+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Как повысить эффективность работы бухгалтера?

Содержание

Оптимизация бухгалтерии, как повысить эффективность работы бухгалтера

Как повысить эффективность работы бухгалтера?

Бухгалтерия — важный инструмент для оценки бизнеса. Отчетность, которую готовит это подразделение, используют фискальные органы, менеджмент компании и ее собственники.

В России зачастую бухгалтерская служба рассматривается как бюрократическая помеха бизнесу. Это неверный подход. Бухгалтерия должна быть вспомогательной службой, вносящей свой вклад в развитие и поддержание бизнеса.

Но для этого все процессы в бухгалтерском подразделении должны быть грамотно настроены.

Повысить эффективность бухгалтерской службы можно: нормированием (расчет необходимого количества сотрудников компании для получения одной единицы результата работы), оптимизацией бизнес-окружения (перераспределение функций между подразделениями компании), IТ-оптимизацией и использованием аутсорсинга, в некотором смысле объединяющего все предыдущие подходы.

Нормирование труда

Нормирование труда – это установление норм затрат рабочего времени в определенных условиях. Процесс бухгалтерского обслуживания зависит от специфики бизнеса, его размера, отрасли и т. д.

Он подразумевает наличие исполнителей, входящей информации (в случае с бухгалтерией – это первичная документация), правил и регламентов (установленных законодательством и политиками компании), сложившейся практики и подходов и, наконец, результата, то есть отчетности.

Это стандартный проект, который можно разбить на составляющие и систематизировать.

Бухгалтерские процессы можно и нужно нормировать.

Численность любых подразделений требует постоянной корректировки, потому что на практике скорость ее роста соответствует росту бизнеса, а скорость падения может быть значительно ниже аналогичного показателя в бизнесе. Для определения нужного количества персонала и обоснования перед руководством компании подойдет метод нормирования трудозатрат.

Для его использования компании понадобится информация о трудозатратах в бухгалтерской службе по факту и нормативы, к которым нужно стремиться. Последние рассчитываются либо исходя из анализа производимых на данный момент в компании операций, либо в среднем по отрасли.

Само нормирование проводят несколькими способами

Среди наименее трудозатратных, но и наименее точных методов – бенчмаркинг – функциональное сравнение своего опыта с одной или более передовыми компаниями в одной отрасли. Более трудоемкий, но при этом и более точный — метод факторного нормирования. Это доработанный и расширенный бенчмаркинг.

Метод основан на расчете необходимой численности сотрудников на основе факторов трудозатрат, определяющих результаты конкретного процесса. Имея средние результаты по отрасли, мы можем сравнивать их с показателями нашей компании и, исходя из различий, делать выводы о перегруженности или недогруженности персонала.

Метод «фотографии рабочего дня» подразумевает четкое отслеживание количества выполненных операций, чтобы понять, сколько времени уходит у каждого сотрудника на каждую операцию, сколько на решение попутных вопросов, а сколько на личные дела, не относящиеся к работе.

Так можно вычислить оптимальные нормы для каждого процесса и количество людей, способных при правильной организации своей деятельности выполнить всю необходимую работу, оценить работу каждого сотрудника на данный момент. Этот метод применительно к бухгалтерии требует больших затрат, чем предыдущий, и дает примерно такие же по точности результаты.

Когда приоритетна точность, выбирают метод микроэлементного нормирования. Операции разбиваются на элементы, трудозатраты на каждый из которых заранее известны. Этот метод гораздо эффективней при нормировании производства, чем при попытке нормировать интеллектуальный труд.

В бухгалтерском учете тоже есть достаточно простые операции: подготовка платежных поручений, например. При проведении затрат такой метод не будет эффективен. Факторное нормирование позволяет достаточно эффективно создавать модель, на основании которой вы сможете прогнозировать затраты труда на процесс в случае изменения его объемов.

Как это работает в бухгалтерских службах? Задачи подразделения разбиваются на процессы (участки). По каждому процессу оценивают затраты труда. Затем для всех участков выявляются факторы, которые в наибольшей степени влияют на трудозатратность. И далее мы рассматриваем соотношение трудозатрат и факторов, исходя из которого определяем нормативы для каждого процесса.

Пример

Бухгалтерский учет состоит из ряда процессов: учет расчетов по банковским операциям, учет расчетов с подотчетными лицами, учет расчетов с поставщиками и подрядчиками, расчет заработной платы и т. д. Мы можем определить фактические трудозатраты на каждый процесс: фиксируем, сколько человек у нас задействовано в каждом процессе.

Затем выявляем факторы, влияющие на трудозатратность: например, для расчета заработной платы основной фактор – это количество сотрудников в расчете. Дополнительный фактор — межрасчеты в течение месяца.

Для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками таким фактором будет количество обрабатываемых в течение месяца накладных, умноженное на среднее количество номенклатурных позиций в накладной. Соотнеся трудозатраты и факторы, разрабатываем список нормативов для каждого процесса.

Для расчета заработной платы в качестве норматива будет выступать количество сотрудников (расчетных листков в месяц) в расчете на одного бухгалтера, для учета расчетов по банковским операциям – количество платежных поручений в месяц (в час) на одного бухгалтера и т. д.

Кроме того, при отсутствии информации о среднестатистических нормативах по рынку, метод факторного нормирования может применяться для планирования корректировки численности штата при изменении объемов бизнеса.

Например, компания может оценить, какое увеличение штата бухгалтерии может потребоваться при увеличении количества отгрузок в два раза. Принимая за норматив текущую загрузку бухгалтеров, можно вычислить необходимое количество сотрудников, которые понадобятся после изменений в компании.

Такая модель, конечно, не учитывает эффект масштаба – возможность повышения производительности труда сотрудников при увеличении количества операций.

Бизнес-окружение

Еще один шаг к эффективной работе бухгалтерии – это оптимизация бизнес-окружения бухгалтерской службы. Зачастую мы сталкиваемся с ситуациями, когда бухгалтеры в компании выполняют большое количество несвойственных им функций. На вопрос, почему сотрудники выполняют не свою работу дается общий ответ: «так уж повелось».

Эффективная работа бухгалтерии очень сильно зависит от качества и своевременности получаемой информации, и иногда бухгалтерам проще заняться получением этой информации (документов) самим, чем добиться этого от смежных подразделений.

Так, очень часто бухгалтеры сами взаимодействуют с представителями клиентов по вопросам получения подписанных накладных или актов. При этом логичней передать эту функцию в отдел продаж, поскольку, с точки зрения бизнес-процесса, это основная задача продавцов – убедиться в том, что клиент акцептовал услуги или предоставленные товары.

Проведя аудит всех процессов в компании и перераспределив по его итогам функции по отделам, можно упростить работу всем подразделениям и повысить их эффективность.

IТ-оптимизация

Об IТ-оптимизации сейчас не говорит только ленивый. Любая автоматизация процессов приводит к более эффективной работе компании. Мы сталкиваемся с ситуациями, когда бухгалтеру приходится каждый раз вручную вводить в систему накладные с очень длинной и детальной номенклатурой продукции.

Оптимально организовать бизнес- процесс так, чтобы номенклатуру в систему вводили менеджеры по закупкам, которые очень хорошо в этом разбираются, или же автоматизировать этот проект с помощью сканирующих и распознающих устройств.

Такие ситуации случаются в связи с тем, что менеджеры пользуются корпоративной системой заказа товара, которая никак не интегрирована с бухгалтерской системой, что и приводит к ручному труду и двойному вводу информации. Безусловно, таких ситуаций желательно избегать, нужно максимально интегрировать задействованные в работе информационные системы.

На рынке появились уже достаточно эффективные OCR-cистемы, позволяющие распознавать необходимые поля на отсканированных документах и автоматически переносить их в регистры бухгалтерской программы по заданному алгоритму. Необходима проверка, но затраты труда значительно ниже, чем на ручной ввод информации.

И еще один способ оптимизации работы бухгалтерии или альтернатива этой оптимизации – передача бухгалтерских функций (всех или части) на аутсорсинг. Провайдерам аутсорсинга приходится устанавливать фиксированную, достаточно невысокую цену за обработку определенного количества документов.

В связи с этим им приходится заниматься оптимизацией и автоматизацией процессов: с тем, чтобы в итоге снизить свои трудозатраты и увеличить маржу. Поэтому, если в компании нет времени или ресурсов на собственный проект по оптимизации бухгалтерских функций, одно из решений – передать функции на аутсорсинг.

Но при этом необходимо быть готовыми совместно с провайдером заниматься проектом оптимизации. Опытный провайдер обычно готов предложить варианты возможных решений, однако они также будут требовать изменений в бизнес-процессах компании в целом.

А для этого понадобятся определенные действия и управленческая воля со стороны менеджмента компании.

Людмила Шустерова, директор аутсорсингового подразделения BDO по развитию бизнеса

Полную версию статьи вы можете прочитать в бизнес-энциклопедии «Ресторанный менеджмент» (издательство «Деловой Петербург»)

 

  1. Оптимизация бухгалтерии, как повысить эффективность работы бухгалтера

Источник: https://bporus.ru/press/publications/kak-povysit-jeffektivnost-raboty-buhgalterskoj-sluzhby/

Как оптимизировать бухгалтерию в 2015 году?

Как повысить эффективность работы бухгалтера?

Вопрос совсем не праздный. В этом году почти все компании продолжат целенаправленно сокращать расходы, выстраивать бизнес-процессы как можно логичнее, прозрачнее и экономичнее. Поскольку мы очень прилично разбираемся в вопросах организации ведения учетных функций, я расскажу вам о том, как можно оптимизировать работу бухгалтерии. Вот несколько основных, на мой взгляд, принципов.

Думайте о прибыли

Когда нужно «резать затраты», первым делом по традиции принимаются за обслуживающие подразделения, в том числе и за бухгалтерию. Мысль логичная и верная. Однако иногда высшее руководство забывает, что все процессы в компании так или иначе завязаны на бухгалтерию: продажи, закупки, производство.

Если работа бухгалтеров построена не слишком эффективно, сокращение людей и ФОТ будет не очень-то результативно.

В крайнем случае вы просто переложите задачи с бухгалтерии на другие подразделения и не получите никакого выигрыша по затратам для компании (хотя, если цель – снизить «административные» затраты – эта задача будет выполнена).

Куда полезнее перед тем, как рубить сплеча по живому, пригласить консультанта посмотреть на бизнес-процесс со стороны. Если у вас все работает, это не значит, что нечего улучшать.

Приглашенный консультант наверняка обнаружит несколько «узких мест». Избавьтесь от них, и увидите, как вырастет продуктивность, а с ней и добавленная стоимость.

Потом проанализируйте, как благодаря проведенным мероприятиям увеличилась прибыль

Принцип прост: минус 1% от расходов и плюс 1% к доходам даст рост маржинальности на 2 %. Думайте о марже чаще, а лучше — все время.

Сделайте перезагрузку

Если присмотреться к тому, как работает штатная бухгалтерия, можно обнаружить немалые резервы для улучшения. Первое, на что стоит обратить внимание — численность персонала — в большинстве случаев штатная бухгалтерия раздута.

Почти всегда там есть люди «про запас», «на всякий случай» и «пусть будут». По нашему опыту обследования работы штатных бухгалтерий, во многих компаниях задачи, которыми занимаются пять человек, могут с легкостью выполнять двое-трое специалистов.

Такая бухгалтерия чаще всего постоянно или периодически недозагружена.

Что делать: не пускать численность штатной бухгалтерии на самотек. Бухгалтерия – не государство в государстве, а обслуживающее подразделение, основная задача которой – помогать компании эффективно работать.

Самая распространенная проблема — недозагруженность специалистов. Не обязательно сокращать людей, есть другие решения: например, перевод части сотрудников на неполный рабочий день.

В этом случае (как и при любых других изменениях) выстраивайте с персоналом продуктивную и открытую коммуникацию. Объясните причину вашего решения, сделайте акцент на преимуществах, которые получают сотрудники.

Скорее всего, яростного сопротивления вы не встретите: рынок труда сейчас на стороне работодателя, и можно найти замену многим специалистам, особенно в крупных городах. Не забывайте: сотрудники это отлично знают.

Автоматизируйте

Посмотрите, что и как автоматизировано в вашей бухгалтерии. В каком состоянии находится система ведения бухучета? Есть ли она вообще? Оцените объем ручного труда – как правило в этих областях скрыты очень большие резервы.

Мы видим тренд отказа от бумажного документооборота и излишней бумажной работы даже на уровне законодательства.

Взять хотя бы недавнюю отмену командировочных удостоверений — работа с ними отнимала значительную часть времени кадровика и бухгалтера на участке авансовых отчетов.

Надеемся, что изменения будут последовательными и полными (пока, к сожалению, налоговые органы могут еще требовать командировочные удостоверения). Вы также можете перейти на систему электронного согласования документов или, например, использовать электронную подпись.

Не забывайте анализировать нагрузку сотрудников, отвечающих за участки работы, которые были автоматизированы или упразднены; при необходимости пересматривайте их обязанности.

При высокой степени автоматизации бухгалтерию многих небольших организаций вполне могут вести всего один-два человека: главбух и бухгалтер на участке.

Делегируйте другим подразделениям

Большое количество задач, за которые традиционно отвечает бухгалтерия, вполне успешно могут решать другие подразделения.

В качестве примера можно рассмотреть внедрение мотивационной схемы в части получения закрывающих документов и контроля оплаты от контрагентов для «продажников» и «закупщиков».

Напомним, что простое перекладывание работы из отдела в отдел результата не принесет, однако при грамотном масштабировании других подразделений повышение общей эффективности работы предприятия вполне достижимо, особенно при значительных объемах документооборота.

Попробуйте «внешнюю» бухгалтерию

Если стоит вопрос снижения прямых и косвенных расходов и повышения качества бухучета, имеет смысл присмотреться к аутсорсингу бухгалтерии. Крупные организации могут воспользоваться услугами расчетных центров, а при необходимости — аутсорсингом отдельных участков.

По нашему опыту, экономически аутсорсинг может быть выгоден компаниям, у которых:

  • Штатная численность бухгалтерии – до пяти сотрудников
  • Нет возможности перевести бухгалтерию в регионы для снижения затрат на ФОТ
  • Нет свободных ресурсов (как финансовых и временных, так и человеческих) для проведения качественной автоматизации
  • Не получается уделять достаточно внимания оптимизации учетных функций.

Если хотя бы один из вышеупомянутых признаков характерен для вашей компании, стоит всерьез проанализировать вариант перехода на аутсорсинг бухгалтерских услуг.

Рассмотрим ситуацию, когда у организации есть потребность в главном бухгалтере. В таком случае можно использовать квалифицированного главбуха на аутсорсинге, например, на несколько дней в месяц (на время, когда он действительно нужен, чтобы закрыть отчетность, поставить подписи, проконсультировать по сложным вопросам).

* * *

Итак, мы с вами рассмотрели основные пути оптимизации штатной бухгалтерии – через перераспределение определенных обязанностей между отделами, масштабирование бухгалтерских подразделений и посредством передачи бухгалтерской работы аутсорсеру либо в ОЦО. Выбирайте то, что наиболее подходит вашей организации исходя из стоящих перед вами задач.

Стоит, однако, отметить, что подобные преобразования не всегда приводят к сокращению прямых издержек.

В любом случае в среднесрочной и долгосрочной перспективе слаженная и эффективная работа бухгалтерии даст предприятию весьма ощутимую выгоду в виде повышения отдачи от ключевых отделов, работа которых тесно связана с бухгалтерией – отдела продаж, закупок, обслуживания клиентов, маркетинга и др.

Источник: https://blog.ucmsgroup.ru/accounting-optimisation-tips/

Как бухгалтеру повысить эффективность своей работы

Как повысить эффективность работы бухгалтера?
Не будем лукавить – порой в загруженном рабочем графике виноваты не руководство и не коллеги, а собственная несобранность и отсутствие четкого алгоритма действий. Мы уверены, что эту проблему можно устранить, следуя несложным рекомендациям.

Творческий беспорядок

Работа бухгалтера связана с интеллектуальной нагрузкой и постоянным стрессом.

Необходимость контролировать различные процессы, быстро реагировать на изменение ситуации, внимательность в работе с цифрами – это и многое другое заставляют подумать о стрессоустойчивости и грамотном подходе к своей работе.

В этом каждому бухгалтеру, поставившему перед собой цель повысить эффективность своей работы и готовому приложить к этому некоторые усилия, помогут простые техники тайм-менеджмента.

Представим себе бухгалтера за рабочим столом: кипа документов, лежащих повсюду на столе; многочисленные разноцветные стикеры висят на экране компьютера, телефоне; папочки вразнобой стоят и лежат на столе, в компьютере открыт десяток приложений.

Как разобраться с этими бумажными инструментами контроля? Один из эффективных приемов в тайм-менеджменте посвящен структуре внимания и принципам обработки информации.

Именно понимание того, на чем мы можем сконцентрироваться и с каким объемом информации справляется наш мозг, позволяет правильно построить свою деятельность и спланировать день.

Структура внимания

Внимание человека имеет три главных уровня. Первый уровень – это «фокус внимания», и включает он один элемент.

Например, при составлении отчета именно эта работа является фокусом внимания: бухгалтер сосредоточенно смотрит в экран и бегло печатает. Подсчитывая финансовые показатели, он внимательно выводит в калькуляторе цифры и вносит их в документ.

Все, что фокусирует внимание «здесь и сейчас», то, на чем сотрудник осознанно концентрируется, относится к первому уровню в структуре.

Второй уровень называется «предсознанием» и подразумевает от 5 до 9 объектов. Работая за компьютером, специалист учета слышит голоса коллег по кабинету, звонки телефона.

Вместе с отчетом в Word открыт другой документ, в который приходится одновременно заглядывать. Угловым зрением в обзор попадают лежащие на столе документы, стикеры, телефон.

Эти объекты находятся рядом, как бы дополняя вашу работу, хотя на них человек и не концентрируется.

Третий уровень – уровень «подсознания» – включает бесконечное количество объектов, которые можно не видеть, но они также влияют на работу: к ним относятся, например, мысли о семье, ощущение голода и многое другое.

Бухгалтерия начинается со стола

Область «рабочего пространства» является фокусом внимания. Поэтому на столе перед сотрудником должны находиться только те объекты (документы, телефон, компьютер и т. д.), которые в данный момент необходимы для выполнения определенной работы. В области «ближайшего внимания» (предсознания) следует располагать не более 9 объектов.

Остальные бухгалтерские документы, папки, калькуляторы и многое другое должны находиться, по крайней мере, в конце стола, чтобы они не попадали в фокус внимания. Лучше в принципе убирать ненужные вещи, иначе у них есть негативная тенденция накапливаться, и растущие вверх документы создают ощущение нью-йоркских небоскребов.

Стоит помнить, что из области «ближайшего внимания» всегда можно взять необходимые вещи и переместить их в фокус внимания для последующей работы с ними.

То же происходит и с зоной предсознания: объекты, которые вы держите в голове (например, когда вы составляете отчет, «всплывает» необходимость сдать его сегодня до 15 часов), в нужное время перейдут в фокус внимания (допустим, вы не упускаете из виду, что после завершения отчета документ должен быть передан руководителю в срок).

Качество зависит от процесса

Правильно организованное рабочее место позволит лучше сосредоточиться на выполнении работы.

Рассмотрим принцип расчистки рабочего стола. Обычно бухгалтер берет пачку документов толщиной в несколько десятков сантиметров, кладет ее перед собой и начинает обрабатывать. Далее он откладывает первый документ и смотрит на эту же кипу бумаг, открывая второй документ для обработки.

Возникает негативное ощущение того, что данная стопка бумаг никогда не кончится, и даже если перекладывать с места на место один документ за другим, все равно перед глазами остается много бесконечной работы.

Совет заключается в том, чтобы изначально положить данную стопку документов не перед собой, а невдалеке от себя, а для обработки брать по одному документу и класть перед собой. После обработки следует сразу убирать бумагу в нужное место, чтобы не мешала.

Если таким образом работать над документами, то не возникает лишних объектов, и они не создают негативное психологическое воздействие.

Метод Цезаря не пройдет

Еще один важный принцип связан с переключением между задачами. При работе над одной из них часто возникает соблазн отвлечься на заходящих в кабинет коллег с вопросами, на звонки, просмотреть новые почтовые сообщения во «Входящих» и т. д. Что происходит в данном случае? Бухгалтеру, как и любому другому сотруднику, необходимо время на концентрацию над задачей.

Чтобы не отвлекаться от первостепенных функций, советую осознанно забюджетировать на конкретную задачу время.

Вообще полезным будет создать в компании корпоративный стандарт управления временем для грамотного и уважительного отношения к своему временному графику.

Правда, если часть ответственности за это можно взять на себя (принципы организации рабочего места, обработки информации в соответствии со структурой внимания), то взаимодействие с вашими коллегами – это вопрос корпоративного стандарта тайм-менеджмента.

Формула успеха

Рассмотренные принципы работы в тайм-менеджменте рекомендуется применять и при планировании своего времени. Предлагаю пользоваться следующим правилом:

  1. у вас есть многочисленный список дел на месяц (год) – (-365-). Это могут быть любые задачи – рабочие, личные – которые в более или менее хаотичном порядке фиксируются в едином списке. Данный список рекомендую проверять не менее одного раза в неделю для выявления тех дел, выполнение которых становится актуальным;

  2. из этого списка следует выбирать наиболее приоритетные для выполнения на данной или ближайшей неделе – (-7-).

    Важно помнить про количество объектов в предсознании: задач должно быть 5–9, так как именно такое количество является оптимальным и их несложно держать в зоне контроля.

    Такой список рекомендуется проверять один раз в день с целью проанализировать, пришел ли срок для выполнения той или иной задачи; появилась ли возможность взяться за определенную работу и т. д.;

  3. при выборе одной из приоритетных задач для непосредственного выполнения в осознанно выделенное для нее время, она появляется в фокусе вашего внимания – (-1-).

Данный принцип долгосрочного планирования может быть реализован на любом носителе (бумажные стикеры, ежедневники и т. д.), но я рекомендую пользоваться самым оптимальным электронным инструментом тайм-менеджмента – MS Outlook.

Дисциплинирующее окно

В Outlook есть специальный раздел, позволяющий держать весь список дел в одном месте. Специально настроенные категории для задач («00-День», «01-Неделя», «02-Месяц», «Когда-нибудь») позволяют при актуализации той или иной задачи свободно переносить ее в соответствующий раздел (например, на сегодня в категорию «00-День»).

Утром, приходя на работу, сотрудник открывает категорию дел на сегодняшний день и видит весь список задач. Так же, анализируя задачи из других категорий, при наступлении срока или возможности выполнения, он может легко переносить их в соответствующий раздел.

Когда задача (в том числе делегированная) выполнена, она удаляется из списка дел по категориям, но при желании все сделанные задачи можно просмотреть в специально настроенных представлениях.

Таким образом, умение правильно организовать свое рабочее место является важным фактором быстроты выполнения задачи. Знание структуры внимания и умение распределять свои ресурсы позволяет не только планировать свой день более реалистично, но и налаживать работу с коллегами, договариваться с ними о правильности использования такого важного ресурса, как время.

Источник: https://delovoymir.biz/kak_buhgalteru_povysit_effektivnost_svoey_raboty.html

Оптимизация процессов ведения бухгалтерского учета

Как повысить эффективность работы бухгалтера?

Ольга Мазина

Заместитель директора отдела бухгалтерских услуг

Наша компания специализируется на оказании бухгалтерских услуг, и за годы работы мы накопили огромный опыт оптимизации бухгалтерских процессов, позволяющий нам консультировать различные компании по вопросам повышения качества работы их финансовых и бухгалтерских отделов.

Ведение бухгалтерского учета как один из инструментов управления компанией

Ключевыми процессами любой компании являются процессы, связанные с ее основной деятельностью, т.е. производство, торговля, маркетинг и т.п.

Ведение бухгалтерского учета относится к вспомогательным функциям, а также имеет значение для организационного управления, поскольку правильная регистрация осуществляемых коммерческих операций позволяет руководству отслеживать и контролировать ход выполнения работ.

Соответственно, достоверные и своевременно предоставляемые бухгалтерские данные помогают руководителям принимать верные бизнес-решения и снижать затраты компании.  

В работе бухгалтеров можно выделить три основных направления:

  • Ведение бухгалтерского учета в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации;
  • Ведение бухгалтерского учета для целей налогообложения;
  • Ведение бухгалтерского учета для целей предоставления управленческой отчетности (IFRS и т.п.).

Каждое из этих направлений, в свою очередь, включает в себя несколько видов работ: расчет заработной платы, перечисление платежей, учет материальных запасов, учет основных активов и инвестиций, продаж, затрат, расчет налогов, подача налоговых деклараций, составление финансовых отчетов и их подача в соответствующие органы и т.п. Выполнение всех этих работ подразумевает ведение ежедневной текущей деятельности по подготовке первичных документов, вводу данных в бухгалтерские компьютерные программы, анализу этих данных и их обработке для составления отчетов и т.п.

Несмотря на то, что благодаря современному программному обеспечению работа бухгалтеров сегодня во многом автоматизирована, руководители многих предприятий по-прежнему остаются не вполне довольно тем, как работают их бухгалтерские и финансовые отделы.

Среди наиболее часто звучащих жалоб, связанных с недостаточной эффективностью работы бухгалтерии, можно назвать следующие:

  • Несвоевременная подготовка отчетов для руководства;
  • Невыполнение компаниями обязательств по договорам;
  • Несвоевременный расчет и выплата заработной платы сотрудникам;
  • Задержки в перечислении налогов;
  • Недостаточная прозрачность информационных потоков в рамках организации;
  • Низкий уровень эффективности взаимодействия отделов внутри компании;
  • Чрезмерная загруженность бухгалтеров работой;
  • Слишком высокие затраты на ведение бухгалтерского учета.

Неэффективность бухгалтерских процессов приводит к тому, что компаниям приходится нести дополнительные траты, связанные с необходимостью платить штрафы и неустойки за сорванные сроки, выплачивать сверхурочные бухгалтерам и исправлять последствия неверно проведенных расчетов.

В самых тяжелых случаях результатом низкого качества ведения бухгалтерского учета могут стать управленческие ошибки, допущенные руководителями по причине получения ими несвоевременных и/или неверных данных, а также искаженной финансовой информации. 

Посмотрите наши видео (на английском языке) с ответами на частые вопросы об экспресс-проверке и восстановлении бухгалтерского учёта

Анализ бухгалтерской работы

Для повышения качества бухгалтерского учета компании прежде всего нужно проанализировать протекающие в ней бухгалтерские процессы.

В ходе выполнения такого анализа мы в первую очередь изучаем деятельность компаний наших клиентов и их ключевые процессы, организационную структуру, распределение информационных потоков и систему документооборота.

Полученная на этом этапе информация позволяет нам определить основные задачи компании в сфере бухгалтерского учета. Следующим шагом становится анализ существующих бухгалтерских процессов и выявление проблемных, требующих исправления участков.

Для получения точных данных мы опрашиваем руководящих сотрудников, проверяем внутреннюю документацию, регламентирующую работу бухгалтеров, изучаем содержание и структуру бухгалтерских баз данных, оцениваем уровень автоматизации работы, проводим беседы с сотрудниками бухгалтерских отделов и применяем другие методы, точное содержание которых зависит от конкретной ситуации.

Среди показателей качественной работы бухгалтерии можно назвать следующие (данный список, разумеется, не является исчерпывающим):

  • Своевременное и верное выполнение бухгалтерских работ;
  • Должный уровень структурной сложности процессов;
  • Низкий (оптимальный) уровень затрат на обеспечение деятельности бухгалтерии;
  • Оптимальный уровень загруженности бухгалтеров;
  • Минимальные временные затраты на решение бухгалтерских задач;
  • Способность бухгалтерского отдела решать срочные экстренные задачи;
  • Достаточное количество сотрудников, обладающих должным уровнем профессиональной квалификации;
  • Высокий уровень взаимодействия внутри организации;
  • Отсутствие ошибок, снижающих эффективность управления компанией или приводящих к нанесению ей ущерба;
  • Оптимальная организация документооборота.

Признаками низкой эффективности бухгалтерской работы, в свою очередь, являются: задержки в выполнении работ, паузы в работе, нерациональное использование ресурсов, дублирование функций, ошибки, утрата информации и т.п.

Для проведения анализа любых бизнес-процессов удобно пользоваться чрезвычайно эффективным методом пяти вопросов. Этот метод заключается в том, чтобы по каждому направлению выполняемых в компании работ получить ответы вопросы, разделенные на 5 групп:

Эти вопросы помогают структурировать процесс анализа бизнес-процессов, а для получения ответов на них проводятся беседы с сотрудниками, задействованными в выполнении соответствующих работ.

Оптимизация работы и повышение ее качества

После проведения анализа мы формулируем цели и составляем план действий по улучшению ситуации. Цели оптимизации бухгалтерских процессов зависят от того, какие именно проблемные участки были обнаружены в ходе проведения анализа.

Исходя из нашего опыта, можем сказать, что чаще всего оптимизация работы бухгалтерии бывает направлена на устранение перерывов в работе, минимизации обмена информацией в устной форме и установлении контрольных точек выполнения работ.

Внедрение запланированных нововведений влечет за собой исключение из рабочего процесса лишних и неэффективных операций, а также упрощение и стандартизацию всех направлений работы, а именно:

  • Следует устранить выявленные причины совершения ошибок и рутинные операции, выполняемые вручную. Чрезмерный контроль, тормозящий ход работ, также должен быть ограничен;
  • Сложные процедуры и форматы составления документов и отчетов следует упростить;
  • Уровень автоматизации работы нужно повысить, а используемые методы – стандартизировать.

Внутренний контроль

Согласно требованиям Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.11, в компаниях должно быть обеспечено внедрение процедур внутреннего контроля за ведением их деятельности, а в компаниях, подлежащих проведению обязательного аудита – дополнительно обеспечен внутренний контроль за правильностью бухгалтерской и финансовой отчетности.

При проведении аудиторских проверок организаций мы обращаем особое внимание на действующие в них процедуры внутреннего контроля. Типичными примерами неэффективности таких процедур являются: несоблюдение порядка авторизации, неправильное хранение имущества компании, нарушение процедур инвентаризации, неэффективное распределение полномочий, чрезмерный контроль внутри организации.

Если вы примете решение о внедрении или оптимизации в вашей компании процедур внутреннего контроля, мы рекомендуем вам предпринять для этого следующие шаги:

Шаг 1: Проанализировать все бизнес-процессы и выявить потенциальные риски.

Шаг 2: Выбрать подходящие для внедрения процедуры и описать их во внутренних документах компании.

Шаг 3: Проинформировать сотрудников о рисках, относящихся к их зонам ответственности, и о внедрении соответствующих процедур внутреннего контроля.

Шаг 4: Проверять действующую на предприятии систему внутреннего контроля не реже раза в год и, при необходимости, вносить в нее требуемые изменения.

Эффективная организация процедур внутреннего контроля будет способствовать ровной и бесперебойной работы всей компании в целом.

Если вы хотели бы подробнее узнать о том, как можно оптимизировать бухгалтерские процессы и системы внутреннего контроля вашей компании, пожалуйста, свяжитесь с нами:

Даниил БерлизовДиректор по развитию бизнесаМоб.: +7 916 539 68 66Офис: +7 495 788 00 05

Email: Daniil.Berlizov@accountor.ru

Источник: https://www.accountor.ru/ru/optimization-of-accounting-processes-in-company

Дорогая наша бухгалтерия

Как повысить эффективность работы бухгалтера?

       Журнал “City-бизнес”, июль 2008

Татьяна Лобко Директор Департамента бухгалтерского, налогового и правового консалтинга группы компаний “ВнешЭкономАудит”

Проведите аудит загрузки

В последнее время к специалистам нашей компании, которые занимаются подбором бухгалтеров, владельцы бизнеса обращаются с такой проблемой: «Плачу главбуху высокую зарплату, а он все равно увольняется. Готов платить больше, давайте найдем нового».

К сожалению, «рублевая мотивация» главных бухгалтеров как панацея от всех проблем – одна из самых распространенных точек зрения современного руководителя.Когда люди увольняются, руководители делают самый простой вывод: раз бухгалтер ушел – значит, я мало платил.

Поэтому зачастую предложения работодателей напоминают аукцион: если я платил прежнему бухгалтеру 25 тысяч, а тот уволился, – значит, следующему стану платить 30, и все будет нормально. При этом наши бизнесмены не учитывают, что причина увольнения может быть совсем в другом, а именно – в объемах работы, предельных для человека, – и справиться с ними выше его сил, сколько ему ни плати.

На просьбы нанять еще одного бухгалтера руководитель не реагирует: по его мнению, дело только в деньгах.Однако недавно мы проведи опрос среди бухгалтеров с целью узнать основные причины увольнений. Лидирующий ответ – большой объем работ, так сказали 40% респондентов. Бывает и другая ситуация: владельцу может казаться, что он раздул штат».

Например, недавно к нам за консультацией обратился руководитель бизнеса, которым начал сомневаться: не многовато ли держать в компании двух бухгалтеров? Мы просчитали объем их работ – и выяснилось: только перемещение товаров составляет 7500 операций в месяц! И это без учета операций, связанных с реализацией, поступлениями, начислением заработной платы и налогов…

При этом, по нашим данным, бухгалтер способен качественно обработать от 100 до 200 операций в день. Это занимает примерно 30-40 процентов его рабочего времени. Все остальное – повседневная текучка: сверки, выдача информации другим подразделениям, поездки в банк, контроль и так далее.

Не говоря уж о том, что на бухгалтеров порой сваливают задачи, вообще не имеющие никакого отношения к их служебным обязанностям: например, решение юридических вопросов.

Проведите подобный «аудит объемов работ»- и вам станет ясно, сколько человек нужно вашей бухгалтерии. Для этого, конечно, лучше привлечь профессионалов. Ведь для грамотной оценки необходимы знания не только в области бухгалтерского учета и налогообложения, но и в области научной организации труда.

Выберите оптимальную структуру

Понятно, что эффективность работы бухгалтерии, как и любого другого подразделения, зависит не только от того, соответствует ли число штатных единиц объемам работы, но и от того, как организовано взаимодействие между этими единицами. В зависимости от масштабов компании и особенностей ведения бизнеса, оптимальной может оказаться различная структура бухгалтерской службы.

Кому-то покажется удобней, если все бухгалтеры будут «главными» – каждый будет отвечать за какую-либо из компаний группы, со строгим подчинением всех специалистов одному бухгалтеру. Но наиболее распространена горизонтальная структура – когда каждый из бухгалтеров самостоятельна ведет свое – узкое – направление, вроде учета заработной платы или материалов.

В любом случае, очевидна еще одна обязательная компетенция главного бухгалтера: он должен быть не только квалифицированным специалистом, но, прежде всего, отличным организатором, управленцем.

Как ни странно, при найме главбуха на работу на это обращают не так уж и много внимания: согласно проведенному нашей компанией маркетинговому исследованию, организаторские способности признают неотъемлемым критерием при отборе главного бухгалтера всего 33% челябинских руководителей.

Для сравнения – отличного знания бухгалтерского учета и налогообложения требуют от своих главбухов 52% управленцев.

Между тем, во многих случаях, особенно если в деятельности фирмы десятки направлений и число бухгалтеров более 3-х, главбух – это, прежде всего, координатор и стратег.

Скажем, недавно мы порекомендовали на эту должность претендента, про которого было известно, что он превосходный организатор, а вот отличными бухгалтерскими знаниями, скажем так, «не блещет». Но для того, чтобы справляться с работой в бухгалтерии с числом сотрудников более 15 человек, знания особых профессиональных тонкостей ему и не требовалось – куда важнее был навык управления квалифицированными специалистами и способность чувствовать «пульс компании», видеть общий вектор ее развития.

Позаботьтесь о важных деталях

В работе бухгалтера не бывает мелочей – именно поэтому нужно уделять особое внимание даже самым незначительным, на первый взгляд, вопросам. Так, например, работа бухгалтерской службы будет намного эффективнее, если документы в бухгалтерию будут передаваться своевременно.

Небрежно оформленный или не вовремя переданный бухгалтерам документ может компании «дорого стоить». Как показывает практика аудиторских проверок, в ведении учета наиболее часто встречаются ошибки, связанные с отсутствием в учете некоторых операций и – соответственно – искажением величины доходов и затрат.

Кроме того, ошибки в документах ведут к неправильному исчислению налогов, так, например, в результате неверного оформления счета-фактуры организация не сможет принять к вычету НДС, который он уплатил поставщику.

Далее нужно оградить бухгалтерию от несвойственных ей функций, например, ведения договорной работы, заботы с претензиями и так далее: у бухгалтеров и своей работы более чем достаточно.

Огромное влияние на эффективность работы бухгалтерии оказывает и техническая оснащенность рабочих мест: в свое время я на себе почувствовала разницу между работой на мощном компьютере, оснащенном современным программным обеспечением, и на «древней» технике с программой вчерашнего дня, после каждой операции заставляющей бухгалтера по 10-15 минут бездумно смотреть в монитор, ожидая, пока «данные загрузятся». Так что не стоит экономить на приобретении современной вычислительной техники и компьютерных программ, в конце концов они обходятся все-таки дешевле, чем наём дополнительных сотрудников. Значимой оказывается и такая вторичная вроде бы вещь, как организация рабочего места. Попробуйте сосредоточиться над важным отчетом, сидя в кабинете, где кроме вас находятся еще человек десять – пятнадцать. К сожалению, с такой «рассадкой персонала» мне тоже приходилось сталкиваться. Маловероятно, что бухучет на этом предприятии будут вести идеально, какие бы талантливые сотрудники ни трудились в бухгалтерской службе и сколько бы денег ни платил им работодатель. В бухгалтерской профессии строгое соблюдение санитарных норм, в особенности в том, что касается минимальной площади рабочего места в три квадратных метра – это просто элементарное условие нормального выполнения работы.

То же самое можно сказать и о наличии специальной литературы, подписке на периодические издания, возможности бухгалтера прибегать к услугам консультантов: в России налоговое и финансовое законодательство, нормы и правила ведения учета меняются с такой скоростью, что иначе за ними просто не уследить. Современный бухгалтер должен постоянно обучаться, совершенствовать свои профессиональные навыки, и планка требований в этом плане постоянно повышается. Поэтому не стоит жалеть средств на регулярное обучение, повышение квалификации и аттестацию всех работников бухгалтерии. Поверьте: это значительно дешевле, чем потери, к которым может привести их недостаточная компетентность.

Галиб Шарифов 08.01.2009  15.43Впервые встретил конкретную статью о наболевшем. Полностью согласен с каждым пунктом.

К сожалению в представлении многих руководителей бухгалтерия – это “вынужденная” статья расходов.

Но стремительное усложнение законодательных требований и шквал ограничений окончательно заставят пересмотреть ложные стереотипы и бухгалтер займет свое истинно достойное место в иерархии предприятия.

Источник: http://www.ural-audit.ru/press_center/publikacii-specialistov-v-smi/dorogaja-nasha-bukhgalterija_/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.