+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Подпись руководителя. Электронная и рукописная: инструкция по применению

Содержание

Как поставить электронную подпись на документ – СИЗ, нормы, инструкции

Подпись руководителя. Электронная и рукописная: инструкция по применению

В наш век компьютерных технологий для заверения документов стала применяться, так называемая электронная цифровая подпись или сокращенно ЭЦП. Однако в этом вопросе у многих нет четкого понимания того, зачем это нужно, ведь большинство привыкло работать по старинке, подписывая документы вручную. О том, как подписать документы электронной подписью, далее и пойдет речь.

Что такое электронная цифровая подпись или ЭЦП?

ЭЦП представляет собой некий объект в электронном виде, по которому сразу же можно определить лицо, его сформировавшее, установить авторство, проверить аутентичность документа и т. д.

Естественно, визуально ЭЦП может выглядеть как обычная подпись в виде графического объекта, вставленного в документ. На самом деле здесь работают алгоритмы асимметричного шифрования и криптографии.

Сама же ЭЦП использует закрытый ключ и сертификат ключа, что и позволяет определить доверенное лицо и принадлежность подписи именно ему, целостность документа и подтверждение факта его подписания.

Многие несколько недоумевают по поводу того, нужно ли и можно ли подписывать документы электронной подписью. На такой вопрос можно дать только утвердительный ответ. Для упрощенного понимания рассмотрим один пример.

Предположим, компания в лице генерального директора должна оформить двусторонний контракт. Понятно, что визировать его придется в любом случае, поскольку без этого он не будет иметь юридической силы. Но пересылка готового договора, скажем, по факсу оказывается невозможной.

При отправке по электронной почте графический формат отсканированного документа не приветствуется, ведь подпись можно подделать. Таким образом, приходится отправлять тот же самый файл Word, а вот такой документ и должен быть подписан. Но как подписать документ «Ворд» электронной подписью? В общем-то, в этом нет ничего особо сложного.

Далее будет рассмотрено несколько простых методов создания ЭЦП. А пока остановимся на правовых вопросах.

Многие офисные работники и руководители считают, что визировать документы, в которых имеется ЭЦП, дополнительно (вручную) нужно (так сказать, на всякий случай). Явное заблуждение. Это совершенно необязательно.

Дело в том, что при создании цифровой подписи и сертификата оформляется специальный договор с удостоверяющим центром и заверяется нотариусом, а на стадии формирования сертификата выдается закрытый ключ. С юридической точки зрения, это и есть подтверждение владельца ЭЦП. Таким образом, вывод напрашивается сам собой: вторичное визирование не нужно.

Алгоритм работы с ЭЦП

Выясним, как подписать документ электронной цифровой подписью, и посмотрим на то, как все это работает.

В основу таких процессов положено создание криптограммы, которая хэширует заверяемый файл, определяя данные владельца, авторство и целостность данных. Созданный хэш на следующем этапе шифруется при помощи закрытого ключа, после чего происходит формирование либо целого документа с ЭЦП, либо отдельного файла подписи, привязанного к документу.

Получатель для расшифровки, аутентификации (подлинности) и проверки целостности документа использует открытый ключ. Конечно же, в общих чертах большинство алгоритмов очень похожи между собой. Разница может проявиться только в зависимости от типа используемого программного обеспечения.

Как подписать документ Word электронной подписью средствами редактора?

Многие пользователи даже не догадываются о том, что ЭЦП можно совершенно просто создать даже в офисном редакторе Word. Как подписать «вордовский» документ электронной подписью? Проще простого. Действия в разных версиях редактора несколько различаются, но в целом суть одна и та же. Рассмотрим создание подписи на примере Word 2007.

Итак, как подписать документы электронной подписью, используя только Word? Для этого после установки курсора в место, где предполагается поставить подпись, используется меню вставки, в котором выбирается пункт текста. Затем следует найти пункт строки подписи и в выпадающем списке установить строку подписи MS Office.

В диалоговом окне настройки нужно указать данные лица, подписывающего документ, затем выбрать скан оригинальной подписи, после чего ввести собственное имя в поле рядом со значком «x». После этого будет отображена печатная версия подписи.

На планшете с рукописным вводом подпись можно поставить собственноручно. Если требуется подписать документ от имени нескольких лиц, нужно будет настроить поля подписей для каждого лица.

Можно поступить и проще, выбрав в меню кнопки «Офиса» строку «Подготовить», далее указать добавление подписи, затем использовать цель подписания документа, после этого сделать выбор подписи, и, наконец, — пункт «Подписать». Подписание будет подтверждено появившимся красным значком на панели и надписью, гласящей, что документ содержит ЭЦП.

Самые популярные инструменты для создания ЭЦП

Теперь посмотрим, каково может быть решение проблемы того, как подписать документ квалифицированной электронной подписью. Для этого желательно использовать стороннее программное обеспечение.

Из русскоязычного ПО самыми популярными и наиболее распространенными являются следующие программные пакеты:

  • «КриптоАРМ»;
  • «Крипто ПРО»;
  • «КриптоТри».

Первая программа выглядит самой простой, поэтому далее будет рассмотрено, как подписать документы электронной подписью, именно с ее помощью.

Создание ЭЦП на примере приложения «КриптоАРМ»

Для создания цифровой подписи при помощи этого приложения есть два метода: использование контекстного меню и выполнение действий через главный интерфейс программы.

Для более простого понимания процесса остановимся на первом варианте, тем более что второй практически идентичен, только основное действие вызывается непосредственно из программы.

Предположим, необходимо установить цифровую подпись на документ Word.

Сначала в «Проводнике» необходимо выбрать интересующий нас документ и в меню ПКМ выбрать строку «Подписать». После этого появится окно «Мастера», который поможет выполнить все дальнейшие действия. Нажимаем кнопку продолжения и проверяем, тот ли файл выбран. При необходимости можно добавить еще несколько объектов, чтобы осуществить их одновременное подписание.

Снова нажимаем кнопку «Далее» и в следующем окне выбираем метод кодировки. В принципе, можно ничего не менять и оставить настройки, предложенные по умолчанию.

На следующем этапе можно ввести дополнительные данные (штамп времени, визу и т. д.).

Попутно можно установить флажок в поле сохранения подписи в виде отдельного объекта (при последующей проверке подписи в документе потребуются оба файла). Если галочку не ставить, файл подписи будет объединен с документом.

После продолжения потребуется выбрать сертификат, который был выдан соответствующим удостоверяющим центром (он может находиться на внешнем носителе eToken или прописан в системном реестре). После этого остальные параметры можно не менять. По окончании всех действий останется только нажать кнопку «Готово».

Примечание: если для подписи выбрался отдельный файл, как правило, он будет располагаться в той же директории, что и исходный подписываемый документ, и иметь расширение SIG.

Особенности подписи документов PDF, HTML и XML

Наконец, несколько слов о других форматах. В принципе, для PDF-документов действия будут теми же, однако в силу специфики других программ от компании Adobe целесообразно отделять файл подписи от основного документа.

Возможна ситуация, когда получатель документа сначала захочет ознакомиться с его содержимым, используя для этого тот же Acrobat (Reader), а только потом станет проверять подпись. Кстати, некоторые приложения от Adobe тоже позволяют подписывать файлы собственными штатными средствами.

Файлы XML можно подписать как обычные документы, использовать средство «Офиса» InfoPath или создать специальный атрибут тэга в самом документе.

Краткие итоги

Вот кратко и все о том, как подписать документы электронной подписью. Конечно, здесь были приведены далеко не все методы, которые позволяют произвести такие операции, и рассмотрены не все программы для создания ЭЦП. Однако даже по такому краткому описанию уже можно понять, для чего нужна электронная подпись, и как в основе своей работают все необходимые алгоритмы.

Если посмотреть не некоторые типы программного обеспечения, в частности, офисные программы или наиболее популярные продукты от Adobe, можно использовать и их собственные средства.

Однако в плане упрощения работы, по крайней мере, начинающему пользователю лучше использовать сторонние утилиты в виде примера с «КриптоАРМ». Само собой разумеется, что не следует забывать и о юридической стороне вопроса.

Некоторые компании создают электронные подписи и сертификаты самостоятельно, но в конечном итоге они не то чтобы оказываются недействительными, но вот юридической силы не имеют.

Источник: http://rossiz.ru/kak-postavit-elektronnuyu-podpis-na-dokument/

Документ направлен без подписи руководителя можно ли его считать лигитимным

Подпись руководителя. Электронная и рукописная: инструкция по применению

Добавить в закладки В первой главе мы рассказали, что нужно знать бухгалтеру, чтобы приступить к работе в ЭДО. В этом выпуске мы подробнее рассмотрим нюансы использования электронной подписи (ЭП) и ответим на ряд вопросов.

Каким образом электронный документ приобретает юридическую значимость и как сохранить ее? Как организовать хранение документов? Область применения электронной подписи Сертификат ЭП активно применяется в самых различных сферах: Пожалуй, самая главная и очевидная область применения сертификата ЭП – электронный документооборот: как внутренний, так и внешний (межкорпоративный). Документы внутри компании, подписанные электронной подписью, защищены от изменений и считаются завизированными или утвержденными. Например, если приказ согласован и подписан сертификатом ЭП генерального директора, то он может быть передан в исполнение.

Электронная подпись: все, что надо знать бухгалтеру

ЭП поставщиков и заказчиков гарантируют участникам, что они имеют дело с реальными предложениями. Кроме того, заключенные контракты приобретают юридическую силу только при их подписании обеими сторонами.

Вы можете подавать отчетность через оператора ЭДО, специальные программные решения 1С или через сайты ведомств.

За счет чего обеспечивается юридическая значимость электронного документа? С термином «юридическая значимость документа», полагаю, знакомы многие.

Как для бумажного, так и для электронного формата это его доказательная сила во всех государственных органах.

Легитимность генерального директора без указания в протоколе полностью его

Отдельно отметим, возможность выставлять счета-фактуры в электронном виде закреплена в гл. 21 ст. 169 Налогового кодекса РФ. Электронные счета-фактуры составляются по взаимному согласию сторон сделки в соответствии с установленными и обязательными к применению форматами и порядком выставления.

Важно Для товарных накладных и актов приемки-сдачи работ также утверждены форматы, которые, в отличие от электронных счетов-фактур, носят рекомендательный характер. 3.

Какие документы можно использовать в электронном виде с применением электронной подписи? Есть ли исключения? Электронный документ, подписанный электронной подписью, может применяться в любых правоотношениях, если законодательство РФ не содержит прямого запрета на их использование.

Таким образом, договоры, различные счета, заявки, отчеты, заявления, а также товарные накладные, акты и даже счета-фактуры и т.д. могут быть электронными.

Глава 2. бухгалтеру об электронной подписи

Юридическую значимость документу в обоих случаях придает обязательное наличие определенных реквизитов: ● название вида (за исключением писем), ● номер, ● название организации или имя автора, ● дата, ● место разработки, издания, принятия или подписания, ● подпись.

При работе с электронными документами необходимо учитывать и другие условия: ● нет ли запрета на передачу и хранение в электронном виде тех или иных документов? ● нет ли установленного порядка их выставления и получения? ● какую именно подпись необходимо использовать? ● какими должны быть форма и формат документа? Конечно, когда мы говорим о подписи, имеем в виду электронную.

Именно она является гарантом целостности и подлинности ЭД. Кроме того, существуют нюансы обеспечения юридической значимости формализованных и неформализованных документов.
Так, неформализованные, подписанные квалифицированной ЭП, уже являются легитимными.

Является ли факсимильная подпись легитимной?

Налогового кодекса РФ, представлять электронные документы в налоговые органы разрешено в установленных ФНС форматах. Допускаются документы, изначально созданные в электронном виде с использованием электронной подписи, а также сканы бумажных документов, подписанные электронной подписью.

Представление электронных документов в налоговые органы осуществляется через специализированного оператора связи (СОС), оказывающего услуги налогоплательщику по сдаче налоговой отчётности. ФНС определен порядок истребования юридически значимых электронных документов и порядок их представления налогоплательщиками.

Данный порядок существует наравне с порядком истребования бумажных документов и не ограничивает виды документов. В случае представления юридически значимого электронного документа, наличие бумажной копии не требуется. Процесс истребования выглядит следующим образом.

Подпись электронная и рукописная: инструкция по применению

Всегда важно убедиться, что нет никаких ограничений на использование вашего сертификата в той или иной информационной системе. 11.

Есть ли ограничения на срок действия ЭП? Как быть, если документы, подписанные ЭП нужно хранить в течение многих лет? Срок действия сертификата проверки ключа подписи, как правило, составляет один год, а срок хранения первичных бухгалтерских документов не меньше пяти лет.

В момент проверки электронной подписи потребуются доказательства того, что при подписании документа сертификат был действителен. Решением данной проблемы служит использование специального формата подписи – усовершенствованная электронная подпись.

Важно не путать с типом подписи (!).

Как правильно подписывать документы

Хотя, большое спасибо вам за подробное разъяснение. Внутренний и внешний документооборот объединены, так как рассматриваются как одно целое — ЭДО в организации.Что касается, списка отозванных сертификатов. Да, списки обновляются, но предыдущие также можно просмотреть.

А информационная система, обеспечивающая автоматизацию ЭДО, может сама автоматом скачивать необходимые списки отзывов при поступлении новой ЭП и её проверке. Итак, электронная подпись является не только аналогом собственноручной подписи, но и является гарантом целостности и подлинности документа.

Действительно только тогда, когда подпись квалифицированная или (при определенных условиях) неквалифицированная. Электронные документы внутри компании, подписанные ЭП, защищены от изменений и считаются завизированными или утвержденными.

Тем более, смешав все виды электронных подписей в кучу, формируется «каша в голове» читателя.

Кто ответит за электронную подпись?

Сообщений: 605 Re: юр. сила документа без печати о какой конкретно ситуации Вы говорите? Есть много различных правовых актов, которые признают печать обязательной, например, она обязательна для ТТН, для ТЖН и т.п В данном случае никакой конкретики. Я спорить не буду, есть такие НПА.

Здесь и выше моя мысль была направлена на констатацию того общеизвестного факта, что суды по-разному решают проблему ПРОСТАВЛЕНИЯ ПЕЧАТИ именно в договорах.

При возникновении ситуации судебной именно в этом случаеи применительно к этому акту (не обязательно по основанию признания этого акта недействительным по заявлению той стороны, у которой будет печать стоять — могут возникнуть и другие основания), суд в любом случае запросит у сторон те договоры, на основании которых стороны работали и решили в один прекрасный момент совершить взаимозачет, обозрит эти договоры, обратит внимание на подписи и печати…

Электронные документы и эп: что нужно знать бухгалтеру

Внимание Тем более, смешав все виды электронных подписей в кучу, формируется «каша в голове» читателя. Простая ЭП не может по задумке законотворцев выполнить задачу защиты от изменений.

Штамп времени – это аналог даты на подписываемом документе. Он подтверждает, что сертификат электронной подписи был действителен на момент подписания документа.

Штамп времени не умеет делать такого! По сути штамп времени подтверждает, что в момент времени, зафиксированный по часам Службы штампов времени, Службой был получен и подписан хэш от подписываемого документа. Другими словами — подписываемый документ существовал на момент времени, указанный в штампе. Задачи подтверждения действительности сертификата в конкретный момент времени решаются другими механизмами PKI.

ТАКИМ ОБРАЗОМ, с позиции как гражданского, так и бухгалтерского законодательства скрепление печатью документов, как содержащих условия сделки (договоров), так и подтверждающих исполнение заключенных договоров (которым является акт выполненных работ), является только обычаем делового оборота (ст. 5 ГК РФ). На основании изложенного, можно сделать вывод, что скрепление печатью акта выполненных работ является обязательным, только если стороны сделки установили, что сам договор, акт выполненных работ и иные приложения к договору должны быть заверены дополнительной печатью.

Что касается того, какая именно печать должна ставиться в этом случае, то в первую очередь следует сказать, что в настоящее время не существует общей нормы о печатях юридических лиц.

IP/Host: 95.172.51. Дата регистрации: 29.08.2008Сообщений: 3,250 Re: юр. сила документа без печати то суды по-разному решают проблему ПРОСТАВЛЕНИЯ ПЕЧАТИ именно в договорах.суды решают эту проблему одинаково в соответствии с законом — предусмотрено в договоре — да, обязательно нужна печать, нет — не обязательно. По аналогии — если предусмотрено в законе. #11 IP/Host: 62.182.48.

Источник: http://redtailer.ru/dokument-napravlen-bez-podpisi-rukovoditelya-mozhno-li-ego-schitat-ligitimnym/

Регламент на право подписи

Подпись руководителя. Электронная и рукописная: инструкция по применению

Если в заголовочной части документа указывается, от кого исходит документ (должность, подразделение, фамилия сотрудника), подпись включает только роспись сотрудника. Например, в заявлениях: в заголовочной части: Руководителю ФМБА России В. В. Уйба от консультанта отдела кадров В. П.

Воронова — в подписи — только личная подпись сотрудника. Если в заголовочной части документа указывается только адресат, в подписи указывается должность с указанием подразделения; например, в докладных (служебных) записках: Начальник мобилизационного отдела Личная подпись А. Д.

Головин Удостоверение подлинности подписи Подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи, заверяют оттиском печати.

Документы заверяют печатью организации.

Внимание

При этом в самой подписи указание на «и.о» ставить не нужно, по правилам ГОСТа требуется только наименование должности, которая у сотрудника, временно взявшего на себя обязанности руководства, осталась прежней. Ее и нужно указать при визировании документа. Недопустимо также применение косой черты и употреблении предлога «за» перед подписью.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Документы, подписанные исполняющим обязанности с нарушением оформления данного реквизита (с буквами «и.о», слэша или предлога «за») невозможно заверить нотариально, они могут быть оспорены судебным порядком. На месте директора — подпись исполняющего его обязанности Если в бланке на месте, предназначенном для подписи, стоит должность директора, а подписывает и.о., то нужно зачеркнуть напечатанную фразу и вписать наименование реальной должности подписывающего.

Приказ о праве подписи первичных документов — образец

Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» реквизит «подпись» разделен на два реквизита: «должность лица, подписывающего документ» и «подпись должностного лица». В документах, изготовленных на бланках, в название должности название учреждения не входит.

Важно

При оформлении документа на чистом листе бумаги название должности включает наименование учреждения. В вузах, научных учреждениях в должностях указываются ученая степень и звание.

Допускается в реквизите «подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки». Подписи нескольких должностных лиц на документе располагаются одна под другой в последовательности, ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующей занимаемой должности.
Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами.

Подпись

о.») и указывается его фамилия. Проставление косой черты перед указанием должности или предлога «За» будет грубой ошибкой. Не допускается также подпись от руки «Зам.». Электронная цифровая подпись Порядок подписания документов, создаваемых и передаваемых с помощью компьютерных систем, определен в ст.
5 Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации»:

  1. Документирование информации будет обязательным условием включения информации в информационные ресурсы.

Регламент на право подписи документов

Как удостоверить право подписи первичных документов – приказом или доверенностью Главный критерий разграничения приказа на право подписи первичных документов и доверенности в данном случае заключается в том, что действие документа первого вида распространяется только на сотрудников хозяйствующего субъекта, второго – на любых лиц, указанных в документе. Составление приказов и доверенностей регулируется разными отраслями права – соответственно, трудовым и гражданским.

Выбор приказа в качестве нормативного акта, удостоверяющего передачу права на подпись первички, будет оптимальным в тех случаях, если предполагается подписание только внутренних документов. При этом совершенно незачем (прежде всего, с точки зрения безопасности передачи корпоративной информации) наделять лишними полномочиями сторонних лиц.

  1. В договорах, заключаемых ТГУ, в обязательном порядке должны отражаться следующие условия:
  • предмет договора
  • сроки исполнения обязательств
  • права и обязанности сторон
  • цена договора
  • порядок расчетов
  • ответственность сторон
  • срок действия договора
  1. Договор в обязательном порядке должен содержать:
  • название договора
  • место и дату заключения
  • полные фирменные наименования контрагентов, под которыми они зарегистрированы в Едином государственном реестре юридических лиц (индивидуальных предпринимателей) либо Ф.И.О.

Источник: http://viz-net.ru/reglament-na-pravo-podpisi/

Как подписать документы электронной подписью и можно ли это делать?

Подпись руководителя. Электронная и рукописная: инструкция по применению

В наш век компьютерных технологий для заверения документов стала применяться, так называемая электронная цифровая подпись или сокращенно ЭЦП. Однако в этом вопросе у многих нет четкого понимания того, зачем это нужно, ведь большинство привыкло работать по старинке, подписывая документы вручную. О том, как подписать документы электронной подписью, далее и пойдет речь.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.