+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Что такое виртуальный офис, в чем его преимущества и недостатки?

Содержание

Возможности виртуального офиса для вашего бизнеса за рубежом

Что такое виртуальный офис, в чем его преимущества и недостатки?

Вы организовали свою компанию за рубежом и вынуждены экономично расходовать средства? Возможно вы еще только изучаете бизнес-среду и рынок другой страны и не готовы сразу подписывать договор аренды офиса или брать кредит на его покупку? Открытие виртуального офиса позволит вам юридически «присутствовать» в другой стране, взаимодействовать с контрагентами и иными лицами через местный телефонный номер. Виртуальный офис, таким образом, является практически полноценным представительным органом вашей компании за рубежом, но затраты на его организацию и обслуживание будут минимальны.  

Виртуальный офис позволяет владельцам и сотрудникам компании работать из любого места, используя для этого лишь ноутбуки, мобильные телефоны и интернет.

Среди преимуществ виртуального офиса – изрядная экономия и гибкость, чем не могут похвастаться традиционные подходы, такие как аренда офисного пространства.

Встречи можно проводить в формате телефонных и видеоконференций, все документы также можно хранить и пересылать в электронном виде.

Организация виртуального офиса

Если в компании есть сотрудники, каждый из них может работать в удобном для себя месте, поэтому вы не ограничены территориально в подборе персонала. Виртуальный офис предоставляет вам возможность тщательнее выбирать сотрудников из гораздо большего числа претендентов.

Корпоративные преимущества

Виртуальный офис не подразумевает трат на аренду или покупку помещения, расходы на ремонт, уборку, мебель и так далее. Расходы на страховку и налоги также значительно снижаются, ведь виртуальная компания может нанимать независимых агентов, с которыми не нужно заключать трудовой договор.

Преимущества для сотрудников

Ваши сотрудники могут оставаться дома, получая ту же самую информацию, которую бы получили в офисе, благодаря возможностям современных технологий.

Они становятся более продуктивными, экономя время, которое бы тратили на дорогу в офис и обратно. Ни для кого не секрет, что можно выполнять многие поручения и из дома.

Сотрудники избавлены от стресса, который они испытывают в случае близкого соседства с руководством, поэтому могут сосредоточиться на результате работы, а не на формальностях.

Рост компании

Виртуальная компания может расти быстрее, ведь в таком случае у владельцев нет необходимости покупать дополнительное оборудование и арендовать большие помещения.

Если у вас появится необходимость обосноваться в каком-то конкретном месте, виртуальная компания может нанять человека, который физически будет выполнять в этом месте определенные поручения.

Он может лично встречаться с клиентами, ведь порой рукопожатие решает больше вопросов, чем обмен десятками писем.

Недостатки виртуального офиса

Виртуальное общение не может по эффективности сравниться с разговором лицом к лицу. В электронных письмах, телефонных звонках и видеоконференциях теряется львиная доля невербальных сигналов, поэтому смысл ваших слов легко может исказиться.

Назначение встреч тоже может вызывать определенные трудности, особенно если сотрудники живут в разных временных поясах.

И, разумеется, такие встречи будут лишены спонтанности, потому что всему коллективу придется тщательно их планировать и согласовывать расписание каждого из участников.

Открытие виртуального офиса в Гонконге

Рассмотрим открытие виртуального офиса на примере Гонконга.

Гонконг – это привлекательная азиатская страна для предпринимателей со всего мира: лояльное законодательство, возможности выхода на мировой рынок и рынок Китая, развитая финансовая инфраструктура, интересная налоговая система.

  При этом Гонконг занимает верхние строчки в рейтингах дорогих стран и городов мира, что может вызвать затруднения для запуска бизнеса.  Прибегнув к услуге «Виртуальный офис» в нашей компании, вы получите не только юридический адрес, но и следующие опции:

  • выделенный телефонный номер в Гонконге +852;
  • почтовый адрес для получения коммерческой корреспонденции. Компании, которые регистрируются в Гонконге, как правило, получают регистрационный адрес, используемый для взаимодействия с такими государственными органами, как налоговая, реестр и др. Обработкой этой почты занимаются либо регистрационный агент, либо компания, предоставляющая услуги регистрации. Что касается коммерческой корреспонденции, которая может приходить повседневно, то для нее нужен отдельный адрес;
  • домен в зоне .hk или .com.hk;
  • создание вебсайта от 7000 HKD (~900 USD);
  • аренду сервера в Гонконге от 15000 HKD/год (~2000 USD). Предполагается хранение документов в виртуальной среде непосредственно на территории Гонконга, а также возможность работы на удаленных рабочих местах в Гонконге;
  • аренду стойки в дата-центре от 8000 HKD/год (~1000 USD).

Виртуальный офис позволит вам минимизировать затраты на аренду офиса, покупку офисной мебели и техники, коммунальные услуги, техническое обслуживание.

При этом вы получаете гонконгский адрес и номер телефона, которые можете указывать на визитке, бланке компании, корпоративном сайте, что повысит имидж вашего бизнеса.

Высококвалифицированный интеллигентный секретарь, принимающий звонки, гарантируют приятное первое впечатление. Так что вы можете продемонстрировать свое присутствие в Гонконге как для партнеров, так и для финансовых организаций.

Сотрудники ИМПЭКС КОНСАЛТ готовы помочь вам в открытии виртуального офиса не только в Гонконге, но и в других популярных юрисдикциях!

Источник: https://blog.offshore-manual.ru/mezhdunarodny-j-biznes-2/vozmozhnosti-virtualnogo-ofisa.html

Виртуальный офис – плюсы и минусы, Бизнес-блог №1

Что такое виртуальный офис, в чем его преимущества и недостатки?

Что представляет собой виртуальный офис в интернете? Каковы его преимущества и недостатки? Какое значение имеет виртуальный офис для бизнеса?

Прошли те дни, когда офис был единственным рабочим пространством для подавляющего числа компаний.

Сегодня с помощью гибкого мышления и достижения научно-технического прогресса (главным образом в вычислительной технике и информационных технологиях) можно организовать виртуальное рабочее пространство, где сотрудники могут видеть, слышать друг друга, а также обмениваться информацией (документами, отчетами, рабочими материалами и т.д.).

В то время как в корпоративном мире по-прежнему остается большое количество консервативных приверженцев традиционных рабочих мест, виртуальные офисы все же набирают популярность, а их сторонники утверждают, что любые средства хороши, если они способствуют достижению целей в бизнесе.

Виртуальный офис – это место работы сотрудников компании, которое существует только в киберпространстве.

Персонал фирмы может находиться в разных уголках планеты, но благодаря техническим устройствам и технологиям (компьютер, телефон, интернет, видеоконференция) работать совместно, взаимодействуя как в классическом офисе. Такие услуги предоставляются IT-компаниями, например, порталом 6400625.ru

Виртуальный офис основывается на быстрой передаче данных, благодаря чему обмен информацией происходит в режиме реального времени.

Существуют как преимущества, так и недостатки организации удаленного рабочего пространства компании.

Преимущества виртуального офиса

#1 Благоприятное воздействие на природу. Представьте, если бы половина трудовых ресурсов планеты работала бы в виртуальных офисах. Тогда бы существенно сократились выброси выхлопных газов и продуктов сгорания топлива в общественном и личном транспорте, т.к. работникам не пришлось бы ежедневно добираться на работу.

#2 Повышение продуктивности. Поскольку затраты времени на поездку в офис и связанные с этим возможные стрессы устранены, сотрудник фирмы может больше сконцентрироваться на работе, а значит демонстрировать более высокую продуктивность.

#3 Достижение баланса между работой и семьей. В наши дни большое количество стрессов и потерей мотивации на рабочем месте связано с чрезмерной занятостью, из-за которой сотрудник слишком мало времени проводит с членами своей семьи. С помощью виртуального офиса можно достичь гармонии в этом наболевшем вопросе.

#4 Уменьшения текучести кадров. Западные ученые утверждают, что компании, которые используют виртуальные офисы, имеют более высокий коэффициент удержания служащих, чем при традиционных офисах. Таким образом, снижается текучесть кадров и издержки бизнеса.

#5 Уменьшение числа больничных. Поскольку работникам не нужно добираться на работу, они гораздо меньше подвержены риску простудиться (так как не находятся в местах скопления большого числа людей).

#6 Экономия офисного пространства. Компании, которые используют большое количество виртуальных офисов, могут значительно сэкономить на площади и сдавать не использующиеся помещения в аренду, получая дополнительный пассивный доход (читайте также о других видах пассивного дохода вне интернета ).

#7 Большой выбор потенциальных кандидатов. Физический месторасположение офиса сильно ограничивает набор сотрудников. С помощью виртуального офиса можно привлечь в компанию служащих из любых городов и стран мира. По сути, здесь прослеживаются элементы аутсорсинга. но не в чистом виде.

#8 Экономия денег для стартапов. Часто малые фирмы и стартапы ограничены в финансовых ресурсах, не имея достаточно денег для аренды традиционного офиса. Виртуальное рабочее пространство может решить эту проблему.

#9 Отсутствие проблем, связанных с переездом. Смена адреса классического офиса часто становится головной болью для руководителей бизнеса. При удаленном варианте такой проблемы нет.

#10 Экономия на рабочих местах. Когда компания нанимает нового работника, менеджер по персоналу должен позаботиться, чтобы обеспечить его рабочим местом. Во время расширения бизнеса и найма большого числа служащих это может стать проблемой.

#11 Профессионализм. Успешные сотрудники виртуального офиса более дисциплинированные и организованные, чем работники обычного офиса. Они сами должны организовать свой рабочий процесс, уложиться в сроки, выполнить работу и т.д. без надзора начальника, заглядывающего через плечо. Таким образом, у таких людей нет проблем с тайм-менеджментом.

Несмотря на вышеперечисленные достоинства, виртуальный офис имеет и ряд очевидных недостатков для персонала.

ЧИТАЙТЕ ЕЩЕ: БУДЕТ ИНТЕРЕСНО!

Источник: http://ajbook.biz/nal3/virtualnyj-ofis-plyusy-i-minusy-biznes-blog-1/

Электронный офис и виртуальный офис

Что такое виртуальный офис, в чем его преимущества и недостатки?

  • Частые вопросы и ответы (FAQ)

Электронный офис и виртуальный офис — синонимы услуги, оказываемой в России в основном бизнес центрами и колл центрами, имеющими достаточный потенциал программно-аппаратного и человеческого ресурса.

Первый в мире электронный/виртуальный офис был открыт в 1980 году Альфа Моффириджем — предпринимателем из Австралии, основавшим компанию Servcorp при субъективной уверенности, что современному бизнесу физический офис просто не нужен.

Официально термины электронный офис и виртуальный офис впервые появились в статье «The virtual office» журналиста Криса Керна (США), размещенной в журнале авиакомпании AmericanAirlines «AmericanWay», но уже до конца прошлого века электронный офис и виртуальный офис стали популярны на уровне бума в Америке, Канаде, Европе, Японии у интернет-магазинов, консалтинговых, аутсорсинговых, аудиторских и рекламных компаний, а с нового тысячелетия с расширением пакетов услуг бизнес центров и колл центров популяризуются в России и странах постсоветского пространства.

Преимущества электронного офиса/виртуального офиса

Заказ услуги электронного офиса/виртуального офиса позволяет:

  • предельно быстро развернуть компанию практически в любом месте страны и мира;
  • существенно снизить уровень затрат на аренду помещения физического офиса, закупку и содержание оборудования, мебели, оборудование сетевой инфраструктуры, телефонии, оплату труда штатным сотрудникам;
  • уменьшить объем налогов за счет сокращения официального штата сотрудников;
  • получить работающую IP сеть, телефонную связь, почтовый ящик, факс и т. д. без финансовых инвестиций на покупку;
  • получить подготовленный квалифицированный персонал в любом количестве — от одного секретаря до формата подразделений офиса;
  • получить почтовый адрес уровня, принимаемого фискальными службами для передачи отчетности, а иногда и юридический адрес для регистрации фирмы/компании;
  • управлять собственной компанией удаленно из другого города, региона, страны и т. д.

Недостатки электронных/виртуальных офисов

На текущий момент недостатки электронных/виртуальных офисов касаются в основном потребителей и/или партнеров компаний, имеющих электронный/виртуальный офис, поскольку бизнес центры и ряд колл центров уже предоставляют в пакете услуг виртуального офиса возможность краткосрочной аренды помещений для встреч, проведения переговоров, в том числе в других городах — «бизнес-гостиные», нанимаемые бизнес центром или колл центром по услуге «Консъерж» в зданиях офисных центров или гостиницах.

К основным недостаткам электронного офиса (или виртуального офиса) относят:

  • активное использование электронных офисов/виртуальных офисов мошенническими структурами, в том числе компаниями-однодневками, теле-магазинами, агентами по недвижимости и т. д., причем пока только в Великобритании с 2002 года принят и действует кодекс the M.A.I.L Fair Trade Scheme («Схема честной торговли почтовыми адресами»), а в России мошенничество, как правило, остается безнаказанным;
  • структура, предоставляющая услугу электронного офиса/виртуального офиса, имеет доступ к бизнес информации, а алгоритмы эффективной защиты прав интеллектуальной собственности в России пока не работают. Кроме риска утечки информации по субъективным причинам существуют риски взлома хранилищ серверов, определяемые уровнем программного обеспечения арендодателя программно-аппаратных ресурсов электронного офиса/виртуального офиса.

Электронный офис и виртуальный офис в бизнес центрах

Крупные бизнес центры предлагают несколько пакетов услуги электронного/виртуального офиса, типовыми из которых можно считать:

  • прием корреспонденции (e-mail, факс) + престижный юридический адрес;
  • прием входящих звонков (услуга секретаря), иногда с переадресацией + престижный юридический адрес;
  • прием корреспонденции, звонков + престижный юридический адрес;
  • прием корреспонденции, звонков + престижный юридический адрес и почасовая аренда (при необходимости или по времени) помещения в бизнес центре.

Т. е. электронный офис/виртуальный офис в бизнес центре — это, прежде всего юридический адрес и ограниченный сервис по входящим.

Электронный офис/виртуальный офис в контактном центре

В отличие отбизнес центров, контактные центры предлагают для электронных/виртуальных офисов приоритет сервиса и иногда — юридический адрес. Арендованный в контактном центре электронный/виртуальный офис может работать со всеми входящими и исходящими по многоканальным линиям с требуемым числом операторов.

В качестве сопутствующих услуг крупные колл центры предлагают по сниженным ценам аутсорсинг части или полных бизнес процессов, разработку и реализацию бизнес проектов по расширению географии бизнеса, поиску клиентов, увеличению объемов продаж, мониторингу рынка, брендингу/ребрендингу, поддержку рекламных акций, кампаний и т. д. Т. е. электронный офис/виртуальный офис в контактном центре это реально функционирующий офис любого формата с возможностью активной работы с клиентами на профессиональном уровне.

Аутсорсинговый контакт центр «Телеком-Экспресс» предлагает услугу « виртуальный офис» с необходимым для вас графиком работы и поддержкой программно-аппаратного комплекса.

К списку терминов

Источник: http://te-ex.ru/dictionary/elektronnyy-ofis-i-virtualnyy-ofis/

Виртуальный офис

Что такое виртуальный офис, в чем его преимущества и недостатки?

Виртуальные офисы в России становятся всё популярнее. Использующие их уже не один год достигают всё новых высот в бизнесе. Применяя последние достижения научно-технического прогресса и гибкое мышление, создаются новые виртуальные рабочие пространства. Где работники слышат и видят друг друга, присылают и получают информацию, рабочие материалы, отчёты, документы и т.д.

Виртуальный офис что это такое 

Виртуальным офисом можно назвать один из вариантов организации офисной деятельности, позволяющий создать у партнёра фирмы и потенциального клиента ощущения реального офиса. Иными словами, функционально это является офисом с той лишь разницей, что потрогать его невозможно. Наилучший пример – интернет-ресурс компании, к примеру, студии по созданию сайтов. Всё действие происходит в сети.

Основные компоненты офиса:

  1. Обязательный почтовый адрес для получения корреспонденции.
  2. Телефон многоканальный, имеющий несколько линий.
  3. IP-АТС для перевода вызовов на мобильные, городские и skype-номера.
  4. Операторы колл-центра, подготовленные к консультациям по всем вопросам, касающимся предлагаемых услуг и товаров.

При невозможности соединения с консультантом из call-центра, потенциальный клиент передаст необходимый документ, используя факс, или оставит сообщение с нужной информацией.

Ещё один плюс – наличие корректной статистики, составленной исходя из обращений.

Она позволяет выяснить точные цифры заказов, общего количества звонков, их продолжительности, распределённости по сотрудникам и по времени, и так далее.

Виртуальный многоканальный номер

Телефонную линию невозможно перенагрузить, ибо виртуальные секретари работают без выходных и 24 часа в сутки.

Виртуальный офис упрощает и автоматизирует все рабочие процессы. Экономит средства, ведь всё оборудование находится у провайдера. Фирмы, пользующиеся виртуальной услугой, получают все возможности стандартного офиса для использования в своих интересах.

Нужно только определить телефоны для распределения звонков.  Операторы call-центра могут консультировать потенциальных клиентов, находясь в одном городе, или в разных уголках планеты. А все звонки поступают на один телефонный номер.

Одновременно обрабатывается по несколько сотен вызовов.

Затраты:

  • ежемесячная абон. плата за виртуальный офис (АТС), обычно в диапазоне 500-3000 рублей в месяц;
  • оплата самого многоканального номера, обычно в диапазоне 150-1000 рублей в месяц;
  • оплата за исходящие звонки, обычно в диапазоне 0,15-3 рубля за минуту,
  • оплата зв дополнительные услуги.

Есть три варианта многоканального номера телефона:

  1. Наиболее популярный – номер с кодом 8-800. Именно таким номером пользуются большинство организаций при создании межрегионального колл-центра. На него оформляют горячие линии.
  2. Номер многоканальный с кодом 8-804. Похож на предыдущий вариант, с одним лишь отличием: у абонента номер не высвечивается при входящем вызове.
  3. Городской прямой номер. Чаще других приобретаются коды Москвы (495, 499), Санкт-Петербурга (812), других крупных городов. Оформляют компании для увеличения доверия клиентов и подтверждения местоположения офиса.

Настройка облачной телефонии и другого оборудования производится просто. Установив на компьютер приложение, можно проводить все операции. На сайте интернет-провайдера прописываются внешние и внутренние номера. После настраиваются необходимые параметры.

Возможности 8-800 и 8-804:

  • Бесплатные исходящие вызовы для звонящих. Все клиенты компании будут звонить бесплатно. Это увеличит количество вызовов.
  • Многоканальность. Никаких занятых линий.
  • Единый телефонный номер. Запомнить один единый номер просто.
  • Быстрое подключение. Процесс занимает от 1 дня.
  • Голосовое приветствие всех потенциальных клиентов. Нет скучным гудкам.

Такие номера предоставляют, например, zadarma, primatel, mango-office, powertelecom и другие.

Услуга виртуальный офис 

Основа виртуального офиса – это мгновенная передача информации. Благодаря этому обмен данных занимает долю секунды, что упрощает процесс работы.

В виртуальном офисе имеют место работы все сотрудники копании, только не в реальном мире, а в киберпространстве.

Работники могут жить в разных странах мира, но при использовании современных технических устройств – телефонов, интернета и компьютеров – работа осуществляется в реальном времени.

А взаимодействие не отличается от классического офиса. Подобные услуги предоставляются IT-компаниями. Один, из которых портал votbox (6400625).

Плюсы аренды офиса в сети

Аренда виртуального офиса обходится бизнесменам намного дешевле. Нужно оплатить некоторые услуги, создающие пространство для работы. И всё. Преимущества офиса в киберпространстве следующие:

  • Меньшее количество рабочих часов. Учитывая расходы времени на дорогу до работы и обратно, сотрудник экономит от 1.5 до 2 часов.
  • Уменьшается текучесть кадров.
  • Весомая экономия финансов. В крупных городах аренда офисного помещения стоит больших денег. Не считая секретаря, необходимое оборудование, уборщиков и прочие моменты. Всё это выливается в круглую сумму, оплачивать которую придётся владельцу бизнеса.
  • Разумное распределение денег на развитие стартапа. На старте бизнеса практически всем предпринимателям не хватает финансовых средств на реализацию амбициозных планов. Такое решение предоставит немалое количество денежных средств, ведь сэкономленное на офисе можно использовать по прямому назначению.
  • Увеличение количества потенциальных кандидатов на должность. При использовании виртуального офиса персонал выбирается из лучших умов с разных уголков планеты. И не ограничивается претендентами из одного городка.
  • Никаких проблем с переездом, с которым рано или поздно сталкивается большое количество фирм. В виртуальном офисе таких проблем и статьи расходов просто нет.
  • При расширении штаба не нужно тратиться на новое оборудование для персонала.
  • Профессионализм. При выборе дисциплинированных сотрудников рабочий процесс будет идти быстрее и не будет проблем с тайм-менеджментом. Современные технологии впрочем решают вопрос и с контролем рабочего времени при удалённой работе.

ВАЖНО! Учёные из западных стран выяснили, что компании, использующие виртуальные офисы, обладают более высоким коэффициентом удержания рабочих, чем в традиционных офисах. Это говорит об удовлетворённости команды при такой организации бизнеса.

Минусы

Однако стоит отметить и недостатки, которых хоть и мало, но они присутствуют:

  • Допустимость отсутствия связи. С помощью интернета и телефона можно достучаться в любой город планеты. Но были случаи, когда связь обрывалась, и это доставляло множество хлопот компаниям. Клиенты не могли дозвониться, а на восстановление связи уходили часы рабочего времени. При перебоях с интернетом вся работа останавливается. При медленном или нестабильном интернет-канале вероятны ошибки. Отметим, что при физическом нахождении сотрудников в разных городах проблемы с интернетом у отдельного человека не влияют на нормальную работу остальных.
  • Риск кражи. Вероятность ограбления физических объектов минимальна, но хакерской атаке подвергается именно виртуальное пространство. Кражи информации цифровых офисов – большая редкость, но умелые хакеры могут взламывать практически все сети.

Услуга виртуальный офис в Москве 

Все больше фирм обязаны иметь своё представительство в столице страны. Особенно в РФ, где большая часть финансов находится именно в Москве. Получить виртуальный офис в Москве просто. Можно оформить аренду в самых элитных районах, даже в Москва-Сити.

Что входит этот в пакет?

Московский юридический адрес + виртуальный многоканальный номер + секретарь.
Часто предоставляют на 5 дней в месяц переговорные комнаты в распоряжение виртуальным арендующим.

Предлагается полный комплекс корреспондентского и почтового обслуживания. 
Специалисты компании отсортируют конверты и уведомят арендодателя о новых письмах. При необходимости отсканируют и отправят через факс или курьера.

Дополнительный плюс

Во время проведения конкурсов и тендеров большая роль отводится местоположению офиса.  Победители последних тендеров были именно из столицы. Потому что в конкурсах обращают внимание на юридический адрес фирмы.

Предоставляют ли виртуальный офис в Киеве? 

Работать в удобном месте, использовать телефонию, арендовать офис на час, неделю или месяц – перечень предлагаемых услуг арендодателем в Украинской столице. Адрес предоставляется не в окраине, а в самых крупных бизнес-центрах страны. В таких как Киев Сити, Горизонт Тауэр, Киев Горизонт Парк, Подол, Гулливер и IQ CENTER. Помимо адреса предоставляются услуги для повышения имиджа бизнеса.

Перечень компаний, предоставляющих услуги IP телефонии, виртуальные АТС и номера, смотрите здесь.

Виртуальный офис бесплатно

Предоставляет, к примеру, zadarma. И потенциальные клиенты не отключатся из-за занятости телефонных линий. Телфин подключает бесплатно виртуальные номера и АТС.  Оплачивать нужно только абонентскую плату. Есть специальная акция, по которой можно подарить другу 2 месяца бесплатного пользования сетью АТС. И получить за это вознаграждение в виде 1 000 рублей.

Услуга виртуальный офис помогает уменьшить издержки и объединяет сотрудников из разных городов в процессе работы. Это новый и эффективный вид организации труда, популярность которого увеличивается с каждым годом.

softolet — интернет-сервисы для бизнеса.
Ссылка на материал обязательна!

Оцените текст:

[Всего : 3    Средний: 5/5]

Источник: https://softolet.ru/telefoniya/virtualnyj-ofis.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.