+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Как внедрить электронный документооборот в компании ?

Содержание

Электронный документооборот в организации

Как внедрить электронный документооборот в компании ?

Электронный документооборот в организации позволяет оптимизировать процесс работы с документами на всех стадиях: от составления проекта до утверждения и отправки готового экземпляра. Как внедрить систему электронного документооборота в организации и какова специфика его применения в различных подразделениях компании, расскажем в нашем материале.

Внедрение системы электронного документооборота на предприятии

Приказ о переходе на электронный документооборот

Положение об электронном документообороте

Система электронного документооборота: программы для автоматизации, степень охвата, отраслевая специфика

Когда нужен кадровый электронный документооборот и можно ли без него обойтись?

Как организовать электронный документооборот в кадровой службе?

Кадровый электронный документооборот: что планируют законодатели?

Юридический электронный документооборот в компании

Внедрение системы электронного документооборота на предприятии

Внедрение электронного документооборота в организации происходит в несколько этапов:

Этап 1. Анализ существующей системы работы с документами

Документы могут создаваться в компании или поступать в нее как в бумажном, так и в электронном виде. Анализ может выявить такие недостатки действующего в компании документооборота, как:

  • утеря документов;
  • их излишнее дублирование;
  • длительное время согласования;
  • затраты на распечатку или получение скан-образа бумажного документа и т. д.

Действующая в компании система может уже не отвечать современным требованиям к работе с документами, таким как:

  • удобный механизм поиска;
  • оперативный контроль на всех этапах работы с документом;
  • возможность санкционированного редактирования и согласования.

А также иным предъявляемым к системе требованиям, связанным со спецификой документооборота в компании.

Этап 2. Формулирование требований к системе электронного документооборота и разработка плана ее внедрения

На этом этапе объединяются усилия руководства компании и ИТ-специалистов для грамотной постановки целей и задач, решаемых посредством системы электронного документооборота. Система как минимум должна обеспечивать:

  • входной и выходной регистрационный контроль документов;
  • перевод бумажных документов в электронный вид (их сканирование и распознавание);
  • обмен документами между структурными единицами компании;
  • классификацию документов по группам;
  • оперативный поиск документа по ключевым параметрам и тексту;
  • создание резервных и архивных копий;
  • возможность управления правами доступа;
  • решение иных задач.

Отдельно формулируются задачи для работы с документами, рождающимися непосредственно в самой компании. Система должна позволять:

  • создавать, корректировать, согласовывать проекты документов;
  • контролировать исполнителей по срокам;
  • протоколировать все действия с документом и т. д.

С учетом поставленных задач составляется план внедрения системы электронного документооборота в компании.

Этап 3. Разработка регламента работы системы

В регламенте:

  • закрепляются основные правила работы системы;
  • определяется список документов, участвующих в электронном документообороте;
  • утверждаются их шаблоны и форматы;
  • описывается технология перевода бумажных документов в электронные;
  • детализируются правила доступа к документам;
  • расшифровываются другие нюансы работы системы.

Этап 4. Подготовка к запуску системы и обучение пользователей

На этапе внедрения тестируется система электронного документооборота, производятся необходимые настройки оборудования и программного обеспечения. Производится установка паролей, персоналу разъясняются особенности доступа к системе.

Кроме того, персонал проходит обучение и проверку знаний инструкций по работе в системе электронного документооборота.

Этап 5. Оформление официального запуска системы в эксплуатацию

Для запуска системы электронного документооборота на предприятии необходимо издать приказ или распоряжение. Что в нем указать, расскажем в следующем разделе. 

Приказ о переходе на электронный документооборот

Чтобы система электронного документооборота на законных основаниях начала функционировать, издается приказ, в котором:

  • указывается дата начала работы системы;
  • закрепляется вступление в силу сопутствующей организационной документации (регламентов, инструкций, правил);
  • утверждается список лиц, которым предоставляется доступ к системе;
  • детализируются сроки проведения инструктажей и обучения сотрудников;
  • расшифровываются иные нюансы, связанные с внедрением системы электронного документооборота.

Образец приказа о переходе на электронный документооборот (выдержка):


C приказом нужно ознакомить всех причастных сотрудников.

Положение об электронном документообороте

Иногда компании разрабатывают отдельный документ по работе с электронными документами, объединяя в нем все сопутствующие инструкции и регламенты. Называется такой документ «Положение об электронном документообороте».

Что включить в это положение и насколько детализировать отдельные вопросы по работе с системой, решает сама компания. Ориентировочный набор разделов представлен на рисунке:


Образец Положения об электронном документообороте в организации (выдержка):


Система электронного документооборота: программы для автоматизации, степень охвата, отраслевая специфика

Организация электронного документооборота на предприятии — процесс затратный и трудоемкий. Не всем под силу автоматизировать одновременно все рабочие места и объединить все цепочки работы с документами в единую систему.

На помощь приходят специализированные программы, позволяющие автоматизировать хотя бы отдельные участки деятельности предприятия и организовать минимально возможный электронный документооборот.

Такие программы для электронного документооборота в организации доступны даже самым мелким хозяйствующим субъектам.

Обычно они приобретаются для учетных нужд (бухгалтерского и налогового учета) с элементами кадрового документооборота.

Это не самый лучший способ внедрения на предприятии электронного документооборота. Но при отсутствии необходимых ресурсов автоматизация отдельных участков и служб предприятия помогает отчасти облегчить работу с документами.

Специалисты в области электронного документооборота рекомендуют иной подход. Если для внедрения полноценной эффективной системы работы с документами у предприятия недостаточно ресурсов, следует решать вопрос не локально.

Электронный документооборот нужно внедрить не по избранным участкам, а в качестве общей системы, объединяющей все подразделения.

При этом изначально можно заложить минимальный набор функций, а постепенно наращивать функционал, надстраивая систему под нужды и масштаб компании.

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

В последнее время происходит разделение разработчиков программ электронного документооборота по отраслевой специфике (программы отдельно для госсектора, телекоммуникаций и т. д.).

Далее остановимся подробнее на кадровом и юридическом электронном документообороте (на что обратить внимание при их создании в ситуации, когда компания не в силах организовать единую систему документооборота).

Когда нужен кадровый электронный документооборот и можно ли без него обойтись?

Электронный кадровый документооборот — один из элементов системы электронного документооборота в организации.

Кадровые документы по своему многообразию не уступают бухгалтерской службе — лидеру по объему создаваемых и получаемых первичных документов. Многое зависит от таких нюансов, как:

  • масштаб и структура организации;
  • специфика ее деятельности;
  • географическая разрозненность структурных подразделений;
  • текучка кадров;
  • иные особенности (наличие дистанционных сотрудников, вредных и опасных условий труда и т. д.).

Все эти нюансы учитываются при решении вопроса о том, нужен ли в организации электронный кадровый документооборот.

Если компания состоит из директора, главбуха и 5–7 сотрудников, электронный документооборот может стать весьма затратным и нецелесообразным мероприятием. Если же компания крупная с разветвленной филиальной сетью и специфическими условиями труда, без автоматизации документальных процедур не обойтись.

О специфике организации кадрового электронного документообмена расскажем далее.

Как организовать электронный документооборот в кадровой службе?

Для налаживания полноценного кадрового электронного документооборота в организации необходимо:

1. Обеспечить защиту персональных данных

В этом вопросе следует исходить из требований:

  • закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ;

Источник: https://nalog-nalog.ru/spravochnaya_informaciya/elektronnyj_dokumentooborot_v_organizacii/

Внедрение электронного документооборота

Как внедрить электронный документооборот в компании ?

Развивая внешний мир, добавляя в него все большее количество гаджетов и прочих помощников, мы постоянно сталкиваемся с трудностями, повсеместно сопутствующими нашим новым начинаниям.

Такая же ситуация и в случае, когда происходит внедрение электронного документооборота, который с каждым годом захватывает все большее количество компаний, стремящихся перейти от аналоговой системы документооборота (бумажной формы) к цифровой (СЭД).

Применение СЭД в современном мире

Документооборот представляет собой процесс создания и дальнейшей обработки важнейших для организации документов. Обработка включает в себя:

  • передачу;
  • хранение;
  • изменение документации.

Система электронного документооборота создана для того, чтобы упростить классическую форму управления организацией. Основные принципы СЭДО:

  1. документ регистрируется и идентифицируется один раз;
  2. доступ к бумагам можно получить с нескольких источников, тем самым позволяя осуществлять более оперативную обработку данных;
  3. существование документа в системе является непрерывным процессом;
  4. управление всей информацией в системе должно быть согласованным, таким образом исключается дублирование документов;
  5. поиск документов в системе осуществляется в считанные минуты, причем информация об искомом может быть представлена в минимальном объеме;
  6. высокая степень защищенности документов и оперативное управление процессами на предприятии.

На сегодняшний день на рынках информационных услуг появляется все большее количество компаний, распространяющих различные виды СЭД.

Трудности, связанные с внедрением инновационных технологий

В основном проблемы внедрения электронного документооборота на всех предприятиях практически одинаковые и большинство из них основываются на человеческом факторе.

Вся проблема в том, что если вы как руководитель предприятия внедряете СЭД только в отдельных структурных подразделениях, то результат от такого решения будет только отрицательным.

Внедрять систему нужно во всех структурных единицах организации для достижения полного взаимодействия между подразделениями.

Кадровый вопрос

Положительным моментом станет постоянная работа с кадрами. Чтобы избежать так называемого отторжения нововведений, которые вы планируете организовать на предприятии, необходимо постоянно обучать и переобучать персонал. Так вы создадите благотворные условия для введения СЭД.

Основная проблема ныне существующих кадровых служб кроется в том, что многие сотрудники боятся чего-то нового, непознанного. Консервативные убеждения могут не только затормозить процесс адаптации к новым условиям и технологиям, но и вовсе его уничтожить.

Внедрению электронного документооборота должно сопутствовать не только успешное развитие предприятия, но и создание более комфортных условий для сотрудников. Ведь именно люди – это основа любого юридического лица, а не учредительные документы или оборудование.

Представьте, что вам необходимо изменить систему движения документов с обычной на электронную. Такой переход будет по душе не всем, так как люди годами нарабатывали определенные профессиональные навыки, а теперь им необходимо все менять.

Чтобы решить данную проблему, руководитель загодя должен провести работу с персоналом.

Это означает, что нужно не только поставить всех перед фактом и на этом закончить, а разработать целый план действий, в котором в хронологической последовательности будут расписаны все этапы формирования и внедрения электронного документооборота. Несколько вариантов решения кадровых проблем:

  • В один момент преобразовать что-либо, связанное с работой крупного или малого предприятия, не получится. СЭД также нельзя внедрить за один день. Необходимо подготовить почву для новшества и заодно разузнать, кто из сотрудников наиболее склонен к работе в новом формате. Именно такие люди смогут помочь отстающим. Как известно, людям изучать что-то новое намного проще совместно, а не в одиночку.
  • Переход сделать более плавным сможет переключение на работу с электронной почтой. Такое решение станет прекрасным стартом для тех, кто не особо хочет переходить на работу с информационными технологиями. Электронная почта имеет высокую степень юзабилити, поэтому даже самые ярые сторонники бумаги привыкнут к ней. Сразу после этого можно потихоньку внедрять всевозможные интернет-системы. После электронки сотрудникам будет намного проще искать и распознавать информацию, находящуюся на внутренних серверах компании. В скором времени вы заметите, что люди уже спокойно читают документы с мониторов и не бояться их распечатывать. Было бы очень хорошо, если бы такая почта была частью будущей системы электронного документооборота. К сожалению, так бывает не всегда, поэтому зачастую сотрудникам, привыкшим к одной ЭДО, в скором времени приходиться адаптироваться к иной.

Каждый менеджер должен четко понимать, что пока он стоит у руля компании, ему необходимо постоянно осваивать что-то новое и проявлять волю и выдержку.

Многие представители начальства не желают подчиняться современным веяниям из-за того, что их поколение было воспитано еще во времена СССР.

Вместо того, чтобы изучать отчеты, посланные в электронном виде, они предпочитают живое общение, каждый раз вызывая к себе сотрудников.

Таких работодателей с каждым годом становится все меньше и меньше.

А некоторые просто боятся, что после внедрения СЭД у них уже никогда не получится работать в прежнем режиме из-за того, что их деятельность станет более публичной.

Каждая из этих ситуаций имеет свои характерные особенности, однако решение у них общее – полная переоценка ценностей руководителя. Либо он ломает себя и меняет организацию, либо остается на одном и том же месте.

Условия и факторы, не зависящие от человека

К объективным факторам, влияющим на процесс внедрения СЭД, относят следующие.

Нестабильная структура предприятия

Постоянные изменения в самой структуре предприятия влекут за собой огромное количество негативных факторов.

Отсутствие стандартной формы документооборота на предприятии в принципе

Юридические лица на территории нашего государства принято регистрировать и ставить на учет в соответствующих инстанциях. Далее субъект сам определяет, как ему организовать работу.

Когда документооборот вообще не имеет места на предприятии, то это в какой-то степени плюс, так как никому из сотрудников компании не понадобится переучиваться и приспосабливаться к новым условиям.

Минус – научить сотрудников вести классический документооборот, на который будет потрачено достаточно много времени и сил, а далее – перевести эту же систему в электронный формат.

Самым простым и выгодным решением станет только постепенный планомерный переход от бумаги к электронике. Например, организуйте пробный проект, который должен быть реализован с помощью электронной системы документооборота. Такой тест даст общее понятие о том, насколько организация готова к внедрению электронного документооборота.

Основные проблемы, возникающие в процессе внедрения системы

Каковы же трудности, которые чаще всего встречаются на первых этапах внедрения систем ЭДО?

Правила обеспечения электронных документов юридической силой

Что написано пером, не вырубишь топором. Это выражение будет актуально на многие века, но преимущественно для бумажных вариантов документов. Электронный формат обмена информацией требует высокого уровня защиты.

На сегодняшний день такую защиту способна обеспечить только электронная подпись субъекта. Именно ей выпала участь защищать важнейшие документы от посягательств с внешней стороны.

С ее помощью можно осуществлять безопасный обмен данными внутри организации.

Запомните, что применять ЭЦП можно только в том случае, если вы заранее оговорили со своими контрагентами все условия использования на документах такого варианта вашей подписи.

СЭД не имеет конечной цели полностью вытеснить бумажный документооборот. Он просто помогает облегчить жизнь сотрудников на предприятии. Чтобы избежать проблемы, связанные с документами, имеющими электронную подпись, не поленитесь по возможности хранить те документы, на которых стоят «живые» подписи и печати.

Взаимодействие с окружающим миром

Всем тем, кто решился перейти на СЭД, необходимо уяснить себе, что эти новые системы в России появились относительно недавно, поэтому не все копании перешли на такую форму оборота документов внутри предприятия. А это означает, что некоторое время данная система будет давать сбои в работе.

На данный момент в РФ электронную подпись можно беспрепятственно применять только во время заключения мелких сделок на общих основаниях. Разработки законопроектов, разрешающих применять ЭЦП на всех документах в независимости от сложности контракта, длятся по сей день.

Миграция некоторых видов документов

Процесс трансформации бумажных документов в электронный формат – весьма трудоемкое и финансово затратное дело. А все из-за того, что оцифровка должна быть тщательнейшим образом спланирована.

Представьте, что кто-то по невнимательности или по иным причинам при переносе данных с бумажного документа в цифровой допустит множество грубых ошибок. В таком случае не только этот документ может остаться забракованным, но и весь проект.

Лучше лишний раз перестраховаться, чем в будущем отвечать за свою халатность.

Важно: старайтесь не выбрасывать бумажные варианты ваших документов до тех пор, пока трудности более или менее не отступят. На особо значимые конференции, собрания и симпозиумы руководству стоит брать оба варианта.

Специфика внедрения систем электронного документооборота

Внедрение СЭД

С чего начать внедрение СЭД или как не платить дважды?

Внедрение электронного документооборота (ЭДО) в Технодинамика УАПО

Источник: http://documentooborot.com/dokumentooborot/vnedrenie-sistem-elektronnogo-dokumentooborota.html

Как успешно внедрить электронный документооборот: опыт практиков

Как внедрить электронный документооборот в компании ?

← все статьи

01.08.2014

При выборе системы электронного документооборота (ЭДО) помимо ценового критерия важно учесть особенности бизнес-процессов компании. При этом целесообразно отталкиваться от того, какие системы учета она уже использует. Под многие учетные системы на рынке есть готовые решения, доработка которых под специфические требования компании займет гораздо меньше времени и обойдется дешевле.

Не стоит спешить с переводом на электронные рельсы всех бизнес-процессов сразу. Тестирование системы в рамках пилотных проектов, когда на электронные документы переводят отдельные подразделения компании или нескольких контрагентов, позволит отработать все сложные моменты, ликвидировать пробелы.

Логическим завершением пилотного запуска может стать подготовка инструкции по работе с системой ЭДО, которая включает описание функции, скриншоты и примеры бизнес-процессов. В будущем это поможет избежать многих проблем на этапе масштабного перехода на ЭДО.

Особое внимание нужно уделить безболезненной адаптации сотрудников и контрагентов к новой системе.

Далее рассмотрим особенности внедрения электронного документооборота в компаниях из различных отраслей.

Опыт внедрения системы электронного документооборота в холдинге

Наша управляющая компания сотрудничает более чем с двумя тысячами контрагентов, координирует производственный цикл холдинга, а также выполняет снабженческо-сбытовые функции.

В 2012 году неизбежно встал вопрос о необходимости систематизации обмена данными, упорядочении обмена документами, оперативном доступе к информации по контрагентам.

Опыт, который я ранее получил во время работы в банке, позволил мне инициировать необходимые изменения, а впоследствии и внедрение системы электронного документооборота.

Решение о внедрении системы ЭДО было принято после обсуждения и формулировки задач, которые предстояло решить руководству холдинга в ближайшее время:

  • создание корпоративного хранилища;
  • создание среды для коллективной обработки документов и системы контроля исполнительной дисциплины документооборота;
  • доступ к хранимым файлам в разбивке по видам, типам и правам доступа;
  • организация взаимодействия с удаленными подразделениями;
  • интеграция с ИТ-системой «1С: УПП 8.2».

Критериями отбора, которые влияли на выбор программного комплекса, стали стоимость внедрения системы, удобство ее администрирования, дружелюбность пользовательского интерфейса, широкие возможности по настройке и адаптации. Мы рассматривали несколько систем ЭДО, которые по большому счету мало отличались друг от друга.

Ну, а поскольку в холдинге на тот момент уже использовалась «1С: УПП», мы решили сэкономить на новых пользовательских ключах, ранее инсталлированных в рамках внедрения «1С», и воспользоваться возможностью интеграции с УПП.

Кроме того, в холдинге был штатный программист, отвечающий за доработку «1С», который с учетом существующих доработок мог практически безболезненно связать решения друг с другом.

И наконец, возможность гибкой настройки, приемлемая стоимость самого программного комплекса и легкость в масштабировании сыграли в пользу «1С: Документооборот». Выбор был сделан.
Внедрять систему ЭДО менеджмент поручил штатному 1С-программисту компании.

Проект был разбит на несколько этапов с утвержденным графиком, который предусматривал ответственных участников, сроки внедрения и необходимые мероприятия.

  1. Оформление технического задания (далее по тексту — ТЗ) с описанием функционала, ролей и задач, которые должны решаться при внедрении ЭДО, разработка регламента электронного документооборота.
  2. Установка и настройка программного комплекса «1С: Документооборот», настройка пользовательских мест.
  3. Запуск и тестирование пилотного проекта по регистрации офисных документов, входящей и исходящей корреспонденции.
  4. Начало промышленной эксплуатации ЭДО в холдинге.
  5. Масштабирование, подключение удаленных рабочих мест к ЭДО.
  6. Индивидуальные доработки под нужды различных подразделений холдинга.

Постановка ТехЗадания

При подготовке ТЗ топ-менеджмент провел встречу с руководителями функциональных направлений, на которой обсудили возможности системы ЭДО, выполняемые роли, планируемые результаты внедрения, ограничения, а также дополнительную нагрузку на сотрудников.

На двух последних условиях стоит остановиться подробнее, поскольку в процессе внедрения новшеств не следует забывать о понятии «внутренний клиент».

Без удовлетворенности новым ИТ-продуктом, безболезненной адаптации к новому режиму работы и дополнительной нагрузке, а также разъяснений преимуществ от внедрения ЭДО могут возникнуть сложности с запуском и последующей эксплуатацией.

По результатам опроса менеджмент собрал информацию о необходимом функционале системы, задачах и автоматизируемых процессах в подразделениях. Были учтены предложения по настройке печатных форм и шаблонов документов. Также в зависимости от уровня доступа был определен набор прав для пользователей в разрезе служб и отделов холдинга.

Установка и настройка

Инсталляцию и конфигурирование ЭДО на стороне сервера выполнил штатный программист холдинга. Затем на компьютеры конечных пользователей системы (участников пилотного проекта) установили и настроили индивидуальные рабочие столы — «1С: Документооборот», позволяющие настроить рабочее пространство пользователя, обеспечив ему быстрый доступ к необходимым документам, спискам, отчетам и т.

 д. Кроме того, индивидуальная настройка учитывает роль сотрудника в бизнес-процессе, а в зависимости от роли настраиваются права доступа к определенным видам документов. Например, коммерческая служба может просматривать документы, адресованные отделу или исходящие из него. Но при этом корреспонденция, договоры, распорядительные документы финансовой службы для коммерсантов будут закрыты.

Запуск пилотного проекта

В пилотном проекте по переходу на ЭДО участие принимали секретари холдинга и ряд топ-менеджеров. Вся входящая и исходящая корреспонденция, а также служебные записки в обязательном порядке сканировались и проходили регистрацию в ЭДО.

Например, входящий документ после регистрации попадал к руководителю функционального направления, который направлял его на исполнение и вносил комментарии в текст документа. Также на этой стадии мы опробовали процедуры согласования внутренних организационно-распорядительных документов.

В первую очередь это касалось проектов приказов, которые согласовывали уполномоченные сотрудники и вносили туда замечания, то есть мы моделировали последовательность процесса согласования.

Отдельно ИТ-специалист настроил правило гибкой генерации и присваивания номеров документам. В результате каждому файлу стал назначаться номер, учитывающий дату, подразделение и вид документа.

Чтобы избежать сбоев в работе, на время тестового периода документы параллельно регистрировались и учитывались в специальном журнале.

Но сразу после завершения пилотной стадии дублировать документы перестали, генерация номеров в соответствии с принятым в компании правилом выполняется в системе ЭДО.

После завершения тестового этапа мы подвели промежуточные итоги на рабочем совещании с участниками проекта, на котором обсудили вопросы, возникшие в процессе эксплуатации. Логическим завершением пилотного запуска стала инструкция по работе с системой ЭДО, включая описание функций, скриншоты и примеры бизнес-процессов.

Стоит отметить, что все преимущества внедрения были оценены не сразу, на это ушло примерно полгода.

На самом первом этапе процесс перехода на ЭДО кажется трудоемким: всю документацию приходится оцифровывать, пользователям необходимо разобраться в особенностях работы программы, обязательно нужно организовать help desk.

При этом ряд функций, например использование штрихкодов, хотя и были доступны, но не прижились. В то же время основные функции комплекса ЭДО используются в полном объеме и сейчас работу холдинга без системы представить практически невозможно.

В рамках статьи, к сожалению, трудно описать все возможности и аспекты использования, которые появляются при внедрении ЭДО. Но для компаний, которые стремятся повышать свою эффективность, система ЭДО — один из инструментов повышения конкурентоспособности.

ФСС «Система Финансовый директор»

Журнал «Финансовый директор» № 4, Апрель 2014

Источник: https://kgermak.ru/articles.php?id=9

Пошаговое внедрение системы электронного документооборота | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Как внедрить электронный документооборот в компании ?

Многие компании рано или поздно приходят к пониманию необходимости перехода на электронный документооборот для повышения эффективности документационного обеспечения управленческой деятельности.

Новейшее программное обеспечение позволяет организациям не только оптимизировать документооборот, отражать все документы в единой информационной базе, но и проводить контроль и анализ бизнес-процессов управления документацией.

Как внедрить СЭД собственными силами и оптимизировать затраты?

Для эффективного управления документацией и обеспечения управленческой деятельности компании службе документационного обеспечения необходимо:

  • получать оперативную информации о движении документов компании;
  • обеспечить регистрацию входящей, исходящей документации и внутренней документации, контроль исполнения поручений по документам;
  • повысить контроль исполнительской дисциплины;
  • снизить временные затраты на поиск и согласование документов;
  • обеспечить централизованное безопасное хранение документов.

При этом далеко не все имеют возможность привлечь специалистов по внедрению системы электронного документооборота (СЭД) из сторонних организаций.

Для самостоятельного внедрения электронного документооборота нужно понимать задачи этого процесса и последовательность действий. Для этого необходимо:

  1. Провести обследование  и анализ существующего документооборота в компании; сформулировать задачи для подразделений, вовлеченных во внедрение СЭД; сформулировать требования к СЭД.
  2. Объединить усилия службы документационного обеспечения с ИТ-подразделением и службой безопасности.
  3. Выбрать СЭД и разработать план ее внедрения.

Рассмотрим алгоритм пошагового внедрения электронного документооборота на примере компании ООО «Ритм».

Обследование и анализ существующего документооборота

В результате анализа документооборота нашей компании было выявлено следующее: документооборот ведется в смешанном виде – регистрация документов и внесение резолюций руководителей осуществляется работниками отдела делопроизводства в электронных регистрационных картах СЭД «Евфрат»;  согласование, совместное редактирование, передача документов на исполнение, составление справок и отчетов об исполнительской дисциплине –  в бумажном виде.

Такая система ведения документооборота начала давать сбои, появились проблемы:

  • большие затраты времени и материалов на изготовление бумажных копий документов;
  • утеря документов;
  • дублирование документов;
  • повторное направление документов на рассмотрение и/или исполнение;
  • длительное время согласования как входящей, исходящей, так и внутренней документации.

Помимо этого, СЭД «Евфрат», которая эксплуатировалась в компании более 5 лет, перестала удовлетворять требованиям сотрудников, вовлеченных в работу в СЭД: в используемой версии этого программного продукта не было возможности коллективного редактирования, согласования документов, удобного механизма поиска.

Итак, было принято решение о внедрении новой системы электронного документооборота.

Далее было необходимо объединить усилия служб, участвующих в автоматизации документооборота, и определить их зоны ответственности.

Поскольку ключевыми пользователями СЭД являются сотрудники службы ДОУ, которые не только регистрируют служебную корреспонденцию, но и участвуют в редактировании, согласовании документов, а также осуществляют контроль сроков исполнения документов и поручений, требования к СЭД разрабатывались службой ДОУ. Кроме того, службы ДОУ являлась одновременно и заказчиком, и соисполнителем проекта, соответственно, она определила задачи проекта и роль ИТ-службы

При выборе СЭД и переходе на электронный документооборот службой ДОУ были поставлены следующие задачи:

  • хранение входящих, исходящих и внутренних документов в единой электронной базе с целью обеспечения быстрого доступа к ним;
  • оперативное доведение до исполнителей документов и решений руководителей;
  • возможность автоматизации контроля и оценки деятельности сотрудников и подразделений по исполнению документов;
  • возможность подготовки статистической отчетности по документам и исполнительской дисциплине.

Требования к СЭД, предъявляемые службой документационного обеспечения ООО «Ритм», включали в себя обеспечение возможности:

  • регистрации, учета и контроля входящих, исходящих, внутренних документов, обращений граждан, организационно-распорядительных документов;
  • возможности перевода бумажных документов в электронный вид, постраничное и потоковое сканирование, распознавание документов;
  • обмена документами между территориально распределенными подразделениями;
  • рубрикации, категоризации и классификации документов;
  • поиска по реквизитам и полнотекстового поиска по содержанию документов с учетом морфологии языка;
  • учета и обработки документов, находящихся на архивном хранении;
  • формирования отчетности;
  • управления правами доступа;
  • применения электронно-цифровой подписи.

В части организации рабочих процессов руководство компании сформулировало свои требования к СЭД:

  • создание проектов документов;
  • согласование проектов документов;
  • утверждение документов;
  • создание резолюций и поручений;
  • контроль исполнительской дисциплины;
  • контроль версий документов;
  • протоколирование действий;
  • делегирование полномочий по исполнению документов и т.д.

Кроме этого, компания ожидала от СЭД соответствия концепции развития ИТ в целом (стандартизация ИТ-инфраструктуры и внутренних процессов ИТ-подразделений центрального офиса и филиалов, унификация бизнес-процессов всех подразделений), что, в свою очередь, предполагало возможность создания территориально-распределенных СЭД, а также расширения функциональных задач СЭД. Важное ожидаемое свойство системы – ее открытость, т.е. возможность внесения изменений, в том числе силами собственных специалистов.

Необходимой виделась и возможность СЭД к интеграции с корпоративной информационной системой, в том числе с электронной почтой, со стандартными офисными приложениями, с корпоративным порталом компании.

Обязательным требованием к СЭД было обеспечение информационной безопасности и защита документов и содержащейся в них информации.

В результате изучения коммерческих предложений компаний, занимающихся разработкой СЭД, было принято решение о внедрении программного продукта «1С8: Документооборот».

Широкий и универсальный функционал данной системы подходит как для малых предприятий с небольшим документооборотом, так и для крупных холдингов со сложной разветвленной системой учета.

План внедрения СЭД

В соответствии с поставленными задачами и сформулированными требованиями к СЭД, служба ДОУ совместно с ИТ-службой разработала план внедрения СЭД.

Было решено внедрять СЭД отдельными модулями для поэтапного ввода системы в эксплуатацию и облегчения процедуры обучения и адаптации пользователей системы:

сначала обеспечить регистрацию служебной корреспонденции и обработку резолюций руководителей службой ДОУ, затем подключить и обучить всех пользователей системы, затем внедрить модуль контроля сроков исполнения документов и поручений, затем – модуль согласования и регистрации организационно-распорядительной документации и локальных нормативных актов. Затем был разработан план-график внедрения СЭД с указанием основных мероприятий и сроков их выполнения.

В соответствии с планом были определены этапы внедрения СЭД.

Этапы внедрения СЭД

1. На первом этапе внедрения СЭД важно убедиться, что документооборот компании должным образом регламентирован:

  • разработаны и внедрены унифицированные формы документов;

Унифицированные формы документов используются в качестве шаблонов при создании документа и направлении его на согласование.

  • разработана и внедрена Инструкция по делопроизводству;
  • разработан порядок контроля сроков исполнения документации;

В Инструкции по делопроизводству не только описаны правила оформления документов, но и определен порядок их согласования (на основании которого создаются маршруты движения и согласования документов в СЭД), описаны правила регистрации документов, структуры регистрационных номеров документов и пр. Кроме того, Инструкция по делопроизводству содержит раздел о контроле сроков исполнения документов и поручений, в котором описана процедура контроля, прописаны сроки, что также используется работниками службы ДОУ при работе в СЭД.

  • организована и регламентирована работа архива;

Локальные нормативные акты по архивному хранению документов описывают не только правила оформления и формирования дел постоянного и временного сроков хранения, но и содержат описание порядка формирования номенклатур дел подразделений и сводной номенклатуры дел компании. Утвержденные индексы, присвоенные структурным подразделениям (и, соответственно, индексы номенклатуры дел) используются в СЭД для формирования регистрационных индексов документов (например: исходящих писем, служебных записок).

  • разработана номенклатура дел и индексы структурных подразделений.

В ООО «Ритм» используется принцип многоуровневой индексации структурных подразделений, отражающий организационную структуру компании (см. таблицу).

Таблица

Индексы структурных подразделений ООО «Ритм»

ИндексРуководитель, структурное подразделение
1234
01Генеральный директор
01-01Аппарат генерального директора
01-02Пресс-служба
02Первый заместитель генерального директора
02-01Управление качества
02-01-01Отдел обеспечения качества

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210508-qqe-16-m6-poshagovoe-vnedrenie-sistemy-elektronnogo-dokumentooborota

Внедрение электронного документооборота на предприятии

Как внедрить электронный документооборот в компании ?

Процесс внедрения, независимо от сферы ее деятельности организации, численности ее персонала и территории присутствия – сложный многоэтапный процесс. 

При любой стратегии проект проходит ряд обязательных этапов.

Определение целей и стратегии

Внедрение СЭД всегда начинается с выявления проблем Заказчика на участках делопроизводства и документооборота. 

 

Стандартные проблемы – это

  • потери документов,

  • существенные затраты времени на их прохождение,

  • «непрозрачное» и сложное согласование,

  • поиск информации,

  • доставка служебной корреспонденции в подразделения,

  • низкая исполнительская дисциплина,

  • «непрозрачность» исполнения поручений и т.д.

Выявить эти «слабые места» сможет особая экспертная группа, которая должна быть создана руководителем из числа работников, владеющих информацией о прохождении документов. Это работники

  • службы ДОУ,

  • ИТ-подразделения,

  • договорного отдела,

  • HR-специалисты,

  • а также служащие подразделений, в которых образуется значительная часть документопотока.

Эта группа с разграничением сфер компетенции и ответственности между ее членами должна работать на всех этапах внедрения СЭД. 

В экспертную группу рекомендуется привлекать специалистов IT-компаний, имеющих опыт внедрения системы электронного документооборота. 

Эксперты ЭОС способны выявить проблемы, не всегда очевидные для штатных сотрудников, а также, используя опыт многих реализованных проектов, предложить варианты оптимизации работы с документами и программные решения, соответствующие потребностям заказчика. 

На этой же стадии формируется предварительная стратегия внедрения СЭД: последовательно будет проводиться автоматизация подразделений и филиалов либо одновременно, какие процессы будут охвачены в первую очередь, а также очередность формализации с помощью СЭД работы с различными группами документов.

Обследование документооборота

После принятия решения о внедрении системы электронного документооборота необходимо более конкретно описать функциональные и технические требования к СЭД и самое главное требования к автоматизации бизнес-процессов организации.

В рамках обследования действующего документооборота проводится:

  • анализ организационной структуры компании;

  • выявление бизнес-процессов, связанных с движением документов;

  • уточнение схемы документооборота (группы документов, их маршруты, правила регистрации, права доступа и т.д.);

  • выявление неэффективных участков движения документов и подготовка предложений по их оптимизации – реинжиниринг процессов (оформляется отдельным договором);

  • анализ технической инфраструктуры на предмет соответствия функционалу внедряемой системы (возможности оборудования, локальной сети, удаленного доступа и т.д.), подготовка предложений по модернизации;

  • аудит имеющихся у заказчика IT-систем (с целью оценки необходимости интеграции с внедряемой СЭД или переноса учетных данных из существующих систем);

  • определение пакета дополнительных опций, необходимых для расширения «коробочного» функционала внедряемой системы, оценка необходимости индивидуальных доработок;

  • формирование групп пользователей (по должностным категориям и правам в СЭД), оценка их квалификации с целью определения потребности в обучении.

Формирование технического задания и заключение договора на внедрение СЭД

Результаты обследования документооборота формализуются в техническом задании, которое должно содержать:

  • требования к функциональности СЭД (с учетом различных категорий пользователей), ее техническим характеристикам и настройкам;

  • описание участков автоматизации;

  • требования к оборудованию, инфраструктуре и операционным системам;

  • описание способов обеспечения безопасности;

  • перечень работ и дополнительных услуг (в том числе обучение, разработка дополнительных отчетов, нормативных документов и т.д.)

В договоре, в который ТЗ входит составной частью, предусматриваются график работ и их стоимость, а также объемы и способы технической поддержки системы внедряющей компанией.

Установка СЭД

Началу установки СЭД предшествует модернизация технической инфраструктуры, в том числе приобретение необходимого оборудования. Затем проводится установка ПО на сервер и рабочие места пользователей, а также настройка системы в соответствии с организационной структурой компании.

Опытная эксплуатация СЭД и обучение пользователей

Этап обучения часто совмещается с началом эксплуатации системы. Как правило, пользователи получают базовые знания по работе в СЭД в группах, формируемых в зависимости от их роли в системе.

Полученные знания закрепляются на рабочих местах при консультационной поддержке специалистов, проводивших внедрение СЭД. Опытная эксплуатация системы документооборота проводится с целью выявления скрытых отклонений от технического задания и неучтенных требований.

В случае их выявления проводится соответствующая корректировка настроек СЭД.

Ввод в промышленную эксплуатацию

Внедрение системы электронного документооборота завершается ее вводом в промышленную эксплуатацию и подписанием акта об окончании работ. После завершение проекта по внедрению СЭД специалисты ЭОС или компании-партнера обеспечат высококвалифицированную техническую поддержку системы.

Остались вопросы по внедрению электронного документооборота? Оставьте заявку, и наши специалисты предложат решение под ваши требования, предоставят демо-версию и дадут бесплатную консультацию.

Источник: https://www.eos.ru/dop-info/kak_proishodit_vnedrenie.php

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.