+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Как эффективно работать с email: 9 cоветов по ведению электронной переписки от топ-менеджеров Google

Содержание

6 советов по эффективной работе с почтой

Как эффективно работать с email: 9 cоветов по ведению электронной переписки от топ-менеджеров Google

Электронная почта является одним из самых лучших средств коммуникации и, пожалуй, единственным, которым пользуются все пользователи без исключения. Вы можете любить или не любить мессенджеры, использовать Skype или чат , но адрес электронной почты у вас имеется наверняка.

Каждый день мы получаем в свой почтовый ящик не только сообщения от друзей и коллег, но и десятки рекламных писем, уведомлений, просто спам.

А если вы последовали рецепту описанному в этой статье, то к этому добавилось и множество обновлений ваших RSS-каналов.

Чтобы не утонуть в огромном количестве входящих сообщений, очень важно выработать и применять навыки эффективной работы с электронной почтой.

Copyright Shutterstock

Запланируйте время проверки почты

Если вы чувствуете, что тратите слишком много времени на обработку почты, а количество писем во входящих все равно не уменьшается, то попробуйте более жестко распланировать время проверки своего почтового ящика.

Обычно мы начинаем проверять почту, находим в письме интересную ссылку, переходим на сайт, оттуда на другой… а через полчаса вспоминаем и возращаемся к разбору писем. В результате время прошло, а дело с места не сдвинулось.

Поэтому постарайтесь выделить для себя определенное ограниченное время для работы с почтой. Частоту и продолжительность этих интервалов каждый может установить для себя самостоятельно, в зависимости от объемов своей корреспонденции.

Возможно это будет час утром и час в конце рабочего дня, а может быть вам удобнее заходить в свой почтовый аккаунт каждый час на пять минут. Самое главное — старайтесь строго придерживаться установленного для себя графика и не отвлекаться ни на что постороннее.

Сознание того, что ваше время ограниченно, неминуемо приведет к увеличению эффективности обработки почтовых поступлений.

Каждое письмо означает действие

Главное правило, которое вы должны применять при разборе почты, — каждое открытое письмо требует от вас какого-либо действия. Если вы открыли письмо, то ни в коем случае нельзя снова оставлять его во Входящих.

Вы должны либо сразу же ответить на письмо, либо переслать его тому, кто лучше справится с этим вопросом, либо наметить для себя задачу в Google Task или календаре — в любом случае в результате вашего действия письмо должно быть удалено или перемещено в архив, то есть покинуть папку Входящие. При соблюдении этого простого правила ваша папка входящих рано или поздно очистится.

Copyright Shutterstock

Фильтры и ярлыки

Если вы ежедневно получаете большое число писем, то их разбор требует от вас большого количества времени и усилий. Почему бы вам не использовать для этого ресурсы почтовой службы, тем более, что в большинстве сервисов эта возможность присутствует и отлично реализована?

Речь идет о настройке фильтров для автоматической обработки почты. Вместо того, чтобы вручную кликать по каждому сообщению, а каждый ваш клик — это тоже время и усилия, просто один раз настройте нужные фильтры.

Например, все сообщения с адресов ваших родственников автоматически попадают в папку Семья и отмечаются маркером как важные.

Все пресс-релизы уходят в отдельную папку минуя папку Входящие, а уведомления от социальных сетей сразу летят в Корзину.

Таким образом, вы можете распределить сообщения по основным темам и подготовиться соответствующим образом к их обработке. У вас не будет больше ситуации, когда ваш мозг при разборе почты переключается с домашних дел на служебные вопросы, а потом сразу же на развлекательные рассылки, и потом обратно.

Вариантов создания различных фильтров существует огромное количество и я уверен, что один раз построив систему автоматической фильтрации, вы сэкономите дни и месяцы своего времени. Кроме этого, с помощью присвоенных ярлыков или распределения по папкам, вы легко сможете найти нужные письма в архиве (вы ведь помните, что папка Входящие у нас совершенно пуста?).

Пользуйтесь поиском

Многие пользователи, особенно начинающие, хранят все свои письма во Входящих, потому что им кажется, что при архивировании они больше никогда их больше не найдут.

Если вы настроили систему фильтров и ярлыков, как это описано в предыдущем абзаце, то ваш архив уже упорядочен и в нем гораздо легче ориентироваться. Но не забывайте еще про строку поиска.

Например, в Gmail система поиска писем настолько совершенна (кто бы сомневался!), что найти любое письмо не составит никакого труда.

Используйте отметки

Во многих почтовых службах имеется функция пометки сообщений специальными маркерами (в Gmail  это звезды).

С их помощью легко выделить необходимые сообщения, требующие вашего внимания и поместить их в отдельную папку. В Gmail вы можете сами выбрать набор отметок и довольно гибко ими пользоваться.

Таким образом, одного взгляда на содержимое вашего почтового ящика будет достаточно, чтобы выделить письма по степени их важности.

Используйте клавиатурные сокращения

Использование горячих клавиш может настолько ускорить обработку корреспонденции, что стоит потратить несколько часов для их изучения. Но перед этим загляните в настройки (в Gmail это Настройки — Общие — Быстрые клавиши) и убедитесь, что они включены. После этого достаточно просто нажать на клавиатуре знак вопроса и перед вами появится подсказка со всеми горячими клавишами Gmail.

Электронная почта является отличным средством коммуникации, но это не значит, что вы должны уделять этому процессу половину своей жизни.

Максимальная автоматизация всех процессов, быстрые ответы или переадресация сообщений, планирование своего времени вместе с другими советами из этой статьи позволят вам довольно быстро справляться с любым количеством писем и сохранить больше времени для более приятной деятельности.

Источник: https://lifehacker.ru/6-sovetov-po-ehffektivnojj-rabote-s-pochtojj/

Как эффективно работать с электронной почтой

Как эффективно работать с email: 9 cоветов по ведению электронной переписки от топ-менеджеров Google

Когда Вы принимаете нового сотрудника в компанию, важно ознакомить его не только с рабочими обязанностями, но и с теми подходами,  которые помогут ему выполнять cвои обязанности максимально эффективно. В этой статье мы обсудим, как помочь сотрудникам наладить эффективную работу с электронной почтой. Почему это важно?

Электронная почта — это один из наиболее распространённых пожирателей рабочего времени. В результате аудита рабочего времени, часто оказывается, что сотрудники тратят на разбор почты почти 2 часа в день. Завалы непрочитанных писем приводят к нарушениям сроков выполнения задач.

Улучшение работы с почтой можно разделить на два блока:

1. Знание и использование функций своего почтового ящика

 Это означает, что в первую очередь, персонал должен изучить возможности электронной почты и начать ими пользоваться. Вот главное, что надо знать, работая с email:

Как распределить информацию по папкам

В электронном ящике есть ряд стандартных папок, например, таких как: “работа”, “счета”, “важные”, “личные” и др. Важно настроить свои папки. Рекомендации:

  • создать папки, куда будут попадать письма руководителя (проверять их в первую очередь);
  • от подрядчика (легко найти историю переписки);
  • с предложениями, прайс-листами (эти письма не требуют срочного ответа, при необходимости в будущем можно вернуться к предложению);
  • и другие папки.

Как использовать маркировку писем

Все почтовые сервисы используют разные способы дифференциации почты. Одни предоставляют возможность отмечать важные письма флажками, звездочками или другими значками. В некоторых, сообщениям присваиваются цветовые категории в зависимости от того, к какому ярлыку они будут прикреплены.

Визуальная сортировка входящей электронной почты также значительно упрощают работу с email и поиск нужной информации.

Как быстро искать нужные сообщения

Почтовые службы предлагают большие возможности расширенного поиска сообщений с помощью операторов расширенного поиска.

Операторы – это слова и символы запроса, которые помогают искать сообщения по разным критериям: отправителю, теме, ярлыку, письма с прикреплёнными файлами.

2.Правильное распределение времени на работу с электронной почтой

Лео Бабаута, автор нескольких книг по тайм-менеджменту и ведущий популярного блога об управлении временем, поделился своими 10-ю привычками для эффективной работы с электронной почтой.

Реже заглядывать в почту

Не держать окно почты открытым целый день. Лео Бабаута говорит: «Я пришёл к мысли, что если в моем ящике накопится 20-30 писем, то мир не рухнет, в то же время, именно такое количество мне несложно будет быстро обработать. Внимание! Я говорю «обработать», а не «прочитать».

Я открываю папку «Входящие», чтобы раскидать сообщения по другим папкам, а не для того, чтобы прочитать их и оставить тут же.

Раскидать по папкам

Я открываю почту и начинаю быстро принимать решения: удалить или архивировать, прочесть и ответить сразу (если это займет не более 2 минут) или архивировать, отправить быстрый ответ и затем архивировать, добавить в мой список дел, чтобы заняться этим позже (пометить звездочкой и затем архивировать).

В любом случае, во входящих НИЧЕГО не должно остаться.

Немедленно добавить всё в календарь

Если в письме мне приходит какая-то дата, о которой я должен помнить, я сразу заношу её в календарь. Личная встреча или разговор по Скайпу, тренировка или что-то, о чём я должен вспомнить только через неделю — всё немедленно отправляется в календарь. Сейчас это моя самая лучшая привычка, она доведена до автоматизма, и благодаря ей, я крайне редко про что-то забываю.

Писать короткие письма

Мой ответ на письмо составляет обычно 1-3 предложения. Редко когда я пишу письма длиннее 5 предложений. И для того должна быть веская причина.

Если мне действительно нужно написать много, я лучше сделаю это в Google Docs и предоставлю доступ нужному человеку. Короткое письмо означает быстрый ответ от получателя, ведь человеку не придётся пробираться сквозь дебри вашего красноречия, чтобы уловить и усвоить ключевую информацию.

Быстро добавлять задачи в todo-лист

Некоторые используют инбокс в качестве списка дел, но он мало приспособлен для этого, и вот почему:

  1.  Дела, которые нужно выполнить, смешиваются с другими письмами, и потом их сложно выловить из общей массы.
  2.  Повествование в письме не всегда содержит конкретное руководство к действию, но на основании письма вы можете поставить себе задачу. Когда вы соберетесь её выполнить, вам снова придётся перечитывать письмо, чтобы вспомнить, какую конкретную задачу поставили вы себе после его прочтения.
  3.  Каждый раз, когда вы заглядываете в почту, чтобы выловить очередное дело, вы натыкаетесь на новые сообщения, которые привлекают ваше внимание и отвлекают от основных дел, сбивая рабочий ритм.

Простой и удобный todo-лист — это обычный текстовый документ, куда вы можете добавлять задачи из писем буквально в пару кликов. Да и во время работы такой лист будет более эффективным инструментом, ведь вам не придётся всё время заглядывать в инбокс.

Хранить во входящих только непрочитанные сообщения

Это фишка для продвинутых пользователей. Я хакнул мой Gmail-ящик таким образом, что в нём теперь не могут храниться прочитанные сообщения.

Это означает, что если я открыл письмо и не кинул его в любую другую папку, то оно просто исчезнет.

Это мотивирует меня принять решение о том, как поступить с этим письмом, немедленно, или я просто его потеряю. Благодаря этой специфической настройке, в моем инбоксе не копятся открытые сообщения, которые постепенно становятся мусором.

Отложить для прочтения

Частенько мне присылают ссылки на статьи. Их я тут же отправляют в закладки, чтобы почитать позже. Вот почему я стараюсь тратить меньше времени на почту, ведь у меня так много интересного для чтения, кроме неё.

Беспощадно фильтровать

Когда в моём ящике появляется письмо, которое я не хотел бы видеть, я расправляюсь с ним немедленно. Не ленюсь отписаться от рассылки или установить фильтр на данного отправителя. И это значительно сокращает поток входящих писем.

Я безжалостен в отношении писем, которые засоряют мой инбокс, и правило это применяю даже в отношение людей, которые слишком меня беспокоят.

Закрыть почту по окончании обработки писем

Разобрали сообщения — закройте почту и не открывайте несколько часов до того момента, пока там снова не накопится достаточное количество писем.

Завести для себя некоторые привычки для эффективной работы с почтой — это очень правильно. Вы сразу заметите, насколько спокойней вы стали выполнять более важные дела, избавившись от навязчивой проверки почты каждые 10 минут. Ваша голова освободится для свежих мыслей, как только ваш инбокс освободится от лишних писем.

Просмотреть статью Лео Бабауты в источнике можно по ссылке.

Чтобы эти советы не забылись, составьте кототкий чек-лист по работе с электронной почтой. Как составить эффективный чек лист мы писали в нашей прошлой статье.

Знание возможностей инструмента и тренировка навыков эффективной работы с почтой сделает работу значительно более эффективной.

Источник: https://timetracker.yaware.com.ua/blog/kak-povyisit-effektivnost-rabotyi-s-elektronnoy-pochtoy-v-2-raza/

Как работают с электронной почтой Тим Кук, Билл Гейтс и другие топ-менеджеры | Rusbase

Как эффективно работать с email: 9 cоветов по ведению электронной переписки от топ-менеджеров Google

Марсио Хосе Санчез/AP

Каждый день Кук встает в 3:45 и разбирает почту. По его словам, ежедневно ему приходит от 700 до 800 писем. «И я читаю большинство из них… Да-да, каждый день. Я трудоголик», — сказал Кук.

Иванка Трамп отдельно разбирается с самыми назойливыми отправителями

AP

«Как и со многими вещами в своей жизни, нужно уметь управлять своей почтой, иначе она будет управлять тобой», — считает Иванка Трамп, исполнительный вице-президент по развитию и закупкам компании Trump Organization и глава собственного бренда.

Она применяет следующую тактику: периодически Иванка просматривает почтовый ящик и отмечает, кто пишет ей особенно часто, а именно «длинные пространные письма на темы, которые лучше обсудить при личной встрече». Затем каждую неделю она назначает встречи с такими отправителями, чтобы обговорить текущие вопросы и проблемы.

В дальнейшем такие люди смогут писать ей только по очень срочным вопросам.

«Письма от этих «нарушителей спокойствия» занимают львиную долю моей корреспонденции», — призналась Иванка.

Чтобы получать меньше писем, генеральный директор LinkedIn Джефф Вейнер сам отправляет меньше

Чип Сомодевилла/Getty

Золотое правило Вейнера — хочешь получать меньше писем, сам меньше их отправляй.

В блоге на LinkedIn он написал, что это правило работало для него и на предыдущем месте работы. Когда двое его коллег-любителей электронной переписки уволились из компании, количество входящих писем в его ящике уменьшилось почти на 30%.

«Оказалось, что вся активность в моем почтовом ящике возникала не только из-за их писем, но и моих ответов и сообщений от людей, которые подключались к разговору, — сказал Вейнер.

— Когда я это понял, я решил провести эксперимент — писать письма только в случае абсолютной необходимости. В итоге я стал получать меньше писем и наконец-то мог нормально ориентироваться в папке входящих сообщений.

С тех пор я придерживаюсь этого правила».

Генеральный директор магазина Zappos CEO Тони Шей нанял целую команду для сортировки электронной почты

Чарли Галлей/Getty

Человек, лично знакомый с Шеем, утверждает, что глава Zappos нанял команду из четырех или пяти человек, которая разбирает его электронную почту.

«Мне кажется, официальное название этой команды — «ниндзя электронной почты», — сказал он.

Основательница сервиса Birchbox Катя Бошамп заставляет сотрудников указывать в письмах время для ответа

Дэниел Гудман / Business Insider

Birchbox — это сервис подписки на коробки с пробниками косметики. Ее основательница и генеральный директор Катя Бошамп считает, что если заставить сотрудников компании указывать в письмах срок, за который нужно получить ответ, можно здорово сэкономить время.

«Так гораздо быстрее получается расставить приоритеты», — сказала она.

Основатель Microsoft Билл Гейтс получает довольно мало писем, поэтому у него нет проблем с почтой

Bill Gates Foundation

Гейтс признался, что получает только 40-50 писем в день.

«Так, я могу просмотреть часть днем, а часть вечером. Главное, не забывать, что какие-то письма отложил на потом», — сказал он.

Генеральный директор Amazon Джефф Безос пересылает письма, добавив к ним всего лишь один символ

Flickr

Каждый раз когда кто-то из клиентов присылает Безосу письмо насчет какой-то проблемы с Amazon, он пересылает его нужному сотруднику добавив всего лишь один символ «?».

«Когда сотрудники Amazon получают письмо от Безоса со знаком вопроса, они суетятся, как будто им прислали бомбу, — пишет издание Businessweek. — Обычно у них есть несколько часов на то, чтобы решить вопрос, отмеченный главой компании, и подготовить подробное объяснение ситуации. Менеджеры проверяют их ответ, а затем передают самому Безосу».

Основательница издания Huffington Post Арианна Хаффингтон придерживается трех запретов касаемо электронной почты

Дэйв Котински/Getty

У Хаффингтон есть три простых правила:

  1. Никакой проверки почты за полтора часа до сна.
  2. Не бежать проверять почту сразу же после пробуждения.
  3. Никаких электронных писем во время общения с детьми.

«Перед смертью моя мать разозлилась на меня за то, что я читала электронные письма во время разговора с детьми, — пишет Хаффингтон в своей книге “Будь успешным”. — Когда вы замыкаетесь в этом маленьком мире, вы рискуете потерять связь с самыми близкими людьми, включая самого себя».

Генеральный директор AOL Тим Армстронг старается не отправлять слишком много писем по утрам

Business Insider Video

Бывший руководитель Google очень мало спит. Каждый день он встает примерно в 5 утра, делает разминку, читает, занимается сайтом и проводит время со своей средней дочерью, которая тоже жаворонок, как и он. По его словам, он старается отправлять электронные письма только после 7 утра.

Генеральный директор Etsy Чад Дикерсон использует специальную систему для запоминания контактов

Стивен Лавкин/Getty Images

Чад Дикерсон считает, что все нужно систематизировать.

Например, каждый раз когда он знакомится с новым человеком и заносит его контакты в адресную книгу, он отмечает, когда они встретились и что обсуждали. Если Дикерсону нужно написать этому человеку письмо, он может начать с напоминания о том, где они познакомились.

Глава и основатель SMM-агентства Hootsuite Райан Холмс иногда полностью удаляет все письма

Крис Крюг/Flickr

Когда его электронный ящик забивается под завязку, Холмс любит объявлять «почтовое банкротство» и удалять все письма, чтобы начать все сначала.

Однако он рекомендует поступать так лишь раз в несколько лет. Кроме того, лучше после этого добавить в свою автоматическую подпись следующие слова: «Простите, что не ответил на ваше последнее письмо. Недавно чтобы улучшить свои навыки общения, я удалил все старые письма».

Председатель совета директоров Alphabet Эрик Шмидт старается быстро отвечать на каждое письмо

Роб Ким/Getty Images

В книге «Как работает Google» он пишет следующее: «Лучшие — и самые занятые люди — быстро реагируют на электронные письма. Причем они быстро отвечают не только избранным отправителям, но вообще всем».

Шмидт считает, что даже если вы просто ответите «Понял(а)», ваше общение с человеком улучшится и станет более эффективным.

Основательница компании Zuckerberg Media Рэнди Цукерберг, наоборот, не спешит сразу отвечать на письма

Дельбар Моради

Сестра Марка Цукерберга придерживается двух основных правил:

  1. Она проверяет почту лишь спустя 20 минут после пробуждения.
  2. Она не отвечает на письма, если понимает, что в данный момент слишком эмоциональна.

«Обычно в таких ситуациях лучше перечитать свой ответ и порадоваться, что вы не отправили его сразу», — считает она.

Ларс Далгаард, генеральный партнер венчурной компании Andreessen Horowitz, не разрешает сотрудникам жаловаться друг на друга по электронной почте

/SuccessFactorsInc

В интервью изданию The New York Times Далгаард рассказал, что если он получает жалобу на кого-то из сотрудников, он пересылает ему письмо и пишет что-нибудь вроде «Привет, Ким. Похоже, что у Карла есть что тебе высказать. С нетерпением жду вашей встречи и решения сложившейся ситуации».

По словам Далгаарда, там он показывает сотрудникам, как важно проявлять человечность и высказывать все проблемы в лицо.

«Когда ты смотришь человеку в глаза, ты не сможешь высказать свое недовольство так грубо, как в письме, — поясняет Далгаард. — Я очень стараюсь добиться такого отношения между сотрудниками и вношу в это дело наибольший вклад. Если вам удастся заставить ваших разобщенных сотрудников говорить друг с другом, вы обретете власть в компании».

Том Паттерсон, генеральный директор компании по производству мужского белья Tommy John, вообще не отвечает на письма в течение рабочего дня

Tommy John

Паттерсон установил автоответчик, который сообщает, что тот не отвечает на письма во время рабочего дня. Отправителям приходит следующее сообщение: «Обычно я проверяю почту до 9 утра и после 17:00, поэтому мой ответ может прийти с задержкой. Если у вас срочное дело, пожалуйста, позвоните мне или отправьте SMS».

По словам Паттерсона, так он смог «сильнее сосредоточиться на делах» и «стать влиятельнее».

Джейсон Дорис, генеральный директор австралийского рекламного агентства Atomic 212, запретил в компании использование электронной почты

Atomic 212

«Мы отказались от внутренней корпоративной почты», — сказал он.

Дорису надоело, что его сотрудники используют электронную почту, как основное средство общения. «В чем смысл писать друг другу письма, если вы находитесь в паре шагов друг от друга, и можно просто поговорить?», — недоумевает он.

Для отслеживания задач Дорис и его работники пользуются программой Wunderlist, для обмена файлами — Dropbox, а для всего остального используют обычное человеческое общение. Исключение составляет лишь рассылка приглашений на мероприятия — их отправляют по электронной почте.

Источник.

Материалы по теме:

12 способов выглядеть умнее в электронной переписке

7 лайфхаков: как сделать так, чтобы ваши письма читали

Как напомнить о себе и получить ответ по электронной почте

6 способов справиться с завалом электронной почты

15 непрофессиональных email-привычек, из-за которых вас могут отправить в спам

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Источник: https://rb.ru/list/email-habits/

Как эффективно работать с email: 9 cоветов по ведению электронной переписки от топ-менеджеров Google

Как эффективно работать с email: 9 cоветов по ведению электронной переписки от топ-менеджеров Google

Председатель совета директоров и бывший CEO Google Эрик Шмидт в соавторстве с бывшим вице-президентом по продуктам компании Джонатаном Розенбергом написал книгу «Как работает Google» (How Google Works). Журнал Time опубликовал выдержку из нее, в которой топ-менеджеры поискового гиганта делятся советами по ведению электронной переписки.

По мнению Шмидта и Розенберга, скорость ответа на письма многое говорит о работоспособности и продуктивности человека. Действительно занятые люди, которые многое успевают, стараются быстрее отвечать на входящую корреспонденцию. При этом они не выделяют друзей или коллег, на письма которых стараются отреагировать поскорее, а одинаково относятся ко всем сообщениям. 

Топ-менеджеры Google считают, что подобный подход к переписке позволяют создать позитивную связь между собеседниками и командами, работающими над проектами.

Коллеги с большим удовольствием будут обсуждать с вами важные вопросы, такая отзывчивость создают позитивную обстановку.

Шмидт и Розенберг говорят, что ответ не обязательно должен быть развернутым — простого «я понял» будет вполне достаточно.

Кроме того, когда окружающие знают, что человек всегда быстро отвечает на письма, то в том случае, когда ответа за короткое время не последовало, они уже могут сделать вывод, что адресат приступил к работе над вопросом, который поставлен в сообщении.

Подобная ситуация гораздо лучше, чем то, что отсутствие ответа означает чаще всего («Я слишком занят и не знаю, когда руки дойдут до вашего письма, так что остается только ждать. И да, вы не очень-то мне нравитесь.»)

Письмо должно быть по делу и без «воды»

Руководители поискового гиганта уверены в том, что при электронной переписке стоит стараться избегать ненужного текста.

Это не так-то просто сделать, но хорошо написанное письмо, не содержащее ничего лишнего, будет более эффективным.

Для того, чтобы этого добиться Шмидт и Розенберг рекомендуют писать черновик письма, а затем перечитывать его, удаляя все слова, которые можно опустить без потери смысла. 

Джонатан Розенберг и Эрик Шмидт

Топ-менеджеры приводят в пример цитату писателя Элмора Леонарда, который на вопрос о природе успеха своих произведений ответил: «Я пропускаю места, которые люди не читают». А в большинстве электронных писем довольно много информации, которую можно выбросить без всякой потери смысла.

Папку входящих писем нужно постоянно очищать

Шмидт и Розенберг считают, что любое промедление при работе с почтой является тратой времени — к таким ситуациям относятся размышления о том, с какого письма начать работу, перечитывание писем по несколько раз и так далее. 

При открытии нового письма у получателя есть несколько вариантов действий: прочитать несколько предложений, чтобы понять, стоит ли читать дальше, прочитать письмо и сразу на него отреагировать, отложить реакцию на потом или вообще вернуться к чтению позднее (подобное случается, когда письмо не срочное, но довольно важное). Авторы книги рекомендуют чаще использовать первые два варианта.

Используйте аббревиатуру OHIO (Only Hold It Once). Если вы прочитали письмо и знаете, что нужно сделать, то нужно это делать сразу. Иначе вы обрекаете себя на необходимость перечитывание письма в дальнейшем, что является стопроцентной тратой времени.

При использовании предложенного подхода папка входящих писем превращается в to-do список сложных дел, которые требуют глубокого погружения и проработки (для таких писем Шмидт и Розенберг рекомендуют создавать соответствующие ярлыки), а также набор нескольких писем, которые можно прочесть позже.

При этом важно не допускать распространения проблемы переполненности почтового ящика письмами на этот «список дел» — топ-менеджеры Google говорят, что необходимо стремиться к нулю записей в папке «Входящие», но допустимо наличие до пяти элементов.

В противном случае пользователю придется постоянно тратить время на повторное чтение старых сообщений.

Полезно использовать метод LIFO и сначала отвечать на последние письма

Метод LIFO (Last in First Out — последний пришел, первый вышел) заключается в том, чтобы сначала заниматься делами, которые возникли последними. Шмидт и Розенберг считают, что часто, решением вопросов, содержащихся в старых письмах, уже начинает кто-то заниматься, что снижаем вероятность необходимости ответа.

Входящие письма могут быть полезны и другим людям

Руководители Google считают, что каждый пользователь электронной почты должен представлять себя «маршрутизатором», который переадресовывает полезную информацию нужным людям. Шмидт и Розенберг советуют каждый вечер задавать себе вопрос о том, кому еще могла быть полезна полученная в течения дня информация, и пересылать письма соответствующим коллегам.

Скрытая копия — зло

При использовании поля «скрытая копия» всегда следует задавать себе вопрос о причинах этого действия. Как правило к этой функции прибегают для того, чтобы скрыть что-либо, считают авторы книги. По их мнению, подобное поведение является контрпродуктивным и не способствуют выстраиванию доверительных отношений. Стоит ставить людей в копию открыто или вообще не добавлять их в переписку. 

Единственный случай, когда использование скрытой копии оправдано — это удаление из ветки переписки людей, которые больше в ней не нужны.

При ответе на письмо с помощью функции «ответить всем» нужно поместить таких собеседников в поле скрытой копии и указать в тексте письма, что это сделано.

Таким образом собеседники поймут, что больше не участвуют в дискуссии, и в их почтовом ящике будет на один бесполезный тред меньше.

Не стоит кричать

В случае необходимости донесения эмоций, это КУДА ЛУЧШЕ сделать при личной встрече, чем использовать Caps Lock.

Важно отслеживать результаты переписки

При отправке письма, содержащего просьбу о совершении какого-либо действия, Шмидт и Розенберг советуют отправителю ставить в копию самого себя, а затем присваивать входящему письму соответствующий ярлык («отследить»).

Впоследствии это позволит легко выявить письма, предполагающие совершения определенного действия. Чтобы проверить, исполнена ли просьба, достаточно будет ответить на такое письмо и поинтересоваться у адресата результатами.

Нужно помогать самому себе найти нужную информацию в будущем

Если пользователь считает, что в будущем ему может понадобиться информация из определенного письма, то хорошим решением будет его пересылка на свой адрес с добавлением нескольких ключевых слов, по которым в будущем письмо будет легко найти. Шмидт и Розенберг говорят, что при выборе ключевых слов человеку нужно подумать о том, как он будет искать это письмо в будущем. Данный метод применим не только к электронной почте, но и обычным документам. 

К примеру, Розенберг перед туристическими поездками сканирует документы членов своей семьи (паспорта, лицензии, бланки страховки), а затем отправляет себе на почтовый ящик с добавлением нескольких описательных ключевых слов. Если какой-то из документов будет потерян в дороге, скачать его копию не составит труда.

Источник: https://surfingbird.ru/surf/kak-effektivno-rabotat-s-email-9-covetov-po--i.w82A293

Как эффективно работать с email: 9 cоветов по ведению электронной переписки от топ-менеджеров Google — Оффтоп на vc.ru

Как эффективно работать с email: 9 cоветов по ведению электронной переписки от топ-менеджеров Google

Председатель совета директоров и бывший CEO Google Эрик Шмидт в соавторстве с бывшим вице-президентом по продуктам компании Джонатаном Розенбергом написал книгу «Как работает Google» (How Google Works). Журнал Time опубликовал выдержку из нее, в которой топ-менеджеры поискового гиганта делятся советами по ведению электронной переписки.

По мнению Шмидта и Розенберга, скорость ответа на письма многое говорит о работоспособности и продуктивности человека. Действительно занятые люди, которые многое успевают, стараются быстрее отвечать на входящую корреспонденцию. При этом они не выделяют друзей или коллег, на письма которых стараются отреагировать поскорее, а одинаково относятся ко всем сообщениям. 

Топ-менеджеры Google считают, что подобный подход к переписке позволяют создать позитивную связь между собеседниками и командами, работающими над проектами.

Коллеги с большим удовольствием будут обсуждать с вами важные вопросы, такая отзывчивость создают позитивную обстановку.

Шмидт и Розенберг говорят, что ответ не обязательно должен быть развернутым — простого «я понял» будет вполне достаточно.

Кроме того, когда окружающие знают, что человек всегда быстро отвечает на письма, то в том случае, когда ответа за короткое время не последовало, они уже могут сделать вывод, что адресат приступил к работе над вопросом, который поставлен в сообщении.

Подобная ситуация гораздо лучше, чем то, что отсутствие ответа означает чаще всего («Я слишком занят и не знаю, когда руки дойдут до вашего письма, так что остается только ждать. И да, вы не очень-то мне нравитесь.»)

Работа с электронной почтой. Правила работы с электронной почтой

Как эффективно работать с email: 9 cоветов по ведению электронной переписки от топ-менеджеров Google

Последние несколько лет моим одним из самых эффективных инструментов является электронная почта. Замечу, что эффективным этот инструмент будет только тогда, когда им научишься управлять, а не пускать дело на самотек. О личной  эффективности я писала немного раньше.

Для начала мы должны четко понимать, для чего нам нужна электронная почта. ВикипедиЯ подсказывает: для получения, отправки и пересылке почтовых сообщений. Предназначение электронной почты — сделать жизнь и работу людей эффективной. А на деле не все так просто получается.

По статистике, в среднем, количество принимаемых сообщений человеком больше 100 писем в день. Это огромная цифра. И она продолжает расти, что приводит к тому, что человек уже не в состоянии качественно обработать полученную информацию из-за нехватки времени.

Именно этот вопрос, как правильно работать с электронной почтой, волнует многих людей. Переизбыток непроверенной почты приводит к стрессовому состоянию и понижает производительность труда.

Вы тоже оказывались в подобной ситуации? Тогда эта статья для вас.

Правила работы с электронной почтой

Наиболее эффективные и организованные люди самостоятельно выстраивают свою систему работы с почтой, основываясь на собственном опыте, методом проб и ошибок.

Если существуют более менее распространенные правила деловой переписки в электронном письме, то в отношении управления своей работой с электронной почтой все немного сложнее. Зависит это от многих факторов, таких как сфера деятельности, степень деловой активности и организованности человека, образа жизни и ведения дел и так далее.

Стараясь организовать свой рабочий день таким образом, чтобы моя производительность повышалась, а не понижалась, я также выработала свои правила эффективной работы с электронной почтой. Хочу ими поделиться с теми, кто пребывает в некотором замешательстве и рад будет перенять подходящие для себя привычки.

Работа с электронной почтой

Итак, начнем. Мои эффективные правила работы с электронной почтой нужны мне для того, чтобы:

  • Повышать свою эффективность
  • Всегда быть для своих корреспондентов обязательным и корректным человеком.
  • Всегда знать, как я переработала почтовую корреспонденцию.
  • Никогда не терять входящие письма.

Есть несколько принципов работы с почтой:

1. Использовать папку «Входящие» как контрольный лист, и оставлять в ней необработанные сообщения.

2. Завести под каждый проект, категорию отдельные папки. Это поможет быстро найти нужную информацию.

3. Активно использовать применение ярлыков, отметок цветом. Это сделает заметным для визуального восприятия сортировку писем.

4. Досконально изучить и знать систему настроек в почтовом аккаунте. Это поможет эффективно ею управлять.

5. Определить время, которое вы готовы уделить работе с почтой. Например, 30 минут с утра и 30 минут вечером. И ни минуты больше.

6. Если позволяют условия работы, отключить функцию всплывающих оповещений о новых письмах. Так вы будете меньше отвлекаться.

7. Отписаться от неактуальных рассылок.

8. Отвечать на письма в течение суток.

9. Сохранять все отправленные письма. Всегда может что-нибудь пригодиться. Сегодня я таким образом нашла скан своего паспорта.

10. Уметь определить признаки, по которым будете обрабатывать и сортировать почту.

Техника работы с электронной почтой

Если хорошо помнить правило первое, то наша цель при разборе почты — оставить во входящих как можно меньше писем.

При этом, вторая задача, не менее важная — рассортировать все письма по категориям, специфике и важности. В папке «Входящие» можно оставлять письма, которые требуют от вас немедленного или скорого ответа. Их также можно сразу отметить цветными метками или ярлыками. Добавлю, что я, в основном, пользуюсь почтовой программой G-mail, имея еще несколько аккаунтов в других почтовых программах.

Как работают с электронной почтой другие

Как-то я смотрела видео о работе с почтовым ящиком, где автор показывал, как он лихо расправляется с двумя сотнями писем за несколько минут.

Естественно, заманивающий заголовок и меня заставил посмотреть, как это можно сделать, так как эффективного ответа на этот вопрос я не знала.

Оказалось, что его принцип работы строится на удалении писем и оставлении важных и нужных во Входящих. Удивил! Так любой сможет. Вывод сделала быстро: мне такая техника не подходит.

Режем по-живому

Согласитесь, что львиная доля писем — это нужные нам рассылки и кладезь информации.

И когда нам советуют отписаться от многих из них, признайтесь честно, — у кого рука поднялась отписаться от своего выбора? Раз мы это выбирали, значит нам это нужно и важно.

Тем не менее, я тоже посоветую отписаться от тех рассылок, которые менее актуальны сегодня для вас. Это похоже на чистку своего гардероба — и выбросить жалко, и не ношу уже сколько времени…

Убедите себя тем, что в крайнем случае вы знаете, где находится эта рассылка, и в случае необходимости, вы всегда можете посмотреть там информацию или подписаться снова.

К выбору названий для папок подойдите серьезно. Здесь нельзя дать совет для всех сразу — очень многое зависит от индивидуальности человека. Знаю, что очень многие люди предпочитают любые рассылки, письма, относящиеся к тем продаж помещать в папку с названием Продажи.

Этот вариант тоже работает. Мои папки могут иметь имя и фамилию человека, от которого приходят письма, в том числе и по теме продаж, и по названию рассылок. То есть, теме Продаж в моей почте соответствует не одна папка, а несколько. В них я хорошо ориентируюсь.

Личный бренд автора для меня имеет значение.

Структурируйте исходящие письма

Структурировать исходящие письма тоже несложно. Присвойте им ярлыки или метки, так они быстрее найдутся в нужный момент. Создайте папки для самых важных из них и используйте перемещение.

Например, во время моей работы над несколькими проектами одновременно, мне приходилось отправлять клиентам похожие письма и вести переписку.

Создав папку с названием проекта, после отправки письма я перемещала в нее нужные письма.

При первичном разборе почты стараюсь бегло просматривать письма и определять, в какую категорию их надо переместить.

Разделяю их также по степени важности и срочности: срочные — неважные; срочные — важные; несрочные — неважные: несрочные — важные.

Важные письма, которые требуют от меня ответа или определенной работы сегодня, оставляю в папке Входящие, после выполнения работы перемещаю в соответствующую папку.

Если я понимаю, что тема письма будет актуальна для меня в ближайшем будущем, то тогда я позволяю себе сообщение переместить в папку непрочитанным. В нужное время до него дойдут руки обязательно.

Обращаю внимание, все перечисленные способы родились не за один день, и даже не за два. Уже сегодня многие компании задумываются о разработке и внедрении правил работы с электронной почтой. Эффективное управление и организация времени станут необходимыми качествами в работе для всех компаний.

Если вы не будете управлять своей почтой, то в скором времени она будет управлять вами, что приведет к ненужному стрессу. Разработайте свои правила работы с электронной почтой. 

С использованием и применением этих правил вы станете эффективными в своей деловой жизни. Друзья, успехов вам в ваших делах! Будьте эффективными, и не забудьте правильно настроить подпись в электронном письме. И как всегда, буду признательна вам за ваши комментарии и ретвиты, и ваши личные советы.

Успевайте больше за меньшее время вместе с «Копилкой эффективных советов».

На десерт — немного таинственного видео  «Танцы будущего» Приятного просмотра.

Копилка эффективных советов

В этой же рубрике:

Я согласен на обработку моих персональных данных в соответствии с Пользовательским соглашением

Источник: https://kopilkasovetov.com/lichnaya-effektivnost/pravila-rabotyi-s-elektronnoy-pochtoy

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.