+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Электронные счета-фактуры: затянувшийся старт

Содержание

Переходим на электронные счета-фактуры

Электронные счета-фактуры: затянувшийся старт

Возможность использовать в работе электронные счета-фактуры была установлена законодательством еще в прошлом году. И только сейчас Министерство финансов поведало, издав Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде, как именно реализовать ее на практике.

Об использовании электронного оборота счетов-фактур разговоры шли уже давно. Но от слов — к делу. Еще в 2009 году был запущен и вполне успешно завершился пилотный проект по переходу на «цифровое» обоснование права на вычет по НДС, о чем Министерство финансов сообщило в письме от 4 августа 2009 г. № 03-02-08-64.

Выяснив, что электронные счета-фактуры успешно могут применяться на практике и переход на них полезен не только хозяйствующим субъектам, но и значительно упростит работу налоговых инспекций, законодатели внесли соответствующие правки в Налоговый кодекс.

Речь идет о дополнениях в статью 169 НК РФ, внесенных Федеральным законом от 27 июля 2010 № 229-ФЗ, одобряющих помимо бумажного формата, «цифровой».

Таким образом, право на применение электронного варианта счетов-фактур у налогоплательщиков появилось еще осенью прошлого года, когда указанные поправки вступили в силу.

Однако для того, чтобы реально воспользоваться закрепленным на законодательном уровне правом на применение счетов фактур, поправок в Налоговый кодекс оказалось недостаточно.

Направление счетов-фактур по электронной почте и представление их в электронном виде инспекторам при обосновании вычета по НДС (например, на флешке или CD-диске) неправомерно.

Игла — в яйце, яйцо — в ларце…

Итак, изменения в законодательство привнесены. Плательщики НДС ждут не дождутся, когда же наконец можно будет избавиться от бумажной волокиты, применяя в работе «цифровые» технологии. Но реально пока воспользоваться электронными счетами фактурами пока нельзя. Вариант с направлением нераспечатанных счетов-фактур по электронной почте не применим. Так чего все ждут?

Решение проблемы в настоящий момент затягивается по вине аж нескольких государственных структур.

Во-первых, налоговое ведомство так и не издало соответствующих нормативных актов, устанавливающих формат электронных счетов-фактур.

Напомним, что обязанность утверждать порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде должно определять Министерством финансов Российской Федерации, а определять электронный формат счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж — ФНС России.

Что касается, Минфина, к нему претензий никаких. Из-под пера финансового министерства уже вышел (и мало, того, вступил в силу) приказ от 25.04.2011 г. № 50н, которым был утвержден Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи.

Что же касается Федеральной налоговой службы, то она с исполнением возложенной на нее миссии так и не справилась.

Но стоит ли винить налоговое ведомство?

Напомним, что дополняя положения статьи 169 Налогового кодекса, которые и позволили использовать счета-фактуры в электронном формате, законодатели внесли ряд поправок, касающихся реквизитов счетов-фактур.

В частности, в пункте 5 статьи 169 Налогового кодекса теперь содержится требование об обязательном указании в этом документе такого реквизита как наименование валюты. При этом в той форме счета-фактуры, который используется в настоящее время графы для упоминаний о подобных реквизитах нет.

О том, как выходить из сложившейся ситуации подробно говориться в статье «Без права на ошибку, или изменчивая форма счета-фактуры», которую можно прочитать в продолжении этой рубрики. Значит, необходимо дожидаться нового шаблона счета-фактуры.

В свою очередь забота об утверждении формы этого документа возложена на Правительство РФ, которое до сих пор с этой задачей не справилось.

Вот и получается, история как из сказки: игла — в яйце, яйцо — в ларце. ФНС для создания формата счета-фактуры дожидаются новой формы от Кабмина, а налогоплательщики дожидаются формата от налогового ведомства.

Между тем, откладывать ознакомление с Порядком выставления счетов-фактур налогоплательщикам в долгий ящик не стоит. К переходу на «цифровой» формат целесообразнее подготовиться заранее. Особенно с учетом того, что самостоятельно осуществить переход компании не смогут.

«Цифровой» посредник

При желании перейти с бумажных счетов-фактур на электронные стоит учесть, что обычной электронной почтой в данном случае не обойтись.

Связь между покупателями и продавцами может осуществляться исключительно через специализированные организации, которые обеспечивают обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи. Иными словами к Операторам электронного документооборота (п. 1.

3 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утв. приказом Минфина России от 25.04.2011 г. № 50н; далее — Порядок).

Тем хозяйствующим субъектам, которые уже имеют опыт сотрудничества с подобными посредниками (например, при сдаче отчетности электронном виде по ТКС), будет значительно проще. Ведь схемы работы с операторами аналогичные.

Связь между покупателями и продавцами может осуществляться исключительно через специализированные организации, которые обеспечивают обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи.

А вот тем налогоплательщикам, кто еще не сталкивался с операторами связи, подобное взаимодействие окажется в новинку.

И первое на что стоить обратить внимание — услуги «цифровыми» посредниками представляются отнюдь не бесплатно.

К тому же стоит помнить, что налаживать контакт с оператором и оплачивать его услуги придется также и контрагентам с которыми фирма «обменивается» счетами-фактурами.

О том, как выбрать подходящего оператора и наладить с ним взаимодействие с учетом разработанного Минфином Порядка можно прочитать в статье «Переход на «цифровые» счета-фактуры: готовность № 1» данной рубрики.

Насколько выгодно будет такое сотрудничество решать, конечно, компании самой. Но можно с уверенностью сказать, что организация документооборота подобным образом как минимум позволит сократить время на получение этих документов. А ведь своевременность получения счетов-фактур зачастую определяет возможность предъявить к вычету суммы «входного» НДС.

Каждая минута на счету

Пункт 3 статьи 168 Налогового кодекса устанавливает, что продавец должен выставить покупателю счет фактуру в течение 5 дней с момента отгрузки. Если продавцом эти требования будут нарушены, никаких санкций на него возложить будет нельзя.

Это попросту не предусмотрено законодательством. А вот покупатель от задержки в пути счета-фактуры или попросту не пунктуальности контрагента может пострадать: будут проблемы с принятием к вычету сумм «входного» налога (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Конечно, недоработки бухгалтерии продавца переход на электронный документооборот никак не справит. А вот проблемы задержки оригиналов документов при пересылке, можно будет избежать.

Датой выставления покупателю счета-фактуры в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи в соответствии с пунктом 1.10 Порядка, утвержденного Министерством финансов считается момент поступления файла счета-фактуры оператору от продавца, указанная в подтверждении последнего.

Такое мероприятие можно провернуть если не за считанные минуты, то уж точно счет идет не на недели.

Источник: http://bukhuchet.ru/2011/09/05/perehodim-na-elektronne-scheta-faktur/

Порядок и сроки выставления электронных счетов-фактур в 2018 году

Электронные счета-фактуры: затянувшийся старт

Обмен документами через интернет очень удобен для предпринимательской деятельности. В современный электронный обиход входит все большее количество видов документации. Сегодня уже практически повсеместно принят обмен счетами-фактурами в электронном виде, имеющими такую же юридическую силу, как и аналог этого документа, оформленный на бумаге.

Рассмотрим преимущества выставления и получения счетов-фактур онлайн, раскроем нюансы этой процедуры, поговорим о сроках и рисках их нарушения.

Электронный счет-фактура – юридический оригинал

Счет-фактура, выставленный (полученный) в электронном формате, не является копией своего отпечатанного прототипа. Его отправка и получение – акт, имеющий самостоятельную юридическую значимость, поскольку это отражает специально созданная законодателями нормативная база. Для него характерны те же особенности, что и для документа в бумажной форме, а именно:

  • данные и реквизиты организации;
  • сроки выставления (на сегодня составляют 5 дней);
  • обязательное визирование руководством или другим лицом, имеющим такое право;
  • регистрация в учетных документах (журнале, книге покупок и продаж и т.п.);
  • обязанность хранения на протяжении 4 лет (естественно, в виде файла);
  • является основанием для вычетов по налогу на добавленную стоимость.

Эволюция нормативной базы

Перевод счетов-фактур в область электронного документообмена не совершился в одно мгновение, это новшество было долгожданным для всех предпринимателей, являющихся плательщиками НДС. Нормативная база этой процедуры прошла довольно тернистый путь из нескольких этапов:

  1. Федеральный закон от 27 июля 2010 № 229-ФЗ о внесении изменений в пункт Налогового Кодекса РФ, гласящих, что счета-фактуры теперь можно выставлять и в электронном виде (абзац 2 п. 1 ст. 169 НК РФ) при определенных условиях.
  2. Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011 г. № 50н, утверждающий процедуру выставления и получения электронных счетов-фактур.
  3. Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, регламентирующее форму счета-фактуры (основного и корректировочного) и особенности его заполнения.
  4. Приказ ФНС России от 30 января 2012 г. № ММВ-7-6/36, утвердивший документы в электронном формате, которые подтверждают отправку и получение счета-фактуры.
  5. Приказ ФНС России № ММВ-7-6/138 от 28 февраля 2012 г. зафиксировал электронные форматы всех учетных документов, имеющих отношение к счетам-фактурам (журналов учета их получения и выставления, книг покупок и продаж, дополнительных листов к этим книгам).

Положительные свойства счетов-фактур онлайн

Невзирая на то, что в обмене документами по интернету существует некоторое количество подводных камней, преимуществ в нем значительно больше. Рассмотрим самые очевидные:

  1. Незамедлительность. Чтобы обменяться бумажными документами, нужно время, иногда значительное. Дополнительное время нужно также на подтверждение получения. Электронная информация доходит до адресата мгновенно, будь это контрагент или контролирующий налоговый орган.
  2. Экономия. Чем больше документов переходят в электронную форму, тем меньше компания будет тратить средств на расходы, обязательные при фактическом документообороте: канцелярию и курьерские (почтовые) затраты.
  3. Освобождение ресурсов. В результате обмена документами по сети у организации освобождаются временные и финансовые резервы, которые можно направить на повышение эффективности ее деятельности, и в итоге на увеличение рентабельности.
  4. Безошибочность. Пусть не полностью, но электронный счет-фактура в большой мере защищает отправителя и получателя от досадных ошибок, которые могут сделать недействительным бумажный аналог и стать поводом для отказа в возвращении НДС.
  5. Прозрачность. В отправленный счет-фактуру, подтверждение которого получено, невозможно внести никаких искажающих изменений.

Недостатки электронного счета-фактуры

На фоне множества бесспорных позитивных свойств недочеты электронного счета-фактуры покажутся совсем небольшой «ложкой дегтя». Они вытекают как раз из достоинств, поскольку являются их обратной стороной:

  • невозможность оформления «задним числом»;
  • доступность всех отправленных вариантов налоговому контролю;
  • вычет по НДС можно получить немного позже обычного, поскольку день получения счета-фактуры отображается в реальном формате.

Особенности использования электронных счетов-фактур

Организация не обязана использовать электронный документооборот, но у нее есть такое право, если другая сторона сделки также согласна. Выражение согласия сторон может быть любым, но в любом случае документально оформленным.

ВАЖНО! Кроме согласия (и согласования) сторон, для электронного обмена документами у обеих компаний должны быть соответствующие технические возможности.

Соглашение должно быть заключено с еще одной стороной, обеспечивающей обмен счетами-фактурами. Выставить другой стороне сделки этот документ возможно исключительно с помощью оператора электронного документооборота (сокращенно ЭДО), официально зарегистрированного в ФНС РФ (их перечень содержится на официальном сайте ФНС). Оператор обязан гарантировать:

  • контроль формата файла, содержащего счет-фактуру;
  • своевременное отправление документа получателю;
  • формирование служебных документов, подтверждающих дату отправки и получения счета-фактуры;
  • независимое удостоверение дат отправки счетов-фактур в различных инстанциях (перед партнерами, органами ФНС, в суде).

Для оперирования электронными счетами-фактурами предпринимателям понадобится сертификат ключа электронной подписи, оформляемый на имя руководителя или доверенного лица, который они должны взять в удостоверяющем центре (перечень этих центров – на сайте ФНС).

Последовательность действий регламентирована законодательно. По каждому конкретному счету-фактуре производится отдельный акт электронного оборота, это значит, что при отправке каждого документа необходимо повторять один и тот же алгоритм.

Порядок действий участников документообмена при выставлении электронного счета-фактуры

Рассмотрим, что делается в процессе выставления счета-фактуры через интернет участниками сделки (подразумевается, что сертификаты ключей ими уже получены, соглашение друг с другом и с операторами заключено):

  1. Составление документа в формате, закрепленном налоговыми органами (это делает продавец). Для этого он должен либо скопировать его из бухгалтерской программы, либо заполнить бланк в спецпрограмме оператора ФНС.
  2. Отправление сформированного документа своему оператору. Обязательно нужно дождаться подтверждения оператора о получении файла, в котором будет значиться дата и время акта, чем и фиксируется акт отправки.
  3. Продавец извещает оператора о том, что получил его уведомление.
  4. Оператор продавца производит пересылку счета-фактуры оператору покупателя.
  5. Оператор покупателя осуществляет отправление файла другой стороне сделки.
  6. После получения покупатель отправляет ответное уведомление, которое также пройдет через обоих операторов, прежде чем поступит контрагенту.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Электронной подписью скрепляется каждый документ в процессе электронного оборота, а не только сами счета-фактуры.

Сроки выставления и цена опоздания

Органы ФНС вменяют продавцу в обязанность выставление счета-фактуры в срок не позже 5 рабочих (календарных) суток с момента совершения сделки, которым может считаться:

  • отгрузка;
  • выплата покупателю аванса или всей стоимости покупки;
  • доставка товара покупателю или до пункта, оговоренного в договоре;
  • момент оказания услуги.

Бумажное оформление счетов-фактур позволяло подкорректрировать дату в ситуации опоздания, обозначив ее «задним числом». Электронный формат исключает такую возможность. Однако опоздание не столь страшно, оно не является существенным нарушением, могущим повлечь за собой отказ в возврате НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ). Главное, чтобы были выполнены остальные существенные требования:

  • возможность полной и достоверной идентификации продавца и покупателя;
  • указание товара (услуги, работы);
  • подтверждение прав собственности и их перехода в результате акта продажи;
  • точные данные о стоимости, влияющие на базу и сумму НДС.

Источник: https://assistentus.ru/nalogi-i-uchet/elektronnye-scheta-faktury/

Электронные счета-фактуры: затянувшийся старт

Электронные счета-фактуры: затянувшийся старт

Да и есть ли он, этот рынок?

105 тысяч хотелок

На сегодняшний день на учете в ФНС стоят 38 операторов электронного документооборота (ЭДО), еще 2 ждут, когда их заявки будут удовлетворены. Тем не менее, несмотря на внушительное количество операторов, реальный вес имеют лишь единицы.

По словам исполнительного директора некоммерческого партнерства РОСЭУ (Разработчики и Операторы Систем Электронных Услуг) Анатолия Миклашевича, разработкой соответствующего программного обеспечения занимаются лишь шесть организаций.

Они же и делят между собой подавляющую часть рынка.

Впрочем, слово “рынок” в данном случае употребляется весьма условно. Прежде всего, стоит помнить, что электронная отчетность прижившаяся у нас давно и успешно, и электронный обмен первичной документацией – две очень большие разницы.

Недавно ФНС обнародовала свежие цифры: около 105 тысяч юридических лиц уведомили службу о том, что в случае проверок будут готовы предоставлять счета-фактуры и другие документы утвержденных форматов в электронном виде.

Цифра удивила самих операторов – еще совсем недавно она была буквально на порядок меньше. Но обещать, как известно, не значит жениться. И уведомление о намерениях совсем не означает, что эти 105 тысяч организаций уже оживленно обмениваются между собой электронной первичкой.

Для характеристики текущего состояния ЭДО в России хорошо подходит еще одна метафора – хочется, но колется.

Сила притяжения

Как вообще российские организации приходят к осознанию необходимости ЭДО? Кто или что их туда влечет?

Инициаторами, “толкачами” рынка выступают, конечно же, крупные организации, причем, как правило, имеющие иностранные корни.

Это ритейлеры, поставщики оборудования и механизмов, производители продуктов питания и товаров для быта.

Каждый из них по определению “оброс” в России широкой сетью больших и малых контрагентов – и эту-то сеть он и тащит за собой из бумажного болота в электронный океан.

“Электронные счета-фактуры нужны в первую очередь крупным компаниям, потому что они от бумажного документооборота несут наибольшие логистические убытки, – поясняет генеральный директор СКБ Контур Дмитрий Мраморов.

– Но несмотря на то, что пилотных проектов с драйверами рынка много, до своего логического завершения, промышленной эксплуатации дошли лишь единицы. Между “хотеть” и “делать” есть понятие “вложиться”.

Процесс сложный, срабатывает так называемый “эффект факса” – крупной компании нужно, чтобы определенное, критически важное число ее контрагентов тоже перешли на ЭСФ, иначе процесс теряет смысл”.

Считать, что “мастодонты” рынка дружным фронтом бьются за торжество ЭДО в России – тоже неправильно. Процесс, скорее, можно сравнить с пузырями на поверхности: отдельные организации проявляют большую активность, но в целом обмен электронными счетами-фактурами не налажен даже внутри самого бизнеса, не говоря уже об их предоставлении в контролирующие инстанции.

“Многие выжидают, пока что-то прояснится, – говорит Мраморов. – Например, когда появится соответствующая судебная практика. Есть и еще одно осложняющее обстоятельство.

Если бумажную счет-фактуру можно выставить задним числом, приняв НДС к зачету после завершения месяца, то с ЭСФ такой фокус не проходит – она датируется днем выставления.

От ФНС звучали предложения уравнять два документа в правах, введя для ЭСФ некий диапазон дат, в течение которых она может быть зарегистрирована задним числом. Но пока законодательно вопрос не решен, и это тоже не стимулирует процесс”.

Список фобий

Компания “Такском” спросила своих клиентов, планируют ли они внедрять электронный обмен первичной документацией. Результаты были таковы: в ближайший год переход не планируют этим заниматься 47%, не планируют вовсе 23%, планируют переход в ближайшие полгода 25%, активно переходят в настоящее время 3% и полностью перешли 2%. Как видим, скептицизм и осторожность пока что побеждают.

Что же мешает? – спросил “Такском”. И получил следующие ответы Нежелание контрагентов переходить на электронное взаимодействие – 27%. Не сформирована арбитражная и судебная практика в пользу налогоплательщика по данному вопросу – 20%.

Привычней и надежней работать с бумагой – 17%. Опасаемся существенных рисков при переходе на ЭСФ – 15%. Не хватает успешных решений на рынке, стимулирующих внедрение ЭСФ – 12%.

Отсутствие конкурентных предложений от разработчиков ПО и операторов электронного документооборота – 4%.

Вы пишите, вы пишите, вам зачтется

Как видим, предприниматели, несмотря на заверения ФНС о готовности принимать электронные счета-фактуры (и даже призывы отправлять их), предпочитают дождаться, пока кто-нибудь другой “обожжется” на неизведанной практике.

Возможно, в скором времени их решимость будет подстегнута: как уже писал Клерк.Ру, рассматриваемый Госдумой “законопроект пяти шестерок” расширяет поводы для налоговых проверок.

Предложенные Минфином изменения в 88 статью НК вводят три дополнительных основания истребования документов: наличие уточненной декларации с суммой налога меньше ранее заявленного, “убыточная” декларация по налогу на прибыль, а также противоречивые данные в декларации по НДС.

Так готова ли ФНС принимать электронную первичку вместо бессчетных пачек бумаг?

“В тех форматах, которые утверждены Минфином, – готовы, – говорит заместитель начальника Управления информатизации ФНС Дмитрий Краснов. – Трудности будут с их анализом.

В каждой отрасли есть свои документы, свои внутренние сведения. Сейчас мы просто оставили в ЭСФ “подвал” для сведений, не вошедших в основные поля.

То есть принять документ ФНС может, но если дело дойдет до контрольных мероприятий, то анализ этого “подвала” затянется”.

Начальник управления налогообложения ФНС Дмитрий Григоренко, наоборот, уверен, что заполнять “подвал” нужно максимально подробно. И вообще, этим путем налогоплательщики смогут сократить количество подаваемых документов.

“Я не знаю, почему существует стереотип, что электронную счет-фактуру нельзя править, – удивляется Григоренко. – Да до бесконечности можно это делать, посмотрите 1137, что там написано. Да хоть звездочки с самолетиками рисуйте.

Разница между электронной накладной и ЭСФ – там 7, а здесь 5 обязательных реквизитов. Плюс СФ должна быть оформлена в течение 5 дней после операции, а накладная – здесь и сейчас. Но если СФ оформлена в день совершения операции, то второе условие пропадает.

Остается добавить недостающие реквизиты – и готова накладная. Можно объединить два документа в одном и использовать его как для вычета по НДС, так и для отражения в учете факта хозяйственной операции.

Мы вообще разработали формат объединенного документа – счет-фактура а дальше тире и то что вам нужно – акт, накладная и так далее”.

Как бы то ни было, пока что, по словам Григоренко, поток ЭСФ в его ведомство настолько мал, что о каких-то выводах говорить просто не приходится.

Почему же нет роуминга?

Еще одним препятствием для внедрения ЭДО является отсутствие полноценного роуминга между операторами. “Организационно это пока невозможно, – признается директор по развитию “Тензор” Владимир Карпов. – Хотя технически все готово: как операторы ЭДО, так и спецоператоры ФНС находятся в одном цифровом пространстве. “Включить” друг друга мы можем почти мгновенно”.

“Это вопрос не софта, это вопрос политики”, – подтверждает Анатолий Миклашевич из РОСЭУ. По его словам, самим операторам роуминг не нужен, он будет развиваться лишь под давлением крупных клиентов.

Он и понятно – раздел шкуры неубитого медведя (то бишь рынка ЭДО) идет полным ходом, и пока он не закончен, договариваться особо не о чем.

Операторам, наоборот, выгодно когда их ключевые клиенты перетягивают в свою орбиту мелких контрагентов, порой даже вынуждая их менять обслуживающую компанию.

Очевидно, роуминг ЭДО не заработает до тех пор, пока рынок не будет окончательно поделен между операторами. А пока клиентам приходится довольствоваться “до конца не жизнеспособными”, как выразился Карпов, решениями.

“Говорить, что рынок документооборота в России существует, странно, – резюмирует Дмитрий Мраморов из СКБ Контур – Его надо сформировать, а потом уже делить.

Много авансов было выдано этому рынку, его очень долго грели: мол, сейчас это все взлетит и как ракета куда-то помчится. Но по факту оказалось, что рынок очень сложный. Бизнес-процессы менять непросто.

ЭСФ – лишь часть айсберга, есть еще куча сопроводиловки, без которой заказчику неинтересно менять сложившуюся систему”.

Источник: https://otchetonline.ru/art/buh/32596-elektronnye-scheta-faktury-zatyanuvshiysya-start.html

Электронные счета-фактуры: бухгалтерия по новым правилам

Электронные счета-фактуры: затянувшийся старт

Возможность использовать электронные документы появилась у компаний еще в 2002 году, когда был принят закон «Об электронной цифровой подписи».

Договор, счет, акт выполненных работ, товарная накладная, товарно-транспортная накладная, а также подавляющее большинство других документов, используемых российскими компаниями, сегодня могут использоваться в электронном виде.

Отправляются такие документы не по почте или с курьером, а по телекоммуникационным каналам связи (через Интернет).

Долгое время единственным исключением в этом процессе были электронные счета-фактуры, для которых была предусмотрена только бумажная форма. В 2010 году право выставлять счета-фактуры в электронном виде было законодательно закреплено в 229-ФЗ (поправки в ст.169 Налогового кодекса РФ).

После этого были подготовлены Приказы Министерства финансов и Федеральной налоговой службы, которые описывают сам процесс выставления и получения электронных сетов фактур при взаимодействии компаний, а так же последующее предоставление таких электронных документов на налоговую проверку. Однако долгое время не были прописаны форматы счетов-фактур в электронном виде.

Наконец, 12 мая в «Российской газете» был опубликован Приказ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде» (зарег. Минюстом России от 11.04.

2012 № 23791, вступил в силу 23 мая). Это означает, что теперь нормативная база по использованию электронных документов полностью сформирована. Законодательство разрешает выставление и получение счетов-фактур в электронном виде, а так же описывает сам механизм работы с таким документом.

 

Документы без ошибок

Что представляет собой электронный счет-фактура (ЭСФ)? Это полноценный документ, как и его бумажный аналог.

ЭСФ содержит те же реквизиты и данные, должен быть подписан руководителем или доверенным лицом и передан в течение пяти дней.

Электронный счет-фактура также должен быть зарегистрирован в журнале учета и книгах учета. Его можно представить в качестве основания для получения вычета НДС.

Можно выделить несколько преимуществ использования электронных счетов-фактур. Во-первых, скорость доставки документов. Всем известно, что процесс доставки документов по почте может затягиваться на месяцы.

Электронные же документы доставляются по Интернету мгновенно, со скоростью света, в любое время суток.

Это и гарантия доставки, если пользоваться услугами квалифицированного оператора, который будет обеспечивать подтверждение доставки.

Во-вторых, электронные документы означают автоматизацию работы бухгалтерии. К примеру, входящие бумажные документы сегодня заводятся в системы учета вручную. Если таких документов на предприятии сотни, то десятки сотрудников бухгалтерии вынуждены заниматься этим рутинным трудом.

Электронные документы, подписанные электронной цифровой подписью, юридически значимы. Они могут существовать только в электронном виде, их не нужно распечатывать, ставить на них печати, содержать бумажный архив.

Все документы можно хранить в компьютере или в системе вашего электронного документооборота (в том случае, если оператор гарантирует сохранность).

Третье важное преимущество: ЭСФ исключают недостоверность в заполнении документов. К примеру, недостоверность подписей. Ведь документ подписывается только одной цифровой подписью — руководителя или другого работника, уполномоченного подписывать счета-фактуры (п. 6 ст. 169 НК РФ). Подпись главного бухгалтера при этом не нужна (см. постановление № 1137).

Кроме того, ввод ЭСФ позволяет сократить налоговые риски. Это имеет огромное значение для российских организаций. Дело в том, что многие компаний сталкиваются с огромным количеством поставок, каждая из которых оформляется документами, в том числе, счетами-фактурами.

При неправильно оформленном счете-фактуре или его отсутствии налоговая вправе доначислить НДС. Суммы доначислений могут быть значительны и снижают прибыль компании. В случае использования электронных документов проследить за их наличием и корректностью составления значительно проще.

Особенности электронных счетов-фактур

Процесс работы с электронными счетами-фактурами существенно отличается от работы с бумажными.

Требования к процессу выставления и получения электронных счетов-фактур предприятиями закреплены в «Порядке выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по ТКС с применением ЭЦП».

Помимо изменения в оформлении подписи можно выделить еще несколько основных отличий в работе со счетами-фактурами.

Дата выставления и получения покупателем счета-фактуры фиксируется оператором в Подтверждении. Именно эта дата и считается датой выставления/получения счета-фактуры, и в соответствии с ней он относится к налоговому периоду.

Фиксация даты выставления счета-фактуры означает невозможность выставлять в электронном виде документы «задним числом».

Это условие может создавать определенные трудности для организаций, которые, например, фактически могут оценить стоимость оказанных услуг только по происшествии определенного времени.

Факт выставления и получения – еще одно отличие нового Порядка. Счет-фактура считается выставленным только в случае, если продавцом получено извещение о его получении, подписанное покупателем.

Это положение, по сути, обязует продавца следить за получением извещений от покупателей, ведь если извещение сформировано не было, или продавец его не получил, электронный счет-фактура не является выставленным, и продавцу придется распечатать бумажный счет-фактуру и направить его в адрес получателя на бумаге.

Важно подчеркнуть, что дата получения этого извещения никак не влияет на решение об отнесении счета-фактуры к налоговому периоду.

Процесс работы с недавно появившимися корректировочными счетами-фактурами (КСФ) и исправления счетов-фактур (ИСФ) в электронном и бумажном виде идентичны, поскольку операторы ЭДО реализуют в своих системах требования законодательства (Постановление № 11376).

Случаи, когда составляется корректировочный счет-фактура, и когда в уже существующий счет-фактуру вносятся исправления, различаются. Корректировочный счет-фактура выставляется при изменении стоимости реализованных товаров, произведенных работ, оказанных услуг (другими словами, при изменении налоговой базы).

Уменьшение или увеличение стоимости (графа 5 счета-фактуры) может быть вызвано, в том числе, изменением цены (графа 4), уточнением количества или объема товаров, работ или услуг (графа 3). В случае изменения стоимости в сторону уменьшения, составляется корректировочный счет-фактура к уменьшению.

У продавца такой документ может служить основанием для вычета разницы излишне начисленного НДС, у покупателя по такому документу появится обязательство начислить разницу НДС. В случае же изменения стоимости в сторону увеличения, составляется КСФ к доплате. Здесь ситуация будет противоположной.

Все дельты (суммовые разницы) к уменьшению или доплате записываются в КСФ с положительным знаком. Делается это для того, чтобы не возникало вычета сумм при занесении КСФ в Книгах покупок и продаж. Еще одним важным условием составления КСФ, согласно п. 10 ст. 172 НК РФ, является некое согласие сторон, что стоимость будет изменена.

Это согласие может быть оформлено в виде дополнительного соглашения (в договоре, как двусторонний документ) или в виде уведомления (первичным односторонним документом). В каждом конкретном случае можно поступать так, как удобнее продавцу и покупателю.

Исправление в счете-фактуре производится в том случае, если в документе обнаружена именно ошибка (например, опечатка, неверная налоговая ставка, ошибка в реквизитах), а также при начислении бонусов без изменения цены реализованного товара. В процессе исправления возникает новый экземпляр счета-фактуры — исправленный счет-фактура.

Нумерация КСФ и ИСФ. Нумерация КСФ и счетов-фактур в рамках одного налогового периода сквозная, а нумерация исправлений в рамках одного счета-фактуры всегда начинается с 1, причем число исправлений не ограничено.

Важный вопрос: как вести учет ЭСФ в Журнале и Книгах? Ранее правила ведения журнала полученных и выставленных счетов-фактур установлены не были. Отсутствовала и рекомендованная печатная форма Журнала. В новом Постановлении №1137, которое пришло на смену Постановлению 914, эти недостатки устранены.

Налогоплательщики буду отныне вести один Журнал, состоящий из 2-х частей: часть 1 «выставленные счета-фактуры» и часть 2 «полученные счета-фактуры». Помимо реквизитов счета-фактуры, теперь в Журнале необходимо указывать способ выставления — был ли документ выставлен в бумажном или электронном виде.

Заметим, что в Журнале выставленных СФ есть две графы — дата составления и дата выставления счета-фактуры. Если для бумажного документа эти даты не всегда разделяются, то при выставлении счета-фактуры в электронном виде дату выставления фиксирует независимая третья сторона — оператор.

Еще одна важная особенность регистрации электронных счетов-фактур в Журнале — наличие извещения о получении. Тот самый технологический документ, который автоматически составляется покупателем, когда он подтверждает получение. Если извещения нет, то ни продавец, ни покупатель электронный документ регистрировать в журнале не имеют права.

Форма и порядок составления Книг покупок и продаж существенно не изменились. Продавец регистрирует в Книге продаж счет-фактуру, который выставляет покупателю, покупатель же регистрирует этот счет-фактуру в Книге покупок.

Корректировочный счет-фактура к доплате регистрируются продавцом и покупателем как обычно — в Книгах продаж и покупок соответственно. Корректировочный счет-фактура к уменьшению продавцом должен быть занесен в Книгу покупок, а покупателем — в Книгу продаж.

Документ регистрируется на сумму разницы.

Как начать работать с ЭДО?

Для работы с электронными счетами-фактурами, организации, необходимо:

  1. Заполнить заявку на сайте www.diadoc.ru. Специалисты Диадока помогут подобрать подходящий тариф и проконсультируют, как начать работу в системе.
  2. На сайте www.diadoc.ru есть регламент применения электронной цифровой подписи в системе электронного документооборота Диадок. Он предусмотрен для всех участников ЭДО. Если организация приняла решение работать с электронными документами, она должна подписать заявление о присоединении к этому регламенту. Также подписывается договор на право использования программы ЭВМ «Диадок» (образец есть на сайте). 
  3. Оператор присуждает компании идентификатор и регистрирует организацию в системе.
  4. Далее компания покупает в любом из сервисных центров СКБ Контур сертификат электронной подписи. Теперь каждый документ будет иметь юридическую силу. Заявку на сертификат ЭЦП также можно отправить прямо из системы Диадок. Если сертификат у организации уже есть, то можно использовать его.
  5. Находите в Диадоке контрагентов, и начинаете работать.
     
Ирина Цыганкова, Налоговый менеджер группы косвенного налогообложения PwC

«Технологический и технический процесс обмена электронными счетами-фактурами был возможен и до утверждения Приказа № ММВ-7-6/138. Но ранее отсутствовала законодательная база, позволяющая применять это в налоговых целях, то есть в налоговых органах нужно было иметь «живой» документ с печатью, подписью.

Сейчас нормативно-правовая база полностью сформировалась. Налогоплательщик задает вопрос: а что же изменится во взаимодействии с налоговыми органами? Ведь это принципиально новый порядок работы. Не будет ли мне хуже? Не будет ли проблем? Ответ на поверхности: хуже быть не должно, электронный документ — такой же, как и бумажный.

Более того, налоговые органы высказывались, что поощряют использование электронных счетов-фактур. Еще один вопрос: как электронные счета-фактуры повлияют на характер проведения и результат налоговых проверок? Думаю, характер налоговых проверок поменяться не должен. Работать станет удобнее: не нужно возить тонны документов в налоговые инспекции.

Международный опыт также показывает, что налоговые органы все больше внимания уделяют аналитической процедуре налоговых проверок, и возникает все меньше претензий в отношении технического оформления документов. Скорее всего, изменения приведут к более эффективному взаимодействию с контролирующими органами.

Таким образом, в отношениях с налоговыми органами возникает новая реальность. Мы начинаем по-другому говорить с ними.» 

Источник: https://kontur.ru/articles/2116

Как начать применять электронные счета-фактуры?

Электронные счета-фактуры: затянувшийся старт

Прежде чем применять электронные счета-фактуры, нужно совершить несколько действий.

Первым делом следует переговорить с контрагентами, ведь им тоже придется изменить свой принцип работы.

И тут встает вопрос: как правильно закрепить согласие партнеров на обмен счетами-фактурами в цифровом виде? Сделать это можно несколькими способами: например, каждый раз включать соответствующее условие в контракт, или же заключить отдельное соглашение.

Последний вариант подойдет тем партнерам, которые часто взаимодействуют друг с другом. И, конечно, у контрагента должна быть техническая возможность для электронного документооборота.

Следующим важным шагом станет решение вопроса об ЭЦП. Если ключа электронной подписи у компании еще нет, то его требуется получить. Без него, увы, никуда. Сделать это можно в любом удостоверяющем центре.

Дальше следует выбрать оператора, через которого будут проходить все цифровые документы фирмы. Проследите, чтобы эта компания была включена в Реестр операторов ЭДО.

Список можно найти на официальном сайте Федеральной налоговой службы. Кроме этого, выбранная компания должна обязательно являться доверенным оператором электронного документооборота (ДОЭД).

После заключения договора, компания предоставит все необходимые реквизиты доступа.

Если в технологических документах фиксируется дата выставления, то в самом электронном документе проставляется число составления. Для электронного счета-фактуры эти числа могут быть разными, в то время как при подготовке бумажного аналога они не различаются.

«Чтобы обмениваться счетами-фактурами в электронном виде, стороны должны располагать соответствующими техническими возможностями.

Цифровой документ должен быть подписан ЭЦП руководителя или иного уполномоченного лица и направлен покупателю в формате, утвержденном Приказом ФНС, через оператора электронного документооборота.

Если у продавца и покупателя разные операторы, то выставить счета-фактуры удастся при условии, что их технические средства и возможности для приема и передачи виртуальных бумаг совместимы» – комментирует Александр Крахмальный, аудитор аудиторско-консалтинговой группы «Уральский союз».

Обратите внимание, применение электронных счетов-фактур нужно обязательно закрепить в учетной политике.

Как это работает

Применению электронных счетов-фактур должно предшествовать несколько шагов, о которых было рассказано выше. Теперь разберемся в алгоритме действий продавца и покупателя. На первый взгляд все покажется сложным, но достаточно поработать некоторое время с этой системой, и все действия сторон дойдут до автоматизма, тогда уже этот процесс не будет казаться таким уж замысловатым.

Итак, компания получила от оператора идентификатор участника электронного документооборота, реквизиты доступа и другие данные. Информировать налоговиков о том, что фирма переходит на цифровой обмен бумагами, не нужно, это сделает оператор, он направляет в инспекцию сведения об учетных данных компании или предпринимателя.

После этого продавец формирует счет-фактуру в электронном виде, в соответствии с утвержденными требованиями и форматом, а также подписывает документы своей ЭЦП, при необходимости зашифровывает данные и собственно отправляет файл на адрес покупателя через оператора. Подписанный документ в электронном виде нужно обязательно сохранить.

Оператор при получении файла со своей стороны подписывает подтверждение, которое отправляет продавцу. Последний формирует извещение о получении подтверждения, подписывает его и вновь направляет оператору.

Далее порядок действий сторон довольно прост. Каждая компания проверят данные в полученных документах и удостоверяется в подлинности виртуальной подписи Для этого нужно проверить статус сертификата ключа такой ЭЦП. Сделать это можно на сайте удостоверяющего центра.

«Электронный счет-фактура считается выставленным только после того, как продавцу поступило извещение от оператора о получении документа. Датой будет являться день, когда файл поступил к оператору от продавца. Непосредственно число указывается в подтверждении оператора.

Электронный счет-фактура считается выставленным только после того, как продавцу поступило извещение от оператора о получении документа. Датой будет являться день, когда файл поступил к оператору от продавца. Непосредственно число указывается в подтверждении оператора.

Днем получения электронного счета-фактуры покупателем считается число, когда оператор перешлет файл самого документа. Дата должна быть указана в подтверждении.

То есть в цифровом счете-фактуре, в реквизитах, указывается дата составления, а число выставления бумаги определяется и вносится в журнал на основании данных оператора, через которого отправлен документ.

После того, как процесс выставления электронного счета-фактуры успешно завершается, распечатывать цифровой документ не нужно. Его оригинал хранится у продавца и покупателя в виртуальном виде в течение четырех лет», – разъясняет Александр Крахмальный.

Обратите внимание, факт и дата выставления счетов-фактур фиксируются в специальных технологических документах: при необходимости их можно будет представить в инспекцию вместе с самими бумагами.

Их регистрация в книге продаж производится в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором происходит отгрузка. Если в технологических документах фиксируется дата выставления, то в самом электронном документе проставляется число составления.

Для электронного счета-фактуры эти числа могут быть разными, в то время как при подготовке бумажного аналога они не различаются.

Имейте в виду, в настоящее время документы можно направить ревизорам не только в утвержденных или рекомендованных форматах, но и в виде скан-образов бумажных или электронных документов (в форматах jpg или tif) с заполненными полями мета-информации.

Таким образом, по ТКС можно отправить чиновникам даже те документы, которые изначально были составлены на бумаге.

Выставленные и полученные счета-фактуры бухгалтер фирмы регистрирует в «Журнале полученных и выставленных счетов-фактур», в «Книге покупок» или в «Книге продаж». Фирма может вести такие регистры как на бумажных, так и на цифровых носителях.

Их электронные форматы утверждены Приказом ФНС.

«Имейте в виду, законодательством не предусмотрено обязательное требование создавать бумажную копию электронного документа и а также хранить их в распечатанном виде», – подсказывает Александр Крахмальный.

Неприятная потеря

В настоящее время документы можно направить ревизорам не только в утвержденных или рекомендованных форматах, но и в виде скан-образов бумажных или электронных документов (в форматах jpg или tif) с заполненными полями мета-информации.

Покупатель, который не получил в установленный срок электронный счет-фактуру, должен сообщить об этом продавцу. Последний же не может просто так отправить файл, он обязан следить за его судьбой.

Если в течение следующего дня после отправки продавец не получил от своего оператора подтверждение, он обращается к нему с соответствующим сообщением. То есть, все вопросы о «судьбе» отправленного файла следует адресовать своим операторам.

Если же выяснится, что вируальный счет-фактура «завис», то можно отправить ранее составленный файл повторно. В этом случае числом выставления электронного документа, указываемом в журнале, будет дата повторного направления.

Если же отправленный документ так и не дошел, бывает и такое, то придется выставлять его на бумажном носителе. Тут важно, чтобы его показатели в точности соответствовали данным неполученного электронного счета-фактуры (имели тот же номер и дату составления).

Бумагу должен подписать не только руководитель организации, но и главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо. В этом случае в Журнале полученных и выставленных счетов-фактур стороны регистрируют документ на бумажном носителе.

Отправлять в этом случае повторной цифровую копию нельзя.

Что делать если вдруг появится необходимость внести исправления в электронные счета-фактуры? В этом случае продавцу нужно составить новый экземпляр документа, который должен иметь номер и дату того счета-фактуры, который исправляется. В бумаге также требуется указать его порядковый номер и дату исправления. Соответственно, процесс выставления «обновленного» документа в цифровом виде не отличается от выставления обычного документа.

Необходимо отметь, что в случае обнаружения в счетах-фактурах ошибок, не препятствующих ревизорам идентифицировать продавца, покупателя, название товаров (работ, услуг), их стоимость, а также налоговую ставку и сумму сбора, предъявленную покупателю, новые экземпляры документов выставлять не нужно.

Итак, можно подвести некоторые итоги: на практике процесс применения электронных счетов-фактур намного проще, чем в теории. Все документы отправляются через оператора, большинство действий автоматизированы. Поэтому бояться не стоит; использование технических достижений может значительно упростить работу бухгалтера (www.buhgalteria.ru).

Источник: http://lawedication.com/blog/2013/08/11/kak-nachat-primenyat-elektronnye-scheta-faktury/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.