух суток

Корректным является отправление ответа на сообщение в течение нескольких рабочих дней. Иначе это считается неуважением. Если письмо было отправлено перед выходными или отпуском, на него можно не отвечать, если оно несрочное. В ином случае необходимо предупредить собеседника о временном отсутствии вашего ответа или кратко отписаться по поводу содержимого письма.

Постоянно спрашивать о чем-то, просить подтверждения покажет вас в не лучшем свете. Если требуется подтверждение от собеседника, можно ему напомнить о необходимости ответа через трое суток. Если дело срочное, лучше это упомянуть изначально в вашем первом сообщении.

Этикет деловой переписки часто допускает обращение к оппоненту так, как делает это он. Это повышает возможность взаимопонимания, общения на одном уровне. Следите за тем, какие термины, стиль общения, обращения использует ваш собеседник.

  • Поздравление с праздниками

Если общение происходит около или во время официальных праздников, стоит поздравить собеседника. Таковы правила деловой переписки. Также полезно знать, когда у оппонента день рождения.

Элементарной вежливостью будут слова благодарности в ответ на поздравление, приглашение, объяснение.

Учитывая все вышеперечисленные особенности, наладить контакт с собеседником и составить благоприятное мнение о себе не составит труда.

Важность правил делового письма

По сути, любое отправленное письмо – визитная карточка, отображение выбранной нами деловой позиции. Чтобы она выглядела достойно, вселяла уважение и доверие, а переговорам сопутствовал комфорт и эффективность решения задач, знание правил хорошего тона и их постоянное соблюдение – непоколебимый залог успеха.

Касательно любой переписки, в интернете или в письмах, действуют такие же строгие нормы, как и при общении по телефону, личных переговорах. Принципы, на которых построено взаимодействие:

  • взаимоуважение оппонентов к личности и деловой позиции другого человека;
  • внимание к деловым интересам оппонента;
  • соблюдение конфиденциальности;
  • пунктуальность в решении важных задач.

Деловая переписка необходима, так как:

  • при отправлении письма нет ответа, даже если он подразумевался;
  • письма теряются в потоке ненужной информации и сотрудники постоянно созваниваются, прося проверить почту;
  • после прочтения электронного сообщения совершенно непонятно, что нужно от вас;
  • из-за изобилия подробностей и хаоса информации в сообщениях мысли путаются, а сложный вопрос так и не решается.

Можно сэкономить множество свободного времени, если внедрить общие правила ведения деловой переписки. Это поможет избежать вышеизложенных проблем.

Источник: https://HeadLife.ru/delovaya-perepiska/

Правила деловой переписки: как достигать целей

Правила деловой переписки: как достигать целей

15 лет назад мой коллега был несказанно счастлив, когда провёл первую в своей жизни сделку с использованием электронной почты и ICQ. До этого всегда приходилось обмениваться многочисленными звонками, пересылать оригиналы документов.

Сегодня мало кто уже помнит о мессенджере ICQ. В бизнесе появилось за это время много инноваций: канули в Лету бумажные письма и факсы, но электронная почта держит свои позиции, являясь ключевым элементом деловых коммуникаций.

Каким должно быть современное деловое письмо?

Написание бумажных писем требовало соблюдения целого ряда канонов. Они отличались избитыми канцелярскими клише и стандартным набором фраз, которые зачастую не имели ничего общего с пользой для адресата. Электронная почта свободна от этих формальностей.

Но как часто вы сталкивались с тем, что адресат не прочитал ваше письмо, не придал ему значение и вам приходилось снова и снова напоминать о себе, звонить, ловить человека в коридоре, чтобы  решить зачастую незначительный вопрос? Вот простые правила, чтобы избежать этого.

Уделите внимание теме письма

Чтобы ваше сообщение не затерялось среди других и его своевременно прочли, следует чётко и понятно формулировать тему. Она должна быть лаконичной и понятной адресату.

Сравните.

Сначала придумывание длинных названий писем вызывает затруднения. Но потерпите два-три дня и вы увидите, что результативность вашей переписки возрастёт многократно.

За счёт уточнения темы мы упрощаем адресату задачу по поиску нужного письма и информации в нём.

Когда на e-mail за день приходит 50-500 писем и каждое пятое с названием «Сотрудничество» или «О заказе», крайне сложно ориентироваться в них. Выделяйтесь, уточняя детали темы. Это привлекает внимание.

В погоне за вниманием адресата не стоит перегибать палку. Темы вроде «Важно!», «600% прибыли за 2 месяца», «Стань нашим партнёром и экономь до 100000 в год!», «Внимание! Мегановость» рискуют отправиться в спам либо автоматически, либо вручную.

Резюмируем, понятная тема имеет такую формулу:

О чём письмо + ключевая мысль.

Приветствие и обращение – классика делового общения

Электронное письмо начинают, согласно деловому этикету,  с приветствия или обращения.

Это может быть консервативное и официальное «Уважаемый Иван Иванович!». Такая форма подойдёт для переписки с руководством и партнёрами, в общении с которыми у вас существует дистанция.

Менее формально выглядит приветствие «Здравствуйте, Иван Иванович!», «Добрый день, Иван!». Такая форма не противоречит  официально-деловому стилю приветствия  и будет уместна для общения с деловыми партнёрами, заказчиками и коллегами, с которыми работаете не первый раз.

Как обращаться к адресату?

Современные нормы делового общения позволяют обращаться как по имени-отчеству, так и просто по имени. Как же обратиться? Если вы видели, как подписывается адресат, обязательно обращайтесь соответственно.

Например:

С уважением,

Иванов Иван Иванович,

директор по развитию ОАО «ПромТехЭлектроникс».

Тогда обращаемся:

Здравствуйте, Иван Иванович!

Если подпись такая:

С уважением,

Пётр Добров,

директор ООО «Проактивность»,

То обращаемся:

Здравствуйте, Пётр!

Если вы пишите впервые и нормы корпоративной культуры компании вам не известны, то обращение по имени-отчеству не обидит адресата точно.

Приемлемы в деловом обращении приветствия:

Здравствуйте!

Добрый день!

Доброе утро!

Добрый вечер!

Не применяйте  приветствие «Доброго времени суток!», этот оборот давно ассоциируется с письмами из спам-рассылок. Если боитесь не угадать со временем прочтения письма, то используйте «Добрый день!», ведь это работа, а значит, рабочий день, даже если далеко за полночь.

Крайне некорректно начинать письма без обращения, приветствия, да ещё и на языке субкультуры:

Бро, я создаю проект, могу с тобой сотрудничать ровно полгода, ты получаешь % (договоримся) от заработка компании на этом проекте. У меня вопрос: имеешь опыт редактирования сайтов на CMS drypal? И ещё: чем ты можешь помочь из перечисленного?

*Создание видеоролика о компании

*Реконструкция сайта на CMS

*Веб-дизайн

Что-то другое

К сожалению, таких примеров немало среди стартаперов, что сводит их старания к нулю.

Как составить понятное письмо?

Достигнет ли цели письмо и поймёт ли вас адресат правильно, во многом зависит от структурированности текста.

Внимание читателя фокусируется на трёх точках внимания:

Тема – Начало письма – Конец письма.

Структуру делового письма эффективнее всего строить на основе принципа пирамиды Минто. Смысл её в том, что главный тезис в начале письма мы поясняем и обосновываем поэтапно в последующих абзацах.

Один абзац = одна микротема.

Например, нам нужно пригласить партнёров на круглый стол, посвящённый проблемам продаж в сети Интернет.

Таким образом, структурирование позволяет доступно изложить любую, даже самую сложную, многоаспектную информацию.

Как убеждать в электронном письме?

Продающие письма – это большой раздел современной коммуникации. Даже если вы не занимаетесь продажами, вы всё равно пишете продающие письма. Вы продаёте идею, задачу или необходимость повысить вам зарплату. Текст таких писем должен убедить адресата в том, что это ему необходимо и выгодно.

Чтобы кого-то в чём-то убедить, следует:

  • ставить адекватную ситуации цель (не робкую и не слишком амбициозную);
  • понимать мотивации адресата, его желания, проблемы и боли;
  • предлагать то, что его может заинтересовать;
  • понимать прагматичность, критичность и занятость адресата, чтобы не отнимать у него лишнего времени, но достигать цели.

Итак, чтобы ваше деловое письмо было эффективным и достигло цели, важно ставить адекватные цели, учитывать интересы адресата, структурировать информацию и правильно выбирать стиль ведения переписки.

Как написать информирующее письмо убедительно?

цель информирующего письма – передать информацию адресату для достижения конкретной своей цели.

В связи с этим при составлении текста письма следует соблюдать некоторые правила.

  1. Сформулируйте цель письма: зачем эта информация нужна адресату и как она повлияет на принятие нужного вам решения. Так вы сэкономите время адресата и достигните своей цели.
  2. Текст письма должен быть лаконичным, но достаточным для понимания цели; своевременным и адекватным ситуации; полезным адресату.
  3. Если ваше информационное письмо является ответом на запрос, то следуйте правилу «на один шаг впереди».

Информация должна быть:

  • проверенной;
  • структурированной;
  • с элементами анализа, по возможности, с полезными выводами.
  1. Структура информационного письма, в зависимости от цели, может быть построена в хронологическом порядке (от частного к общему) или по принципу пирамиды Минто (от общего к частному).

Алгоритм  написания информационного письма таков:

  1. Пояснение причин написания письма.
  2. Краткая информация о себе/своей компании.
  3. Краткая характеристика излагаемой информации и цели её предоставления.
  4. Изложение информации (с промежуточными краткими выводами при необходимости).

4.1. Основная информация, касающаяся основной цели письма.

4.2. Уточнение дат, сроков, деталей.

4.3. Описание дополнительных условий.

  1. Резюме: своё видение в аспекте целей письма + руководство к действию адресату.
  2. Указание контактных данных для связи.

Информационное письмо передаёт информацию, но не просто так, а с конкретной целью. Структурированная информация с выводами помогает достигать поставленных целей.

Допустим ли неформальный стиль письма?

Раньше ключевым требованием к любому деловому письму было использование формального стиля языка. Творческие натуры бунтовали против таких казённых ограничений. Сейчас требования значительно сместились. В чём же заключается секрет формального стиля и где его стоит использовать?

Рассмотрим, как влияет стиль на восприятие текста на примере благодарственных писем. Этот вид деловых этикетных писем отличается тем, что их можно написать и формально, и лично, но воспринимаются они адресатом по-разному. Сравните два благодарственных письма, написанных разными сотрудниками.

Первое письмо очень формальное, безличное и шаблонное. Второе – развёрнутое, написанное в личном стиле, и отражает суть работ,  их объём и что именно понравилось в сотрудничестве с компанией. Такой текст вызывает больше доверия, нежели шаблонное «Выражаем благодарность компании за оказанные услуги».

Если ваша цель вызвать доверие и сохранить отношения – используйте личный стиль. Хотите поставить адресата на место и показать своё превосходство, используйте безличный формальный стиль переписки.

Формальный стиль деловой переписки отличается:

  • обезличенностью (используются безличные глаголы): исполнено, обнаружено;
  • формулировками в пассивном залоге: работа была выполнена, решение было принято;
  • использованием клише для писем и канцеляризмов: во исполнение, в соответствие с, с целью (в целях);
  • словами нейтральными, без эмоциональной окраски;
  • сложными предложениями с причастными и деепричастными оборотами.

Его уместно употреблять для ведения переписки с государственными организациями и чиновниками, а также в случаях, когда нужно подчеркнуть свою непричастность к происходящему или следование законам, правилам и нормам. Формальный стиль подчёркивает голос фактов, когда эмоции неуместны.

Во исполнение Приказа № 343 от 12.09.2017 «О необходимости проведения инвентаризации в офисных помещениях компании ″Ларикс″» была проведена инвентаризация  всех электронных устройств в офисе по улице Нижняя Пречистенка, 8. В результате были выявлены следующие нарушения…

Формальный стиль в разной степени свойственен сложным письмам с долей негатива.

Формальный стиль позволяет сгладить углы и спрятать избыток эмоций, не уместный в деловом общении. Не стоит использовать такой стиль при составлении писем-просьб, благодарственных писем, предложений. Используйте его в крайних случаях.

Личный стиль отличает «письма с человеческим лицом», где вы общаетесь с адресатом не формально, а по-человечески. Ваш адресат не субъект и не объект, а живой человек, которому ничто человеческое не чуждо.

Личный стиль отличает:

  • простые и понятные предложения;
  • личные глаголы;
  • активный залог;
  • слова эмоциональной окраски, передающие нюансы собственного отношения к ситуации;
  • минимум клише.

Допустимы ли смайлики в деловой переписке?

Смайлики или, как их ещё называют, эмодзи стали обязательной частью переписки в мессенджерах и потихонечку проникают в деловую переписку.

По нашим наблюдениям, смайлики помогают привнести дополнительные эмоции, передать полутона. По сути, они являются дополнительными знаками препинания.

Многоточие означало недоговоренность, возможность для продолжения мысли… А три восклицательных знака выражали агрессию.

Да, использовать смайлики можно, но соблюдайте следующие правила, чтобы не попасть впросак.

  1. Смайлики или эмодзи допустимы только в переписке со знакомыми коллегами.
  2. При переписке с руководителем их можно использовать, только если он первым их прислал.
  3. Если сомневаетесь, можно или нельзя в переписке с конкретным человеком их использовать, то не используйте.
  4. Нельзя посылать эмодзи, которые могут быть истолкованы двояко или выражают романтические чувства.

Подпись как инструмент эффективной деловой коммуникации

Подпись в электронном письме выполняет функцию визитки. Поэтому актуально разместить важную информацию о вас:

  • фамилия, имя, отчество;
  • должность и название компании/проекта;
  • контактный телефон;
  • e-mail;
  • другая важная информация (сайт, контакты в мессенджерах).

Главное, не переборщите с информацией: она должна быть достаточной, чтобы связаться с вами.

Например:

Иванов Иван Иванович

Генеральный директор ОАО «Ларикс Групп»

+74990000000

ivanov@larix.ru

skype: ivaniilg

Не пренебрегайте подписью. Казалось бы, что сложного, нажми кнопку «Ответить» – и все. Но зачастую ваше письмо пройдёт несколько этапов пересылок, особенно если организация крупная. Адресат может и не увидеть или полениться найти ваш адрес в истории пересылок.

Также это элемент экономии времени коллег. Если он видит ваши координаты, ему не сложно вам позвонить и оперативно уточнить вопрос.

А без подписи вы заставляете делать поиск по сотрудникам, а если в организации работают несколько ваших однофамильцев, то очень велика вероятность, что письмо улетит не к тому.

Электронная деловая переписка будет актуальна еще 3-5 лет, потом её сменяет мессенджеры, тогда мы будем говорить о том, как убедить начальника за три фразы в Viber выразить сочувствие коллегам по поводу неудачного проекта с помощью эмодзи.

А пока пишите письма эффективно!

Источник: https://www.4dk.ru/news/d/20171219000000-pravila-delovoy-perepiski-kak-dostigat-tseley

Правила современного делового письма: тема, обращение и приветствие

Правила деловой переписки: как достигать целей

15 лет назад, мой коллега был несказанно счастлив, когда провел первую в своей жизни сделку с использованием электронной почты и ICQ. До этого всегда приходилось обмениваться многочисленными звонками, пересылать оригиналы документов.

Сегодня мало кто уже помнит о мессенджере ICQ. В бизнесе появилось за это время много инноваций: канули в лету бумажные письма и факсы, но электронная почта держит свои позиции, являясь ключевым элементом деловых коммуникаций.

Каким должно быть современное деловое письмо?

Написание бумажных писем требовало соблюдения целого ряда канонов. Они отличались избитыми канцелярскими клише и стандартным набором фраз, которые зачастую не имели ничего общего с пользой для адресата. Электронная почта свободна от этих формальностей

Но как часто вы сталкивались с тем, что адресат не прочитал ваше письмо, не придал ему значение и вам приходиться снова и снова напоминать о себе, звонить, ловить человека в коридоре, чтобы  решить зачастую незначительный вопрос? Вот простые правила, чтобы избежать этого:

  1.    Уделите внимание теме письма

Чтобы ваше сообщение не затерялось среди других, и его своевременно прочли, следует четко и понятно формулировать тему. Она должна быть лаконичной и понятной адресату.

Сравните.

Тема из реальных писемКак можно улучшитьКак это работает
Сотрудничество с «Шмельтелекомом»Сотрудничество с «Шмельтелекомом». Задачи на ноябрьЦепочка переписки о сотрудничестве может иметь множество аспектов и подтем. Указывайте в каждом письме подтему – ключевую мысль или цель письма.
Новый заказЗаказ на рекламу от пекарни «Кренделек». Задачи и сроки.Новых заказов может быть много. И даже в рамках работы с одним проектом может быть много аспектов. Указание деталей в теме письма позволяет легко находить нужную информацию.
СотрудничествоО реализации новой линейки товаров от российской компании в «Соберисам»Понимание, о чем пойдет речь в письме о сотрудничестве позволяет управлять вниманием адресата, повышая эффективность ваших писем.
Приглашение на семинарПриглашение на бесплатный бизнес-семинар от КА «Обозрение» 25-27 ноябряЧеловек должен понять из темы письма, интересен ли подобный формат мероприятия ему или нет в этот период. Может быть уже полгода назад у руководителя запланирована деловая поездка к зарубежным партнерам именно на эти даты – зачем тогда тратить его время.
О заказеМихаил: подготовить отчет о работе над заказом от «Скипидарчик»Марина: список конкурентов «Скипидарчик», провести анализЕвгений: ответ заказчика по исходникамКорпоративная почта с указанием задачи для конкретного сотрудника делает слаженной работу всей команды, каждый видит письмо для себя и задачи по проекту для остальных сотрудников.

Сперва, придумывание длинных названий писем вызывает затруднения. Но потерпите два-три дня и вы увидите, что результативность вашей переписки возрастет многократно.

За счет уточнения темы мы упрощаем адресату задачу по поиску нужного письма и информации в нем.

Когда на email за день приходит 50-500 писем и каждое пятое с названием «Сотрудничество» или «О заказе», крайне сложно ориентироваться в них. Выделяйтесь, уточняя детали темы. Это привлекает внимание.

В погоне за вниманием адресата не стоит перегибать палку.

Темы вроде: «Важно!», «600% прибыли за 2 месяца», «Стань нашим партнером и экономь до 100000 в год!», «Внимание! Мегановость» рискуют отправиться в спам либо автоматически, либо вручную.

Вы солидный и образованный человек — не опускайтесь до дешевых уловок спамеров, которые всем изрядно надоели. Это не по-деловому и вызывает только раздражение.

Резюмируем, понятная тема имеет такую формулу:

О чем письмо + ключевая мысль.

Совет: Соблюдайте правило «одно письмо — один информационный повод» — тогда определить тему будет проще.

Приветствие и обращение – классика делового общения

Электронное письмо начинают, согласно деловому этикету,  с приветствия или обращения.

Это может быть консервативное и официальное «Уважаемый Иван Иванович!». Такая форма подойдет для переписки с руководством и партнерами, в общении с которыми у вас существует дистанция.

Менее формально выглядит приветствие «Здравствуйте, Иван Иванович!», «Добрый день, Иван!». Такая форма не противоречит  официально-деловому стилю приветствия  и будет уместна для общения с деловыми партнерами, заказчиками и коллегами, с которыми работаете не первый раз.

Как обращаться к адресату?

Современные нормы делового общения позволяют обращаться как по имени отчеству, так и просто по имени. Как же обратиться? Если вы видели, как подписывается адресат, обязательно обращайтесь соответственно.

Например:

С уважением,

Иванов Иван Иванович,

директор по развитию ОАО «ПромТехЭлектроникс».

Тогда обращаемся:

Здравствуйте, Иван Иванович!

Если подпись такая:

С уважением,

Петр Добров,

директор ООО «Проактивность»

То обращаемся

Здравствуйте, Петр!

Если вы пишите впервые, и нормы корпоративной культуры компании вам неизвестны, то обращение по имени отчеству не обидит адресата точно.

Приемлемы в деловом обращении приветствия:

Здравствуйте!

Добрый день!

Доброе утро!

Добрый вечер!

Не применяйте приветствие «Доброго времени суток!», этот оборот давно ассоциируется с письмами из спам-рассылок. Если боитесь не угадать со временем прочтения письма, то используйте «Добрый день», ведь это работа, а значит, рабочий день, даже если далеко за полночь.

Крайне некорректно начинать письма без обращения, приветствия, да еще и на языке субкультуры:

Бро, я создаю проект,могу с тобой сотрудничать ровно полгода, ты получаешь % (договоримся) от заработка компании, на этом проекте. У меня вопрос — имеешь опыт редактирования сайтов на CMS drypal. И ещё чем ты можешь помочь из перечисленного

*Создание видеоролика о компании

*Реконструкция сайта на CMS

*Веб дизайн

Что-то другое

К сожалению, таких примеров немало среди стартаперов, что сводит их старания к нулю.

Если тема письма составлена понятно, а обращение выбрано верно, ваше письмо будет удостоено внимания. Помните, что ваш адресат — занятой человек и не имеет роскоши тратить время на глупости и ерунду. Позаботьтесь о нем и сэкономьте его и свое время.

Продолжение о написании понятных писем читайте в следующей статье.

Нужна консультация в оформлении делового письма по правилам? Сомневаетесь в эффективности? Получите консультацию от эксперта по деловой переписке или закажите деловое письмо.

 

© 2017, Валентина Коренная. Все права защищены.

Источник: http://pismodel-vk.ru/teoriya-delovogo-pisma/pravila-delovoj-perepiski-kak-dostigat-celej-nachalo.html

Деловая переписка: язык, этикет, правила и особенности

Правила деловой переписки: как достигать целей

  • Язык деловой переписки
  • Речевой этикет деловой переписки
  • Особенности деловой переписки

Никогда нельзя недооценивать деловую переписку.

Наряду с деловым разговором она способна стать хорошим подспорьем в карьере. Или наоборот, испортить партнерские отношения. Причем успех сделки или приобретение союзников могут зависеть от одного слова.

Деловой имидж базируется на умении грамотно вести переписку.

Хороший оратор необязательно будет хорошим писателем.

Даже если бизнесмен способен с полуслова завоевать доверие конкурентов, разговорить любого партнера, если он блестяще проводит совещания и деловые беседы, то написанные документы могут быть сухими и блеклыми.

Многие люди просто часами сидят над чистым листом, не знают, с чего нужно начинать. Деловая переписка – это набор правил и средств, которые нужно знать, чтобы грамотно составлять любые документы.

Основная особенность письменной речи – это использование и постоянное повторение единообразных речевых средств. В официальной переписке часто встречаются штампы. Они позволяют точнее выразить мысль, исключают различные трактовки текста, делают его более лаконичным.

Для написания документа или письма можно использовать только этот набор клише. Стандартные фразы уже многие десятилетия применяются в письменной речи, поэтому любой человек сможет с легкостью составить текст. Вам не придется долго подбирать формулировки, ведь они все будут под рукой.

Документы с использованием фраз-штампов пишутся за считанные минуты и не требуют особых усилий.

Деловая переписка не приемлет излишней эмоциональности в изложении. Для нее характерен нейтральный тон. Вместо эмоциональных средств оценки применяются логические. В документах нельзя использовать диалектизмы или просторечные выражения.

Также табу накладывается на междометия или слова с суффиксами субъективной оценки (уменьшительно-ласкательными, например). Модальные слова тоже нежелательно использовать в официальной речи. При написании текста необходимо ориентироваться на факты, а не на эмоциональную составляющую.

Документ должен следовать четкой логике изложения.

Смысловая точность – это не простое правило, это важное условие, обеспечивающее практическую ценность документа. Логичность изложения также выступает в качестве правовой составляющей. Если подобрать слово, которое двояко будет трактовать содержание, то смысл может сильно измениться. Весь текст при этом приобретет нежелательную тональность.

В деловой переписке важную роль играет не только построение фраз, но и фактическая составляющая. Каждое суждение, каждая мысль, высказанная в документе, должна быть подкреплена достаточным количеством фактов. Сами факты не должны быть однотипными или несущественными.

При составлении документов необходимо тщательно подбирать информацию, проверять все данные, обращать внимание на их достоверность.

Если все факты будут соответствовать этим параметрам, то читатель без труда уяснит смысл написанного, ему не потребуются дополнительные усилия или сведения для понимания.

Более того, смысл большей части деловых документов в том, чтобы убедить читателя, донести до него свою точку зрения. Грамотная и убедительная аргументация является главным инструментом достижения этой цели. Проверенные данные, достаточное количество фактов и доказательств – это основные составляющие любого документа: письма, служебной записки или коммерческого предложения.

Как и общественный этикет, этикет делового общения – это набор правил, которые закрепились в социуме. Норма требует соблюдения этих правил при составлении документов, при письменном общении с коллегами и партнерами.

На протяжении многих лет деловая переписка ассоциировалась с личной перепиской, поэтому в документах использовались глаголы первого лица. Затем письма стали приобретать общественный характер, и личные формы переписки перестали соотноситься с этим характером. Поэтому со временем словесные формулы, используемые в деловой переписке, стали трансформироваться.

Объектами трансформации стали выражения словесной вежливости. Они начали выходить из деловой речи, уступая место устойчивым выражениям. Сегодня существуют специальные устойчивые формы, позволяющие выразить просьбу или отказ, напоминание или уведомление. Мы начнем объяснять особенности деловой переписки с употребления местоимений.

При написании документов не применяется личное восприятие, так как передаваемая информация является стандартной. Интересы, высказываемые в деловой переписке, выражает не конкретный человек, а целая организация или предприятие.

Все просьбы или прошения, описанные в документах, излагаются от первого лица множественного числа, а не от единственного числа. То есть, предполагается местоимение «мы», а не «я». Однако само местоимение «мы» не пишется. Общественный характер обращения выражается за счет использования формы глагола.

Окончание глагола точно определяет тип изложения от первого лица множественного числа.

Отдельное внимание уделяется залоговым формам. Использование страдательного залога является более предпочтительным.

Например, фраза «Вы не выполнили обязательств, замена батарей отопления не произведена» выглядит слишком резко, будто пишущий обвиняет в этом конкретное лицо.

Использование страдательного залога – «Обязательства, по замене батарей отопления, не были выполнены», позволяет обозначить сам факт невыполнения обязательств, а не несет в себе обвинение. Виновники подразумеваются, но конкретно не выделяются.

Использование действительного залога целесообразно при выделении должностного лица, который является источником описываемых действий. Например, «юридическая служба разъясняет…» В этом случае предпочтительно использовать прямой порядок слов, а в качестве глагольной формы выбирать настоящее время.

Использование страдательного залога связано с характером подаваемой информации. Если необходимо сделать акцент на действии, а не на исполнителе, то можно применять страдательные залоговые формы: письмо отправлено, заявка получена и т.д. Также страдательный залог уместен в предложениях, где объект очевиден. Например, «сроки работ уже определены».

Более того, правила деловой переписки регламентируют выбор формы глагольного вида. Несовершенный вид используется для акцентирования внимания на нежелательном действии, которое постоянно повторяется. Например, «Работники постоянно нарушают правила безопасности». Совершенный вид может подчеркнуть законченность действия, например, «Сотрудники приступили к своим обязанностям».

Хотя документы носят нейтральный оттенок, иногда необходимо внести дополнительные акценты. Для этого используются вводные слова и выражения. Часто вводные конструкции позволяют снять напряжение в тоне повествования.

Например, фраза «Просим отправить документы, находящиеся в Вашем офисе» звучит слишком категорично. Если изменить предложение, добавить вводное слово: «Просим отправить документы, находящиеся, судя по всему, в Вашем офисе», то тон станет нейтральным, категоричность и напряжение пропадут.

Следовательно, все предложение будет соответствовать нормам тактичности и вежливости.

Другой пример демонстрирует придание уважительного тона документу. Фраза «Ваш запрос не может быть удовлетворен» существенно отличается от фразы «К сожалению, Ваш запрос не может быть удовлетворен». Второй вариант более приемлем для этикета деловой переписки. Так можно показать свое уважение, избежать излишней грубости.

Также вводные конструкции делают текст менее сухим. Предложение «Просим направить, если это возможно, своего представителя в качестве эксперта для определения качества нашей продукции» будет соответствовать правилам делового этикета.

Использование вводных слов и конструкций делают деловой текст менее сухим и категоричным. С их помощью можно продемонстрировать уважение к адресату, показать свою доброжелательность и деликатность. Это позволяет сохранить профессиональное самолюбие адресата.

Особенности деловой переписки

Чаще всего в документах и других официальных текстах используются формы слова «уважаемый». Если после обращения поставить запятую, то предложение будет трактоваться как нейтральное, будничное. Если поставить восклицательный знак, то он укажет на важность документа, на его значимость.

При обращении к лицам одной профессии используется выражение «уважаемый коллега» (или «уважаемые коллеги», если речь идет о группе людей). Фраза «дорогие коллеги» чаще применима при написании официальных поздравлений, так как она несет эмоциональную окраску. В нейтральном обращении используется просто слово «коллеги».

Не все деловые письма являются официальными документами. Правила деловой переписки регламентируют, что при написании текста личностного характера к человеку предпочтительно обращаться по имени-отчеству. Фамилия добавит официальности, сделает обращение более вежливым и формальным.

Для выяснения отношений между партнерами или организациями составляются тексты, состоящие из двух частей. Первая часть обосновывает решение, вторая является заключением по этому решению.

В зависимости от характера текста эти части могут располагаться в разном порядке. Психологически лучше перенести отрицательное решение в конец письма, начав с обоснования.

Если решение положительное, то можно начать текст именно с него, а потом уже написать обоснование.

При составлении документа с отрицательным решением стоит особое внимание уделить обоснованию. Максимально точное и развернутое обоснование поможет сделать документ более корректным, создать уважительный тон.

Резкий отказ может повлиять на самооценку адресата, что часто плохо сказывается на дальнейших отношениях.

Если разместить в начале документа подробное и развернутое обоснование, то сам отказ не будет восприниматься резко негативно.

Правила деловой переписки не приемлют излишней эмоциональности в изложении. Документы и письма должны сохранять нейтральность повествования. Это позволяет сделать их более объективными.

Нельзя использовать грубые выражения, демонстрировать свое неуважение или нетактичность к адресату. Также стоит избегать излишней вежливости. В деловой переписке не должно быть фраз вроде «не откажите в любезности».

Лучше придерживаться сухого и строгого изложения, чем злоупотреблять вежливыми формами.

Нейтральность и общественный характер деловой речи не означают, что собеседника не интересует, кто отправил ему деловую корреспонденцию. Язык деловой переписки регламентирует и правила подписания документов.

Существует должностной порядок, который обязательно должен быть соблюден. Если письмо было подписано директором компании, то ответ на него также должен включать подпись директора или его заместителя.

Если письмо подписано заместителем, то по этикету на него может ответить директор.

Одна из основных тем, которой касаются при написании деловых писем – это просьбы. Вместе с просьбой необходимо составить и ее обоснование. Письма-просьбы пишутся по одной схеме с формами личного или коллективного заявления. Существует несколько вариантов изложения просьбы в деловом письме:

  • с использованием формы первого лица единственного числа (Прошу…);
  • с использованием формы первого лица множественного числа (Просим…);
  • с использованием формы третьего лица единственного числа (Организация просит…);
  • с использованием формы третьего лица множественного числа (Президент и совет директоров просят).

Этикет деловой переписки предполагает, что на письма необходимо давать ответы. Характер ответа зависит от характера письма-запроса.

Если было получено письмо с просьбой, то ответ должен включать обоснование и решение, будет ли просьба удовлетворена или нет.

Если было получено письмо с предложением, то ответ должен содержать решение, будет ли предложение принято или нет. Любое письмо-ответ будет включать ссылку на письмо-запрос.

При составлении документа необходимо точно и последовательно излагать суть, соблюдать идентичность содержания.

Источник: https://constructorus.ru/uspex/delovaya-perepiska-yazyk-etiket-pravila-i-osobennosti.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.