+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Автоматизация бизнес-процессов: где работает, а где нет..

Содержание

Автоматизация бизнес процессов, нужна? Необходима!

Автоматизация бизнес-процессов: где работает, а где нет..

Директор » Автоматизация бизнес процессов, нужна? Необходима!

Автоматизация бизнес процессов — для чего нужна? Чтобы ответить на этот вопрос определимся с понятием, что же такое бизнес-процесс? И как трактует наша любимая википедия: «бизнес-процесс — это совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определенного продукта или услуги для потребителей.

В качестве графического описания деятельности применяются блок-схемы бизнес-процессов. Это означает, что как только в компании появляется  последовательные, целенаправленные и регламентированные виды деятельности, сразу же у руководителя появляется потребность автоматизировать бизнес-процесс компании.

А если проще, то если компания нацелена достичь заданного результата, то без описания набора их действий не обойтись.

На каких предприятиях нужно автоматизировать бизнес-процессы?

Бизнес-процессы есть в любой компании, даже самой маленькой, есть некая цепочка действий сотрудников, которую нужно неукоснительно выполнять.

В начале любого бизнеса руководитель обычно сам всем занимается, и продажами и бухгалтерией и отгрузкой товара. Но по мере роста компании, полномочия приходится делегировать.

Как только  в процессах начинают участвовать больше трех человек, сразу возникает необходимость, всю работу где-то фиксировать и как-то ее анализировать.

Как определить, что бизнес-процессы предприятия пора автоматизировать?

Есть очень хорошая русская поговорка «Больная голова ногам покоя не дает». Ведь именно так можно охарактеризовать работу некоторых людей.

То одно забыл, то другое, можно было по пути пару дел сделать, не сделал, не подумал, а вернее не продумал заранее. В итоге: вроде бегает много, видимость занятости на 100%, а результата никакого.

Был бы у такого человека четкий план действий, оставалось бы времени и на другие дела.

Необязательно автоматизировать сразу все бизнес-процессы предприятия, можно начать с самого нужного участка. Причем малым предприятиям это сделать проще.

Как только начали делать одно и то же изо дня в день, все садитесь, прописывайте эти действия, заносите в систему, и пусть она выдает пошаговые задания.

Например: Позвонить > Отправить коммерческое предложение > Отправить счет на оплату > Проконтролировать оплату > Отгрузить товар.

Когда расходы на «ручные» процессы становятся очень высокими, когда руководителя не устраивает что-то в текущей работе, когда  нужно перейти на другую технологию в работе, чаще всего автоматизируют бухучет, движение ТМЦ, расчет зарплаты и кадровый учет, сейчас наблюдается тенденция: автоматизировать работу отделов продаж.

После тщательно проведенного анализа, когда взвесили все «за» и «против», определили все необходимые условия, необходимость и возможности, в том числе и степень созревания корпоративной культуры. Только тогда можно приступать к автоматизации бизнес-процессов.

Во всем что происходит, есть свои «плюсы» и «минусы», думаю, при внедрении бизнес-процессов тоже?  С какими проблемами придется столкнуться при внедрении, и каких результатов можно достигнуть?

Основная проблема при внедрении — отсутствие четкой аргументации необходимости выполнения определенных действий («мы всегда так делаем, зачем — не знаю»), описанных и задокументированных этапов работы (порядок действий знают менеджеры, зачастую, он «свой» у каждого менеджера). Часто приходится преодолевать сопротивление тех людей, работа которых автоматизируется (боязнь сокращения). Результат внедрения — сокращение административных трудозатрат, выявление «Узких мест», получение реальной картины по загрузке сотрудников.

Какие мифы или неверные предположения существуют об управлении бизнес-процессами?

Да есть и их несколько:

—  что хаос можно автоматизировать.

— бизнес-процессы прописаны, в систему внесены, все оптимизация проведена. Без прямого участия высшего руководства желаемых результатов достичь невозможно. Бизнес-процесс не может сам себя оптимизировать.

—  что система выдает готовое решение, нет – система – это лишь инструмент, средство, помощник, а управляет компанией руководитель и на основе полученной отчетности о процессах, происходящих в компании, принимает решения.

Есть у вас клиенты, у которых внедрены бизнес-процессы? Как это у них работает?

Клиенты есть, бизнес-процессы работают. Например, система еженедельно запрашивает отчетность в АНО ДО «Планета детства «Лада», оплата счетов согласовывается по инстанциям. Автоматизированы процессы подключения абонентов и работы по заявкам клиентов в ООО «ИнфоЛада».

Автоматизирован процесс выпуска версий программного обеспечения в ООО «ИЛАДА». В рекламных компаниях настроены бизнес-процессы по работе с клиентами: от холодной прозвонки до выпуска газеты или установки рекламного щита. В кафе настроены бизнес-процессы по организации работы нескольких филиалов  в городе.

В юридической компании настроен бизнес-процесс по оформлению документов для получения разрешения на работу.

Все ли бизнес-процесс можно автоматизировать?

Да, любой бизнес-процесс под любую компанию: банки, издательства, бизнес B2B, бизнес B2C, разработки программного обеспечения.

ВРули24 любой бизнес-процесс можно запустить? И запускается он автоматически или кто-то должен нажать нужную кнопочку?

Да, любой бизнес-процесс можно смоделировать в системе. У любого бизнес-процесса есть начало (точка входа). Рули24 поддерживает несколько типовых точек входа в БП (например, выполнение определенной операции над документом определенного класса (регистрация счета, проведение кассового ордера и т.п.)). В остальных случаях, бизнес-процесс можно запустить вручную.

Что вообще нужно сделать, чтобы бизнес-процесс попал в систему?

Рули24 содержит некоторые типовые Бизнес-процессы. В остальных случаях, необходимо описать Бизнес-процессы в системе самостоятельно или заказать эту работу у нас.

Как вообще происходит процесс внедрения Бизнес-процессов? Требуется ли помощь разработчиков или же пользователь в системы  самостоятельно может решить этот вопрос? Как долго идет внедрение? А если бизнес-процесс в компании изменился? Что делать?

Вопросы риторические, из серии «А смогу ли я ездить на своей «Lamborghini» по пустыне?». Да, сможете, но недалеко и недолго, если только у вас с собой не окажется случайно комплект резины от «Камаза» и набор инструментов для замены.

Естественно, любой Бизнес-процесс имеет определенные узкие рамки применения и безграничные возможности модификации. Возможность самостоятельной модификации определяется уровнем подготовленности пользователя. Бизнес-процесс можно изменить из Рули24, не прибегая к использованию других средств, но необходимо иметь глубокие знания системы и быть хотя бы чуть-чуть программистом.

Есть ли пример какого-нибудь бизнес-процесса, который Вы автоматизировали?

Да, есть вот блок-схема БП рекламной компании, они выпускают еженедельную рекламную газету. В таких компаниях одна проблема — текучка кадров, настроенный бизнес-процесс помогает решить эту проблему, новичок быстрее входит в курс дела, т.к. система сама выдает последовательность действий.

Поставьте себя на место потребителя, если бы Вы  сейчас находились в поиске системы для автоматизации Бизнес-процесса, по каким критериям осуществили бы выбор? Что главное: компания — разработчик, продукт или цена?

Бизнес-процесс ради Бизнес-процесса не нужен. Поэтому основной критерий — наличие в системе, наряду с Бизнес-процессом автоматизации, тех предметных областей, которые мы пытаемся автоматизировать. Нельзя эффективно автоматизировать бухгалтерский документооборот в системе, где не ведутся бухгалтерские документы. Главное — осознанное понимание заказчиком полезности внедрения системы.

Вы как руководитель с многолетним опытом управления проектной организацией, что можете пожелать тем, кто еще только встал на этот нелегкий и непредсказуемый путь?

Для управления проектной организацией нужно в первую очередь уметь предвидеть конечный результат каждого из проектов, т.к. каждый проект уникален.  Должен уметь оценивать трудоемкость, стоимость и сроки исполнения каждого из проектов.

Уметь делить проект на части, планировать и координировать работу по каждому проекту, каждой части проекта. Уметь управлять загрузкой персонала.  Желательно, знать теорию сетевого планирования. Здесь умение предвидеть, значит больше знания и опыты.

Управлять каждым из проектов может специалист со знаниями системы менеджмента.

Для планирования и контроля исполнения проектов руководителю проектной организации необходимы инструменты наглядного представления как каждого из проектов по времени, так и  бюджетов в денежном, материальном и трудовом представлении.

Часто проектная организация занимается не только новыми проектами, но и сопровождением, внесением изменений в сданные проекты. И этим зачастую занимаются одни и те же сотрудники. Поэтому нужно учитывать запросы на изменение сданных проектов и планировать работы в соответствии с этими запросами.

Модульная информационная система Рули24 может помочь руководителю компании и руководителям проектов держать руку на пульсе организации. А сотрудники могут быть уверены, что все задания, которые им выдаются, видны их руководителям и руководители в курсе насколько недогружены или перегружены сотрудники. Система обеспечивает прозрачные отношения в компании.

Похожие публикации:

Бизнес-процессы: как не автоматизировать бардак

Управление складскими запасами: учёт в торговле и производстве

«Доска помощи»: как работает техническая поддержка компании.

Начните бесплатно

by HyperComments

Источник: https://ruli24.ru/direktor/avtomatiz/

Автоматизация бизнеса: за и против — Оффтоп на vc.ru

Автоматизация бизнес-процессов: где работает, а где нет..

Автоматизация окружает нас везде: электронный документооборот, бухгалтерия, сайт госуслуг. Даже, когда вы звоните заказать пиццу, вас приветствует электронная женщина и просит нажать кнопку.

Naumen тоже вносит свой вклад в автоматизацию: разрабатывает решения для автоматизации ИТ и бизнес-услуг, бизнес-процессов, контактных центров.

Но автоматизация нужна не везде и не всегда. Рассмотрим ситуации, когда стоит автоматизировать часть процессов на предприятии, а когда лучше довериться человеку.

Байка про паровой котёл

В 70-е годы в США работало предприятие. На его территории стоял паровой котёл, который постоянно переполнялся. Приходилось нажимать на кнопку для сброса давления, чтобы ничего не взорвалось. За процесс отвечал инженер-механик, он получал за это зарплату как за полный рабочий день. Предприятие решило сэкономить: ответственного за кнопку уволить, а нажимание автоматизировать.

Этому мешал один факт: интервал переполнения колебался от нескольких часов до нескольких суток. Из-за этого не получалось поставить простой механизм, который нажимал бы кнопку по таймеру.

Руководство рассматривало два варианта: заменить котёл на новый или установить датчики и автоматизировать сброс давления. Первый требовал много денег, а второй не давал гарантии. Это были 70-е годы прошлого века, и люди не рискнули довериться датчикам, так как считали их ненадёжными.

Сотрудник предприятия предложил научить сторожей нажимать кнопку, а инженера-механика сократить. Так и сделали — выдали охранникам инструкцию, прописали штрафы за взрыв котла и подняли зарплату на 10%. Компания проработала так ещё 10 лет, потом котёл сломался из-за старости.

Правильно ли поступило руководство предприятия? Решение нашлось на периферии, но оно принесло свои плоды. Смысл байки в другом. Каждая ситуация уникальна и готовое решение никто не даст. Даже у автоматизации найдутся сильные и слабые стороны. Об этом в следующих разделах.

Проблемы из бизнеса

Когда речь заходит о бизнесе, мы сталкиваемся с двумя крайностями: либо процессы поставлены на конвейер, либо сотрудники всё делают руками. Это зависит от сферы бизнеса и размера компании.

С одной стороны — исследование HeadHunter показывает, что сфера подбора персонала до сих пор не автоматизирована. Рекрутер сам выбирает кандидатов, сам просматривает резюме, сам связывается с человеком.

С другой стороны — есть Amazon, где автоматизация сначала проникла на склад, а в 2016 году компания представила полностью автоматизированный магазин в Сиэтле. В нём покупатель выбирает товары, а на выходе у него списываются деньги со счёта Amazon.

Большое дело

Сложнее не значит лучше. В крупных компаниях, работающих с большими массивами данных, процесс зачастую проектируется перегруженным. Сотрудникам приходится работать со сложными системами, а большая часть функций не востребована. В этом случае лучше заранее заложить каскад целей процесса от простых к сложным. Смысл в том, что сотрудники плавно погружаются в ситуацию и быстрее достигают целей.

Не всё должно быть в одном окне

Допустим, у вас есть бухгалтер. Для отчётов бухгалтеру нужны данные, часть из которых лежит в облаке в формате Excel, часть в базе данных, а часть — в виде бумажных документов. Отчёты он формирует в Excel.

В случае с БД бухгалтер сначала выгружает данные из SQL, потом импортирует это в Excel, а потом строит отчёты и отдаёт начальству.

Чтобы избежать ненужных операций между БД и Excel, можно сделать отчёт в самой базе SQL. Это будет хорошим решением и хорошим примером автоматизации. Плохой вариант — переносить все отчёты в SQL, чтобы всё было в одном окне. Это создаст много лишней работы по импортированию данных, а пользы не добавит.

У каждого инструмента своё применение и свои ограничения. Не нужно стараться всё перетащить в одно место.

Оптимизация рабочего времени

Руководитель хочет оптимизировать работу подчинённых. Это кажется правильным и логичным: предприятие уменьшает вредные операции, увеличивает производительность труда и экономит деньги. Однако между скоростью работы и экономией нет прямой связи.

В компании работает администратор. Он отвечает на звонки, обрабатывает почту и встречает клиентов. Если вы внедрите систему автоматической обработки почты, то освободите 10% времени.

Если у вас есть 10 таких сотрудников, тогда за счёт экономии в 10% вы сможете сократить одного из них или не нанимать нового.

Если же вы сокращаете на 10% время работы единственного сотрудника, которого больше нечем занять, то в оставшееся время он просто будет смотреть котиков в интернете. Экономии не получится.

«Добавьте только эту функцию»

Директор департамента просит реализовать только регистрацию документов определенного типа. Автоматизатор оперативно создаёт эту функцию и сдаёт заказчику. При использовании алгоритма появляются интересные вопросы: кто может и не может регистрирует эти документы, когда это надо делать и в какой срок? В итоге, выявление недоработок и их исправление превратилось в долгий и тернистый путь.

Выходит, что проектировать нужно не только саму автоматизацию, но и сам бизнес-процесс. Необходимо выделить цели процесса, роли сотрудников, сроки обработки запроса и многое другое.

Достичь успеха проще, если внедрять функции поэтапно. Каждый шаг будет содержать набор функций, необходимых для работы всего процесса.

Когда нужна автоматизация

В этом вопросе нужен комплексный подход: стоит взвесить доводы за и против, просчитать выгоду, посоветоваться с экспертами. Но есть ключевые вопросы, на которые стоит обратить внимание, если вы задумались об автоматизации.

За автоматизацию:

  • Процесс повторяется постоянно. Это может быть ежедневный отчёт или рассылка email-уведомлений. Если у вас есть отдельный сотрудник, который полдня загружает контакты в базу, то загрузку стоит автоматизировать, а сотруднику найти лучшее применение . Особенно, если таких работников несколько.
  • Исключение человеческого фактора. Копирование данных на резервный сервер, настройку прав доступа и бухгалтерский учёт легко автоматизировать.
  • Наблюдается неудовлетворённость уровнем каких-либо внутренних услуг в компании со стороны бизнес-подразделений.
  • Вы хотите перенести проверенные практики из других компаний.
  • Новые идеи бизнес-подразделений не реализуются из-за отсутствия автоматизации процессов.

Против автоматизации:

  • Стоимость. Учитывайте стоимость приложения, её внедрение и поддержку. Возможно, дешевле нанять сотрудника или доплатить существующему.
  • Процессы постоянно меняются. Такое бывает у стартапов в самом начале пути. Если у вас нет налаженных процессов, вы рискуете автоматизировать хаос.

Котозмей и качели

А вообще есть три основных принципа автоматизации:

  • Автоматизация должна приносить пользу. Это означает, что результат автоматизации приносит компании прибыль. Например, автоматическое одобрение кредитных заявок в банке. Банк автоматизирует процесс, экономит время сотрудников и зарабатывает деньги на выданных кредитах.
  • Автоматизация не должна приносить вреда. Это значит, что после внедрения системы процесс должен упрощаться, а не усложняться. Если после автоматизации появляются дополнительные точки отказа, это повод задуматься.
  • Автоматизация должна сокращать затраты. Если нет экономической выгоды, то и смысла в автоматизации нет.

Если в вашем случае выполняются все три принципа, то это — хорошая и полезная автоматизация.

Вместо вывода

Автоматизация процессов, а особенно ИТ-процессов — хорошая штука. Она позволяет сократить издержки, оптимизировать работу, избавиться от ошибок. Но не нужно автоматизировать всё подряд. Если вы выполняете работу раз в год, то дешевле будет написать инструкцию и выдать сотрудникам.

Если внедрение автоматизации — вопрос решённый, подумайте о рисках при самостоятельном проектировании. Опытная компания настроит систему под ваши бизнес-процессы и внедрит дополнительные модули по запросу.

Материал опубликован пользователем. Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать

Источник: https://vc.ru/flood/30920-avtomatizaciya-biznesa-za-i-protiv

Автоматизируя бизнес-процессы: как упорядочить хаос?

Автоматизация бизнес-процессов: где работает, а где нет..

Автоматизация бизнес-процессов порой представляется руководителю волшебной палочкой. Только как автоматизировать бизнес-процессы наилучшим образом? Чтобы работа спорилась, бумаги не терялись, регламент помогал, команда действовала, как отлаженный механизм?

В статье разберем нюансы построения и автоматизации бизнес-процессов, рассмотрим, как избежать ошибок, каковы цели и задачи автоматизации бизнес-процессов и с чего начать. Если Вы задумываетесь об улучшении бизнес-процессов и, возможно, о внедрении электронной системы управления ими, внимательно прочтите статью. И берите на карандаш!

Прежде, чем говорить о том, какие возможности открывает автоматизация бизнес-процессов, давайте подумаем, с какими трудностями Вы сталкиваетесь сейчас.

Три нехороших «кита», на которых держится хаос в бизнесе, универсальны. Скорее всего, Вы с ними тоже знакомы:

  • Регулярные ошибки. Петров сделал опечатку, Сидоров завизировал непроверенный документ, Васечкина отправила счет с неправильными реквизитами. Подобные ошибки приносят временные и финансовые потери, дергающийся глаз и работу по ночам.
  • Простои. Документ на согласовании неделю, потом вторую, работа стоит. Ключевой сотрудник в отпуске или уволился, не передав дела.
  • Общая неразбериха. Куда делась нужная бумага? Почему секретарь в кипе листов не заметил срочный документ? Куда бежать специалисту при обращении клиента, если нужный человек отсутствует? Эта путаница и беготня по коридорам с пачками бумаг раздражают и уж точно не способствуют продуктивной работе.

Еще 10 лет назад моделирование бизнес-процессов большинству компаний казалось трудом дорогим, долгим и потому излишним. Некоторые думают так и сейчас, начитавшись страшных историй о незаконченных проектах и потраченных миллионах, а то и сами подойдя к автоматизации не с того бока.

Но оказалось, что компании, работающие над автоматизацией бизнес-процессов, быстрее растут, лучше преодолевают кризисные времена и обходят конкурентов. В таких компаниях сотрудники чувствуют себя комфортнее, что создает правильную рабочую атмосферу в команде.

Примерами могут послужить истории Toyota, Amazon, McDonalds, а также — наших клиентов, чьи отзывы об автоматизации бизнес-процессов можно почитать.

Сегодня умение строить бизнес-процессы и знание, как их автоматизировать, становятся важным конкурентным преимуществом.

Бизнес-процессы: что автоматизируем, товарищи?

Иногда менеджмент компании, занятый стратегическими вопросами, пребывает в заблуждении: у нас все отлажено.

Но если Петров знает, что в случае возникновения задачи по маркетингу нужно обратиться к Ивановой, это не бизнес-процесс.

А вот конкретная карта действий, универсальным образом описывающая шаги, которые проходят сотрудники для достижения конкретного результата, это уже на бизнес-процесс похоже.

Схема действий, чтобы называть ее бизнес-процессом, должна учитывать три фактора:

  1. Устойчивость описанных связей: учтены множественность выбора действий, переходы, условия.
  2. Регламентирование действий по ходу процесса: звонки, письма, вложения, обращения, визирования.
  3. Логическое завершение: конкретная досягаемая цель.

Четко смоделированный бизнес-процесс позволит и видеть результат, и контролировать работу на всех этапах, чтобы предотвратить потери и ошибки «на низком старте».

В зависимости от возникновения «тонких мест» бизнес-процесс меняют, корректируют его этапы, смотрят, какие звенья слабы. Если же у Вас возникают трудности с разработкой алгоритмов, мы готовы оказать Вам помощь. Ведь разработка бизнес-процессов — это подготовка к проекту их автоматизации.

Здорово ли сердце вашего бизнеса?

Обратитесь сегодня и получите индивидуальное предложение Бизнес-процессы — сердце компании. Как узнать, в форме ли ваш бизнес? Обратитесь к нам и узнайте, как получить максимум от бизнес-процессов и раскрыть полный потенциал вашей компании.

Основная цель разработки бизнес-процессов — это волшебное превращение хаотично сплетенных цепочек внутрифирменных взаимодействий в упорядоченные, согласованные и понятные алгоритмы. Да будет порядок в работе, офисе, в головах сотрудников и в умах руководителей!

Ури, где кнопка? Цели автоматизации бизнес-процессов

Теперь вопрос: как всем этим управлять? Это ж нужен целый штат сотрудников — держать руку на пульсе и внимательно следить за «тонкими местами», «слабыми звеньями» и исполнением всего, что должно исполняться!

Четверть компаний по такому пути и идет, разворачивая отделы качества, расширяя управленческий и секретарский состав.

Но гораздо полезнее задаться вопросом, как автоматизировать бизнес-процессы и перенести функцию контроля над ними в одно пространство.

Такая система управления бизнес-процессами будет и конструктором, и механизмом мониторинга, и контролером, подающим сигналы, когда что-то идет не по плану. Но чтобы «волшебная кнопка» заработала, все-таки придется потрудиться.

Конечно, цели автоматизации бизнес-процессов заключаются не только в удобном способе контроля. В итоге использование автоматизированной системы управления бизнес-процессами поможет:

  • Упорядочить регулярные задачи.
  • Минимизировать человеческий фактор.
  • Четко разделить зоны ответственности внутри процессов.
  • Держать под контролем все детали процесса.
  • Включить в схему взаимодействия клиентов.
  • Создать единую ИТ-инфраструктуру с различными правами доступа.
  • Экономить время, свое и сотрудниковю.
  • В итоге — экономить средства на управлении компанией.

Как видите, цели автоматизации бизнес-процессов во многом совпадают и с вашими!

Управление бизнес-процессами — система одной компании

Чтобы было еще понятнее, разберем конкретные функции системы управления бизнес-процессами — «1С:Документооборот 8» — на примерах.

  1. Настройка прав доступа не дает специалисту Петрову провернуть сделку напрямую, лишив компанию доли прибыли. Еще Петров не может скачать клиентскую базу компании и начать маленькую, но гордую предпринимательскую деятельность.
  2. Секретарь Бантикова знает, сколько документов пришло и ушло, сколько на согласовании у начальника, сколько поступило писем клиентов. Благодаря системе Бантикова в курсе, по каким документам сроки горят или уже сгорели. Начальник Бантиковой тоже в курсе.
  3. Руководитель филиала Береговский знает, на каком этапе работа с каждым клиентом. С кем в ближайшую неделю будет заключен договор, а с кем работа застопорилась и по каким причинам.
  4. Руководитель проекта Сидорова оперативно видит этапы сложного согласования с использованием условий маршрутизации, с резолюциями занятых в процессе лиц и контрагентов.
  5. Менеджер Утюжкин заключает типовой договор. Для этого он в несколько кликов соединяет данные контрагента с шаблоном договора. За 3–4 секунды Утюжкин получает договор, текст которого уже проверен и согласован, и даже подпись стоит (если настроена функция электронной подписи).
  6. Архивариус Семируков не переживает, что с бумажными документами случится хаос. Все документы он заносит в систему, знает, где какой лежит, какой номер для договора следующий, от какого клиента какая бумага когда пришла или придет.
  7. Руководитель Рулькин, работая с системой документооборота, удобно и быстро рассчитывает план проекта, движется по нему вместе с командой и контролирует сроки реализации. Рулькин знает, что происходит в каждом проекте компании.
  8. Бухгалтеру Канарейкиной не нужно требовать от коллег закрывающих документов. Ведь Канарейкина работает в программе «1С:Бухгалтерия», которая обменивается данными с системой «1С:Документооборот» (кстати, как и другие типовые программы линейки «1С:Предприятие 8»). А туда коллеги информацию давно занесли. А если бы не занесли, то им об этом давно напомнили бы секретарь Бантикова, руководитель Рулькин и менеджер Утюжкин, заинтересованные в данной процедуре.
  9. Кстати, менеджер Утюжкин, выезжая на переговоры, не таскает с собой тяжелый ноутбук, а обходится планшетом или даже смартфоном. Ведь у него настроен доступ к нужной информации с мобильных устройств.

Наглядно мы увидели, чем автоматизированный бизнес-процесс отличается от «сверстанного на коленке». Остается понять, как же прийти к такому уровню автоматизации.

Секретный ингредиент: как автоматизировать бизнес-процессы без потерь

Наверняка Вы слышали истории о компании N, которая внедрила у себя суперсистему, повозилась с ней и, плюнув, вернулась к Excel. Так случается, когда компания сталкивается с непредвиденными сложностями.

То сотрудники саботируют непривычный способ работы. То устоявшиеся процессы никак не поддаются регламентации. То бюджет внедрения выходит за рамки желаемого.

То сама система тяжела и непонятна, а нужно чтобы «вот тут была кнопка, я ее нажимаю, и все работает».

Руководители часто забывают правило: первый этап, из которых строится автоматизация бизнес-процессов, — задачи. У системы управления документооборотом огромный функционал, способный удовлетворить требования самого прихотливого бизнеса. Но ведь для начала эти требования нужно предъявить.

Наши исследования подтверждают: 70 % трудностей у бизнеса возникает как раз на этапе фиксирования требований и результатов. Поэтому мы оказываем первичные консультации, а также предлагаем услугу предпроектного исследования. Этот этап помогает:

  • выявить «тонкие места» в компании,
  • определить, какие цели стоят перед системой автоматизации,
  • понять, подойдет ли компании типовой функционал или нужно вносить изменения,
  • выяснить, какой набор функций будет для бизнеса оптимален,
  • определить, какие процессы автоматизировать в первую очередь, а что можно и отложить. Например, участки, тормозящие работу всей компании, нужно ставить в приоритет, даже если работа по ним предстоит не самая простая.

Грамотное фиксирование требований к системе и результатов — это секретный ингредиент успеха проекта автоматизации. Иногда на этом этапе становится понятно, что с бизнес-процессами беда. Тогда нужно их доработать или построить с нуля.

Определившись с задачами, которые стоят перед автоматизацией бизнес-процессов, переходим к формированию проектной команды и к реализации проекта.

Хотите узнать, каких результатов сможет достичь конкретно Ваш бизнес? Обращайтесь к нам для бесплатной консультации — расскажем!

Источник: https://rarus.ru/1c-doc/article-avtomatizatsiya-biznes-processov/

Автоматизация бизнес-процессов: где находятся скрытые преграды?

Автоматизация бизнес-процессов: где работает, а где нет..

Многие руководители предприятий хотят эффективно управлять своим бизнесом и задумываются об автоматизации бизнес-процессов. И все они сталкиваются с одними и теми же вопросами – что, как, зачем автоматизировать?

Ежедневно мы проводим переговоры с руководителями и представителями совершенно разного рода организаций. Это строительные, производственные и сервисные компании.

При всем их разнообразии объединяет всех их одно общее желание – навести порядок на производстве с помощью «какой-нибудь» автоматизированной системы. «Каких-нибудь» систем управления сегодня достаточно большое количество.

Рассмотрим типичные вопросы, на которые нужно ответить при выборе систем управления.

Клиент просит одно, а нужно ему другое

Если бы потенциальные покупатели автоматизированных систем управления всегда знали, что им нужно, они могли бы зайти на сайт поставщика ПО, выбрать одно из типовых решений или собрать информационную систему из имеющихся модулей. Однако, часто клиент просит одно, а по сути, ему нужно совершенно другое. Он просто не может это правильно сформулировать.

Так, в большинстве случаев выясняется, что руководитель не совсем понимает, что же все-таки нужно его компании. К примеру, он может думать, что Диаграмма Ганта решит чуть ли не все его проблемы.

Но он не понимает, что сама по себе диаграмма ничего ему не даст и что для управления проектами нужно две вещи – это управление загрузкой персонала и своевременное выполнение проектов.

А уже при помощи каких средств это будет осуществляться – при помощи диаграммы Ганта, планировщика, отчетов и и т. д. – это уже отдельная тема.

При выборе информационной системы для управления бизнес-процессами важно понимать выгоду именно модульных систем, Так, например, задача «Управление проектами» может являться лишь одной из небольших частей одной большой системы управления.

Сюда же могут быть включены и управление производством, и бюджетное управление, и управление бизнес-процессами, и CRM-система, и электронный документооборот.

А если ко всему этому еще добавить возможность увязывать работы по бизнес-процессам с документами в системе, такими как договор, акт, счет, накладная и т. д, то ценность такой системы увеличивается еще больше.

Коробочные версии подходят не всем

Автоматизация бизнес-процессов – дело ответственное и скрывает множество нюансов. Типовые ERP-системы, предлагающиеся сегодня различными компаниями, недостаточно отвечают требованиям потенциальных покупателей.

Например, если говорить о позаказном производстве, то здесь лучше говорить не о типовой Material Requirements Planning-системе, которая хороша при серийном производстве.

Если у вас позаказное производство, возникает потребность в отслеживании состояния исполнения заказа, а здесь уже уместно говорить о модуле «Бизнес-процессы».

Увидеть бизнес-процесс можно в любой «рисовалке». Но запустить бизнес-процесс таким образом, чтобы он повторялся с определенной периодичностью можно сделать далеко не в каждой системе.

Так же важно понимать, что на любом предприятии есть очень много неформализованных процессов, которые имеют место при звонках, встречах, переговорах и т. д. А если проект повторяется с определенной периодичностью, то это уже бизнес-процесс.

Таким образом, система должна позволять управлять как производственными, так и организационными процессами.

Какие инструменты использовать?

Вы можете использовать и календарь, и диаграмму Ганта. У каждого вашего сотрудника есть план работ, а у вас как у руководителя должна быть наглядная возможность посмотреть как загрузку персонала, так и процесс исполнения проекта, отдельного задания или бизнес-процесса.

Например, если у одного из ваших сотрудников есть загрузка в этом месяце на 360 часов, то важно понимать, что он все равно не справится со всем объемом, поэтому работы нужно будет как-то перераспределять. Вы должны иметь возможность видеть все, что нужно знать руководителю для управления.

Самое важное – правильно загрузить сотрудников и не срывать сроки. Ну а уж если срывать, то нужно выбрать, для кого срывать, а для кого нет.

Часто руководители разного рода организаций не понимают разницы между управлением проектами и управлением бизнес-процессами. А принципиальная разница заключается в том, что бизнес-процесс описывается один раз.

Таким образом, отпадает необходимость каждый раз планировать работы. Достаточно запустить бизнес-процесс и контролировать ход его исполнения.

Да, первоначальная настройка требует определенного количества сил и времени, но зато необходима только один раз.

Каким должен быть интерфейс?

Бывает так, что потенциальные клиенты критически относятся к интерфейсу «как в Excel» – им подавай интерфейс «как в социальных сетях». Однако, то, что хорошо выглядит в ленте новостей, нельзя отразить для сотен и тысяч взаимосвязанных таблиц и элементов. Но часто так бывает, что с хорошим функционалом система не всегда может иметь удобный интерфейс.

Что лучше – свой сервер или облачное решение?

Использование своего сервера всегда будет дороже. Сервер – это одно, программа – это другое. Администраторы – это третье. И все это – затраты. Причем затраты только на администратора могут быть больше, чем 50 тыс. в месяц.

Для того, чтобы использовать решение на своих серверах, нужно купить не только лицензии на прикладные программы и лицензии на СУБД, но еще и взять специалиста, отвечающего за его поддержку. На арендованных серверах это будет гораздо дешевле.

Так отпадает необходимость заботы о сохранности данных.

Какова стоимость?

Цена одного сотрудника будет дороже, чем ежемесячная оплата облачной системы. У компаний, предлагающих такие системы, как правило, есть свой центр обработки данных, свои администраторы и программисты. Предполагаемое обслуживание производится не ежеминутно, а только по запросам.

Конечная цена строится из численности сотрудников и других данных. А так же зависит от того, сколько ваша компания готова тратить на IT. Банки, например, тратят до 10% от выручки, предприятия – от 1%. Весь вопрос в величине вашей выручки. Если это 100 млн, значит на автоматизацию вы можете выделять 1 млн в год. Если 10 млн, то 100 тыс.

Если же 10 млн, вы не сможете содержать штат IT-специалистов.

Не все системы – модульные

Большинство ERP-систем нельзя назвать модульными системами. А переход с одной системы на другую каждый раз означает новое внедрение. Вы вынуждены выкидывать одно и ставить другое. Вы же не добавляете просто, например, производственный модуль, после чего он станет работать. В большинстве ERP-систем нельзя просто добавить модуль.

Вам нужно выкинуть все, что было и поставить ERP. Причем, вам потребуется так же изменить всю технологию, сложившуюся годами, включая и бухгалтерию. Есть множество статей по этому поводу и факт остается фактом – большинство систем, которые называются модульными, в реальности представляют собой «коробку».

Одна коробка, вторая коробка, третья.

Переход с каждой коробки на другую коробку – это новое внедрение. Переход на ERP – это вообще отдельное внедрение и измеряется оно миллионами. От миллиона до десяти, а то и больше.

И еще не факт что оно будет внедрено, потому как изменяется сам принцип организации. То, что уже сложилось, нужно менять, а оно не меняется. Это касается и номенклатуры торговой организации, и бухгалтерской системы.

Поэтому внедрение происходит долго и иногда проще забыть о начатом внедрении, чтобы не потратить еще миллионы.

Существует множество систем, которые называются модульными, но по факту это отдельные системы. Здесь, скорее, речь идет о возможности интеграции с другими системами. А это принципиально разные вещи.

Интеграцию с другими системами будут делать все производители, а предоставлять возможность добавлять в свою систему модули или сконфигурировать систему для себя, т. е.

по сути, выстраивать свою систему самостоятельно из кирпичиков, позволяют делать единицы.

Обычно компании, предоставляющие услуги по автоматизации производства, говорят – «Скажите, что вам сделать, а мы запрограммируем». В основном вас спрашивают – «Что вам нужно сделать?» и не предлагают своего видения. А это неправильный подход.

У любого руководителя проектной организации всегда две задачи – не срывать сроки для заказчиков и равномерно загружать своих сотрудников. Сделать это можно с помощью грамотной системы управления.

Pixabay

Источник: https://www.e-xecutive.ru/management/practices/1989302-avtomatizatsiya-biznes-protsessov-gde-nahodyatsya-skrytye-pregrady

Автоматизация бизнес-процессов: Где это работает, и где нет

Автоматизация бизнес-процессов: где работает, а где нет..

Прежде чем автоматизировать бизнес-процессы, убедитесь, что вы знаете, какие рабочие процессы и задачи лучше всего подходят для задач автоматизации.

Изобретение станка для фотопечати доказало, что это можно автоматизировать рабочие процессы до точки, где вмешательство человека совсем не требуется. Автоматизация может сэкономить время и деньги, радовать клиентов, которым больше не придется ждать в очереди к человеку, чтобы помочь им с транзакцией, и исключает человеческий фактор.

Но не каждый бизнес-процесс хорошо подходит для автоматизации, поэтому необходимо определить, какие процессы лучше всего подходит для автоматизации, а какие лучше всего выполняются людьми. Какие из бизнес-процессов компании выбрать для автоматизации?

Компании стартуют опираясь на стратегические и оперативные драйверы для улучшения процесса в их организациях и отраслях промышленности.

Например, в современном мировом рынке, практически каждая компания чувствует давление, чтобы получить и быстро продать товар и быть первыми на рынке, когда это возможно.

В условиях ценовой конкурентной среды, компании также находятся под большим давлением, чтобы экономить свои операции, чтобы улучшить свою маржу, так как это не всегда возможно, чтобы поднять цены.

Следовательно, компании ищут для автоматизации такие бизнес-процессы, в которых есть времени- и ресурсо-емкие операции, которые могут стать жертвой человеческой ошибки, и которые могут быть ускорены автоматизированными улучшениями, обеспеченные машинами и технологиями. Если автоматизация бизнес-процессов ускоряет выход продукта на рынок, улучшает возврат инвестиций или снижает эксплуатационные расходы, маржа может улучшиться при той же цене.

Рутинные и повторяющиеся задачи

Сборочные работы на производственном участке, задача автоматизированного управления проектами и обновление статуса обновления программного обеспечения, автоматический мониторинг безопасности и блокировка установок, отслеживание времени и автоматизация потока работ для заполнения заказа, управление запасами, доставкой, закупкой и выставлением счетов являются примерами рутинных и повторяющихся бизнес-процессов, которые предсказуемы и управляемые с помощью автоматизации. При снижении ручной работы в этих бизнес-процессах, задачи могут быть выполнены равномерно и с резко сниженной вероятностью человеческой ошибки. Человекоподобные ресурсы также освобождены, чтобы сделать работу, требующую более критического мышления.

Сложность машинно-адресованного принятия решений

Хорошим примером является кредитование в отделении или филиале банка. Клиент приходит и хочет быть квалифицирован на получение кредитной карты или кредита.

Сотрудник отдела кредитования, который может принять заявление, но имеет лишь ограниченную квалификацию в андеррайтинге, использует программное обеспечение для автоматизации процесса утверждения кредита для запуска финансового анализа и проверки кредитоспособности клиента.

Почти мгновенно кредитный инспектор может сказать клиенту одобренную сумму кредита, процентную ставку и другие условия кредитования.

В это время, в карточном процессинге банка, клерк автоматически уведомляется на его рабочем месте с помощью программного обеспечения обнаружения мошенничества, когда возникают операции, потенциально подозрительные на мошенничество. Он сразу же героически блокирует карту и связывается с держателем карты.

Без помощи автоматизированной системы принятия решений, ни кредитный менеджер, ни офицер процессинговой службы не будут иметь возможность действовать в этих бизнес-сценариях так быстро. Компания экономит деньги, это уменьшает риск работника, принимающего решение по кредиту, которые не могут быть озвучены, и это радует клиента, потому что она получает ответ сразу.

Отслеживание и оповещение, основанные на использовании датчиков

Компании начинают использовать технологии Интернета вещей (IoT), таких как датчиков и сетей для продвижения их автоматизации. Цель компании состоит в достижении сквозном просмотре жизненно важных бизнес-процессов, которые происходят за пределами стен предприятия.

Примеры включают в себя размещение датчиков на несущих контейнеры грузовиках, которые позволяют отслеживать движения контейнеров и оповещения, когда контейнер депломбируется или при температуре и влажности окружающей среды приводящим к условиям неисправности в контейнерах, перевозящих лекарства или продукты питания.

Порталы самообслуживания сотрудников

В любом месте и в любое время, сотрудники теперь могут вносить изменения в инвестиционные возможности, другие выборы HR, и даже записаться на онлайн-курсы подготовки для дальнейшего развития их карьеры. Система регистрирует эти изменения и отслеживает прогресс без необходимости вмешательства тренера или HR-менеджера, чтобы облегчить этот процесс.

Руководство задачами, которые приводят к возникновению рисков или могут привести к получению травмы

Все чаще компании хотят избежать отправки сотрудников на опасные или рискованные задания.

Автоматизация, содержащиеся в использовании беспилотных машин, беспилотных летательных аппараты (БПЛА) и роботов, которые могут выполнять и отчитываться о многих из таких задач бизнес-процессов.

Работа может заключаться в разведке трудного и коварного участка пересеченной местности, или в прохождении радиоактивных проходов на складе изо дня в день – когда робот может делать перемещения и забрать заказы для вас.

Процессы бэк-офиса IT

Ночные операции центров обработки данных и пакетной обработки в значительной степени автоматизированы в большинстве компаний. Это устраняет необходимость присутствия большинства ночных оперативного персонала ИТ, сотрудники привлекаются если возникает ситуация, когда её обработка требует вмешательства человека.

Исследование

Преимущества автоматизированных обработки баз данных, использующих большие данные, а также традиционные записи только начинают быть признаны за их способности, чтобы заменить функции, которые ранее кропотливо делали сотрудники.

Среди научно-исследовательских хранилищ применяется с автоматизированными бизнес-процессами криминальные сводки, уголовные дела, исследование науки о жизни, метеорологических и климатических исследований, страхование и базы данных анализа финансовых рисков, производство / технические детали перекрестные ссылки и записи здравоохранения и демографии.

Управление документами

Такая возможность включена в бизнес-процессы, которые варьируются от заказа и обработки заказа до согласования бюджета. Электронные запросы, подписи, согласования, и архивирование во всех процессах организации, безбумажной рабочий процесс.

Когда автоматизация не такая хорошая идея

Компании, освоившие автоматизацию бизнес-процессов понимают, когда автоматизация может стать на пути жизненно важных бизнес-процессов. Одно кардинальное правило, это думать очень тщательно, прежде чем предлагать автоматизацию ваших фронтальных процессов.

Клиент может оценить возможность автоматически забронировать отель без возможности поговорить с человеком-агентом, но они значительно меньше оценят сложную автоматизацию вызова оператора с многоступенчатыми переключениями, а иногда ещё телефон отсоединяется в конце процесса. В сознании клиента, это компания говорит ей, что она не хочет заниматься с клиентом, если не планируете что-то купить.

Решения, которые должны принимать люди, не подходит для полной автоматизации. Например, компания автоматизировала центр обработки данных для общего сбоя системы и аварийного восстановления.

Несмотря эти полностью автоматизированные возможности, что бизнес-процесс автоматизации включают окончательное решение человека, которое принимается старшим исполнителем о переключении кнопки аварийного восстановления.

Некоторые компании, которые ввели ую- и визуально-основанную автоматизацию обнаружили, что сенсорные и / или трансляционные механизмы автоматизации не в состоянии захватить и ответить на все типы информации, поступающей из физической среды, что они интерпретируют их как ожидается. Переводчики естественного языка (например, с английского на русский) являются таким ярким примером. Высказывания и перевод не всегда идеален, так что вы рискуете получения недопонимания, которые могут генерировать ошибку в бизнес-процессе.

Оптические датчики на автоматизированных транспортных средствах может пропустить важную информацию о внешней обстановке, что в результате приведет к несчастным случаям. В этих случаях, при применении оптической автоматизации, информация об окружающей среде должна быть описанной таким образом, что меньше информации оставлялось для интерпретации.

Лучшие практики для автоматизации рабочих процессов

Бизнес для достижения успеха в их усилиях автоматизации бизнес-процессов полагаеться на трех важных лучших практик, как они строят автоматизацию в их рабочих процессов.

1: Определить конкретные цели автоматизации и измерения результатов поэтапного подхода к адаптации Инвестиции а автоматизацию бизнес-процессов дороги. Если инвестиции не были хорошо интегрированы в бизнес-процессы и их стоимость может достичь стоимости получения доходов, безопасности или других бизнес-целей, они рискуют быть классифицированы как неосторожные расходы через некоторое время спустя. Опытные организации этого избегают, тщательно пересматривая свои бизнес-цели и процессы, а затем определяя, какая окупаемость должна быть для автоматизации. Эти организации внедряют автоматизацию в фазах, так что они могут сравнивать ожидания от показателей, которые они установили. Если автоматизация не соответствует ожиданиям, они устанавливают вилку ограниченных инвестиций. Этот пошаговый подход защищает их от рисков потери инвестиций, которые, возможно, не случится. 2: Участие сотрудников в процессе автоматизации До ввода банками автоматизированного программного обеспечения андеррайтинга кредита, кредитные менеджеры отдельно рассматривали заявки на кредит и определяли суммы кредитов. Когда банки ввели автоматизацию выдачи кредита, которое управляется с помощью единого набора правил андеррайтинга, сотрудники были тщательно подготовлены к новому бизнес-процессу, чтобы они поняли не только процесс, но то, что их пересмотренные роли в нем будет. Этот процесс обучения не произойдет в одночасье, и это потребовало затрат времени и усилий, но это позволило банкам достигнуть своих целей. 3: Всегда оставлять возможность отказоустойчивого человека для любой автоматизации В 2001 году была выполнена первая телехирургия, когда врачи в США удалили желчный пузырь от пациента в восточной Франции с помощью удаленно работающего хирургического робота. Человек хирург стоял в операционной комнате во Франции, готовый взять на себя операцию в случае, если автоматика и робототехника будет сбоить. Операция прошла успешно и робот выполнил свою работу как ожидалось. Все бизнес-процессы, содержащие автоматизации должны иметь аналогичные возможности. Человек должен быть в состоянии вмешаться при необходимости, так компания может продолжать функционировать, если автоматизация нарушается.

Источник: https://www.bpsimulator.com/ru/bpm/work.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.