+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Обмен электронными документами: частые вопросы бухгалтеров

Содержание

Обмен электронными документами с контрагентами: какие вопросы вызывают затруднения у бухгалтеров

Обмен электронными документами: частые вопросы бухгалтеров

После того, как в мае нынешнего года стал возможным обмен электронными счетами-фактурами, многие крупные российские компании начали переход на электронный документооборот (ЭДО).

Соответственно, чтобы иметь шанс сотрудничать с лидерами бизнеса, их потенциальные контрагенты должны ориентироваться в нормативно-правовой базе, регулирующей ЭДО.

Сегодня мы поможем бухгалтерам разобраться со сложными вопросами, которые возникают при изучении правил обмена электронными документами.

Формирование и выставление электронного счета-фактуры

Наибольшие трудности возникают при ответе на вопрос о способе отправки электронного счета-фактуры. Так, 80% участников конкурса считают, что электронный счет-фактуру можно направить контрагенту по электронной почте. Однако это не так.

Приказом Минфина России от 25.04.11 № 50н утвержден особый порядок обмена электронными счетами-фактурами, в котором прописано, что этот документ может быть передан исключительно через оператора электронного документооборота.

Незнание этого требования привело к тому, что 75% конкурсантов не смогли оценить юридическую значимость документа.

Так, если для придания юридической значимости электронному первичному бухгалтерскому документу (например, ТТН) достаточно составить его с учетом обязательных реквизитов в произвольном формате и подписать электронной подписью, то с электронным счетом-фактурой дело обстоит иначе.

Во-первых, он должен быть составлен в утвержденном Федеральной налоговой службой XML-формате (приказ ФНС Россииот 05.03.12 № ММВ-7-6/138@). Во-вторых, подписан электронной подписью (ЭП) руководителя или другого уполномоченного лица. В-третьих, его следует выставить через оператора ЭДО.

Факт и дата выставления фиксируются в специальных технологических документах, которые налогоплательщику при необходимости нужно будет представить в ИФНС вместе с самим счетом-фактурой. В противном случае счет-фактура будет признан нелегитимным, и не сможет служить основанием для принятия НДС к вычету.

Регистрация электронного счета-фактуры

Если в технологических документах фиксируется дата выставления, то в самом электронном документе проставляется дата составления. Для электронного счета-фактуры эти даты могут быть разными, в то время как в бумажном документе они не различаются. Из-за этого у 73% участников конкурса возникли сложности при регистрации счета-фактуры в книге продаж и в журналах учета счетов-фактур.

Поясним на примере. Продавец продал товар покупателю 29 июня 2012 года и на следующий день выставил счет-фактуру в электронном виде. Покупатель получил счет-фактуру и сформировал извещение о получении (технологический документ) 1 июля 2012 года. В описанной ситуации регистрировать выставленный счет-фактуру в книге продаж и в части 1 журнала учета счетов-фактур нужно будет в разных периодах.

Порядок регистрации счетов-фактур в журнале учета, в книге покупок и книге продаж определен постановлением правительства РФ от 26.12.11 № 1137 (далее — постановление № 1137).

Согласно пункту 2 Приложения № 5 к данному документу регистрация счетов-фактур в книге продаж производится в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство. Налоговое обязательство непосредственно связано с моментом определения налоговой базы.

В соответствии с пунктом 1 статьи 167 НК РФ моментом определения налоговой базы в рассмотренном случае является день отгрузки товаров. Поэтому счет-фактура подлежит регистрации в книге продаж в том налоговом периоде, на который приходится день отгрузки, т.е. во втором квартале.

Что же касается журнала, то продавец может зарегистрировать электронный счет-фактуру в части 1 журнала только в том случае, если он получил от покупателя извещение о получении счета-фактуры, подписанное электронной подписью покупателя.

Причем, в графе 2 «дата выставления» продавец должен указать дату поступления счета-фактуры оператору ЭДО (п. 7 Приложения № 3 к постановлению № 1137). Поскольку извещение о получении сформировано покупателем уже 1 июля 2012 года, т.е.

в третьем квартале, то и счет-фактуру продавец регистрирует в журнале за третий квартал.

Представление электронных документов в ИФНС

Следующую позицию по сложности занимает вопрос о представлении электронных документов по требованию налоговой инспекции (63% неправильных ответов). На самом деле, это не удивительно — несмотря на техническую готовность ИФНС принимать электронные документы, широкого распространения практика представления документов через интернет пока не получила.

Однако представить электронные документы по истребованию можно и на бумаге — в виде распечатанных и заверенных копий. Так, например, поставщик BILLA, ООО «Боско-Л», успешно представлял в ИФНС № 2 по Москве выставленные через «Диадок» электронные акты в рамках камеральной проверки за I квартал 2012 года (см.

«Налоговые органы без проблем принимают копии электронных документов в ходе камеральных проверок»).

Статьей 93 НК РФ за налогоплательщиком закреплено право представить документы в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). А приказом ФНС России от 17.02.

11 № ММВ-7-2/168@ утвержден Порядок представления документов по ТКС, который однозначно указывает, что по ТКС можно представить только документы, составленные по установленным форматам.

На сегодняшний день форматы есть для счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, а также для акта приемки-сдачи работ (услуг) и товарной накладной по форме ТОРГ-12.

Возможности представить несколько основных «бумажных» и неформализованных электронных документов по истребованию были значительно расширены приказом ФНС России от 29.06.12 № ММВ-7-6/465@, который утвердил формат XML-файла сопроводительного письма к документам.

Теперь документы можно направить в ИФНС не только в утвержденных или рекомендованных форматах, но и в виде скан-образов бумажных или электронных документов (в форматах jpg или tif) с заполненными полями мета-информации. Таким образом, по ТКС теперь можно отправить в инспекцию даже те документы, которые изначально были составлены на бумаге (подробнее см. «Самые распространенные подтверждающие документы можно будет отсканировать и прислать в инспекцию по ТКС»).

Хранение электронных документов

Приблизительно половина участников конкурса до сих пор считает, что для хранения электронных документов их необходимо распечатывать.

Однако Федеральный закон об архивном деле гласит: «архивный документ — материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства».

Таким образом, законодательством не предусмотрено обязательное требование создавать бумажную копию электронного документа и хранить документ именно в бумажном виде.

Порядок обмена электронными счетами-фактурами

Гораздо меньше вопросов вызвал практический порядок обмена электронными счетами-фактурами. Возможно, это объясняется тем, что порядок закреплен отдельным документом (приказ Минфина России от 25.04.11 № 50н) и исключает какие-либо неоднозначные трактовки.

На вопросы о том, как исправлять ошибки в счетах-фактурах, что считать датой получения электронного документа, и можно ли подписать электронный счет-фактуру только электронной подписью руководителя или иного уполномоченного на это приказом лица, правильно ответили 49%, 54% и 63% участников конкурса.

Форматы для электронных документов

Больше половины участников (58%) знают, для каких документов ФНС уже разработала обязательные или рекомендованные XML-форматы. Напомним, что приказом ФНС России от 05.03.

12 № ММВ-7-6/138@ были утверждены обязательные форматы для счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур и книг покупок и продаж, а также для дополнительных листов этих книг (см. «С 23 мая контрагенты могут обмениваться юридически значимыми электронными счетами-фактурами»).

А приказ ФНС России от 21.03.12 № ММВ-7-6/172@ утвердил рекомендуемые форматы для товарной накладной по форме ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг) (см. «Запрошенные в ходе проверки ТОРГ-12 и акт приемки работ скоро можно будет переслать в ИФНС в электронном виде»).

Заметим, что документы, переданные в таких форматах, могут быть отправлены в ИФНС для проверки через систему для отправки отчетности в том виде, в каком они были получены от контрагента. То есть без перевода документа в скан-образ.

Журнал учета счетов-фактур и книга покупок

Как вести книгу покупок и журналы учета счетов-фактур при наличии электронных документов знают 94% и 74% участников соответственно. Форма книги покупок и правила ее ведения закреплены в Приложении № 4 к постановлению № 1137, а форма журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур и правила его ведения — в Приложении № 3 к тому же постановлению.

В соответствии с пунктом 2 Приложения № 4 в книге покупок подлежат регистрации в едином порядке счета-фактуры, полученные как в бумажном, так и в электронном виде.

А в соответствии с пунктом 3 Приложения № 3 счета-фактуры, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, регистрируются в хронологическом порядке в части 1 журнала учета по дате выставления. Полученные счета-фактуры, как бумажные, так и электронные, — в части 2 журнала по дате их получения.

При этом согласно форме журнала и правилам его заполнения, на способ выставления счета-фактуры указывает значение в графе 3: значение 1 указывает на составление документа на бумажном носителе, а значение 2 — на составление в электронном виде.

Работа в системе для отправки электронных документов

Работа с электронными документами на практике оказывается намного проще, чем в теории.

Несмотря на обилие сложностей в законодательстве, регулирующем электронный документооборот, большинство неоднозначных теоретических вопросов решаются и автоматизируются на уровне систем для обмена электронными юридически значимыми документами.

Так, в системах операторов ЭДО автоматически происходит контроль за правильностью заполнения реквизитов электронных документов и за формированием всех технологических документов, а порядок исправления счета-фактуры на первый взгляд ничем не отличается от аналогичных действий с бумажным документом. Скорее всего, именно поэтому участникам опроса легче всего далось выполнение практических заданий по работе в системе ЭДО. С такими заданиями справились более 75% участников.

Материал подготовлен специалистами системы для обмена юридически значимыми документами в электронном виде «Диадок» на основе результатов конкурса «Получите звание эксперта по электронной первичке!».

Источник: https://www.buhonline.ru/pub/tks/2013/1/6821

Обмен электронными документами: частые вопросы бухгалтеров

Обмен электронными документами: частые вопросы бухгалтеров

Операторы электронного документооборота (ЭДО) уже целый год помогают компаниям осуществлять обмен документами в электронном виде друг с другом. Для некоторых, например, обмен электронными счетами-фактурами уже стал естественной частью работы.

Но, тем не менее, у представителей компаний (бухгалтеров, делопроизводителей) до сих пор есть множество вопросов о межкорпоративном электронном документообороте. Эти вопросы с определенной периодичностью звучат в интернете, во время переговоров или при встречах с заказчиками.

Мы решили собрать самые распространенные вопросы, которые задают операторам ЭДО, и разом ответить на них. О том, нужно ли хранить бумажные копии документов, как обеспечивается шифрование данных и о чем важно знать при представлении электронных документов в суд, читайте ниже.

–       Кроме электронных счетов-фактур, какими еще документами можно обмениваться в электронном виде?

Любыми электронными документами, подписанными электронной подписью. В их число, кроме указанных счетов-фактур, входят любые отчеты, заявления, договоры, акты, товарные накладные и другие. Обмен и хранение в электронном виде первичных учетных документов осуществляется на основании ст. 9 ФЗ N 402 «О бухгалтерском учете».

Но стоит оговориться: в электронном виде документ может быть легитимным, только если в законодательстве не указано обратное, или это не противоречит логике использования документа. К примеру, в НПА прописаны конкретные требования для документов строгой отчетности и их бланков, которые могут быть только в бумажном виде.

Не допускается использование ксерокопий бланков документов, в которых в качестве реквизита используется Государственный герб РФ или герб субъекта РФ (согласно п. 5.7 ГОСТа Р 6.30-2003), что фактически запрещает хранить и обмениваться в электронном виде некоторыми свидетельствами, актами гражданского состояния и т.п.

Также существует ряд документов, перевод которых в электронный вид возможен, но пока не практикуется в силу ряда причин. Например, кадровые документы.

Во-первых, некоторые такие документы имеют долговременные, а иногда и постоянные сроки хранения, а практика электронных архивов пока слабо регламентирована в законах.

Во-вторых, такие документы напрямую связаны с персональными данными, а значит, необходимо обеспечивать их хранение, согласно особым требованиям законодательства.

–       Нужно ли мне после перехода на ЭДО распечатывать и хранить документы на бумаге?

На самом деле это противоречит логике электронного документооборота. Если документ СОЗДАН в электронном виде и подписан электронной подписью, то, согласно законодательству, он и является оригиналом. Не надо хранить его бумажную копию.

А если вам необходимо представить документ во внешние контролирующие органы или в суд именно на бумаге (если там нет необходимых технических средств для просмотра электронной подписи), то его достаточно распечатать и заверить печатью организации и «живой» подписью уполномоченного лица.  

–       Что такое СКЗИ и для чего оно необходимо? Придется ли приобретать какие-то лицензии?

Без средства криптографической защиты информации (СКЗИ) сегодня нельзя осуществлять юридически значимый документооборот. Это специальная программа, которая обеспечивает шифрование данных, она необходима для создания и проверки электронной подписи.

Действительно, перед тем, как приступать к обмену документами в электронном виде, необходимо приобрести лицензию СКЗИ.

–       Есть ли возможность купить один сертификат электронной подписи и использовать его на всех?

Мы периодически встречаемся с практикой, когда бухгалтер или секретарь подписывает с помощью электронной подписи документы за директора. Фактически, это нарушает безопасность и целостность электронной подписи – передавать или доверять свой закрытый ключ другому лицу категорически нельзя. Если этот факт будет обнаружен, то Удостоверяющий Центр обязан отозвать сертификат.

Дело в том, что сертификат электронной подписи выдается исключительно на физическое лицо, действующее от своего имени или от имени юридического лица на основании Устава или доверенности. На основании ст.

 14 Федерального закона N  63 «Об электронной подписи» подпись должна содержать информацию, позволяющую идентифицировать конкретную персону, подписавшую документ.

И в данном случае им будет являться владелец сертификата ключа.

Разумеется, есть ситуации, когда вы получаете документ, подписанный не конкретной персоной, а, например, государственным ведомством.

Это происходит только в том случае, если подписание происходит автоматически в рамках сложных процессов по обработке обращений граждан.

Во всех других ситуациях, электронная подпись, прежде всего, подчеркивает персональное участие конкретного лица в подписании документа.

–       Как долго можно хранить подписанные электронные документы? Ведь сертификат ключа электронной подписи имеет ограниченный срок годности

Это действительно важный вопрос. Мы должны хранить первичные бухгалтерские документы в среднем не менее пяти лет, а сертификат электронной подписи действует всего один год.

К концу этого срока, если вдруг произойдет истребование документов, потребуется доказать, что сертификат был действителен в момент подписания. Поэтому операторы электронного документооборота используют специальный формат подписи – усовершенствованную электронную подпись.

Она может подтверждать момент создания электронной подписи и действительность сертификата на тот отрезок времени.

Также в момент подписания документа электронной подписью проставляется штамп времени и результат проверки действительности сертификата, что позволит даже после истечения срока действия сертификата доказать, что ваш документ имеет юридическую силу.

Таким образом, используя усовершенствованную электронную подпись, вы можете не волноваться о юридической значимости ваших документов в электронном архиве.

–       Почему стоимость отправки формализованного документа выходит дороже неформализованного?

Все дело в том, что процесс обработки формализованного документа (например, счета-фактуры) на порядок сложнее, чем неформализованного. К тому же законодатель выдвигает определенные требования, регламенты работ и утвержденные форматы. Все это повышает расходы ресурсов операторов документооборота, следовательно, повышает и цену.

–       У меня уже хранятся документы в электронном виде, надо ли их распечатывать для отправки в ФНС?

Разумеется, нет. Обмен электронными документами с ФНС, по нашему мнению, наиболее правильный способ взаимодействия с этим ведомством. Согласно п. 2 ст.

 93 Налогового кодекса РФ, для отправки в ФНС допускаются как документы, изначально созданные в электронном виде с использованием электронной подписи, так и сканы документов, подписанные электронной подписью.

При этом ФНС определен порядок истребования юридически значимых электронных документов и порядок их представления налогоплательщиками, который не ограничивает виды документов.

Сам процесс истребования выглядит следующим образом. Налогоплательщику от налогового органа через оператора связи приходит сообщение с требованием представить необходимые для проверки документы.

Налогоплательщик проводит все необходимые операции для подготовки этих документов – составляет опись в установленном формате, прикладывает все необходимые документы и отправляет в адрес налогового органа.

Источник: http://bishelp.ru/business/buhuchet-nalogi/obmen-elektronnymi-dokumentami-chastye-voprosy-buhgalterov

Документы которые можно передавать в электронном документообороте – Законники

Обмен электронными документами: частые вопросы бухгалтеров

Отдельно отметим, возможность выставлять счета-фактуры в электронном виде закреплена в гл. 21 ст. 169 Налогового кодекса РФ. Электронные счета-фактуры составляются по взаимному согласию сторон сделки в соответствии с установленными и обязательными к применению форматами и порядком выставления.

Для товарных накладных и актов приемки-сдачи работ также утверждены форматы, которые, в отличие от электронных счетов-фактур, носят рекомендательный характер. 3.

Какие документы можно использовать в электронном виде с применением электронной подписи? Есть ли исключения? Электронный документ, подписанный электронной подписью, может применяться в любых правоотношениях, если законодательство РФ не содержит прямого запрета на их использование.

Таким образом, договоры, различные счета, заявки, отчеты, заявления, а также товарные накладные, акты и даже счета-фактуры и т.д. могут быть электронными.

Важно

Запрещено составлять и использовать в электронном виде документы строгой отчетности, требования к оформлению которых, жестко закреплены в нормах законодательства РФ. Согласно п. 5.7 ГОСТа Р 6.30-2003 типографским способом в обязательном порядке должны изготавливаться бланки документов, имеющие в качестве реквизита Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.

Использование ксерокопий данных бланков для создания документов не допускается. На практике, встречаются ситуации, когда законодатель не запрещает работать с документами в электронном виде, но никто не торопиться отказываться от бумаги.

Ярким примером служат кадровые документы. Дело в том, что перевести все кадровые документы в электронный вид достаточно сложно. Во-первых, часть таких документов имеет длительный или даже постоянный срок хранения, а вопрос долгосрочного хранения электронных документов пока остается открытым.

Обмен электронными документами: частые вопросы бухгалтеров

Также статья 6 ФЗ N 63 «Об электронной подписи» утверждает, документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, если нормы законодательства не требуют составления документа исключительно на бумаге. Для сдачи отчетности в государственные органы также потребуется использование усиленной квалифицированной электронной подписи.

Для решения задач межкорпоративного электронного документооборота можно использовать усиленную квалифицированную электронную подпись.

Получить сертификат квалифицированной электронной подписи можно в любом аккредитованном Минкомсвязи РФ Удостоверяющем центре ( Перечень аккредитованных УЦ).

Квалифицированная электронная подпись позволяет осуществить доказательное подтверждение авторства документа, защиту от изменений и контроль целостности документа.

Электронный документооборот

№63- ФЗ «Об электронной подписи».

Приобретая сертификат, вы должны четко понимать, где он будет использоваться, так как, во-первых, цена сертификата напрямую зависит от количества функций, которые он может выполнять, во-вторых, чтобы быть уверенным, что сертификат будет пригоден для достижения ваших целей. Обычно цели использования электронной подписи указываются при заказе сертификата.

На практике бывают ситуации, когда применение сертификата зависит от стороны, принимающей документ. Например, некоторые операторы электронного документооборота принимают сертификаты, выданные только их удостоверяющим центром.

Электронные документы и эп: что нужно знать бухгалтеру

И это далеко не все задачи, которые вам придется решать при самостоятельной организации межкорпоративного электронного обмена, также останутся открытыми вопросы безопасности и конфиденциальности передаваемых данных.

К тому же согласно требованиям Приказа Минфина от 20.04.

2011 N 50н выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи осуществляется через организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи, т.е.

через оператора электронного документооборота. Сдача отчетности в государственные органы происходит только с использованием услуг специализированного оператора связи. Все эти вопросы можно легко и быстро решить, воспользовавшись услугами оператора электронного документооборота.

Топ 9 вопросов про электронный документооборот от наших клиентов

Оповещение имеет исключительно уведомительный характер и необходимо только для информирования об отправке. Электронная почта никак не влияет на электронный документооборот, так как используется исключительно для оповещения.

Зачем нужны три папки в разделе «Приглашения»? В «Текущих делах ЭДО» раздел «Приглашения» содержит три папки (рис.2) Рис.2 Папки раздела «Приглашения» В первой папке «Требуется пригласить» находятся приглашения, которые были сформированы, но еще не были отправлены.

Обычно по причине того, что не указана электронная почта получателя.
В папке «Ждем согласия» хранятся приглашения, которые были успешно отправлены, но еще не получены или не приняты контрагентом.

В папку «Требуется согласие» попадают входящие приглашения от контрагентов, которые требуется принять или отклонить.

Электронный документооборот: как оформить?

Хорошо, мы договорились с партнерами, выбрали оператора или даже нескольких операторов. Что делать дальше? И.В.

Мурашкинцев: Теперь надо адаптировать бизнес-процессы в компании под внедрение электронного документооборота при работе с контрагентами: разработать и утвердить порядок электронного документооборота;назначить ответственных за его ведение;организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов;прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов, назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов.

Каждого сотрудника, который уполномочен подписывать электронные документы, надо обеспечить электронной подписью, ведь передавать свою подпись другим лицам нельзя. Надо ли распечатывать и хранить в бумажном виде электронные документы? И.В.

Мурашкинцев: Нет, не надо, хотя многие по старинке продолжают это делать.
Именно на этот адрес будет отправлено приглашение к обмену электронными документами и оповещение о поступлении запроса на подключение ЭДО. Рис.

1 Окно «Форма приглашения» Даже если адрес электронной почты указан с ошибкой, контрагент все равно получит приглашение через программу «1С».
В процессе передачи электронных документов и приглашений участвует не сама электронная почта, а идентификатор.

При создании профиля ЭДО (настройки ЭДО) организации присваивается уникальный идентификатор.
Его не нужно записывать или запоминать, но именно посредством этого идентификатора происходит обмен электронными документами. Условно его можно сравнить с номером телефона.

При работе с ЭДО следует различать оповещение и приглашение.
Приглашение – это неотъемлемая часть электронного документооборота, без него невозможно отправить и получить документы.

Источник: http://advokat55.com/dokumenty-kotorye-mozhno-peredavat-v-elektronnom-dokumentooborote/

Глава 1. Переход на обмен электронными документами с контрагентами: с чего начать, о чем нужно знать #электронный документ #СЭД #ECMJ

Обмен электронными документами: частые вопросы бухгалтеров

Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще труднее понять, как все это работает.

Серия статей «Бухгалтер и электронный документ» разработана специально для того, чтобы на доступном языке рассказать об этом виде взаимодействия все, что нужно знать бухгалтеру.

Как начать обмен? Как работать с электронными первичными документами и сдавать отчетность в новом виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в наших выпусках.   

В первой главе мы расскажем о том, как перейти на электронное взаимодействие с контрагентами и что нужно для начала обмена.

Взгляд сверху: нужны ли перемены?

Ведение бухгалтерского учета неразрывно связано с документооборотом. Десятки лет оттачивались схемы работы с бумажными документами. Сегодня на смену им пришли электронные.

Посмотрим на сложившуюся ситуацию сверху: многие компании частично или полностью автоматизируют свои внутренние бизнес-процессы за счет внедрения информационных систем. Но функционирование организации не ограничивается внутренними процессами, необходимо взаимодействовать и с контрагентами.

Например, после совершения хозяйственной операции бухгалтер составляет в своей учетной системе акт выполненных работ, распечатывает и отправляет почтой или с курьером. Контрагент, получив документ, сканирует его и заносит в информационную систему, если таковая имеется. Затем бухгалтер «ручками» делает проводку в учетной системе, и в обязательном порядке сохраняет бумажный оригинал. Удобно?

Ситуация парадоксальна: внутренние процессы оптимизированы, а внешние – нет. При этом именно последние ведут к реальной минимизации затрат как материальных, так и временных. Доставка бумажных документов отнимает драгоценные дни и недели, в то время как электронные документы передаются в течение нескольких минут.

Способы обмена

Итак, вы решили передать контрагенту электронные документы. Каким образом будет выстраиваться взаимодействие, обе стороны решают самостоятельно. Выделяются два основных варианта:  

●   Обмен с контрагентом напрямую можно начать, заключив предварительно соглашение, в котором детально прописываются порядок и условия проведения процедуры.

Если оба контрагента используют усиленную квалифицированную электронную подпись, то соглашение можно не заключать, соответственно, в других случаях это необходимо.

Очевидное преимущество данного варианта – не нужно платить операторам за передачу документов, можно воспользоваться обычной электронной почтой. Но далеко не все файлы разрешается отправлять напрямую контрагенту.

●   Другой вариант – обмен через оператора электронного документооборота счетами-фактурами (оператор ЭДО СФ).

Данный способ лучше хотя бы потому, что вы один раз подключаетесь к сети операторов, присоединяетесь к регламенту обмена и работаете в сервисе.

Представители ЭДО СФ обладают технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения легитимного взаимодействия с любыми электронными документами, и, самое главное, для работы со счетами-фактурами.

Нас часто спрашивают, для чего нужен оператор, если можно обмениваться напрямую? Первое и самое важное – при обмене напрямую, то есть без участия оператора, вы не сможете обмениваться электронными счетами-фактурами. Согласно Приказу Минфина России от 10.11.

2015 года №174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» обмен электронными счетами-фактурами должен производиться через оператора ЭДО СФ, так как при необходимости оператор может подтвердить факт выставления или получения ЭСФ и иных документов.

Три простых шага к ЭДО

Обмен электронными документами через оператора ЭДО СФ – наиболее приемлемый вариант, поэтому рассмотрим его подробнее. Для того чтобы начать работу в соответствующем сервисе, вам нужно:

●   подключиться к оператору;

●   приобрести сертификат электронной подписи и средства криптографической защиты (СКЗИ) либо облачную электронную подпись (при ее покупке СКЗИ не нужно), за подробностями ее использования обращайтесь к вашему оператору;

●   подключить контрагентов с помощью оператора или своими силами.

Большинство организационных вопросов специалисты ЭДО СФ берут на себя. Обеспечивать комфортную работу пользователям – их основная задача.

Подключение к оператору

В первую очередь свяжитесь с оператором, обговорите стоимость и сроки подключения. Чтобы подключиться к сервису, необходимо зарегистрироваться по логину и паролю или по сертификату электронной подписи. Непосредственно для начала работы клиенту требуется принять правила, подписать лицензионный договор (публичную оферту), выбрать тариф и оплатить счет.

Приобретение сертификата электронной подписи и средств криптографической защиты

Получить соответствующие документы можно в любом аккредитованном Минкомсвязи РФ Удостоверяющем центре (Перечень аккредитованных УЦ). Часто таковыми являются сами операторы ЭДО СФ. Другой вариант – они предоставляют услуги по получению сертификатов через своих партнеров.

Согласно Федеральному закону №63 «Об электронной подписи» сертификат ЭП, используемый фирмой (юридическим лицом), также идентифицирует конкретное физическое лицо, но действующее от имени фирмы на основании Устава или доверенности. Разумеется, передавать другим лицам сертификаты нельзя.

Вы же не можете поручить кому-то ставить ваш автограф на документах. Также в соответствии с Приказом №174н от 10 ноября 2015 г.

счет-фактура в электронной форме, переданный по телекоммуникационным каналам связи, «считается исходящим от участника электронного документооборота, если он подписан усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица, принадлежащей уполномоченному лицу участника».

Подключение контрагентов

Определенно, обмениваться электронными документами вы сможете только с теми контрагентами, которые уже подключены к сервису обмена. Аналогично с социальными сетями: не имеет смысла регистрироваться, если там нет друзей.

Однако вслед за вашей компанией на эксперимент могут пойти и остальные. Бывают такие ситуации, когда контрагентам нужна лишь дополнительная мотивация, льготный или бесплатный доступ на какое-то время.

Все вопросы вам поможет решить оператор ЭДО СФ, так как сам заинтересован в качественной поддержке своих пользователей и подключении новых абонентов. 

Неважно, услугами какого оператора ЭДО СФ пользуется контрагент, – вы можете быть подключены к одному оператору, а контрагент – к другому. Сегодня ряд ведущих операторов развивают и активно используют технологию роуминга. Также вы можете воспользоваться другими вариантами организации взаимодействия с контрагентами.

Если вы с контрагентом подключены к разным сервисам и не желаете по каким-либо причинам пользоваться услугами нескольких операторов электронного документооборота, то обратите внимание на такой метод – вы можете обратиться к вашим операторам с предложением о налаживании обмена между собой.

Второй вариант – работа с несколькими операторами. Участникам обмена никто не запрещает пользоваться услугами нескольких компаний. Вы сами можете подключиться к ряду операторов либо предложить данный способ работы контрагенту, если это уместно, конечно. 

Вместо заключения

Подведем небольшой итог: что бухгалтеру нужно знать о том, как приступить к обмену электронными документами с контрагентами? Во-первых, юридическую значимость документу обеспечивает усиленная квалифицированная ЭП. Во-вторых, оператор ЭДО СФ гарантирует быструю доставку и целостность электронного документа.

В-третьих, для того чтобы начать обмен через оператора, достаточно присоединиться к регламенту, а также приобрести сертификат электронной подписи и, если необходимо, средство криптографической защиты. Решение остальных вопросов фактически ложится «на плечи» операторов.

В-четвертых, для того чтобы начать обмен через него, достаточно зарегистрироваться в сервисе по сертификату электронной подписи, выбрать и оплатить подходящий тариф.

Также вы можете зарегистрироваться по логину и паролю, данный вариант регистрации бесплатный, не требует наличия сертификата и позволяет оценить ключевые возможности веб-клиента Synerdocs. Но подписывать и отправлять документы возможно только в первом случае.

В следующем выпуске

Во второй главе «Бухгалтеру об электронной подписи» вы узнаете, в каких случаях еще можно использовать ЭП. Также мы расскажем о том, как отличить три вида подписи друг от друга. Подробнее рассмотрим механизм подписания, выясним, какой электронный документ признается юридически значимым. И узнаем, что делать, чтобы сохранить его силу.

Читать дальше

Глава 2. Бухгалтеру об электронной подписи.

Глава 3. Электронные документы – факты, законы и важные нюансы.

Глава 4. Электронная налоговая отчетность: особенности взаимодействия с ФНС.

Глава 5. Хранение электронных документов: где и как.

Глава 6. Что такое роуминг электронных документов.

Глава 7. Выходим за границы.

Больше материалов для бухгалтера на ECM-Journal.

Источник: klerk.ru

Источник: https://ecm-journal.ru/card.aspx?ContentID=5005668

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.