+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Электронный документ и электронный образ документа: есть ли разница для налоговиков?

Содержание

Раздел 3. Электронный документ Понятие документа

Электронный документ и электронный образ документа: есть ли разница для налоговиков?

Документомназываетсяструктурированнаясовокупность информации, предназначеннойдля восприятия человеком, которая можетбыть цельным объектом обмена междупользователями и/или информационнымисистемами.

Электроннымдокументомназывается документ, зафиксированныйна машинном носителе и содержащийидентифицированную информацию,подлинность которой удостоверенаэлектронной цифровой подписью.

Появление термина«электронный документ» связано синтенсивным применением информационныхтехнологий на предприятиях и в организацияхи формированием на машинных носителяхразнообразной информации: научно-технической,производственной, управленческой и др.

В силу незнаниянормативных документов, определяющихстатус электронного документа, этимтермином часто пользуются при созданииэлектронных копий отчетов, писем,платежных поручений, квитанций, другихвидов текстовой информации, а также базданных на машинных носителях.

Согласно ЗаконуРБ от 10.01.2000 № 357-З «Об электронномдокументе»электронныйдокумент – информация, зафиксированнаяна машинном носителе и соответствующаятребованиям, установленным настоящимЗаконом.

Машинный носитель– магнитный диск, магнитная лента,лазерный диск и иные материальныеносители, используемые для записи ихранения информации с помощьюэлектронно-вычислительной техники.

Основные требования, предъявляемые к электронному документу

Электронныйдокумент должен соответствоватьследующим требованиям:

  • создаваться, обрабатываться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств;
  • иметь структуру, установленную Законом РБ от 10.01.2000 № 357-З «Об электронном документе», и содержать реквизиты, позволяющие ее идентифицировать;
  • быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.

Структура электронного документа

Электронныйдокумент состоит из двух неотъемлемыхчастей – общейи особенной.

Общаячасть электронного документа состоитиз информации, составляющей содержаниедокумента. Информация об адресатеотносится к общей части.

Особеннаячасть электронного документа состоитиз одной или нескольких электронныхцифровых подписей.

Электроннаяцифровая подпись(ЭЦП) – набор символов, вырабатываемыйсредствами электронной цифровой подписии являющийся неотъемлемой частьюэлектронного документа.

ЭЦП используетсяфизическими и юридическими лицами вкачестве аналога собственноручнойподписи для придания электронномудокументу юридической силы, равнойюридической силе документа на бумажномносителе, подписанного собственноручноправомочным лицом и скрепленногопечатью.

Средства электроннойцифровой подписи – программные итехнические средства, обеспечивающиевыработку и проверку электроннойцифровой подписи и имеющие сертификатсоответствия или удостоверение опризнании сертификата, выданного вНациональной системе сертификацииРеспублики Беларусь.

Для формированияЭЦП используются средства криптографическойзащиты информации (СКЗИ), использующиетак называемые асимметричные алгоритмы,в которых применяются открытый и личныйключи каждого пользователя.

Личный ключподписи –набор символов, принадлежащий конкретномулицу и используемый при выработкеэлектронной цифровой подписи.

Открытый ключпроверки подписи– набор символов, доступный для всехзаинтересованных лиц и используемыйпри проверке электронной цифровойподписи.

Карточка открытогоключа проверки подписи– документ на бумажном носителе,содержащий значение открытого ключапроверки подписи и подтверждающий егопринадлежность какому-либо физическомуили юридическому лицу.

Личный ключпользователя хранится на машинномносителе в недоступном другим лицамместе, открытый ключ передается всемучастникам обмена информацией.

Электронныйдокумент может использоваться во всехсферах деятельности, где применяютсяпрограммные и технические средства,необходимые для создания, обработки,хранения, передачи и приема информации.С помощью электронных документов могутсовершаться сделки (заключатьсядоговоры), производиться расчеты,осуществляться переписка и передачадокументов и иной информации.

Электронныедокументы могут пересылаться с помощьюлюбых средств связи, включая информационныесистемы и сети, если это не противоречитзаконодательству Республики Беларусьи международным договорам РеспубликиБеларусь.

Электронныйдокумент имеет формывнутреннего и внешнего представления.

Формойвнутреннего представленияэлектронного документа является записьинформации, составляющей электронныйдокумент, на машинном носителе.

Формойвнешнего представленияэлектронного документа являетсявоспроизведение электронного документана экране дисплея, на бумажном либо иномотделимом от машинного носителяматериальном объекте в доступном длявизуального обозрения виде (бездополнительных технических приспособлений)и форме, понятной для восприятиячеловеком.

Закон РБ «Обэлектронном документе» определяетосновные понятия, связанные с юридическойсилой оригинала и копией электронногодокумента.

Оригиналэлектронного документасуществует только на машинном носителе.Все экземпляры электронного документа,зафиксированные на машинном носителеи идентичные один другому, являютсяоригиналами и имеют одинаковую юридическуюсилу.

Вслучае, когда одним лицом создаютсядокумент на бумажном носителе иэлектронный документ, идентичные посодержанию, обадокументапризнаются самостоятельнымидокументами.В этом случае документ на бумажномносителе не является копией электронногодокумента.

Копииэлектронного документасоздаются путем удостоверения вустановленном законодательством порядкеформы внешнего представления электронногодокумента на бумажном носителе. Копииэлектронного документа на бумажномносителе должны содержать указание нато, что они являются копиями соответствующегоэлектронного документа.

Удостоверениеформы внешнего представленияэлектронного документа на бумажномносителе может осуществляться:

  • нотариусом или иным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия;
  • индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом, имеющими в соответствии с законодательством Республики Беларусь право на осуществление такой деятельности.

Воспроизведениеэлектронного документа на ином, кромебумажного, отделимом от машинногоносителя материальном объекте либо егокопия на бумажном носителе, надлежащимобразом не удостоверенная, неимеют юридической силы копии электронногодокумента.

Электронныйдокумент на машинном носителеприравнивается к документу на бумажномносителе и имеет одинаковуюс ним юридическуюсилу.

Еслизаконодательством Республики Беларусьтребуется, чтобы документ был оформленписьменно либо представлен в письменномвиде или письменной форме, то электронныйдокумент считается соответствующимэтим требованиям.

Оригиналыэлектронных документов и их копии набумажных носителях имеют одинаковуююридическую силу.

Основные вопросыпридания юридического статуса электроннымдокументам, а также защиты электронныхдокументов регулируются следующимизаконодательными актами и нормативнымидокументами Республики Беларусь:

Законом РБ от10.01.2000 № 357-З «Об электронном документе»,который устанавливает юридическийстатус электронного документа в качествеофициального документа, требования кего оформлению, а также права, обязанностии ответственность участниковправоотношений, возникающих в сфереобращения электронных документов;

СТБ 1221-2000, которыйустанавливает единые требования кпорядку создания, оперативного обращенияи архивного хранения официальныхэлектронных документов независимо отспособов обмена, обработки информациии области применения;

СТБ РБ 1176.1-99«Информационная технология. Защитаинформации. Процедура хэширования»;

СТБ РБ 1176.2-99«Информационная технология. Защитаинформации. Процедуры выработки ипроверки электронной цифровой подписи»;

РД РБ 07040.12-3-2004«Банковские технологии. Технологияэлектронной цифровой подписи. Терминыи определения»;

РД РБ 07040.1204-2004«Банковские технологии. Формат карточкиоткрытого ключа»;

РДРБ 07040.1206-2004 «Банковские технологии.Формат сертификатов открытых ключей исписков отозванных сертификатов» и др.

Источник: https://StudFiles.net/preview/4296931/

Что такое электронный документ и какова его юридическая сила?

Электронный документ и электронный образ документа: есть ли разница для налоговиков?

Согласно п.11.1 ст.

2 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», электронный документ — это «документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Юридическую значимость документу — как бумажному, так и электронному — придает его содержимое и подписи.

В то же время при работе с электронными документами необходимо  учитывать и другие условия:

Нормативный актНет запрета на выставление, передачу и хранение в электронном виде
Содержимое, формаСостав информации, порядок составления. Форма электронная
ФорматСтруктура файла
Порядок передачиПорядок выставления и получения документа
ПодписиЭлектронные подписи: простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная (63-ФЗ «Об электронной подписи»)
Соглашение сторонО признании электронного документа с электронной подписью равнозначным бумажному с собственноручной подписью. Правила работы с электронным документом

Все эти условия должны быть выполнены при необходимости. Остановимся на каждом подробнее.

1. Нормативный акт

Все документы, которые обязаны составлять организации, прописаны в нормативных актах: для счетов-фактур – ст. 169 НК РФ, для первичных документов – ст. 9 №402-ФЗ, договор в ГК РФ и т д. Если в нормативном акте нет прямого указания, что документ составляется только на бумаге, значит, его можно составлять и выставлять в электронном виде.

Документы представляют третьим лицам: факторинговым компаниям, банкам, налоговой, прокуратуре и прочим контролирующим органам. На данный момент не все контролирующие органы могут принять и обработать электронные документы.

По специфическим документам придется спросить мнение органа. Например, по поводу товарно-транспортной накладной (ТТН) закон 402-ФЗ говорит, что документ может быть составлен в электронном виде, но ТТН необходима водителю в пути для предъявления ГИБДД.

И иной возможности ее предъявить, кроме как на бумаге, у водителя нет.

2. Содержимое и форма

Документ — это информация, и неважно, в каком виде составлен документ, он должен содержать одинаково важную информацию о сделке. Есть обязательная информация (например, для первичных документов она перечислена в ст. 9 закона №402-ФЗ), без которой документ не имеет юридической силы, а есть необязательная.

Обязательность диктуется законодательством и объясняется очень просто: чтобы контролирующие органы смогли прочесть документ и определить, что за событие произошло в их хозяйственной жизни, им нужно минимум этой информации. Все прочее организации могут либо не указывать, либо писать, как им угодно.

Что организации и делали, изобретая свои формы, добавляя свои графы и столбцы, согласовывая друг с другом порядок составления документа.

3. Формат

Документ, как говорилось выше, представляет собой информацию, которая структурирована на носителе. На бумаге информация располагается в привычной для нас форме (или в утвержденной нормативным документом форме, как для счетов-фактур(СФ)): реквизиты, таблица с цифрами и т д. 

Электронный документ тоже представляет собой информацию и тоже имеет свою структуру.

Структура может быть разной, главное чтобы эту информацию могло прочитать ПО и обработать (например, вывести на экран, чтобы пользователь смог увидеть ее).

В формате известна структура информации, длина и расположение полей. Когда формат универсален и известен многим участникам, то все они без труда с помощью своего ПО смогут прочитать документ.

На данный момент ФНС утверждены форматы для СФ, КСФ, книг покупок и продаж, журнала учета СФ, акта передачи работ (услуг) и товарной накладной. Причем для двух последних первичных документов формат был рекомендован и не является обязательным.

Это означает, что СФ должен быть составлен только в таком формате. Формат придает ему юридическую значимость. Вносить исправления в формат нельзя. А вот рекомендованный формат первичных документов изменять можно. Более того, первичные документы можно составлять в любом формате, и это не повлияет на его юридическую значимость.

4. Порядок передачи

Порядок передачи документа тоже может влиять на юридическую значимость.

Так, электронные СФ (ЭСФ) обязательно должны быть переданы в определенном порядке (ст. 169 НК РФ). Такой порядок  был утвержден Приказом Минфина от 25.04.2011 №50Н. Неисполнение данного порядка влечет за собой потерю юридической значимости ЭСФ.

А вот для остальных документов, выставляемых в электронном виде контрагенту, нет требований к порядку передачи.

5. Подписи

Электронная подпись, согласно федеральному закону 63-ФЗ «Об электронной подписи», придает электронным документам юридическую значимость.

Закон №63-ФЗ утверждает два вида подписи — простую и усиленную. Простая подпись позволяет идентифицировать подписанта. Для ее создания не нужно использовать криптографию и ключевую пару.

Простая электронная подпись (ЭП) – это информация, которая присоединена к файлу и говорит, кто подписал документ. Пользователь авторизуется в системе под своим логином-паролем и от своего имени отсылает файл получателю.

Система фиксирует пользователя, таким образом получается, что файл содержит информацию о пользователе (простая ЭП).

Усиленная ЭП не только идентифицирует подписанта, но и защищает документ от изменений. Для формирования усиленной электронной подписи используются криптографические средства и два ключа: ключ ЭП и ключ проверки ЭП. Усиленная делится на квалифицированную и неквалифицированную ЭП.

Квалифицированная ЭП (КЭП) отличается от неквалифицированной тем, что имеет квалифицированный сертификат, который выдан аккредитованным удостоверяющим центром (УЦ) и соответствует определенным требованиям. Также средства криптографической защиты информации (СКЗИ) КЭП должны быть сертифицированы ФСБ. КЭП самая защищенная из всех подписей.

В федеральном законе №63-ФЗ прописано, что участники электронного взаимодействия могут использовать ЭП любого вида, если это не противоречит нормативным актам или соглашению между этими участниками (ст. 4 №63-ФЗ).

На данный момент в законодательстве есть только несколько указаний, какие документы чем подписываются. КЭП должны быть подписаны: ЭСФ, электронная отчетность, опись истребованных документов, трудовой договор с дистанционным работником.

Для подписания первичных документов нет указаний, какой вид подписи применять. Поэтому стороны могут выбрать любой вид и договориться об этом между собой.

По умолчанию можно использовать КЭП, для нее не нужно даже составлять соглашение о равнозначности электронного документа бумажному. КЭП на уровне ФЗ приравнена к собственноручной подписи, в то время как для остальных видов сторонам такое соглашение составить придется (п. 2 ст. 6 №63-ФЗ).

6. Соглашение сторон

Помимо того, что придется составить соглашение, если электронные документы будут подписаны не КЭП, возможно, понадобится составить соглашение о переходе на ЭДО.

Переход на ЭДО с контрагентом – дело добровольное. Стороны могут выразить свое согласие или отказ работать с электронными документами. Согласие может быть выражено в различной форме.

Например, в конклюдентной, то есть когда участники своими действиями подтверждают согласие.

Так, в системе Диадок свое согласие участники выражают тем, что отправляют запрос на работу с электронными документами контрагенту, который в свою очередь его принимает или нет. Еще один способ — оформление согласия в письменной форме, в виде соглашения.

Что должно содержать соглашение, участники определяют самостоятельно.

В случае если у компаний есть потребность детально прописать особенности взаимодействия с контрагентом (например, каковы будут обязательства и ответственность сторон, в каких форматах будут передаваться  документы, каким образом будет происходить исправление документов и т д.), лучше составить соглашение о порядке работы с электронными документами.

Все передаваемые через Диадок документы подписываются исключительно КЭП. Поэтому для признания электронных документов, переданных через Диадок, юридически значимыми, с контрагентом не нужно заключать никаких дополнительных соглашений — достаточно просто подключиться к Диадоку и подписать лицензионный договор с компанией «СКБ Контур».

В случае если стороны захотят составить соглашение о переходе на ЭДО, сделать это можно будет на бумаге или в электронном виде, но подписать КЭП.

Тамара Мокеева, эксперт в области электронного документооборота

Источник: https://kontur.ru/articles/823

Как правильно подать в суд документы в электронном виде

Электронный документ и электронный образ документа: есть ли разница для налоговиков?

1 января 2017 года вступил в силу Порядок подачи в арбитражные суды РФ документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа.

В соответствии с ч. 7 ст. 4 АПК РФ исковое заявление, заявление, жалоба, представление и иные документы можно передавать в суд в электронном виде. Новый Порядок подачи утвержден Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.2016 № 252.

В связи с этим перестал действовать Порядок подачи документов в арбитражные суды РФ в электронном виде, утвержденный Постановлением Пленума ВАС РФ от 08.11.2013 № 80.

Порядок не регулирует подачу в электронном виде документов, которые содержат сведения, составляющие государственную тайну.

В соответствии с Порядком документы, как и прежде, подаются через личный кабинет в информационной системе «Мой арбитр». Новый Порядок разграничивает понятия электронного образа документа и электронного документа, подписанных электронной подписью.

Электронный образ документа и требования к нему

Это электронная копия бумажного документа, полученная с помощью сканирования и заверенная простой электронной подписью или усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП) в соответствии с Порядком подачи документов. Предыдущий Порядок также предусматривал электронные образы. Однако требования к ним изменились:

  1. Это должен быть скан в масштабе 1:1 в черно-белом или сером цвете. Сканирование в режиме полной цветопередачи осуществляется, если в документе присутствуют цветные графические изображения или цветной текст, когда это имеет значение для рассмотрения дела.
  2. Необходимы все реквизиты и аутентичные признаки подлинности: графическая подпись лица, печать, угловой штамп бланка (при наличии).
  3. Файл должен быть в формате PDF и по размеру не более 30 Мб.
  4. Электронный образ каждого документа представляется в виде отдельного файла. Наименование файла должно позволять идентифицировать электронный образ документа и количество листов в нем (например, «Накладная 996 от 15122016 1 л.pdf»).
  5. Файлы и данные, которые в них содержатся, должны быть доступны для работы и не защищены от копирования и печати. Они не могут содержать интерактивных и мультимедийных элементов, внедренных сценариев на языке JavaScript или любых других языках программирования.
  6. Электронный образ документа заверяется простой электронной подписью или усиленной квалифицированной электронной подписью.

Электронный документ и требования к нему

Это документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации. Это новое понятие. К таким документам предъявляются свои требования:

  1. Файл обращения в суд должен быть в формате PDF, который предусматривает копирование текста.
  2. Файлы документов, прилагаемых к обращению в суд, представляются в том формате, в котором они подписаны электронной подписью. Это может быть PDF, RTF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, ODT ― для текстовых документов, PDF, JPEG (JPG), PNG, TIFF ― для документов с графическим содержанием.
  3. Размер файла не более 30 Мб.
  4. Каждый документ представляется в виде отдельного файла. Наименование файла должно позволять идентифицировать документ и количество листов в нем (например, «Накладная 996 от 15122016 1 л.pdf»).
  5. Файлы и данные, которые в них содержатся, должны быть доступны для работы и не защищены от копирования и печати, не должны содержать интерактивных и мультимедийных элементов, внедренных сценариев на языке JavaScript или любых других языках программирования.
  6. Электронный документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью.
  7. Электронная подпись должна содержаться в отдельном файле (отсоединенная электронная подпись). Если документ подписывают несколько человек, то каждая электронная подпись должна быть в отдельном файле.
  8. Электронный документ должен быть подписан электронной подписью лица, которое указано в тексте как подписант.

Порядок подачи документов не предусматривает электронных документов, подписанных:

  1. простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью;
  2. присоединенными электронными подписями;
  3. электронной подписью лица, которое не указано в тексте электронного документа как подписант.

Суд не примет документы, если:

1) обращение в суд адресовано другому суду;

2) обращение в суд идентично ранее направленному обращению;

3) документы нечитаемы, в частности: страницы перевернуты; документ содержит не все страницы; нет возможности определить, все ли страницы на месте (нет нумерации); в файле отсутствует электронный документ или электронный образ документа; отсутствует связный текст;

4) файлы приложены в форматах, которые не предусмотрены Порядком подачи обращения в суд;

5) документы представлены не отдельными файлами, а в одном файле содержится несколько электронных документов или несколько электронных образов;

6) наименование файлов не позволяет идентифицировать документы;

7) файлы недоступны для работы: защищены от копирования и (или) печати, содержат интерактивные или мультимедийные элементы, внедренные сценарии на языке JavaScript или любых других языках программирования;

7) обращение в суд в виде электронного документа не подписано усиленной квалифицированной электронной подписью или в виде электронного образа не заверено усиленной квалифицированной электронной подписью;

8) электронный образ обращения в суд не содержит графической подписи истца;

9) электронная подпись не соответствует виду или формату, установленному Порядком подачи документов. Срок действия сертификата усиленной квалифицированной электронной подписи на момент подписания документа истек. Электронная подпись не соответствует документу. Документ изменен (модифицирован) после того, как он был подписан;

10) номер дела, который указал пользователь при подаче документов, не соответствует номеру дела, указанному в обращении в суд;

11) к обращению в суд не приложен документ, который подтверждает полномочия представителя на предъявление документов в суд;

12) нарушены иные требования к электронным документам и (или) электронным образам документов, установленные Порядком подачи документов.

На что обратить внимание, если вы представляете в суд документы, переданные через Диадок

Они полностью отвечают условиям нового Порядка в том, что касается подписи. Однако Диадок не ограничивает форматы и имена передаваемых документов (исключение составляют счета-фактуры, для которых законодательно утверждены требования к файлам обмена). Поэтому не каждый электронный документ можно представить в суд.

Например, документ может быть передан через Диадок в формате pdf, подписан КЭП, но иметь имя, не соответствующее Порядку. Просто изменить имя файла нельзя ― документ не будет считаться оригиналом.

Тогда его можно представить в виде бумажной копии. Еще один вариант ― создать его электронный образ: распечатать, отсканировать и подписать простой ЭП или КЭП.

Такой вариант Порядок напрямую не предусматривает, но и не запрещает.

Если документы подает представитель

Ему нужна соответствующая доверенность. Она представляется в виде:

  • либо электронного документа, подписанного КЭП представляемого лица;
  • либо электронного образа документа, заверенного КЭП представляемого лица;
  • либо электронного образа, заверенного простой электронной подписью или КЭП лица, подающего документы.

Можно ли обойтись без КЭП?

Отметим, что КЭП не является обязательным требованием для пользователей системы «Мой арбитр». Они по-прежнему могут направлять в суд электронные образы бумажных документов, подписанных простой ЭП (логин-пароль для учетной записи в системе ЕСИА, с помощью которой и происходит авторизация в системе «Мой арбитр»). Но КЭП обязательно потребуется, если в суд подаются:

  1. обращение в суд и прилагаемые к нему документы в виде электронных документов или электронных образов, заверенных простой электронной подписью или усиленной квалифицированной электронной подписью лица, подающего документы;
  2. заявление об обеспечении доказательств (ст. 72 АПК РФ);
  3. заявление об обеспечении иска (ст. 92 АПК РФ);
  4. заявление об обеспечении имущественных интересов (ст. 99 АПК РФ);
  5. заявление об обеспечении исполнения судебного акта (ст. 100 АПК РФ);
  6. ходатайство о приостановлении исполнения решения государственного органа, органа местного самоуправления, иного органа, должностного лица (ст. 199 АПК РФ);
  7. ходатайство о приостановлении исполнения судебных актов (ст. 265.1, 283 АПК РФ);
  8. исковое заявление, заявление, апелляционная жалоба, кассационная жалоба, содержащие ходатайство о принятии обеспечительных мер (ст. 125, 260, 265.1, 277, 283 АПК РФ).

Подписывать эти документы можно сертификатом КЭП, который используется в системе Диадок или в системе отчетности. Если документы будет подписывать сотрудник, у которого нет КЭП, то всегда можно заказать КЭП на сайте.

Источник: https://www.diadoc.ru/blog/7745

Электронный документ и электронный образ документа: есть ли разница для налоговиков?

Электронный документ и электронный образ документа: есть ли разница для налоговиков?

Время прочтения:

Как ни странно, но иногда происходит путаница в таких понятиях как «электронный документ» и «электронный образ» документа. Поэтому давайте более подробно остановиться на данном вопросе, возможно эта статья поможет кому-то избежать проблем при проверке.

Рассмотрим несколько ситуаций, с которыми столкнулись организации.

Ситуация 1. Между контрагентами заключено Соглашение об электронном документообороте

При этом одна из сторон (Поставщик) передает по каналам связи Покупателю документ, подписанный электронной цифровой подписью, в тексте которого стоит подпись должностного лица, сделанная от руки.

У Покупателя возникают сомнения, а насколько такой документ соответствует понятию электронного документа? Могут ли у него при проверке возникнуть проблемы с подтверждением расходов, заявленных при определении налоговой базы по налогу на прибыль?

Сначала давайте разберемся, что же такое электронный документ, а для этого обратимся к нормам Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее Закон № 149-ФЗ).

Электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Закона № 149-ФЗ).

При этом по мнению налоговиков, электронный документооборот — это последовательность транзакций по обмену документами между его участниками, обеспечивающую некоторый регламентированный процесс по обмену документами.

Статья 6 Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее Закон № 63-ФЗ) определяет условия, при выполнении которых электронные документы, подписанные электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью. В частности согласно п. 1 ст.

6 Закона № 63-ФЗ электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается документ, подписанный квалифицированной электронной подписью. Другими словами, электронный документ, подписанный должным образом — это оригинал документа, т.е.

он всегда является первым экземпляром, это если проводить аналогию с бумажными документами.

Согласно Постановлению Пленума ВАС РФ от 25.12.

2013 № 100 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)», сканирование документа — это получение его электронного образа.

Тогда как при электронном документообороте в электронном виде создаются не электронные копии бумажных документов (электронные образы), а именно оригиналы электронных документов.

Исходя из условий рассматриваемого вопроса между контрагентами заключено Соглашение об электронном документообороте.

При этом одна из сторон (Поставщик) передает по каналам связи документ, подписанный электронной цифровой подписью, в тексте которого проставлена подпись должностного лица.

Другими словами у Покупателя в наличии остается «скан» документа, его копия или электронный образ, заверенный цифровой подписью.

А достаточно ли будет этого для подтверждения расходов при исчислении налога на прибыль? Давайте разберемся.Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях исчисления налога на прибыль налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

При этом, как указывают налоговики, копии документов (электронные образы) не являются оправдательными документами для целей налогового учета расходов. Так в Письме УФНС по г. Москве от 25.01.

2008 № 20-12/05968 контролеры отмечают в частности, что сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли. Для целей налогового учета расходов организации необходимо иметь только оригиналы документов.

Учитывая вышеизложенное сканирование документа — это получение его электронного образа.

Тогда как при электронном документообороте в электронном виде создаются не электронные копии бумажных документов (электронные образы), а именно оригиналы электронных документов.

Поэтому документ, подписанный электронной цифровой подписью, в тексте которого проставлена подпись должностного лица, не соответствует понятию электронного документа.

При проверке у получающей стороны могут возникнуть проблемы с подтверждением расходов, поскольку сканированные копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания таковых в целях налогообложения прибыли. Для целей налогового учета расходов организации необходимо иметь только оригиналы документов.

Ситуация 2: Оптовый поставщик, отпустив товар и подписав оригиналы отгрузочных документов, потом получает их назад от покупателя с его подписями

Поскольку подписанные покупателем оригиналы предоставляются по почте, то это происходит с некоторой задержкой. Иногда документы не возвращаются, при этом покупатель всегда в адрес поставщика направляет подписанные первичные документы в виде скан-образов.

Может ли электронный скан-образ документа заменить его оригинал, подтверждающий отгрузку и оформленный на бумаге?

Как всегда обратимся к нормам законодательства.

Прежде всего следует напомнить, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее Закон № 402-ФЗ).

Кроме того первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Действия юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей должны совершаться в простой письменной форме (ст. 153 и ст. 161 ГК РФ).

При этом подлинником документа является первый или единичный его экземпляр, что следует из пункта 3.1 Национального стандарта Российской Федерации «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст).

Поэтому, в случае оформления документа на бумажном носителе с собственноручными подписями лиц, ответственных за оформление операции, такой экземпляр и является подлинником.

Замена подлинника документа его электронным скан-образом действующим законодательством не предусмотрена (Письмо ФНС России от 17.05.2016 N АС-4-15/8657@).

Поэтому электронный скан-образ документа не может заменить его оригинал, оформленный на бумаге. Однако, справедливости ради следует отметить, что для Поставщика отсутствие оригинала документа на поставку скорее всего не повлечет серьезных негативных последствий, если сделка по отгрузке товаров будет своевременно и в полном объеме отражена в учете.

Источник: https://mag-m.com/biznes/elektronnyij-dokument-i-elektronnyij-obraz-dokumenta-est-li-raznicza-dlya-nalogovikov.html

Электронный документ: понятие, структура, виды, реквизиты

Электронный документ и электронный образ документа: есть ли разница для налоговиков?

Сейчас практически все уважающие себя предприятия отказываются от бумажного документооборота, заменяя его более современным. Электронный документ – наиболее актуальная форма существования всех современных файлов, содержащих в себе огромное количество важнейшей информации.

Основные преимущества

Главный плюс электронной документации заключается в том, что она позволяет работать быстро и качественно. Материалы в таком формате легко подписывать, даже если все те, кто должен их завизировать, находятся вдалеке друг от друга. За счет этого удается сэкономить огромное количество денег и сил.

Кроме всего прочего, наличие электронного архива позволяет избежать потребности содержать огромное количество документов в организации.

На хранение накапливающихся бумаг понадобится выделить соответствующую площадь на территории предприятия, а также нанять высококвалифицированного архивариуса, который сможет быстро разбираться в имеющихся материалов.

Чтобы хранить электронный архив, достаточно лишь компактных съемных носителей или нескольких жестких дисков.

Система электронного документооборота Диадок — самый простой способ обмениваться юридически значимыми электронными документами и счетами-фактурами.

Что понимать под ЭД

Электронный документ – это материал, который зафиксирован на специальных носителях (диски, USB-флешки, дополнительное оборудование).

Он может представлять собой целый набор изображений, звуковых файлов и символов. Такой файл можно передать в пространстве и времени, используя специальные средства телекоммуникаций. Телекоммуникационные каналы связи можно также применять для публикации, хранения и дальнейшей обработки. Главное здесь – корректно обрабатывать все существующие данные.

Также под таким документом следует понимать специальную форму, с помощью которой можно использовать данные в совершенно разных целях. Речь идет о фиксировании информации на электронных или магнитных материальных носителях, а затем об их дальнейшей обработке и отправке всем участникам процесса корректировки данных.

Все задокументированные материалы, которые были переведены в электронный формат, подходят для обработки в существующих информационных структурах и передачи по ТКС. Все эти файлы поддаются аналитической обработке, которую можно производить с помощью информационных систем.

Электронный документ и ЭЦП

Электронные документы должны обладать юридической силой – в противном случае их нельзя будет использовать при работе с другими структурами. Закрепить действие документа можно с помощью электронно-цифровой подписи, которая обладает теми же самыми возможностями, что и обычная бумажная.

ЭЦП будет актуальной, если при ее формировании будет соблюден ряд условий:

  • сертификат ключа, контролирующего работу подписи, должен являться актуальным на момент визирования электронных файлов;
  • должны быть представлены доказательства, с помощью которых можно определить момент подписания файла;
  • подлинность ЭЦП должна быть подтверждена в том же файле, где используется;
  • подпись следует использовать согласно той информации, которая указана в прилагающемся сертификате.

Для получения такой подписи понадобится обратиться в удостоверяющий центр. При этом надо заранее подготовить пакет документов. Местонахождение организации можно уточнить в территориальном отделении Пенсионного фонда России, там же вы можете получить СНИЛС.

Помимо СНИЛСа, указанного в пенсионном удостоверении, понадобится предоставить копию вашего паспорта и актуальный e-mail. Помимо этого, нужно заранее подготовить USB-носитель, на который сотрудники удостоверяющего центра должны будут записать ключи и сертификаты, необходимые для визирования электронных документов.

Реквизиты электронного документа являются действующими только в том случае, если он заверен электронно-цифровой подписью. ЭЦП имеет равную значимость с бумажным аналогом, однако для этого должны соблюдаться все необходимые условия. Подпись должна быть легальной, зарегистрированной в УЦ.

Электронная документация

Понятие электронного документа предусматривает, что он может состоять не только из символов, понятных для пользователей. Допускается наличие неструктурированной информации, которая должна быть расшифрована операционными системами. Главное – материал должен быть сохранен на специальном носителе.

Важной составляющей документа также является форма с набором атрибутов, необходимых для его описания. Таким образом, в файле должна содержаться информация о:

  • дате его формирования;
  • авторе данных;
  • наименовании документа;
  • формате, который необходим для корректного прочтения материалов.

Чем подробнее будет информация об имеющемся документе, тем легче будет с ним работать в дальнейшем. Электронный документ и электронный документооборот тесно взаимосвязаны, без первого невозможно второе. При этом оборот материалов значительно упрощается, если организации, обменивающиеся информацией, используют одни и те же телекоммуникационные системы и программное оборудование.

Электронная документация может нести в себе материалы, которые можно использовать для поисков файлов или их классификации по тем или иным признакам.

Все существующие файлы могут обладать различными разрешениями, они также могут не нести в себе какие-либо структурированные элементы. В данном случае электронный документ напрямую зависит от своего владельца.

Структурированные материалы могут обладать специальными элементами, с помощью которых внешние дополнительные приложения могут получать данные об отдельных элементах файла.

Бумажные и электронные документы нельзя сравнить друг с другом, ведь цифровые обладают целым рядом преимуществ. Среди них:

  • возможность длительного хранения;
  • удобство в совершении дополнительных операций (редактирования, удаления, архивирования и т.д.);
  • возможность поиска данных внутри файлов с использованием ключевых маркеров;
  • простота в обработке материалов с помощью автоматизированных систем, используемых организациями, практикующими электронный оборот.

Сейчас существует несколько форматов электронных документов, но наиболее популярным является формат «odf», который удобен при работе на любом программном обеспечении.

Понятие и структура электронного документа могут существенно различаться. Огромное влияние на это оказывает ПО для его обработки. Отдельно следует выделить материалы, обрабатывающиеся с помощью 1С.

Подобные файлы существенно отличаются от других, поскольку они не выделяются в отдельные документы.

Их можно рассматривать только лишь в качестве информационной единицы с уникальными идентификаторами и средствами модификации.

К подобной документации можно также отнести материалы, которые создаются в результате активной деятельности прикладных информационных систем. Они динамически формируются с помощью существующих хранилищ материалов. Таким образом, информации о себе они никакой не несут, их можно рассматривать только с помощью системы.

Как только документ выводится на печать или же в просмотр, он прекращает существовать в системе как объект. С этой минуты он функционирует в качестве спецприложения. В том случае, если файл необходимо открыть с помощью другого программного оборудования, придется выполнить его преобразование.

Какие электронные документы существуют

Электронным документом является файл, содержащий в себе определенную информацию, не всегда понятную пользователю. Для создания архивов и фондов данных файлов необходимо знать их классификации.

  • Согласно одному из вариантов, материалы могут различаться по наличию или отсутствию аналогичных печатных документов.
  • Файлы могут также различаться по тому, какая именно информация в них заключена. В этой классификации речь идет о:
  1. текстовых,
  2. изобразительных,
  3. звуковых,
  4. мультимедийных изданиях,
  5. программных продуктах.

Последние следует рассматривать как отчуждаемые произведения или публикации отдельных фрагментов текстов программ и кодов.

  • Самой большой классификацией следует считать виды электронных документов по целевому назначению. Чаще всего встречаются официальные издания, которые публикуются государственными структурами, в них обычно содержатся нормативные акты.
  • Производственные издания используются на предприятиях. Они несут в себе информацию об организации существующего производства. Некоторые материалы были специально созданы для информирования работников тех или иных производственных сфер о наличии норм и требований при нахождении на территории предприятий.
  • Производятся учебные и справочные издания, удобные в применении. Найти нужную информацию в таком файле можно за несколько секунд, это позволяет экономить огромное количество времени и сил. Такими документами могут пользоваться не только студенты, но и преподаватели.
  • Политические партии достаточно часто используют электронные издания в качестве агитационных материалов. В них содержатся произведения общественной тематики, которые предназначаются для широкой аудитории читателей. В подобных материалах чаще всего найти аналитическую информацию, которой пользуются политологи и социологи всего мира.
  • Еще одна классификация документов отличает их по способу распространения. Существуют локальные издания, которые могут быть использованы внутри отдельного взятого предприятия, они также выпускаются в бумажных вариантах и в ограниченном количестве одинаковых экземпляров.
  • Сетевые издания предназначены для широкого использования, их количество не ограниченно. Дополнительные бумажные экземпляры в данном случае не являются обязательными, от этого ценность электронного документа увеличивается в несколько раз. Такие документы можно легко отправлять в архивы.

Электронные файловые документы – требование современного общества

Теперь вы знаете, что такое электронный документ, какие его виды существуют, и как их можно использовать в повседневной жизни. При этом информация может находиться в файлах в зашифрованном формате. Для работы с ними понадобится использовать существующие пароли, которые можно менять в любой момент времени.

Любой пользователь телекоммуникационных каналов связи имеет право создавать собственные документы. Единственное, что ему для этого необходимо, – наличие специального программного обеспечения. Срок хранения таких файлов не ограничен. Вы можете производить любые операции с ними в любое время.

Электронные документы. Что это?

Единый электронный документ (22.08.2010)

Как подписать документ в электронном виде?

Почему народ против электронных документов?

Источник: http://documentooborot.com/dokument/elektronnyj-dokument.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.