+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Добиваться выполнения поставленных задач — основная задача руководителя

Содержание

Пять шагов постановки задач подчиненным

Добиваться выполнения поставленных задач — основная задача руководителя

Николай Рысев

Как насчет строго математического подхода? Попробуем!

Аксиома №1. Если вы руководите людьми, значит, вы ставите им задачи

Теорема №1: если вы ставите задачи хорошо, значит, вы хорошо руководите.

А теперь обратимся к доказательству. Давайте посмотрим, из каких этапов состоит постановка задач.

Предлагаю следующий алгоритм:

1. Передать информацию.

2. Произвести обратную связь – убедиться, что подчиненный верно понял ваши указания.

3. Добиться однозначных обязательств по выполнению.

4. Сообщить о процессе текущего и окончательного контроля и учета.

5. Довести перечень мер, которые надо предпринять в случае выявления каких-либо отклонений от первоначального плана. То есть, сказать о плане «Б».

Что может быть лучше показательной порки?! Положительные примеры! К ним и обратимся.

Передать информацию

Можно передать информацию коротко.

Пример. Руководитель отдела продаж разговаривает с менеджером по продажам. Нужно за неделю выполнить план по звонкам новым клиентам.

Можно воспользоваться моделью SMART. Наверняка помните расшифровку данной аббревиатуры. SMART – это характеристики постановки цели и задачи. Каждая цель и задача в соответствии с данной концепцией должна быть:

  • S (Specific) – конкретной.
  • M (Measurable) – измеримой.
  • A (Achievable (Ac), Ambitious (Am) – достижимой, с одной стороны, и амбициозной, с другой.
  • R (Relevant) – соотносимой с другим целями.
  • T (Time bound, Trackable) – определенной во времени и отслеживаемой.

Понимаю ироничную улыбку некоторых читателей.

Мне однажды участник тренинга в качестве обратной связи так и сказал: «Спасибо большое за то, что на тренинге не было SMART и SPIN»! Да, эти схемы многим известны.

Но всем ли? И те многие, кто о них читал или слышал, применяют ли они их в полной мере? Это как знать о том, что бег полезен, и бегать каждый день по 3-5 км. Разные вещи, не так ли?

Так что обратимся к примерам. Руководитель отдела закупок ставит задачу менеджеру по закупкам. Буквами в скобках буду помечать характеристики SMART. Нужно исследовать двух непосредственных конкурентов за неделю к 10-00 следующего вторника (M, T). Что нам надо знать?

  • Первое – цены по десяти выборочным позициям и возможные скидки в зависимости от объемов (S, M).
  • Второе – отсрочка (S, M).
  • Третье – сроки доставки (S, M).
  • Неделя – срок небольшой (Am), но достаточный (Ac).
  • Данная информация позволит нам понять, насколько выгодно мы работаем, во-первых (R).
  • А, во-вторых, мы сможем получить лучшие условия у действующих поставщиков (R, Am)

Сразу скажу, что существуют и другие расшифровки данных букв. Более того, модель – не панацея. Вы можете использовать свои собственные характеристики задач. Главное, чтобы эти характеристики были.

Потому что, если руководитель говорит своему новому подчиненному при постановке задачи средней степени сложности «Работу надо сделать хорошо, давай делай», то такой вариант, мягко говоря, не является удовлетворительным.

Я предлагаю вам свою авторскую технологию постановки задач подчиненным (да и к самому себе при целеполагании это можно применять) – МАРСОВ. Мнемоническое правило запоминания МАРСОВ: русская фамилия от планеты Марс.

Итак. В каждой задаче должно быть:

1) Мотивация для подчиненного.

2) Алгоритм выполнение задачи, если она не супертворческая.

3) Результат, четко сформулированный, ожидаемый, понятный.

4) Средства решения задачи и их доступность.

5) Обоснование реальности (и, возможно, необходимости) выполнения, если задача новая и/или сложная.

6) Время выполнения.

Пример: Руководитель отдела ставит обучающую задачу своему подчиненному.

Мотивация для подчиненного

  • «Тебе же значительно легче будет работать».
  • Другой вариант мотивации: «Твои достигнутые цели – это твои деньги в будущем».
  • И пример эмоционально-негативной мотивирующей фразы: «Если ты не справишься, то какой же ты профессионал!?».

Алгоритм выполнения задачи (в случае если задача не творческая)

  • Первое. Изучаешь информацию.
  • Второе. Спрашиваешь у других, с какими сложностями они столкнулись.
  • Третье. Прописываешь пять шагов системы МИТ для себя.
  • Четвертое. Обсуждаешь со мной.
  • Пятое. Заучиваешь наизусть.
  • Шестое. Применяешь.

Результат

Нужно освоить новую систему МИТ, чтобы применять ее каждый день. Как я понимаю, в этой системе пять шагов. Каждый шаг надо уметь делать и понимать, к чему он ведет.

Средства решения задачи и их доступность

Можешь почитать эту книгу, чтобы лучше разобраться. Можешь зайти на тот сайт, где также есть подсказки. Еще можно пообщаться с коллегами.

Обоснование реальности выполнения (и необходимости, если нужно)

  • «В других компаниях это уже введено. Мы что, хуже!?»
  • Или такой вариант. «Чтобы это сделать, нужно уделить свое пристальное внимание и время. Надо постараться».
  • А можно и так. «Этому можно выучиться за 10 дней».

Время выполнения: «Нужно сделать в течение месяца до 30 декабря».

Итак, все, что мы сейчас делали, – это сообщали информацию подчиненному. Мы привели два развернутых примера сообщения информации во время постановки задачи: модель SMART и модель МАРСОВ. Теперь перейдем к следующим шагам алгоритма постановки задачи.

Обратная связь – убедиться, что указания поняты верно

Нужно обязательно проверить, насколько человек понял свое задание. Для кого-то вы можете применить военный метод: «Расскажи, что ты понял?», для кого-то более мягкий и доверительный: «Скажи, пожалуйста, с какими сложностями мы можем столкнуться?». Предлагаю и другие примеры:

1) «Расскажи, какие сложности ты видишь?».

2) «С чего ты сейчас начнешь?».

3) «Расскажи, пожалуйста, что ты будешь делать?».

Только не спрашивайте у подчиненного, особенно у нового, «Ты понял?», потому что есть высокая вероятность, что вы услышите «Да», за которым скрывается «Нет». В любом случае, будьте с подчиненным в диалоге, разговаривайте, обсуждайте, убеждайте и приказывайте.

Добиться однозначных обязательств по выполнению

Задача предполагает ее выполнение. А выполнение предполагает обязательства. А обязательства необходимо взять:

1) «Справишься?».

2) «Это тебе по силам? Сможешь?».

3) «К какому сроку ты все сделаешь?».

Если подчиненным вам отвечает «Постараюсь», значит, он не берет на себя обязательств. Можно ему парировать «Постараешься или сделаешь?».

Сообщить о процессе текущего и окончательного учета и контроля

Контроль мотивирует на выполнение. И знание о том, что его будут контролировать, также воздействует на подчиненного.

1) «Один раз в неделю во вторник или в среду подходишь ко мне и рассказываешь, что уже сделано!».

2) «Тебя будет проверять Василий Сергеевич, к нему подходишь два раза в неделю и рассказываешь, а он комментирует».

3) «Смотри, я могу в любое время тебя проверить, будь начеку».

Довести перечень мер, которые надо предпринять в случае выявления каких-либо отклонений от первоначального плана

Расскажите подчиненному о том, что ему делать, если задание не получается, все не так, из рук вон плохо. Сообщите ему о плане «Б» на случай непредвиденных сложностей:

1) «Если что-то действительно не получается, звони мне или подходи, будем обсуждать».

2) «Если поймешь, что не получатся, обратись к Василию Сергеевичу».

Ну, что же. Теорема №1 доказана. Я удаляюсь для выведения и доказательства новых теорем, а вы – для постановки задач своим подчиненным! До встречи на управленческих высотах!

Источник фото: .com

Впервые статья была опубликована на Executive.ru 28 марта 2014 года в рубрике «Творчество без купюр»

Источник: https://www.e-xecutive.ru/career/hr-management/1913146-pyat-shagov-postanovki-zadach-podchinennym

Постановка задач подчиненным: 5 заповедей

Добиваться выполнения поставленных задач — основная задача руководителя

Недавно бессменный президент Белоруссии, крепкий хозяйственник и главный патриот А. Г. Лукашенко эффектно и безжалостно покарал с десяток высокопоставленных руководителей за длительное отсутствие результата, и этот процесс был освещен по телевидению на всю страну.

Вот этот ролик:

Впечатляет, правда? Как он их! У нас бы так! Но у меня созерцание этого действа вызывает смешанные чувства. Проблема публичного осуждения своих подчиненных в том, что в их ошибках всегда есть доля твоей собственной вины. То есть, осуждая их, ты осуждаешь сам себя. И пока ты упражняешься в красноречии, они думают именно об этом.

Я сильно подозреваю, что Александр Григорьевич, как любой руководитель, сам немало виноват в неудачах своих подчиненных. Безусловно, тяжело делать однозначные выводы, сидя в уютной московской квартире, пока белорусский гарант храбро месит грязь и выжигает ересь на своей вотчине, но все же рискну сделать некоторые обобщения.

Итак, какова же роль руководителя в неудачах своих подчиненных и какие правила обеспечивают успех исполнения поставленных задач?

1. Будь последователен в задачах своих

Ошибки руководителя:

  • Поставил задачу, несогласованную с задачами других подразделений. Задача, противоречащая целям других подразделений, неминуемо натолкнется на стену сопротивления со стороны последних. Не нужно развязывать гражданской войны руками своих же подчиненных.
  • Поставил задачу, конфликтующую (по срокам, ресурсам или цели) с другими задачами сотрудника. Бывает, придет руководителю в голову идея, ну такая прекрасная, что хоть Нобелевскую премию давай. Чтобы она не пропадала, он срочно ставит ее подчиненному, даже не спрашивая, чем тот сейчас занят. А потом удивляется, почему сотрудник ни одно дело не может довести до конца.

Проверочный вопрос подчиненному:

Не противоречит ли эта задача другим твоим приоритетам?

2. Разъясняй цель свою

Ошибки руководителя:

  • Поставил задачу непонятно или неконкретно. Безусловно, осмысление задачи и ее декомпозиция — дело исполнителя, но конечный результат должен быть обозначен руководителем четко и понятно.
  • Не объяснил, почему поставлена задача. Одну и ту же задачу можно выполнить по-разному в зависимости от того, для чего она выполняется. Удостоверься, что задача будет выполнена с пониманием ее предназначения.
  • Не убедился, что задача понята правильно. То, что говорил ты и то, что слышал сотрудник — это две большие разницы. Лучше попросить сотрудника проговорить собственное понимание задачи. А еще лучше — записать её.

Проверочный вопрос подчиненному:

Как ты понял, к чему нужно прийти?

3. Знай возможности подчиненных, как свои собственные

Ошибки руководителя:

  • Поставил задачу, для которой у подчиненного нет навыков и опыта. В эпоху преобладания целей “на вырост” нередка ситуация, когда заранее известно, что для достижения результата сотруднику нужно будет превзойти самого себя. Однако и вероятность успеха при этом невысока.
  • Поставил заведомо невыполнимую задачу. Такой метод постановки задачи широко применяется в сказках: “Исхитрись-ка мне добыть То-Чаво-Не-Может-Быть. / Запиши себе названье, чтобы сразу не зыбыть.” (Л. Филатов, “Про Федота-Стрельца”). В реальной же жизни задачи лучше соотносить с реальностью.

Проверочный вопрос подчиненному:

Как ты будешь добиваться результата?

4. Вооружи подчиненного своего

Ошибки руководителя:

  • Не обеспечил подчиненного необходимыми ресурсами. Отправить подчиненного с серпом на танки — поступок героический, но не эффективный. Большие задачи требуют больших ресурсов.
  • Не обеспечил подчиненного необходимой информацией. Кто обладает информацией, обладает миром. Непонимание особенностей ситуации может привести сотрудника к провалу.
  • Поставил задачу в рамках чужой зоны ответственности. Иногда в запале целеполагания руководители сами забывают, что за этот вопрос отвечают другие люди.

Проверочный вопрос подчиненному:

Хватит ли тебе ресурсов и полномочий, чтобы добиться результата?

5. Помни о контроле промежуточном

Ошибки руководителя:

  • Не производил промежуточный контроль. Когда начальник не вспоминает о задаче, подчиненные делают вывод, что с ней можно повременить.
  • Поставил задачу в обход непосредственного руководителя исполнителя, тем самым не позволив ему обеспечивать решение задачи. Если есть руководитель, который может делать промежуточный контроль вместо тебя, не забудь уведомить его о задаче.

Проверочный вопрос подчиненному:

Как и кому ты будешь отчитываться о ходе работ?

См. также:

Источник: http://tvoyplan.com/2013/11/18/pravilnaya-postanovka-zadach-podchinennym/

6 правил эффективной задачи: Как добиться от сотрудников ее выполнения

Добиваться выполнения поставленных задач — основная задача руководителя

Жизнь связана с задачами. Они повсюду: большие и маленькие, важные и не важные, срочные и не очень.

Жена просит забронировать билеты на Новый год, я прошу подчиненного подготовить документы по сделке. Не забронирую билеты сегодня, завтра они будут стоить дороже. Работник не подготовит документы вовремя — сделка отменится, компания потеряет деньги.

От результата выполнения задач зависит успех проекта или компании. Отсюда первая проблема любого бизнеса — исполнение задач.

Руководитель хочет, чтобы подчиненные выполняли задачи чётко и в срок. Если задача не выполнена или выполнена, но не так, виноват работник. Машина по выполнению задач дала сбой. Машину надо заменить. Это психология руководителя. И я так думал, пока не понял, что причина нечёткого выполнения задач не в работниках.

Они не роботы, а умные, думающие, творческие и ответственные люди. Я сам выбирал их в команду. Проблема во мне: я, как и многие руководители, не уделяю должного внимания постановке задач.

Формула эффективной задачи

Формула эффективной задачи, за которую работники принимаются с радостью и рвением, состоит из шести простых правил.

1. Обозначьте проблему

За каждой задачей руководителя — боль.

Если я прошу подчиненного что-то сделать, значит, мне зачем-то это нужно. Но объяснять это подчиненному руководители не считают нужным. В итоге работник думает, что начальник просто хочет нагрузить подчиненного рутинными задачами.

Статья по теме:  Где искать исполнителей, чтобы делегировать работу

К примеру, я прошу менеджера проанализировать отчёт по лидам. Основная работа менеджера — работа с клиентом. Анализ отвлекает от основной работы. Менеджер тупо собирает данные и абы как делает отчёт, лишь бы поскорее избавиться от рутинной и не важной задачи.

Правильно поставленная задача — проблема, которую работник должен решить наилучшим образом и творчески. Это не приказ и не прямая инструкция.

НЕТДА
Проверь отчёт по лидам.Мне кажется, у нас упала конверсия. Надо посмотреть на цифры.
Напиши новость о телефонии в «Мегаплане».В «Мегаплане» давно работает телефония, но не все клиенты об этом знают. Надо придумать, как их оповестить.
Разработай дизайн рассылкиМы обновили сайт, а дизайн письма ещё старый. Сделай новый, более современный, чтобы он подходил к сайту.

Решая проблемы, а не тупо выполняя поручения, работник развивается. У него появляются нестандартные идеи, которые помогают компании двигаться вперед.

2. Опишите смысл проблемы в масштабах бизнеса

Если работник не понимает, зачем именно он готовит тот же анализ, сделает он его плохо. Объясните, что произойдет с результатом работы после.

С анализом отчета будут работать маркетологи. На основе собранных данных, они скорректируют рекламную кампанию продукта, которая привлечет новых клиентов. Конверсия увеличится, компания будет расти.

Так работник почувствует значимость задачи для развития бизнеса.

3. Сформулируйте суть и условия задачи

Опишите результат, который хотите получить. Если нужно, условия и ограничения. Поставьте менеджеру четкие временные рамки.

Подсчитай количество лидов за последние три месяца. Мне нужно понимать, действительно ли уменьшилась конверсия. Если да, то в какой именно момент. Составь список возможных причин.

4. Объясните сроки

Руководители часто ставят дедлайн по задаче, но не объясняют, почему именно эта дата важна. В результате для работника срок — лишь день икс, к которому нужно выполнить рутинную работу.

Анализ нужен к понедельнику. Через три недели у нас начинается масштабная рекламная кампания. Маркетологам потребуется время на корректировку площадок.

Вы объяснили работнику причину, по которой задачу нужно выполнить за определённый срок. Он понимает, что от выполнения задачи зависит работа других людей, и ответственнее подходит к решению проблемы.

5. Мотивируйте

Работник получает зарплату. Руководителям часто кажется, что этого достаточно для мотивации. Но это не так. Работники не всегда понимают, почему та или иная задача упала на их плечи. Объясните свой выбор менеджеру.

Проанализировать данные может маркетолог. Но мне бы хотелось, чтобы это сделал ты. Ты лучше знаешь клиентов и соберешь более полную информацию.

Подчиненный чувствует себя особенным, героем, суперменом и рвется в бой с энтузиазмом.

6. Письменно зафиксируйте задачу

Если вы правильно поставили задачу, но сделали это устно, а работник под диктовку записал в блокнот, обязательно что-то потеряется. После того как устно проговорили задачу, составьте письменное резюме.

Формируем привычку

Знать, как поставить задачу, чтобы её выполнили — половина дела. Надо постоянно применять знание на практике. Без автоматизации это невозможно. Вас хватит на неделю-две.

Потом появятся срочные дела и вы не распишете задачу подробно. Один раз — не страшно. Но там, где один раз халтуры, всегда появится второй и третий.

Вскоре вы плюнете на это гиблое дело, и снова превратитесь в раздатчика приказов для роботов.

Что-то должно постоянно напоминать о правильной постановке задач, чтобы схема вошла в привычку. Мне помогает «Мегаплан». Форма постановки задач — автоматическое напоминание.

Название задачи — всегда желаемое действие. Что должен сделать ваш работник? Ответ на вопрос и есть правильная формулировка задачи.

Статья по теме:  Штрафовать ли работников за какие-то нарушения?

НЕТДА
Мобильное приложение.Доработать кнопки в мобильном приложении.
Переключение языка.Настроить переключение языка в мобильном приложении.
Бага в программеПочинить форму регистрации, не приходят SMS-уведомления.

Когда задача зафиксирована, работник чётче понимает, что от него хотят.

Он в любой момент может вернуться к задаче, перечитать её и учесть нюансы.

Всё под контролем

«Мегаплан» помогает руководителю следить за ходом выполнения работы. Я в любой момент могу зайти в задачу, спросить, как обстоят дела, или скорректировать проблему. Какую систему для постановки задач вы выберете, не важно. Важно, что задачи в мессенджере или почте канули в Лету.

Письма сжирают время и не позволяют руководителю постоянно быть в курсе процесса. На поиск одного сообщения уйдет столько времени, что проще подойти к работнику и спросить устно. Хорошо, если работник в офисе. С внештатниками такая история не прокатит.

Ставьте задачи правильно. Цель такого подхода — не выслужиться перед подчиненными и добиться звания «босс года», а улучшить работу компании.

Чтобы бизнес рос, пользуйтесь современными рабочими инструментами.

Источник: https://fortress-design.com/pravila-effektivnoj-zadachi/

Задачи руководителя: ключевые обязанности, требования, роль, функция и достижение цели

Добиваться выполнения поставленных задач — основная задача руководителя

У вас в скором времени планируется повышение по службе? Значит, пора к нему готовиться. С какими задачами руководители сталкиваются ежедневно? Что нужно знать человеку, который в будущем собирается взять на себя груз ответственности за других людей? Обо всем этом читайте ниже.

Обязанности

Ответственная должность – это не только хорошая зарплата. Это еще и задачи, которые требуют не только временных затрат, но еще и активной мозговой деятельности. В чем заключаются задачи руководителя?

  • Общаться с клиентами. Если фирма, которую вы возглавляете, небольшая, то выполнять данную функцию будет именно руководитель. Он должен налаживать поставки продукции или же заключать договоры на поставку услуг. Руководитель обсуждает все условия, составляет контракты, а также решает все спорные ситуации, которые могут возникнуть в процессе работы.
  • Принимать звонки. Некоторые люди думают, что человек, у которого есть секретарь, к телефону не подходит. Но это не так. Персона, заинтересованная в развитии компании, будет ежедневно самостоятельно общаться с многочисленными клиентами и отвечать на их письма по электронной почте.
  • Следить за ведением проекта. В задачи, решаемые руководителем, входят все ответственные решения, которые нужно принять по тому или иному проекту.
  • Проводить планерки и совещания. Человек, который стоит у руководящего руля, должен наставлять людей, мотивировать их и рассказывать о перспективах развития. Также руководитель должен просматривать отчеты о выполняемых сотрудниками задачах.

Требования

Руководители бывают разными, а вот их обязанности редко отличаются. Что же входит в задачи руководителя?

  • Брать на себя ответственность за неудачи. Если человек не может отвечать за принятые решения, значит, он никогда не сумеет добиться успеха на месте руководителя. Только у персоны, которая берет на себя ответственность и понимает, что все обвинения в случае неудачи лягут на ее плечи, получится добиться многого.
  • Хладнокровие. Человек, занимающий руководящую должность, не должен быть другом сотрудников. Панибратские отношения в коллективе разлагают рабочую атмосферу и порождают множество пересудов.
  • Приверженность общей цели. Человек, являющийся руководителем компании, в первую очередь должен видеть перед собой не цель в виде заработка, а цель в виде помощи людям. Конечно, мало кто согласится работать за идею, но идея должна быть. Работать без нее и без веры в нее будет невозможно.

Как выглядит хороший руководитель? Это уверенный в себе человек, знающий, чего он хочет. Какими же чертами характера должна обладать личность, которая будет успешно справляться с задачами руководителя?

  • Критичный. Критика – это двигатель прогресса, естественно, если она справедлива и объективна. Руководитель не должен бояться осудить своих подчиненных или же задеть их тонкую душевную натуру. Осуждать других всегда легко, поэтому первая критика всегда должна быть направлена в свой адрес.
  • Требовательный. Чтобы компания росла и развивалась, ей нужен хороший руководитель, способный не только мотивировать сотрудников, но и заставить их работать. Когда начальник справедливый, но требовательный, персонал не расслабляется и выполняет свои обязанности в полную силу.
  • Справедливый. Начальник должен понимать и хорошо относиться к каждому члену своего коллектива. Заработная плата, а также прочие дивиденды должны распределяться между сотрудниками честно, а не по прихоти руководства. Когда все члены коллектива видят прозрачную систему поощрения, они могут спокойно работать, не боясь быть обманутыми.

Цели и задачи руководителя будут зависеть от того, как он поставит себя в коллективе. Все люди по жизни играют какие-то роли. Как же должен выглядеть хороший руководитель? Роли кого ему нужно играть?

  • Лидер. Человек, стоящий у руководства компании, умеет вести людей за собой. Сотрудники должны доверять своему руководителю. Вера в светлое будущее поможет людям добиться больших высот.
  • Администратор. Руководитель должен быть в курсе всего, что происходит у него в компании. Не стоит полагаться на других людей. Секретари и администраторы помогают организовать рабочий процесс, но проверять их работу время от времени просто необходимо.
  • Предприниматель. Любая компания будет работать качественно в том случае, если у нее будет хорошее финансирование. А будет ли оно таковым, зависит только от руководителя и его правильного подхода к расходам фирмы.
  • Планировщик. Чтобы прийти к светлому будущему, его нужно спланировать. Если у фирмы есть план развития, который время от времени корректируется, то компания будет расширяться и развиваться.

Типы

Как вы уже узнали, задачи руководителя организации одинаковые во всех сферах деятельности. А вот подход людей к этим задачам будет отличаться. Условно руководителей можно разделить на четыре типа:

  • Шаблонный работник. Человек, который руководит так, как его учили это делать в бизнес-школе, никогда не сможет вырастить большую компанию. Такие руководители – хорошие исполнители. Они могут следить за развитием небольшого бизнеса, и при хороших экономических условиях их предприятие будет оставаться на плаву.
  • Инноватор. Такие руководители не любят использовать устаревший подход к организации рабочего процесса и бизнеса. Они все время что-то меняют, совершенствуют и улучшают.
  • Дипломат. Руководители такого типа предпочитают большую часть времени уделять развитию своих социальных связей. Они посещают всевозможные мероприятия, налаживают контакты с поставщиками, находят места сбыта и редко посещают свое предприятие.
  • Мыслитель. Люди такого склада любят поразмышлять о том, как бы все было хорошо, если… Процесс размышления у них занимает так много времени, что на реализацию придуманных проектов его просто не остается.

Функции

Достижение целей. Что должен сделать любой руководитель? Добиться поставленных целей. Именно в этом случае предприятие будет развиваться. Человек планирует расширение бизнеса, добивается поставленной цели и пишет себе новый план. Это идеальная схема развития.

Сплочение группы. Руководитель должен следить за тем, как настроены его сотрудники. Хорошо мотивированные люди, которые знают, за что они работают, будут справляться с поставленной задачей лучше тех персон, которые плохо представляют результат своей деятельности.

Достижение цели

Какая задача руководителя самая важная? Правильно, достичь поставленных целей. Как же этот процесс будет выглядеть поэтапно?

  • Постановка цели. Прежде чем начать двигаться, нужно определиться с направлением. Если человек имеет план действий, реализовать его будет его очень просто.
  • Корректировки. По ходу движения могут возникать некоторые трудности. Нужно уметь их устранять и не застопоривать рабочий процесс.
  • Организационная работа. Хороший руководитель знает, как распределить работу между сотрудниками наилучшим образом.
  • Контролирование сотрудников. Работа, которая находится под постоянным присмотром, движется всегда лучше той, за которой никто не наблюдает.
  • Проверка. Каждую неделю нужно проводить планерки, чтобы смотреть, как продвигается работа, а заодно и планировать будущие действия.

Опыт

Человек, который знаком с основами работы, будет справляться с ней лучше, чем новичок. Основные задачи руководителя были описаны выше.

Найти человека на должность руководителя компании бывает сложно, так как некоторые люди не внушают к себе доверия, а некоторые персоны не умеют управлять людьми. Руководитель должен удачно сочетать в себе качества психолога и администратора, планировщика и координатора.

Чтобы рабочий процесс шел хорошо и без сбоев, у руля должен стоять человек, который в прошлом уже занимал подобный ответственный пост.

Источник: http://fb.ru/article/383791/zadachi-rukovoditelya-klyuchevyie-obyazannosti-trebovaniya-rol-funktsiya-i-dostijenie-tseli

Как правильно ставить задачи сотрудникам (подчиненным) или фрилансерам и добиваться их выполнения

Добиваться выполнения поставленных задач — основная задача руководителя

Если вам приходилось когда-либо руководить людьми, в больших или маленьких компаниях, то наверняка вы сталкивались с тем, что ряд поручений не выполняется или выполняется совсем не так, как вы хотели.

С аналогичной проблемой сталкиваются и начинающие предприниматели, когда встает вопрос найма и работы с сотрудниками или фрилансерами. Например, взять контент-менеджера или менеджера по продажам, или нанять удаленного программиста, который внесет небольшие правки в сайт.

Во многих случаях результат, мягко скажем, получается удовлетворительный. Давайте же разберемся, как улучшить этот результат и добиться четкого выполнения поставленных задач.

Т.к. мне приходится много общаться как с предпринимателями малого бизнеса, так и с собственниками бизнеса покрупнее, а также их сотрудниками, то очень хорошо виден срез того, как ставится задача и как она решается подчиненными.

Исходя из этого я постарался описать несколько правил, которые помогут вам ставить перед подчиненными правильные задачи и добиваться их четкого и эффективного выполнения, в том виде, в котором вы хотите.

Однако, тут есть одна загвоздка, которая может очень сильно мешать…

Многие менее опытные руководители считают, что их приказы или поручения должны выполнятся беспрекословно, и если сотрудник не смог выполнить его поручение, то он (сотрудник) в этом виноват и нет ему прощения.

И, несомненно, доля его вины тут тоже есть, но, как ни странно, большой процент вины лежит и на самом руководителе, который эту задачу поставил. И как раз самая распространенная причина «провала» — это неправильно поставленная задача.

А вот в чем заключается правильность, поговорим чуть ниже.

Говорите о решении задач, а не проблем

Частенько замечаю, что когда руководитель собирает подчиненных, он начинает диалог с описания возникших проблем:

  • У наст есть проблема – просели продажи на 20%;
  • У нас большое количество неликвида образовалось на складе;
  • Поставщики не дают хороших закупочных цен;
  • Конкуренты стали демпинговать и упал средний чек / маржа и т.д.

Тут нужно сразу понять, что люди (сотрудники) не очень любят решать проблемы, им своих проблем может хватать дома, а тут еще вы со своими лезете. А вот решать задачи – это уже немного другое дело, по крайней мере это уже в более позитивном ключе выглядит. Можно тоже самое, но немного перефразировать:

  • Коллеги, у нас новая задача – нужно увеличить продажи на 20%;
  • Необходимо увеличить процент ликвидного товара на складе;
  • Нужно договорится о более выгодных ценах с поставщиками;
  • Стоит задача поднять средний чек и маржу.

Как видите, глобальный смысл не поменялся, и фронт работы, который нужен по той или иной задаче остался прежним, поменялась лишь постановка задачи.

И в ряде случаев это уже может немного изменить ситуацию в положительную сторону.

Поверьте, сотрудники не очень хотят работать в компании, у которой постоянные проблемы, это очень угнетает на подсознательном уровне, все хотят работать в стабильных и развирающихся компаниях!

Задача должна быть максимально конкретной

Задача должна ставиться таким образом, чтобы она была выражена в каких-то конкретных цифрах. Не просто нужно увеличить средний чек, а нужно увеличить до конкретного значения.

Опорных цифр по задаче может быть несколько, например для того, чтобы поднять прибыль можно увеличить средний чек, можно увеличить допродажи аксессуаров, уменьшить закупочную цену, уменьшить процент отказов и т.д.

Если невозможно привязаться к цифрам, то необходимо описать то, что вы ждете на выходе, прям по пунктам – 1, 2, 3.

Задача должна быть поставлена персонально

Также частенько приходится наблюдать, когда руководитель провел собрание (совещание), и вроде бы все обсудили и даже поставлена правильная задача, но только коллективная. Мол мы все потрудимся на благо компании и решим эту непростую задачу.

А на следующем собрании, когда уже нужен результат, сотрудники начинают друг на друга перекидывать стрелки, типа — «А я думал это Миша должен делать», «А я ждала, когда Маша отчет сделает, мне от нее данные нужны» и подобные отговорки.

Иными словами, вы как руководитель, в конце каждого собрания должны поставить конкретную задачу каждому сотруднику персонально. Тут правда есть свой нюанс – вы должны ставить сотрудникам посильные для них задачи, понимая все сильные и слабые стороны подчиненных.

Иначе постановка задачи будет просто бессмысленной, если сотрудник не в состоянии ее решить.

Вы должны убедится в том, что задача понята правильно

Этот момент тоже очень важен. К сожалению, бывает, что ряд руководителей просто не может внятно донести, что же конкретно они хотят получить, объясняя все в общих чертах, и остаются очень недовольными, когда поставленная задача вроде и выполнена, но совсем в другом ключе.

Также бывает, когда сотрудник может просто не понять, что от него требует начальник и постеснявшись (или побоявшись) переспросить, сам додумывает то, что якобы от него требуется. Как понимаете, ни одно, ни другое не приводит к хорошим результатам.

Поэтому, поставив перед сотрудником задачу, убедитесь в том, что он правильно ее понял, а также понял пути решения этой задачи. Например, чтобы запросить какую-то информацию у 10 поставщиков, это можно сделать при помощи телефона, мессенджера или электронной почты. Естественно время на выполнение этой задачи при помощи разных инструментов коммуникации будет разным.

Если информация нужна срочно, то однозначно телефон, и вы должны это четко проговорить. Иначе можете получить ответ в духе – «Ну я отправил им письма, они пока мне не ответили», не думаю, что вас такой ответ устроит.

Задача должна быть ограничена во времени

Даже если вы поставили правильную задачу и убедились в том, что она понята правильно, отсутствие дедлайна (ограничения по времени) может свести все на нет. Грубо говоря, сотрудник просто не будет торопиться ее выполнять постоянно откладывая, сначала на вечер, потом на завтра, а потом и на следующую неделю.

В итоге вы рискуете получить все с очень большим опозданием или вовсе не получить, т.к. про отложенную в долгий ящик задачу можно запросто забыть. Очень часть подобное наблюдается с фрилансерами, у которых кроме вас есть еще клиенты.

И если вы их не ограничивается жестко по времени, то они могут заниматься вашей задачей чуть ли не в последнюю очередь, или как минимум, не придавая ей приоритета.

Сотрудник должен быть мотивирован на выполнения задачи

Да, несмотря на то, сотрудник может иметь уже окладную часть, в которую включены его должностные обязанности, лишняя мотивация будет совсем не лишней. Это очень важный момент, поэтому остановлюсь чуть поподробнее. Для наглядности приведу пример.

У одного предпринимателя был бизнес, он, конечно, приносил прибыль, но относительно небольшую, которой не хватало чтобы вывести компанию на уровень выше. Он ставил перед своим начальником отдела продаж каждый месяц планы по продажам, которые выполнялись, конечно, но с очень большим скрипом.

Он пытался завышать немного планку, однако сотрудники, понимая, что они до нее не доберут, сдавались раньше времени и в итоге план выполнялся хуже, чем мог бы, если не задирать планку. Начальник бегал постоянно с пеной у рта и доказывал, что они и так еле справляются с планами продаж.

В общем устал предприниматель от этого дела, сел и прикинул на коленке сколько денег ему потенциально может принести увеличение объема продаж на 20% по результатам года и понял, что это почти 9 млн рублей прибыли.

Позвал он к себе этого начальника и объявил ему о том, что планов продаж больше для отдела он ставить не будет и этим будет заниматься сам начальник для своих подчиненных на свое усмотрение. Однако, попросил начальника в течении года увеличить объем продаж на 20% и если тот выполнит задачу, то получит +1 млн рублей в виде бонуса (помимо его ЗП и премий).

Нужно ли говорить, что объем продаж вырос более чем на 24% за 10 месяцев, при том же начальнике и практически том же составе отдела продаж. Да, пришлось предпринимателю выплатить очень некислый бонус, но он в итоге получил куда большую выгоду! С мелкими задачами такое конечно не прокатит, но суть надуюсь вы поняли – грамотно замотивированный сотрудник может горы свернуть.

С фрилансерами тут возможен немного другой подход. Например, когда вы согласовываете с ним задачу и он объявляет вам, что справится с задачей за неделю за 10 тысяч рублей, то постарайтесь разбить эту оплату на основную и бонусную часть. Т.е.

сумма отплаты его труда будет те же 10 тысяч, но 50% он получит гарантированно, а оставшуюся половину только в случае, если сдаст работу в срок (либо иное соотношение).

Тем самым вы и замотивируете его не затягивать со сдачей, и перестрахуетесь если попадется любитель покормить «завтраками» или любитель называть нереальные сроки, дабы вы отдали заказ ему, а не кому-то другому.

Вы должны контролировать выполнение задачи

Помимо всего вышеперечисленного, важно еще до наступления дедлайна контролировать как идет выполнение задачи тем или иным сотрудником. Можно «сверять часы» требуя какие-то промежуточные варианты (если они возможны).

В противном случае возможны ситуации, когда все будет делаться перед дедлайном тяп-ляп, лишь бы было что-то, что можно вам показать, а если вы его завернете с этим решением, то выторговать еще время на доработку. К сожалению, не все руководители любят контролировать выполнение задач, получая в итоге результат, сделанный на коленке (лишь бы отчитаться для галочки).

Поэтому уделяйте контролю достаточно времени, чтобы к дедлайну вы не получить сюрпризов. Плюс ко всему, вы будете видеть какие ошибки допускаются в процессе и сможете вовремя помочь их исправить.

на тему:

Источник: http://sa1nikov.ru/kak-pravilno-stavit-zadachi-pered-sotrudnikami-ili-frilanserami-i-dobivatsya-ix-vypolneniya/

Тайм-менеджмент руководителя: мотивация, цели, планирование

Добиваться выполнения поставленных задач — основная задача руководителя

Тайм-менеджмент руководителя — зачем он нужен, как может помочь в выполнении ежедневных рабочих обязанностей? Чем выше у человека должность, тем больше круг обязанностей — контроль над подчинёнными, общение с заказчиками, проверки налоговой, написание отчётности. Предприниматели, руководители часто работают сверхурочно, постоянно ощущают нехватку времени.

Как найти дополнительное время и научиться всё успевать? Именно этому вопросу посвящена данная статья, сейчас появилась отдельная наука — тайм-менеджмент, основанная на психологии, экономике, социологии, кадровой работе. Разработаны принципы, ставшие классическими и появляются новые авторы, предлагающие свои методики. Рассмотрим основные рекомендации.

Важно знать! Снижение зрения приводит к слепоте! Для коррекции и восстановления зрения без операции наши читатели используют набирающий популярность ИЗРАИЛЬСКИЙ OPTIVISION – лучшее средство, теперь доступно всего за 99 руб!
Тщательно ознакомившись с ним, мы решили предложить его и вашему вниманию… Читать подробнее..

Основные рекомендации для эффективного управления временем

Тайм-менеджмент руководителя предполагает следующие шаги:

  • Научиться мотивировать себя, сотрудников к выполнению поставленных задач. Особенно актуально относительно сложных задач;
  • Целеполагание — умение правильно ставить долгосрочные и краткосрочные цели;
  • Планирование во временных рамках — на год, месяц, день. Составление плана действий для каждого рабочего дня;
  • Расстановка приоритетов в выполнении задач, мобильность и готовность к изменению задач, подходов к решению;
  • Работа с информацией — важно научиться находить необходимую для решения стратегических и оперативных задач информацию, хранить, использовать, чтобы всегда можно было найти;
  • Борьба с поглотителями времени — поиск утечки времени, контроль над распределением временных ресурсов, минимизации необоснованных действий;
  • Умение восстанавливать силы — полноценный отдых является залогом успешной деятельности!

Рассмотрим подробнее данные шаги и будем приближаться к эффективной деятельности, контролю над своей жизнью, ведь это не только работа, есть ещё и семья, интересы, друзья. А от правильной организации рабочего процесса зависит наличие времени для других сфер жизни.

Успешная мотивация

Мотивация необходима человеку для выполнения любой работы. Отсутствие смысла, интереса, наличие страха ведёт к затягиванию выполнения задач. В тайм-менеджменте рекомендуют начинать рабочий день с самого неприятного действия. Важно побудить себя сделать звонок, написать письмо или отчёт, который необходим, но нет желания делать. Как стимулировать себя к действию?

Самое важное в работе — начать действовать, сделать первый шаг. В этом поможет настрой на работу. Побуждением к действию служат «якоря». У каждого человека есть свой ритуал — утренний кофе за рабочим столом, сигарета перед началом работы, прослушивание воодушевляющей музыки по дороге, написание плана работы в ежедневнике.

Создание якорей очень индивидуально, может быть связано со школьными, студенческими годами, когда нужно было настроиться на учёбу. Они вызывают особое эмоциональное состояние, готовность к бою — активизацию внутренних резервов, концентрацию внимания.

Большинство задач можно решить за пару минут, нужно лишь поставить задачу, продумать варианты решения, выбрать наиболее подходящий и воплотить в жизнь. Если задание объёмное, рекомендуют разделить его на части, пункты и постепенно выполнять — от простого к сложному.

Мотивировать можно себя и методом поощрения или наказания, как в детстве, пообещав себе приобрести что-то по дороге домой, если справится быстро со всеми задачами, устроить встречу с друзьями в конце недели. Это в отношении мелких сложных вопросов. Конечно, главный стимул — построение карьеры, увеличение доходов, повышение статуса.

Нужно чётко понимать, зачем нужно выполнить эту задачу, какой результат получите, сделать и забыть, спокойно переключиться на другие вопросы.

Мотивации добавляют и сроки выполнения задачи, необходимо всегда ограничивать себя во времени для стимуляции к действиям, чётко ставить задачи.

Постановка целей

Тайм-менеджмент руководителя невозможен без постановки целей. Цели — взгляд в будущее, желаемый результат, они определяют причину действий, зачем человек занимается определённой работой. Цели помогают расставить ориентиры, точки стремления, притяжения усилий.

Необходимо научиться ставить правильные цели. Давайте сравним ответы разных менеджеров по своим функциональным обязанностям:

  • Выполнять верно свои задачи. / Ставить правильные задачи.
  • Находить решения вопросов. / Использовать творческий подход, искать альтернативы.
  • Беречь ресурсы. / Оптимизировать распределение материальных ресурсов.
  • Работать, как надо. / Достигать поставленных целей.
  • Уменьшать расходы. / Увеличивать прибыльность.

Как видим, при тех же обязанностях менеджеры ставят разные цели, получая различные результаты. Второй вариант предполагает более продуктивный подход к работе. Цели могут быть стратегические — цели работы организации, перспективные задачи и тактические — существующие в конкретный момент времени.

Каждый руководитель, менеджер разрабатывает свои цели, доносит информацию подчинённым, от правильности определения целей зависит работа организации в целом.

Очень важно находить время для определения основных целей, ведущих к процветанию и успеху, а также способов достижения «звёзд».

Знание целей и стремление к ним позволяет концентрировать все усилия, энергию на важных задачах, избегая растрачивания сил впустую.

Постановка целей производится по схеме: Желания — возможности — цель.

Часто желания превышают возможности, обстоятельства не позволяют сразу получить результат, необходимо соразмерять, учитывать внешние и внутренние преграды, преодолевая их, искать компромиссное решение.

Важный момент — цели должны быть конкретными, иметь объёмные и временные показатели.

Тайм-менеджмент руководителя: планирование

После постановки целей переходим к планированию, как проложить дорогу от существующего положения к желаемому? План — это система действий, ведущая нас к цели, в бизнесе — получение прибыли, успешность и известность организации.

Планирование может быть в различных сферах — развитие организации, сбыта, личные достижения. Если у человека есть стремление к личному развитию, создан план профессионального роста, построения карьеры, то существует и мотивация к действиям.

Планирование призвано помочь экономить время, правильно его использовать.

Есть два критерия планирования:

  • Максимальный (рациональный) — находить время для выполнения важных жизненных задач.
  • Минимальный — достигать необходимых результатов с минимальными сроками, потерями времени.

Планирование включает подготовку к воплощению желаемых достижений и правильное распределение временных рамок.

Каждый человек должен планировать свою жизнь, иначе она будет идти по течению без возникновения изменений к лучшему. Руководителю необходимо планировать своё личное время, способы достижения целей, ставить плановые показатели и критерии достижений для сотрудников.

Нужно научиться составлять долгосрочный план — от 5-ти лет, на год и на ближайший месяц. Интересно, что в советское время часто использовали термин «пятилетка», почему именно этот период? Потому как 5 лет удобный срок для планирования на средние сроки, показывает наглядный результат в сравнительном анализе.

Имея долгосрочные планы, можно разложить задачи на более мелкие сроки, стремясь к окончательному результату. Сейчас в организациях часто сотрудникам ставят задачи по кварталам и месяцам, что называется тактическим планированием.

Тайм-менеджмент руководителя в минимальном рассмотрении — планирование рабочего дня. Естественно количество задач растёт пропорционально организации и на решении всех задач нужно много времени.

Как правильно организовать рабочий день?

Для упрощения решения текущих вопросов предлагаются следующие рекомендации:

  1. Составляйте план задач на текущий день — десять минут помогут сэкономить два часа работы, ускорят процесс работы, помогут определиться с важными вопросами.
  2. Планировать следует 60% своего времени, остальные 40% — оставлять на текущие и непредвиденные вопросы.
  3. Определить основные помехи в работе, запишите, чем занимались в течение дня, что отвлекало от работы, как сократить эти пункты.
  4. Полезно разбивать задачи по блокам, глобализировать — работа с документацией, работа с сотрудниками. Старайтесь избежать «холостых ходов», лучше один раз пообщаться с бухгалтером или другим сотрудником, обсудить все важные вопросы, назначьте время, пусть подготовит все вопросы и принесёт документацию. Срочные вопросы можно решить в телефонном режиме.
  5. Учитесь делегировать задачи. Внимательно посмотрите на список, какие работы можете сделать только Вы, что можно поручить другим сотрудникам. Руководитель должен решать самые важные вопросы, не теряя время на мелкие задачи (отчёты, письма).
  6. Начинайте день с наиболее сложного и важного вопроса, который не вызывает радости. Сделав такой пункт плана, почувствуете облегчение и гордость, справились, можно продолжать спокойно работать дальше.
  7. Занимайтесь планированием дня регулярно, ставьте перед собой реальные задачи — до 10 задач максимум, если часть — небольшие, быстро решаемые.
  8. Оперативно реагируйте на изменения в течение дня, возможно, какие-то пункты стоит переставить, встречу перенести, утром согласовывайте, подтверждайте договорённости во избежание потерь времени. Сверяйте план в течение дня, вносите коррективы, пометки.
  9. План работы должен быть конкретным и содержать результат, не просто действие: не «позвонить господину X», а «договориться о встрече с господином Ч по вопросу заключения договора сотрудничества». Главное сразу поставить цель в каждой работе, это поможет в течение дня сконцентрировать внимание на важных моментах.
  10. Проставляйте временные рамки — совещание (40 мин.), если вопрос небольшой, зачем растягивать на 1-2 часа? Время — важный ресурс для вас и сотрудников, стоит беречь его и решать всё оперативно. Каждый докладчик должен быть готов — описать проблему, рассказать о вариантах решения, предложить свой выход.
    Это ускорит процесс рассмотрения задачи. Лучше рассмотреть один вопрос конкретно, чем десять обсуждать 2 часа, не приняв никаких решений. Время выполнения работы должно быть напротив каждого пункта, чтобы не затягивался процесс работы, будет срабатывать внутренний настрой.
  11. Определитесь с порядком выполнения дел, что является наиболее важным в списке, что можно перенести «на потом». Старайтесь выполнять всё спокойно и уверенно, без спешки. Только так можно выполнять задачи идеально, без ошибок. Правильное планирование поможет избежать стресса срочных дел, которые нужны ещё «на вчера».
  12. Экономьте своё время — вопрос можно решить по телефону или письменно? Поступаем таким образом, а на встречи едем по необходимости, с важными клиентами, на заключение новых договоров.
  13. Эффективно используйте свободное время и поездки, занимаясь самообучением (полезная литература, тренинги).
  14. Распределяйте время на закрытые часы — решение крупных задач, мелкие задачи можно успеть сделать между делом в короткие промежутки времени.
  15. Необходимо в план работ включать обязательно планирование, творческую работу, повышение квалификации.
  16. Максимально сокращайте время на непродуктивную деятельность — ксерокопирование, неважные встречи, обсуждения вопросов.
  17. Находите альтернативные решения, имея запасные варианты решения вопросов.
  18. Чередуйте работы — долгосрочные и краткосрочные, одиночные и командные. Это позволит не уставать от однообразия, увеличит продуктивность труда.
  19. Сверяйте свой график с планами сотрудников по важным встречам, например, предупреждайте заранее о совещаниях.
  20. Постоянный контроль над движением к намеченным результатам обеспечит успешную работу в нужном направлении.

Для планирования используйте метод «Альпы»

Он включает такую последовательность действий:

  1. написание задач;
  2. определение времени выполнения;
  3. резерв времени (в соотношении 60:40);
  4. определение приоритетов, перепоручение заданий;
  5. контроль выполнения (учёт не сделанного).

При написании плана рекомендуют использовать аббревиатуры, что позволит систематизировать работы, разделить по блокам. Можно написать: В — визиты, Д — делегирование, К — контроль, П — в процессе, ПК — поездки и командировки, Т- телефон, Ч — чтение, обучение.

Напротив каждого пункта пишется задача (результат), проставляется время выполнения для конкретизации задания, избежания лишних потерь времени.

Резерв времени предполагает, что при 10 — часовом рабочем дне планируется работ на 6 часов, при 8 часовом — на 5 часов, остальные необходимо распределить или перенести. Всегда возникают непредвиденные встречи, общения, помехи, использовать свой день на 100% по плану ещё никому не удавалось.

Четвёртый пункт поможет скорректировать план, чтобы выйти на нужный уровень по затратам времени — ставим приоритеты, распределяем работу. Завершение дня — контроль выполнения заданий подчинёнными и своей работы, составление плана на следующий день, перенос заданий, которые не состоялись по определённым причинам,не успели полностью выполнить.

Читайте продолжение темы в статье «Тайм-менеджмент руководителя: расстановка приоритетов»

Так же вам может быть интересно:

Источник: https://zazama.ru/lichnostnyy-rost/taym-menedzhment-rukovoditelya.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.