+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Персональный ассистент: Почему этой должностью можно гордиться?

Содержание

Работа ассистентом: обязанности, уровень зарплаты

Персональный ассистент: Почему этой должностью можно гордиться?

Молодые люди часто думают, что очень перспективно начать карьеру рядом с серьезным специалистом. Однако работа ассистентом не так проста, как кажется.

Это серьезное испытание на предмет профессионализма, умственных способностей, характера и состояния нервной системы.

Чтобы помогать хорошему менеджеру или стоматологу, к примеру, необходим целый набор нестандартных навыков. Давайте обсудим, кому подойдет работа ассистентом.

Условия работы

Прежде чем принять решение, нужно понять, чем предстоит заниматься. Знаете, многие путают личного помощника с секретарем. Это разные должности. Работа ассистентом более обширна. Она затрагивает практически все сферы жизни начальника. Он может попросить (приказать), к примеру, купить подарок жене или ребенку. Причем не угодить – означает быть уволенным.

Личных ассистентов берут на работу только успешные люди. А им не хочется связываться с нерасторопными, непонятливыми, тупыми, неизобретательными лодырями. С такими помощниками бизнеса лишишься! Следовательно, чтобы справиться с обязанностями, нужно быстро учиться, наблюдая за патроном. Это общепринятое правило. Потому на таковую должность с большим удовольствием приглашают молодежь.

Их ум гибче, они быстрее усваивают информацию, способны выдать оригинальное решение. Ведь начальник только ставит задачу, и порой из разряда сумасбродных. А ассистент обязан ее решить в короткие сроки. Каким путем он пойдет, кого задействует, с кем станет договариваться – босса не интересует. Причем работать на шефа придется в любое время суток.

Те, кто побогаче, нанимают несколько помощников, распределяя их услуги по времени.

Личные качества ассистента

Сами понимаете, нагрузка серьезная. Нужно иметь хорошую физическую форму, чтобы быть постоянно в строю. Ассистент руководителя должен уметь ориентироваться в огромном объеме информации. Начальник не станет ждать, пока вы покопаетесь в интернете, ища необходимые сведения. Они должны быть в голове. Конечно, не все сразу.

Как правило, человеку дается время для того, чтобы он освоился, понял, в какой сфере работает босс, узнал его привычки и пристрастия. Но потом спрос будет строгим. Работа ассистентом – не сахар, а превосходная школа. Вы получаете массу сведений и навыков. И что важно, этого никто не сможет отобрать после увольнения.

Минимальные, стартовые личные качества:

  • коммуникабельность;
  • хорошая память и реакция;
  • знание языков;
  • умение пользоваться техническими новинками;
  • аккуратность;
  • исполнительность;
  • изобретательность и креативность;
  • преданность.

Остальное (а его много) приобретается в процессе работы. Следует еще иметь в виду, что руководитель предпочтет помощника, имеющего базовое образование, связанное с той сферой, в которой он сам работает.

К примеру, работа «ассистент стоматолога» подойдет молодому человеку с медицинским дипломом. Ведь придется принимать самостоятельные решения относительно больных людей. Здесь нужны специальные знания.

Дополнительные навыки

Работа ассистентом зачастую связана с путешествиями, переговорами, общением. Приходится поддерживать контакты с персоналом фирмы и партнерами. Люди попадаются разные, со своими привычками и недостатками. Необходимо умение общаться. Придется сталкиваться с самыми разнообразными проблемами, грубостью, непонятливостью, ленью окружающих. Все это придется преодолевать.

Одних уговаривать, других ругать, на третьих давить. Все действия ассистента направлены на одну цель – выполнить задание как можно лучше. А для этого нужно быть чуть-чуть психологом, понимать окружающих, находить к ним подходы. Начальники очень любят креативных помощников. Они сами добились успеха благодаря сочетанию ума, бесстрашия и изобретательности.

Людей с такими качествами им хочется видеть рядом с собой.

Уровень профессионализма

Если считаете, что все вышеперечисленные качества у вас имеются, то давайте пройдемся по навыкам и умениям. Ассистенту приходится не только разговаривать, но и писать послания. Иной раз начальник поручает ему более серьёзную работу. К примеру, вычитать приготовленное письмо, статью, книгу.

Нужна грамотность, практически идеальная. Либо владение программным обеспечением, выполняющим эти функции. О необходимости компьютерной грамотности упоминать не станем. Это само собой разумеется. Нужно пользоваться всем стандартным набором программ и гаджетов.

Кроме того, вероятно, начальник потребует изучить дополнительные, смотря какая вам подвернется работа. Ассистент стоматолога, к примеру, должен будет заниматься регистрацией клиентов. Для этого существует специальная программа. Ее нужно будет освоить.

О том, что придется писать кучу электронных писем, посылать факсы, писать в соцсетях, вы, скорее всего, и сами знаете.

Как устроиться ассистентом

Здесь не должно быть никаких проблем. Место ищите на досках объявлений. Пишите резюме и ждите приглашения на собеседование. Желательно узнать о будущем работодателе как можно больше. Во-первых, это необходимо, чтобы не стать жертвой мошенника. Во-вторых, поможет правильно вести себя при личной встрече.

Не забудьте продумать наряд, когда станете собираться на собеседование. Не используйте яркого макияжа, одежду подберите скромную, простую, но элегантную. Лишних элементов в туалете быть не должно. Если начальником будет дама, то одевайтесь неярко. Женщины-лидеры не терпят вызова в своем коллективе.

Им достаточно борьбы с конкурентами.

Резюме ассистента

Таковой документ придется заполнять собственноручно. Обязательно следите за грамотностью. Резюме с ошибками сразу отправляется в корзину. На приличную должность вас не возьмут. Персональные данные обычно не вызывают вопросов. Пишите о том, как вас зовут (полностью), дату рождения, название вуза и специальность согласно диплому.

Спотыкаются соискатели на своих характеристиках. А на самом деле там не нужно писать сочинения на свободную тему. Укажите, что вы энергичны, работоспособны, изобретательны, организованы, требовательны к себе. Еще напишите, что способны как подчиняться, так и проявлять разумную инициативу.

Никогда не лгите в резюме! Если не обладаете каким-либо качеством, не указывайте его. При заполнении анкеты следует учитывать сферу деятельности, в которой придется работать. К примеру, ассистент менеджера должен ориентироваться в бизнесе. Если нет знаний в этой области, то не претендуйте на должность, не справитесь.

Секретарь-ассистент обязан разбираться в делопроизводстве. Не знаете, что это такое? Не беда, научитесь. Вот такие тонкости существуют.

Нужно понимать, что каждый ваш шаг в новой организации отслеживается. Это своеобразный тест-экзамен. Написание резюме – не первое задание этого испытания. Сначала посмотрят на умение общаться.

Как вы будете вести себя, когда придете в организацию, сумеете ли наладить контакт с охранником, найти нужный кабинет, сориентируетесь ли среди других претендентов – все это в хорошей компании принимается во внимание. Что делать? Держитесь уверенно, но скромно. Демонстрируйте лояльность, но не уступайте.

Настаивайте на своем, но не прибегайте к грубости. Ищите оригинальные решения, говорите прямо, но сдержанно. И обратите внимание на осанку. Она говорит о человеке больше, чем длиннющая анкета.

Виды ассистентов

Руководителям требуется помощь в разнообразных областях. Не у всех есть возможность нанимать толпы сотрудников. Потому секретарь-ассистент выполняет функции нескольких специалистов. Для большинства других работников компании он является начальником.

Если передает какое-либо задание, то его следует выполнять незамедлительно. Личному помощнику руководителя нельзя отказать. Это, кстати, немного расслабляет последнего. Некоторые пользуются таковой властью в личных целях. Не стоит этого делать. Руководитель избавится от вас тут же, как только узнает.

Помощник-ассистент выполняет часть работы своего босса. К примеру, бизнесмен поручает ему сделать подборку биржевых курсов или информации о конкурентах. Некоторые ассистенты занимаются исключительно корреспонденцией. Другие – личными делами патронов.

О сферах деятельности стоит узнавать заранее, чтобы не столкнуться с невыполнимыми задачами.

Заключение

Работа ассистента – прекрасная школа. Это старт для талантливого человека и страшная нагрузка для того, кто не стремится к самореализации. На такой должности не трудятся всю жизнь.

Либо человек вырастает сам в руководителя и нанимает со временем себе ассистента, либо сдается и ищет более простую работу. Но попробовать свои силы все равно стоит. Эта должность поможет понять, чего вы стоите, к чему готовы на настоящий момент.

А полученные знания и навыки станут основой для карьерного и профессионального роста в той сфере, где желаете трудиться. Удачи!

Источник: http://fb.ru/article/238738/rabota-assistentom-obyazannosti-uroven-zarplatyi

Миссия персонального ассистента: помогать работать и жить

Персональный ассистент: Почему этой должностью можно гордиться?

Есть такая присказка – руководитель скорее “разведется с женой, чем откажется от хорошего персонального помощника'! Обычно руководители, перемещаясь по карьерному пути горизонтально или вертикально, забирают с собой и личного помощника, с которым их связывают особые рабочие отношения. Что же скрывается за понятием “персональный ассистент”? Что это вообще значит – быть персональным ассистентом?

Различные административные должности персонального ассистента, или сокращенно ПА (так часто называют эту должность на западе), отличаются своим функционалом.

Так, если мы возьмем “традиционного” секретаря – то у него будет один круг обязанностей, должность секретаря-референта уже требует гораздо большей квалификации, а у личного ассистента – круг обязанностей безграничен.

Что же скрывается за понятием “персональный ассистент”? Что это вообще значит – быть персональным ассистентом?

И.В. ДЕНИСОВА,

преподаватель РГГУ,

тренер-консультант,

эксперт в области деловой культуры

Как-то на интернет-форуме личных ассистентов автор этих строк познакомилась сразу с тремя (!) личными помощниками, работающими в одной компании. Казалось бы, что в этом странного? Дело было в том, что они в буквальном смысле слова служили одному руководителю. Причем в разное время суток.

Одна была на связи днем, другая – ночью, третья работала вечером. Руководитель метался по миру, давал противоречивые указания. А девушки стояли на страже каждая в свое время, стараясь угодить своему начальнику.

Компенсация, надо сказать, была очень достойная – достойная такой экстремальной деятельности.

Действительно, деятельность персонального ассистента часто носит экстремальный характер.

Одним из основных отличий функционала личного ассистента от “обычного” секретаря является многофункциональность (полифоничность) и адаптивность. Чтобы быть хорошим личным помощником, нужно знать, что представляет собой современный руководитель – без этого понимания трудно адаптироваться к бешеному рабочему ритму и стать профессионалом.

Когда личный ассистент, он же персональный помощник, начинает чувствовать и понимать своего руководителя, знает о своем шефе буквально все: привычки, настроение, особенности поведения, жестикуляцию, режим дня, имена партнеров и родственников, виды отдыха и досуга, стиль одежды, предпочитаемые бренды, распорядок дня домочадцев, любимые рестораны и кухню и многое другое – то он (или чаще она) становится настоящей правой рукой. Образуется почти нерушимая ячейка делового сообщества.

Есть даже такая присказка – руководитель скорее “разведется с женой, чем откажется от хорошего персонального помощника”. Обычно руководители, перемещаясь по карьерному пути горизонтально или вертикально, забирают с собой и личного помощника, с которым их связывают особые рабочие отношения.

Современный руководитель – кто он

Каждый руководитель обладает, безусловно, лидерскими качествами (без них он не стал бы руководителем, лидером, владельцем бизнеса), каждый харизматичен, и каждый – яркая индивидуальность со своим особым внутренним мироустройством.

Какие еще черты свойственны руководителю XXI века? Итак, современный руководитель:

• динамичен, живет на больших скоростях и оборотах. Очень быстро реагирует на события;

• немногословен: не располагает временем для объяснения, повторять дважды не будет;

• при всей демократичности предпочитает общаться с людьми своего круга;

• скорее интровертен (сказывается большой поток информации и событий, от которых может возникать желание отдохнуть), но может быть, конечно, природным экстравертом;

• очень ценит свое время;

• очень быстро мыслит и генерирует идеи.

В мире бизнеса выживает тот, кто может быстро думать и принимать точные решения;

• прогрессивен, интересуется и активно пользуется современными новшествами (техническими и другими);

• перемещается по всему миру, космополитичен;

• имеет много хобби и увлечений (коллекционирование, престижные игры и пр.);

• занимается спортом;

• любит хорошую кухню;

• хорошо одет.

Предпочитает одежду известных брендов либо индивидуальный пошив у портного очень высокого уровня, что, собственно, тоже является своего рода брендом;

• нередко знает иностранный язык, иногда даже несколько;

• образован, часто имеет не одно высшее образование (МВА и т. п.), иногда – научную степень;

• человек творческим – именно творческая личность создает свои бизнес;

• умеет управлять людьми;

• харизматичен;

• имеет насыщенную личную жизнь (семья, хобби, творчество и т. п.).

Согласитесь, что в команде с таким руководителем работать престижно и интересно.

Чтобы максимально соответствовать такому высокому уровню своего руководителя, личные ассистенты также должны обладать определенными навыками, качествами и умениями, определенным характером и, пожалуи, самое главное, особым складом личности.

Личный помощник называется “личным” и “персональным” не случайно: в его функционал входит решение не только рабочих задач, но и приватных поручений руководителя. Персональный ассистент в буквальном смысле помогает руководителю трудиться и жить. И соответственно, стремительно растет вместе с ним.

Личный опыт

Инга Гладова, студентка РГГУ, ФИПП, “Социокуль турный сервис и туризм”

С деятельностью личного ассистента я впервые познакомилась, когда посещала компанию, в которой моя тетя являлась директором.

Когда я пришла к ней в офис в первый раз, то увидела, что на месте секретаря сидит девушка, которая солидно выглядит, одета в хороший костюм.

Она знает три языка и все ее уважают – это было видно по тому, как к ней обращались остальные сотрудники. Она в курсе всех дел и всегда в центре событий компании. Оказалось, что эта девушка – личный ассистент моей тети.

Мне очень понравилась эта работа, эта деятельность. У меня есть опыт работы в качестве личного ассистента руководителя одного из туристических агентств.

В этой работе ценится не столько исполнительность, сколько инициативность, умение решать некоторые вопросы (естественно, не принципиального характера) вместо руководителя.

Надо уметь предугадывать его решения, его эмоции, надо крутиться 24 часа в сутки, разгружая своего босса от решения мелких вопросов. Ассистент не имеет права выключать сотовый телефон даже ночью.

От ассистента требуется быть универсалом, он должен ориентироваться во многих сферах, как производственных, так и бытовых. Ассистент также занимается тайм-менеджментом своего руководителя.

Для успешной работы необходима полная психологическая совместимость с руководителем.

Работа ассистента, кроме профессиональных навыков, требует хорошего здоровья, выносливости и стрессоустойчивости, большой ответственности, но она и оплачивается соответствующе. И еще дает неоценимый опыт на будущее.

Отличия профессии личного ассистента от других видов деятельности, на мой взгляд, заключаются в следующем:

1. Главное отличие: ПА – правая рука руководителя компании (организации), находится в курсе дел компании, видит ситуацию в целом, всегда в курсе событий, которые происходят во внутренней и внешней среде организации.

2. ПА служит связующим звеном между руководителем и сотрудниками организации, а также является и связью с внешним миром для обеспечения эффективной работы руководителя (в результате деятельности профессионального ПА повышается результативность работы руководителя).

3. Возможность “вершения судеб” – от ПА часто зависит, будет ли рассмотрено ваше предложение руководителем или проигнорировано им.

4. ПА должен обладать высоким культурным уровнем.

5. Компетентность; структурность; порядок; четкость.

Какими же качествами должен обладать сегодня личный помощник?

Вот перечисление навыков, качеств и умений современного успешного (от слова успех и успевать) ПА, который:

• пребывает в полной боевой готовности буквально 24 часа в сутки.

Некоторые руководители работают и ночью и вполне могут позвонить в любое время суток своему личному ассистенту;

• умеет действовать решительно и принимать на себя ответственность;

• обладает высоким уровнем творческого мышления;

• умеет решить любой вопрос за минимально короткое время – и всегда с положительным результатом;

• владеет и отлично управляет информацией;

• обладает хорошими коммуникативными навыками, вежлив, умеет вести переговоры, корректный торг;

• находится в курсе всех событий в компании;

• мобилен, оперативно действует, адаптивен;

• ПА не только умеет хранить коммерческие и корпоративные тайны, но и способен держать язык за зубами, зная многое о частной жизни руководителя;

• обладает высоким уровнем эмпатии, “чувством шефа”.

Эмпатия – способность человека представить себя на месте другого, понять его чувства, желания, идеи и действия, на непроизвольном уровне испытывать сходные с ним чувства, понимать и принимать его актуальное эмоциональное состояние;

• знает делопроизводство, хорошо владеет русским языком, одним или несколькими иностранными (часто двумя-тремя), грамотен, образован;

• контролирует как выполнение заданий руководителя, так и действия партнеров (даже за рубежом);

• способен быть предельно внимательным, понимать с полуслова, в буквальном смысле уметь читать мысли шефа. И в целом – уметь слушать и слышать;

• ориентируется в разных сферах обслуживания: от ресторанов до подарков;

• умеет подготовить мероприятие, событие, путешествие;

• скрупулезен и организован;

• умеет экономить средства, время, силы;

• постоянно стоит на страже интересов руководителя;

• обладает своей харизмой;

• энергичен и убедителен;

• эффективно распоряжается своим временем, оптимально организовывает рабочий день руководителя.

К числу компетенций ПА относится также проактивная позиция и умение держать руку на пульсе времени, например поддержать разговор о текущей политической и экономической ситуации в стране и мире, способность разобраться, как работает та или иная техническая новинка. Более того, помощник должен (должна) при случае уметь очень деликатно, тонко и ненавязчиво объяснить руководителю, как пользоваться очередным гаджетом или новым айфоном.

Труд личного ассистента – это та невидимая часть айсберга, находящаяся под водой.

На пути ПА возникают свои трудности. Самая непростая задача – понять свое реальное место в жизнедеятельности компании в целом, уметь вписаться в коллектив, а не ограничиваться взаимодействием с руководителем, соблюдая субординацию.

Иной раз некоторые личные ассистенты отдаляются от коллектива, считая себя слишком важной персоной, что, конечно, действительно так, тем не менее это может очень затруднять информационный обмен в компании, что, в свою очередь, не идет на пользу ее деятельности.

Кроме того, может возникнуть нездоровый психологический климат, когда сотрудники будут бояться заходить в приемную, где сидит гордый и неприветливый личный ассистент. Очень важный навык – умение ладить с людьми разного социального статуса и уровня.

Личный ассистент должен быть готов принять и то, что его многодневный труд может оказаться невостребованным. Это требует большой лояльности и толерантности.

Таким образом, можно сказать, что личный ассистент имеет собственный профессиональный кодекс, подобно кодексу бусидо у японских самураев.

И невозможно не процитировать слова американского поэта и писателя прошлого века Дугласа Мэллока, которые как нельзя лучше отражают сущность идеального персонального ассистента:

Если ты не можешь быть

сосной на вершине холма,

будь деревцем в долине,

но только будь cамым лучшим деревцем у родника,

будь кустиком, если ты не можешь быть деревом.

Если ты не можешь

быть кустиком, будь травой

И сделай дорогу счастливее.

Это ли не замечательное призвание – делать дорогу руководителя счастливой, комфортной и идти вместе с ним рука об руку в повседневной деятельности компании? Есть люди, которые считают именно так.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/88909-missiya-personalnogo-assistenta-pomogat-rabotat-i-jit

Личный помощник руководителя: обязанности и требования :

Персональный ассистент: Почему этой должностью можно гордиться?

Главный ресурс любой организации – ее сотрудники. Именно они способствуют росту и процветанию производства. Грамотные начальники ценят своих работников.

Среди прочих значимых должностей, особенно выделяется помощник руководителя. Обязанности и значение которого трудно переоценить. Это правая рука и главный советник, организатор мероприятий и координатор встреч.

Без хорошего ассистента топ-менеджеру будет очень сложно управлять предприятием.

Отличительные особенности и специфика деятельности ассистента

Нет такой должности, которая была бы столь противоречива и неоднозначна по требованиям, как помощник руководителя. Обязанности сотрудников занятых этим видом деятельности включают в себя довольно много пунктов. Кроме того, личных ассистентов часто путают с секретарями или офис-менеджерами. Это хоть и схожие, но разные виды деятельности.

Функциональные обязанности помощника руководителя:

  • Обеспечение рабочего дня начальника – расписание, встречи, подписание документов и деловые поездки;
  • обеспечение комфортного рабочего места для топ-менеджера – забота о микроклимате, чистоте и уюте помещения;
  • работа с документами руководителя, в частности с входящими письмами и звонками;
  • обеспечение психологического комфорта начальства;
  • проведение первичных переговоров;
  • перевод;
  • обеспечение руководства канцтоварами и т.д.

Этот список гораздо шире и секретарских, и администраторских обязанностей. Однако специфика с которой сталкивается сотрудник на должности «личный помощник руководителя», обязанности и нюансы деятельности будут разными у разных работодателей.

Бывает так, что это, в основном, секретарская работа. Либо ассистент занят исключительно обеспечением комфорта и порядка у начальника. Некоторые помощники являются полноценными заместителями и имеют в подчинении своих сотрудников.

Профессиональные запросы работодателя к кандидату на должность «помощник руководителя», обязанности и требования к образованию

Требования к базовому образованию и опыту работы будут отличаться, в зависимости от представлений руководства. Чаще всего данную вакансию рассматривают как стартовую в карьере. Однако серьезный топ-менеждер будет искать себе в ассистенты человека с определенным профессиональным и жизненным опытом.

Минимальное требование – среднеспециальное образование, связанное с администрированием или юриспруденцией. Кроме этого, работодатели ожидают от соискателей следующих профессиональных качеств:

  • умение работать во всех офисных программах;
  • высокая скорость печати;
  • грамотность;
  • знание минимум одного иностранного языка, чаще всего английского;
  • знание основ программирования, и нестандартных компьютерных программ;
  • умение вести делопроизводство и переписку в соответствии с нормативными требованиями;
  • знание основ действующего законодательства;
  • грамотная, поставленная речь.

Это минимум требований к претенденту на должность «личный помощник руководителя». Обязанности также могут быть дополнены, в зависимости от сферы деятельности организации. На некоторых предприятиях обязательным условием приема на такую работу считается профильное или смежное образование. Кроме того, большим плюсом считается дополнительное бизнес-образование или курсы повышения квалификации.

Требования к личным чертам ассистента

Кроме профессиональных, к ассистентам топ-менеджеров предъявляют ряд личностных требований. Специфика должности «помощник руководителя», обязанности и особенности работы предполагают особый склад характера.

Прежде всего, это:

  • стрессоустойчивость – ведь ассистенту часто приходится первому принимать на себя гнев начальства, и выслушивать недовольство подчиненных;
  • многозадачность – умение выполнять одновременно несколько дел – самое ценное качество хорошего ассистента;
  • позитивное мышление – без этой черты характера помощник руководителя с дополнительными обязанностями не справится, ведь его деятельность часто выходит за рамки стандартного делового сотрудничества;
  • высокая обучаемость – стремление узнавать новое и качественно разобраться в рабочем процессе должно присутствовать в каждом хорошем ассистенте.

Это лишь основные, базовые черты характера, необходимые каждому помощнику руководителя для успешной профессиональной деятельности. Но самое главное личностное требование – темперамент и особенности поведения шефа и ассистента не должны диссонировать, а в идеале дополнять друг друга.

Общие обязанности помощника руководителя

Ассистент работает непосредственно с руководством организации, выполняя и личные поручения, и профессиональные обязанности. Они обычно включают в себя:

  • ведение делопроизводства руководителя, а в некоторых случаях и всей организации. На отдельных предприятиях ассистенты руководят секретариатом организации;
  • координация деятельности руководства. Составление графиков деловых совещаний, напоминание начальству о событиях и мероприятиях разного рода;
  • ведение переписки от имени организации;
  • прием и перераспределение входящих телефонных звонков;
  • обеспечение руководителя всей необходимой информацией по запросу.

Дополнительные обязанности ассистента руководителя организации

Личный помощник руководителя с дополнительными обязанностями и функциями – самая распространенная вакансия для этой сферы деятельности. Чаще всего руководство ищет довольно многопланового сотрудника, способного к расширению обязанностей.

Наиболее частые дополнительные обязанности, это:

  • перевод с иностранного языка, в том числе и во время переговоров. Не всегда руководство может в полной мере доверять сторонним работникам, и здесь очень пригодится знание как минимум английского;
  • организация поездок руководителя и сопровождение в поездках. Такая деятельность предполагает, что ассистент возьмет на себя все бытовые моменты: передвижение, заказ такси и гостиницы, организация питания и оформление документов;
  • сопровождение начальства на протокольные мероприятия;
  • услуги бытового характера.

Этот перечень далеко не полный. Чаще всего довольно сложно однозначно ответить на вопрос о том, что входит в обязанности помощника руководителя? Эта деятельность очень разнопланова. Каждый начальник предъявляет свои требования, главное -следить, чтобы все они были в рамках закона.

Режим работы личного ассистента

Одна из основных особенностей данной деятельности – зависимость продолжительности рабочего времени работника от руководства. Конечно, нормативно прописан трудовой день восемь часов. По факту же ассистенты сопоставляют свой режим с начальством.

Эта «размытость» рабочего времени, и необходимость всегда поддерживать связь с руководством, зачастую отпугивает выпускников от этих вакансий. На самом деле, трудиться приходится не больше чем в любом другом месте. Просто время отдыха и работы становятся непостоянными.

Должностная инструкция помощника руководителя

Структура должности «помощник руководителя», обязанности, требования к образованию и опыту работы должны быть прописаны в должностной инструкции. Это документ, обеспечивающий прозрачность требований руководства и легкий контроль за исполнением обязанностей работника.

Должностная инструкция носит нормативный характер и обязательна к исполнению. В этом документе прописываются все тонкости работы помощника руководителя. Это практически руководство к действию. Документ включает в себя не только обязанности, но и права, ответственность и особенности решения трудовых споров.

В связи со спецификой деятельности помощника руководителя, к составлению его должностной инструкции надо отнестись с особым вниманием. Обязательно следует прописать особенности работы, нюансы организации времени труда и отдыха, компенсации за переработки.

Следует отличать должностную инструкцию ассистента от того же документа на должность «помощник руководителя проекта». Обязанности последнего часто временные, как и сама работа.

Кроме того, в должностной инструкции следует четко прописать название должности. Чаще всего указывают «секретарь», «секретарь-референт», «менеджер по направлению». Внимательно следите за тем, чтобы эта запись соответствовала действующим нормативным актам и была актуальна.

Что указать в резюме помощника руководителя

Должность личного ассистента – прекрасный старт для карьеры выпускника. Таким образом, можно получить свою первую работу и получить ни с чем не сравнимый профессиональный опыт. Однако и для соискателей с опытом эта вакансия может показаться интересной. Особенно если вы планируете сменить сферу деятельности.

Зная основные обязанности помощника руководителя, резюме составить не сложно. Данный документ предполагает, что вы ознакомились с теоретической частью вопроса и готовы приступить к работе. Внимательно изучите требования к соискателю и приступайте к написанию текста.

Данные, которые необходимо указать в резюме на соискание вакансии «ассистент» или «личный помощник руководителя»:

  1. Полное имя фамилию и отчество, в резюме для иностранной компании допустимо только первые два.
  2. Семейное положение. Это обязательный пункт – должность ассистента предполагает часто ненормированный рабочий день. Надо быть уверенным, что такой график не скажется отрицательно на семейных обязанностях.
  3. Образование. Указывается в хронологическом порядке. Если вы еще учитесь – обязательно сделайте отметку о том, сколько времени потребуется для завершения. Часто работодатели берут в качестве ассистентов студентов последних курсов, с последующим карьерным продвижением. Здесь же укажите знание иностранного языка и уровень владения им.
  4. Опыт работы. Указывают от последнего. Если такового еще нет, то перечислите свои волонтерские проекты, участие в общественной деятельности или профорганизациях, учебные практики и иные подходящие занятия. Если не можете ничего предоставить, возьмите характеристику на выпускающей кафедре и напишите что готовы ее предоставить.
  5. Личностные характеристики. Дайте себе максимально правдивую оценку. Опишите характер с точки зрения классической психологии и обязательно отметьте свои сильные и слабые стороны.
  6. Дополнительные сведения. Здесь следует написать, почему именно вас работодатель должен выбрать из других претендентов. Кроме того, обязательно укажите дополнительные умения, например наличие водительских прав. Еще в этом пункте будет полезно написать о наличии дополнительного образования, курсов повышения квалификации, бизнес-образования.
  7. Контакты. Оставьте как можно больше способов связаться с вами: сотовый и домашний телефон, адрес электронной почты, скайп, ссылку на страницу в социальной сети. Указывайте только актуальные данные.

Правильно составленное резюме не останется без внимания работодателя.

Обязанности помощника руководителя подразделения

Обычно соискатели ищут работу личного ассистента руководителя. Но проще начать продвижение в данной карьерной нише, с должности «помощник руководителя отдела продаж». Обязанности этого сотрудника не так объемны, но опыт и перспективы несравнимо больше.

Основное отличие ассистентов руководителей подразделений в их более специфической и узконаправленной деятельности. Они выполняют работу, связанную с определенным направлением производства или управления. Этот опыт бесценен для дальнейшего продвижения по карьерной лестнице.

Обязанности помощника руководителя подразделения включают в себя все тоже, что и таковые у начальника предприятия. Но есть и особая специфика:

  • необходимость досконально знать суть производственного, управленческого или торгового процесса подразделения;
  • контактировать с ассистентами из других подразделений и помощником генерального директора;
  • вести специфическую документацию подразделения.

Перспектива карьерного роста личного ассистента

Молодые люди рассматривают эту должность как старт карьеры. Однако надо различать, какого именно продвижения вы хотите. Горизонтального или вертикального? На данном предприятии, или это лишь начальная строчка в будущем резюме? От ответов на эти вопросы зависит и стратегия дальнейших действий.

Руководство ценит хороших ассистентов, и это, к сожалению, плохо сказывается на их карьерном росте. Начальник не хочет отпускать идеального сотрудника, соглашается повышать зарплату и дает дополнительные льготы – это вариант горизонтальной карьеры. Наиболее распространен среди личных помощников.

Проще всего продвинуться по карьерной лестнице в конкретной организации с должности ассистента руководителя подразделения. На такие должности часто берут именно с перспективой узнать сотрудника лучше и обучить. Если вы хотите вертикальной карьеры – то это ваш путь.

Должность помощник руководителя – не заметная внешнему взгляду, но очень значимая для организации. Грамотный ассистент способен улучшить работоспособность начальства и обеспечить, тем самым, больше прибыли предприятию.

Источник: https://BusinessMan.ru/new-lichnyj-pomoshhnik-rukovoditelya-obyazannosti-i-trebovaniya.html

Персональный ассистент: что нужно знать о профессии, чтобы дорасти до генерального директора

Персональный ассистент: Почему этой должностью можно гордиться?

Кадр из к/ф “Дьявол носит Prada”

Футурологи и разработчики новых технологий любят предсказывать будущее. По ним, технический прогресс шествует по планете с такой скоростью, что вскоре многие профессии просто вымрут.

Любят приводить в пример пресловутую специальность машинистки – мол, их умение быстро печатать с появлением компьютеров попросту потеряло спрос.

Между тем, сами машинистки долго сидеть, сложа руки не стали, и просто переучились скоропечатанию на современных клавиатурах, еще на десятилетия вперед зарезервировав себе место в рекрутинговых агентствах. 

Теперь, похоже, те же прогнозы атакуют профессию, которая, казалось бы, предполагает настолько личностный подход, что заменить ее не сможет ни один компьютер. Но и здесь, смельчаки, инициирующие из года в год противостояние людей и машин, все же находятся.

Их автоматизированные персональные ассистенты (PA – personal assistants) носят очеловеченные, почти детские имена (Siri, Charlie). Одна из них – Эми Ингрэм (Amy Ingram) – настолько «живая», что некоторые даже не понимают, что они переписываются не с обычным человеком, а с искусственным интеллектом.

Эми, как и любая девушка, умеет флиртовать, знает основы современного digital-языка и настолько очаровывает своих собеседников по ту сторону экрана, что те даже шлют ей цветы и подарки.

И мы бы вновь могли начать петь дифирамбы возможностям Big Data, если бы не одно «но»: PA-боты существуют уже много лет, но за это время профессия живых персональных ассистентов эволюционировала настолько, что своих искусственных соперников оставила далеко позади.

Оказалось, что уметь просто синхронизировать календарь и назначать встречи – уже недостаточно. Теперь, чтобы оставаться на плаву и при этом достойно зарабатывать, личный помощник должен стать вторым «я» своего босса.

Что это означает на практике, комментирует генеральный директор компании по подбору PA Smart & Talented Марина Егорова.

Между заботой и предвосхищением

Промо-фото к сериалу “Форс-мажоры”

«Иногда мы смеемся с ассистентами, называя свою работу «второй мамочкой своего босса»», – шутит Марина Егорова. Здесь важно не столько умение быстро выполнять поручения, сколько способность быть проницательным до такой степени, чтобы у начальника даже не было необходимости озвучить поручение. Иными словами, в профессии личного помощника реактивность должна быть сменена на проактивность.

«Например, если босс летит в новый для него город, – продолжает эксперт, – нужно заранее посмотреть схему аэропорта и спланировать, где он выйдет в аэропорту, чтобы его встретили. В этом же городе посмотреть погоду и положить ему в портфель зонт на случай дождливой погоды. Или подготовить нужные файлы к его встрече, о которых он не просил, но вы знаете, что они ему точно будут нужны».

«Не нужно ждать от босса указаний сделать это, нужно догадываться самой»

Успех личного ассистента напрямую зависит от того, насколько его начальник или начальница освобождены от монотонной работы, не требующей проявления деловой хватки. Оформление визы, организация встречи, перевод, составление маршрута, контроль недвижимости, – все это должно проходить автономно, незаметно для босса и, конечно же, грамотно.

Есть и более личные функции: отправка цветов жене на 8 марта, покупка подарков детям на успешное окончание учебного года (вспоминаем главную героиню «Дьявол носит Prada», которая носилась по издательствам в поисках еще неопубликованной книги о Гарри Поттере) или же подбор обслуживающего персонала для дома.

«Бывает иногда нужна даже покупка мостика для собачки от берега до яхты», – смеется Марина Егорова. В результате в характере и пристрастиях начальника личный помощник начинает разбираться глубже, чем члены его семьи, правда, тут очень важно не перейти черту.

У некоторых PA даже существует правило, по которым они не позволяют себе оставаться на ужин в кругу родных шефа, а как только рабочий день подходит к концу, они бегут домой.

С другой стороны, и это правило не стопроцентно, ведь, нанимаясь на должность личного помощника, приходится быть готовой работать 24 часа в сутки и 7 дней в неделю.

Банального 8-часового присутствия в офисе не будет, но работа «за столом» все равно будет иметь большое значение, хотя бы потому, что грамотный PA – это не только тот, кто умеет чувствовать настроение и потребности человека, но и тот, кто знает, как вести протокол или же обращаться с документооборотом. Высший пилотаж – если у вас есть представление о тонкостях бизнеса, которым занимается ваш босс. В этом случае в ваши обязанности будет входить подготовка презентаций, проведение встреч от имени вашего шефа, раздача поручений работникам на позициях ниже – соответственно, оклад и лояльность начальства к вам только возрастет. В Великобритании, к примеру, пару лет назад был даже проведен отдельный опрос, по которому около 16% респондентов признались, что их начальники регулярно прислушиваются к их советам при принятии стратегических бизнес-решений.

Трудности подбора

Должность персонального ассистента на сегодняшний день от своего секретарского предка унаследовала минимальный процент обязанностей. Теперь она совмещает навыки менеджера, психолога, организатора, специалиста по найму, бизнесмена и даже финансиста. Последний пункт подразумевает умение эффективно управлять активами.

В этом случае персональный ассистент (как правило, для выполнения этих функций нанимается отдельный человек, хотя бывают и исключения, когда всем занимается один помощник) работает в так называемом Family Office. «Понятие FO пришло к нам из Штатов.

Богатые семьи организовывали такие офисы, чтобы сохранять свой капитал, – объясняет Марина Егорова, – раньше в нем сидели финансисты, теперь туда же стали нанимать и ассистентов». 

Разумеется, при занятии такой должности степень конфиденциальности начинает возрастать, ведь рано или поздно персональному ассистенту начинают открываться семейные тайны, банковские счета, корпоративная информация, медицинские данные, пин-коды от карт, – словом, все то, что при не тех обстоятельствах может быть использовано против клиента. 

«В крупных компаниях для топ-менеджеров сначала пытаются найти ассистента среди своих сотрудников, – рассказывает эксперт, – но, как правило, хороший сотрудник хорош в одном и плох в другом. Бывают ситуации, когда проходит несколько месяцев поиска и результата ноль, тогда HRD любят обращаться к нам, в узкоспециализированное агентство».

Профайл

Как правило, персональные ассистенты ассоциируются у широкой публики с молоденькими неопытными девушками. И это очень большое заблуждение, ведь, на самом деле, должность PA в основном получают люди от 30 лет. Чаще всего – женщины, но бывают и исключения – к примеру, в том же Family Office есть место и мужчинам. 

В компанию Марины Егоровой, к примеру, в большинстве своем обращаются те, кто ищет помощника от 32 до 35 лет. «Это связано с тем, что руководители хотят стабильного ассистента на несколько лет, и именно в этом возрасте кандидаты, как правило, приходят уже с устроенной семейной жизнью», – объясняет гендиректор. 

Более того, у семейных людей хорошо развит мультитаскинг и стрессоустойчивость.

Как свидетельствует эксперт, большие начальники – люди весьма нетерпеливые, так что всегда надо уметь держать собственные эмоции и усталость под контролем.

В этом плане для любого работодателя или рекрутера будет важно видеть, что человек умеет долго работать на одном месте, дисциплинирован, сдержан и осведомлен о тонкостях того или иного предпринимательского проекта.

Перспективы

Возвращаясь все к тому же британскому опросу, в тот раз только треть респондентов призналась в том, что они всегда хотели стать личным помощником, и примерно столько же заявили, что не желают менять специальность, а планируют развиваться дальше и дорасти, к примеру, до исполнительного ассистента.

«Поверьте мне, в должности ассистента можно работать хоть всю жизнь, – убеждает эксперт, – например, ассистент Березовского. Работала с ним не один десяток лет до самой его смерти».

С другой стороны, совершить качественно новый скачок можно и с этой позиции. Сама Марина, к примеру, прошла путь от ассистента до владелицы собственного бизнеса.

Как правило, промежуточной ступенью может стать должность менеджера проекта. Перспектива тянется вплоть до поста генерального директора.

Управление – самая распространенная область  роста, ведь именно здесь личный помощник набирается опыта больше всего.

5 причин нанять собственного помощника:

Расписание под контролем. Там, где Siri не справляется, на помощь придет PA, который уж точно не отправит вас дважды на одну и ту же встречу.

Делегирование полномочий. Вместо того, чтобы бегать по визовым центрам или подписывать ненужные бумаги, сконцентрируйтесь на больших идеях.

Дать себе время на личную жизнь. Наймите помощника, чтобы проводить вечера с любимыми, а не с отчетами.

Инвестировать в себя. Зарплата ассистенту – это не бесполезная издержка. Освободившееся время вы сможете потратить на саморазвитие.

Ваше второе «я». Каждый раз объяснять, что вам нужно, больше не придется. Грамотный ассистент будет организовывать все так, как сделали бы вы.

Кстати: Клуб «Бизнес Авиация» проводит конкурс на звание лучшего личного помощника Super PA. По ссылке читайте, что нужно, чтобы принять участие и получить главный приз – роскошное путешествие на двоих.

Марина Егорова, основательница компании Smart&Talented. Personal assistants, которая специализируется на подборе, обучении и коучинге ассистентов, секретарей и личных помощников. Сайт компании – www.smart-and-talented.ru

GettyImages, архивы пресс-служб

Источник: http://www.marieclaire.ru/karera/personalnyiy-assistent/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.